Die Bedeutung der Ausgabenverfolgung
Die Ausgabenverfolgung ist der Vorgang, bei dem man festhält, wohin das eigene Geld fließt. Es ist im Grunde eine Dokumentation der finanziellen Transaktionen.
Wie oft nehmen Sie Ihre Ausgaben unter die Lupe?
Stündlich, täglich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich? Anfangs mag dies nach einer großen Aufgabe aussehen, doch mit der Zeit werden Sie den Nutzen dieser Praxis erkennen.
Der Umgang mit unseren finanziellen Mitteln ist von entscheidender Bedeutung und sollte bereits während des Studiums beginnen. Bei manchen beginnt dieser Prozess schon früher. Heutzutage kann bereits eine einzige Arztrechnung jemanden an den Rand des finanziellen Ruins treiben.
Die monatliche und jährliche Verfolgung der Ausgaben wird sowohl für Unternehmer als auch für Privatpersonen dringend empfohlen.
Warum Ausgabenverfolgung wichtig ist
- Kontrolle der Ausgabegewohnheiten: Durch die Ausgabenverfolgung können Sie Ihre verschwenderischen Ausgabegewohnheiten erkennen, einschränken oder sogar ganz aufgeben. Es unterstützt Sie dabei, Ihr Geld dort einzusetzen, wo es wirklich benötigt wird.
- Vermeidung von unnötigen Ausgaben: Durch die Erstellung eines monatlichen Budgets, das durch die Ausgabenverfolgung erforderlich wird, verhindern Sie, dass Sie unnötig viel Geld ausgeben. Auf lange Sicht zahlt es sich aus, wenn Ihre Ausgaben mit dem zuvor festgelegten Budget übereinstimmen.
- Finanzielle Kontrolle: Wenn Sie ständig Schulden haben, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie Ihre Ausgaben nicht im Griff haben. Die Ausgabenverfolgung gibt Ihnen die Freiheit, Ihr Geld in produktive Unternehmungen zu investieren.
Nehmen wir an, Sie waren am Wochenende mit Freunden einkaufen und haben Dinge gekauft, die Sie eigentlich nicht wollten, nur wegen Gruppenzwang. Es wäre sinnvoller gewesen, dieses Geld in Ihre persönliche Entwicklung zu investieren, indem Sie ein Selbsthilfebuch kaufen oder einen Hobbykurs belegen.
Warum ist die Kostenverfolgung in Unternehmen wichtig?
Für Inhaber kleiner und mittelständischer Unternehmen ist die Kostenverfolgung unerlässlich. Es ist außerdem wichtig, private Kosten von geschäftlichen Ausgaben zu trennen, da ein Unternehmen eine unabhängige Einheit darstellt. Ihr Unternehmen ist möglicherweise Ihre Leidenschaft und sollte dementsprechend behandelt werden, aus folgenden Gründen:
- Schutz vor Rechtsstreitigkeiten: Ihr Unternehmen hat Anspruch auf einen Rechtsschutz, den Sie als Einzelperson nicht haben. Wenn Ihre Ausgaben nicht getrennt sind, widersprechen Sie diesen Vorzügen und übernehmen die Verantwortung im Falle einer Klage. In einem solchen Fall kann Ihr Privