Die 8 besten Tools für sichere digitale Arbeitsbereiche für Remote-Unternehmen

Der Digitale Arbeitsplatz: Ein umfassender Überblick

Der Begriff „Digital Workspace“ beschreibt eine Sammlung von Instrumenten, Applikationen und Dienstleistungen, die es verteilten Geschäftsteams ermöglichen, ortsunabhängig zusammenzuarbeiten und ihre Aufgaben zu erledigen.

Er schafft eine geschützte Umgebung, in der Remote-Teams sicher auf Informationen, Dokumente und Ressourcen zugreifen, diese speichern und gemeinsam nutzen können. Darüber hinaus unterstützt er die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Steigerung der Effizienz und die Reduzierung von Ausgaben.

Ein digitaler Arbeitsplatz ist für Remote-Unternehmen essenziell, da er die notwendige Infrastruktur bereitstellt, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter über die nötigen Mittel zur Aufgabenerfüllung verfügen, während gleichzeitig die Sicherheit und der Schutz der Daten gewährleistet sind.

Des Weiteren erlaubt er es Remote-Firmen, effektiver mit Partnern, Kunden und anderen Stakeholdern zu kooperieren.

Die Werkzeuge eines digitalen Arbeitsbereichs ermöglichen einen geschützten Zugriff auf Dokumente, Programme und Services, sowie Kollaborations- und Kommunikationstools, die Remote-Teams vernetzt und produktiv halten. Sie bieten zudem fortgeschrittene Sicherheitsmerkmale zum Schutz von Daten und zur Abwehr unbefugter Zugriffe.

Herausforderungen im digitalen Arbeitsumfeld

Zusammenarbeit

Eine Schwierigkeit kann darin bestehen, zu gewährleisten, dass alle Teammitglieder effizient und wirksam über verschiedene physische Standorte hinweg zusammenarbeiten. Um digitale Arbeitsplätze erfolgreich zu gestalten, müssen Unternehmen Werkzeuge und Systeme entwickeln, die eine unkomplizierte Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen.

Anpassungsfähigkeit

Da sich der digitale Arbeitsplatz kontinuierlich verändert, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme mit diesem Wandel Schritt halten. Unternehmen sollten bereit sein, bei Bedarf neue Technologien und Abläufe zu implementieren.

Schulung

Digitale Arbeitsumgebungen erfordern, dass Benutzer mit unterschiedlichen Tools und Technologien umgehen können. Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Belegschaft angemessen geschult ist und Zugriff auf die erforderlichen Mittel hat, um ihre Arbeit zu verrichten.

Sicherheits- und Datenschutzrisiken

Datensicherheit und Datenschutz sind durch den zunehmenden Einsatz digitaler Instrumente zu wichtigen Anliegen geworden. Ohne geeignete Schutzmaßnahmen können sensible Informationen anfällig für Angriffe oder unbeabsichtigte Sicherheitsverletzungen sein.

Technische Schwierigkeiten

Wie bei jeder Technologie können auch in digitalen Arbeitsumgebungen technische Probleme auftreten. Dazu gehören langsame Ladezeiten, Verbindungsprobleme oder sonstige Leistungseinbußen.

Komplexität

Digitale Arbeitsplätze erfordern mehr technisches Know-how als herkömmliche Arbeitsplätze, was ihre Nutzung für weniger technisch versierte Personen erschwert. Dies gilt insbesondere für jene, die mit den verwendeten digitalen Tools nicht vertraut sind.

Verlust des Fokus

In digitalen Arbeitsplätzen kann es leicht passieren, dass man sich durch Benachrichtigungen, E-Mails oder andere Ablenkungen ablenken lässt. Durch geeignete Maßnahmen kann man sich jedoch besser auf die Aufgaben konzentrieren.

Sicherung des digitalen Arbeitsplatzes: Eine Notwendigkeit

Die Absicherung eines digitalen Arbeitsplatzes ist heutzutage absolut notwendig. Da immer mehr Firmen auf digitale Arbeitsplätze umsteigen, steigt die Notwendigkeit, diese vor Angriffen und Sicherheitslücken zu schützen, exponentiell.

Es gibt diverse Möglichkeiten, einen digitalen Arbeitsplatz zu sichern. Beispielsweise durch die Verwendung von Firewalls, die Verschlüsselung von Daten, die Implementierung von Benutzerzugriffskontrollen und die Schaffung von Systemen zur Erkennung und Verhinderung von Malware.

Darüber hinaus sollten Firmen auch in die Aus- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter hinsichtlich des Schutzes digitaler Arbeitsplätze investieren und sicherstellen, dass ihre Systeme regelmäßig überprüft und mit den aktuellsten Sicherheitspatches aktualisiert werden, um sie vor neuen Bedrohungen zu schützen.

Durch diese Maßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Arbeitsplätze und ihre Daten geschützt bleiben.

Top-Tools für sichere digitale Arbeitsbereiche

Der digitale Arbeitsplatz entwickelt sich schnell zu einem unverzichtbaren Bestandteil des modernen Geschäftsbetriebs. Er schafft eine sichere virtuelle Umgebung, in der Mitarbeiter auf wichtige Daten und Ressourcen zugreifen, diese gemeinsam bearbeiten und nutzen können.

Unternehmen müssen die besten verfügbaren Tools für digitale Arbeitsbereiche nutzen, um im digitalen Arbeitsumfeld ein Höchstmaß an Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten.

Wir haben einige der besten Tools für sichere digitale Arbeitsbereiche analysiert, die es Firmen erlauben, ihre Daten und Ressourcen zu schützen und gleichzeitig Arbeitsabläufe zu optimieren.

ClickUp

ClickUp ist eine Projektmanagement- und Produktivitätsplattform, die Teams dabei unterstützt, sich zu organisieren, auf Kurs zu bleiben und ihre Ziele zu erreichen. Sie ist ideal für Teams jeder Größe, von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen.

ClickUp-Funktionen

• Aufgabenverwaltung
• Automatisierung
• Integrationen mit Drittanbieter-Apps
• Anpassbare Arbeitsabläufe
• Zusammenarbeit
• Benachrichtigungen
• Kommentare und Diskussionen
• Kalender und Zeitpläne
• Berichte und Analysen

ClickUp bietet Benutzern umfangreiche Projektmanagement-Tools, darunter Aufgabenmanagement, Terminplanung, Kollaboration, Berichterstellung und mehr.

Darüber hinaus können Nutzer ihren Arbeitsbereich an ihre Bedürfnisse anpassen. ClickUp sammelt Daten aus verschiedenen Quellen, wie Aufgaben, To-dos, Gespräche und Dokumente, um den Nutzern einen organisierten Überblick über ihre Projekte zu geben.

Tresorit

Tresorit ist ein sicheres Cloud-Speichersystem, das Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sichere Dateifreigabe anbietet, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Es ist besonders geeignet für Firmen, Organisationen und Privatpersonen mit sensiblen Daten, die gesichert werden müssen.

Tresorit-Funktionen

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Zero-Knowledge-Architektur
• Automatische Synchronisation
• Benutzer- und Rollenmanagement
• Werkzeuge zur Zusammenarbeit
• Dateizugriffskontrolle
• Verhinderung von Datenverlust
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Überwachung der Benutzeraktivität
• Sichere Dokumentenspeicherung

Tresorit verschlüsselt Daten auf dem Gerät, bevor sie in die Cloud hochgeladen werden, und entschlüsselt sie wieder, wenn sie erneut heruntergeladen werden. Dadurch wird gewährleistet, dass die Daten auch dann geschützt sind, wenn die Cloud-Umgebung beeinträchtigt wird.

Die Informationen werden für zusätzliche Sicherheit und Redundanz an mehreren Standorten gespeichert. Tresorit bietet zudem weitere Funktionen, wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, sichere Linkfreigabe und das ferngesteuerte Löschen von Daten auf Geräten.

VMware Workspace ONE

VMware Workspace ONE ist eine intelligente Plattform für digitale Arbeitsbereiche, die Unternehmen bei der effizienten Verwaltung, Sicherung und Bereitstellung ihrer Anwendungen und Daten auf allen Endgeräten unterstützt.

Es ist ideal für Unternehmen, die Anwendungen und Daten sicher auf jedem Endpunkt bereitstellen und verwalten und gleichzeitig den gesamten Gerätezyklus automatisieren und verwalten möchten.

Mit VMware Workspace ONE können Firmen Zugriffskontrolle, Geräteverwaltung, Anwendungsbereitstellung, Identitäts- und Zugriffsmanagement, Sicherheit und Compliance in einer einzigen digitalen Arbeitsplatzplattform vereinen.

Sie bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller mobilen Geräte, Laptops, Desktops und Anwendungen auf allen Plattformen. Sie sammelt außerdem Daten von Endpunkten, um in Echtzeit Einblicke in das Benutzerverhalten, die Aktivitäten und die Compliance zu liefern.

Sie bietet Analysen, die Unternehmen dabei helfen, bessere Entscheidungen über ihren digitalen Arbeitsplatz zu treffen und die Benutzererfahrung zu optimieren.

VMware Workspace ONE-Funktionen

• Unified Endpoint Management: Verwalten, sichern und konfigurieren Sie Geräte unter allen Betriebssystemen, einschließlich Windows-, macOS-, Android- und iOS-Geräten
• Identitäts- und Zugriffsverwaltung: Authentifizieren Sie Benutzer sicher und gewähren Sie ihnen Zugriff auf die benötigten Anwendungen und Ressourcen
• Anwendungsbereitstellung: Stellen Sie Anwendungen über digitale Arbeitsbereiche hinweg bereit und verwalten Sie sie, einschließlich virtueller und physischer Geräte und virtualisierter mobiler Geräte
• Dynamische Analysen: Überwachen und analysieren Sie Daten von Endpunkten, Anwendungen und Benutzern, um potenzielle Risiken zu erkennen und anzugehen
• Einheitliches Endbenutzererlebnis: Schaffen Sie eine einheitliche, intuitive Erfahrung, die die Arbeitsabläufe der Nutzer vereinfacht
• Sicherheit und Compliance: Stellen Sie die Einhaltung von Branchen- und Unternehmensstandards sicher und schützen Sie Daten mit integrierten Sicherheitsfunktionen
• Cloud-Management: Orchestrieren, überwachen und verwalten Sie Cloud-basierte Anwendungen

VMware Workspace ONE bietet umfassende Datensicherheit und Compliance, die die Geräte-, Anwendungs- und Netzwerksicherheit gewährleisten.

Egress

Egress ist eine fortschrittliche Dateifreigabe- und Kollaborationssuite, die eine sichere, überprüfbare und konforme Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglicht. Sie ist besonders geeignet für Firmen und Organisationen, die vertrauliche Informationen mit externen Stakeholdern wie Kunden, Partnern und Lieferanten teilen müssen.

Egress ermöglicht es Benutzern, Dateien, E-Mails und Nachrichten sicher an und von externen Mitarbeitern zu senden und zu empfangen. Es nutzt Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass alle Daten geschützt sind, und bietet ein Protokoll aller Aktivitäten.

Egress-Funktionen

• Dateibearbeitung in Echtzeit, einschließlich Dokumentenbearbeitung und PDF-Anmerkung
• Detaillierte Audit-Protokolle zeichnen Benutzer- und Administratoraktivitäten auf, wie das Öffnen, den Standort, das Teilen, die Bearbeitung und den Download, mit Zeit- und Datumsstempeln für die Dashboard-Anzeige und umfassende Audit-Trails.
• Schützt gespeicherte und übertragene Daten
• Benutzerkontrolle und Zugriffsberechtigung

Benutzer können auch individuelle Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrollen festlegen, um zu gewährleisten, dass nur diejenigen mit den entsprechenden Berechtigungen auf die Daten zugreifen können.

Darüber hinaus bietet Egress eine automatisierte Verhinderung von Datenverlust, eine detaillierte Zugriffskontrolle und sichere Zusammenarbeit an Dokumenten. Egress bietet letztendlich ein Single-Sign-On-Portal für alle Nutzer, wodurch sie von jedem Gerät aus problemlos auf ihre Daten zugreifen können.

Google Workspace

Google Workspace ist eine cloudbasierte Kollaborationssuite, die Teams eine verbesserte Zusammenarbeit ermöglicht. Sie ist ideal für Unternehmen, Schulen und Organisationen, die zusammenarbeiten, Dateien austauschen und sicher kommunizieren müssen.

Google Workspace ist mit Gmail, Google Kalender, Drive, Meet und anderen Google Workspace-Diensten verknüpft, sodass Nutzer einfach auf E-Mails, Dokumente, Videokonferenzen und mehr an einem Ort zugreifen können.

Sie bietet zudem eine sichere Umgebung für die Zusammenarbeit mit Funktionen wie der zweistufigen Authentifizierung, der Verhinderung von Datenverlust und Sicherheit auf Unternehmensebene.

Mit Google Workspace können Nutzer Dateien in der Cloud erstellen, speichern und teilen, von jedem Gerät aus auf ihre Dokumente zugreifen und in Echtzeit mit Teammitgliedern zusammenarbeiten.

Google Workspace-Funktionen

• Gmail: Professionelle E-Mail für Ihr Unternehmen mit ca. 15 GB Speicherplatz, individuellen E-Mail-Adressen und sicherem Datenschutz.
• Kalender: Mit einem Kalender können Sie Meetings einfach planen, Dokumente teilen und mit Kollegen auf dem Laufenden bleiben.
• Drive: Ein sicheres Cloud-basiertes Speichersystem mit Datei- und Freigabefunktionen.
• Dokumente: Erstellen, bearbeiten und bearbeiten Sie Dokumente mit Ihrem Team in Echtzeit von überall aus.
• Tabellen: Ein intuitives Tabellenkalkulationstool, mit dem Sie Tabellenkalkulationen schnell erstellen, bearbeiten und freigeben und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können.
• Präsentationen: Erstellen, präsentieren und arbeiten Sie mit Ihrem Team an beeindruckenden Präsentationen in Echtzeit zusammen.
• Formulare: Erstellen Sie benutzerdefinierte Formulare und Umfragen, um Kunden- und Kollegendaten, Feedback und Erkenntnisse zu erfassen.
• Gruppen: Erstellen Sie dedizierte Bereiche, in denen Kollegen zusammenarbeiten und Ideen, Dokumente und mehr austauschen können.
• Meet: Eine sichere Videokonferenzlösung für bis zu 500 Teilnehmer mit Bildschirmfreigabe.

Darüber hinaus bietet Google Workspace leistungsstarke Analyse- und Berichtswerkzeuge, mit denen Unternehmen ihre Leistung messen und datengestützte Entscheidungen treffen können.

Sync

Sync ist ein Cloud-Speicherdienst, der Benutzern eine sichere, verschlüsselte Speicherung und gemeinsame Nutzung ihrer Daten ermöglicht. Er ist ideal für Einzelpersonen und Unternehmen, die Dateien, Dokumente und Medien sicher speichern und mit ihrem Team oder der Öffentlichkeit teilen möchten.

Die Synchronisation funktioniert, indem Ihre Daten mit einem eindeutigen Verschlüsselungsschlüssel verschlüsselt werden. Das bedeutet, dass nur Sie Zugriff auf Ihre Daten haben.

Sync-Funktionen

• Zero-Knowledge-Sicherheit: Alle Daten werden auf dem Gerät des Benutzers verschlüsselt und entschlüsselt, so dass nur der Benutzer auf die Daten zugreifen kann.
• Verschlüsselung mit privatem Schlüssel: Alle Daten werden mit AES-256 GCM verschlüsselt und mit dem 2048-Bit-RSA-Schlüssel des Benutzers gesperrt
• Aktivitätsprotokollierung: Verfolgen Sie die Benutzeraktivität auf dem Konto
• Linkfreigabe: Teilen Sie ganz einfach Links zu Dateien und Ordnern mit anderen
• Automatische Backups: Sichern Sie Daten automatisch ohne Benutzereingabe

Außerdem können Sie mit Sync Ihre Daten zwischen Ihren Geräten synchronisieren, um zu gewährleisten, dass alle Ihre Daten aktuell und sicher sind. Es umfasst auch das Teilen von Ordnern und Links mit anderen, den Fernzugriff auf Dateien und die Versionskontrolle, um Änderungen an Ihren Dateien zu verfolgen.

Skiff

Skiff ist ein privater, Ende-zu-Ende verschlüsselter digitaler Arbeitsplatz, der Ihre vertraulichen Daten schützt. Er bietet Benutzern einen sicheren, verschlüsselten E-Mail-Dienst, der die gesamte Kommunikation anonymisiert und Benutzerdaten vor Eindringlingen schützt.

Mit Skiff können Benutzer Notizen schreiben, Dateien austauschen und in einer sicheren, privaten Umgebung zusammenarbeiten. Die benutzerfreundliche Oberfläche von Skiff macht es einfach, Konten einzurichten und schnell mit der Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes zu beginnen.

Skiff-Funktionen

• Intuitive und kollaborative Projekte: Erstellen Sie ganz einfach Projekte und arbeiten Sie an ihnen zusammen.
• Robuste Sicherheit und Compliance: Stellen Sie die Einhaltung von Branchenstandards sicher, schützen Sie Daten und sichern Sie die vertraulichen Informationen Ihres Unternehmens.
• Intelligente Dateiverwaltung: Dateien automatisch speichern, abrufen und freigeben.
• Verschlüsselte Dateien sicher hochladen, importieren und teilen.
• Skiff bietet 10 GB kostenlosen Speicherplatz und macht den Wechsel von anderen Cloud-Speicheranbietern einfach, sodass Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten haben.

Skiff ist ideal für alle, die ihre Daten und Kommunikation schützen möchten, wie z. B. Kleinunternehmer, Unternehmer und Fachleute, die vertrauliche Daten schützen müssen.

Slack

Slack ist ein cloudbasiertes Tool für Zusammenarbeit und Kommunikation am Arbeitsplatz. Es ist ideal, um mit Teams und Kollegen in Verbindung zu bleiben, und ermöglicht es Benutzern, Dateien und Informationen schnell auszutauschen. Es funktioniert, indem es einen zentralen Hub für Kommunikation und Zusammenarbeit bereitstellt.

Slack-Funktionen

• Echtzeit-Messaging und Dateifreigabe
• Möglichkeit, Kanäle für separate Themen, Teams oder Projekte zu erstellen
• Integrationen mit anderen Diensten
• Möglichkeit, Dokumente zu teilen und zusammenzuarbeiten
• Mobile App für den Zugriff von unterwegs
• Anpassungsoptionen
• Sicherheits- und Compliance-Funktionen

Benutzer können Kanäle für bestimmte Themen erstellen und dann Personen zu den Kanälen hinzufügen, um Gespräche zu führen. Sie können sich auch direkt Nachrichten senden und Dateien, Videos und Dokumente austauschen. Darüber hinaus können Benutzer Gruppenanrufe einrichten und nach ihren früheren Gesprächen suchen.

Fazit

Kein Unternehmen gleicht dem anderen, und das gilt auch für Tools für den digitalen Arbeitsplatz. Je nach Größe und Umfang Ihres Unternehmens kann der beste digitale Arbeitsplatz variieren. Für manche Unternehmen könnte eine All-in-One-Suite von Tools ideal sein, während für andere eine Kombination von Tools, die verschiedene Zwecke erfüllen, am besten geeignet ist. Letztlich hängt der beste digitale Arbeitsplatz für Ihr Unternehmen von dessen individuellen Bedürfnissen ab.

Berücksichtigen Sie bei der Wahl eines Tools für den digitalen Arbeitsplatz Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen, die Benutzererfahrung und das erforderliche Sicherheitsniveau. Es ist essenziell, ein sicheres Tool zu finden, das Ihr Unternehmen mit dem Wachstum skaliert. Sie sollten auch die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen, einschließlich der Kosten für die Einrichtung, die laufende Wartung und den Support sowie alle zusätzlichen Funktionen.

Indem Sie sich die Zeit nehmen, all diese Aspekte zu berücksichtigen, können Sie den besten digitalen Arbeitsplatz für Ihre Geschäftsanforderungen finden, der es Ihnen erlaubt, die Produktivität zu steigern, Abläufe zu optimieren und Daten sicher zu halten.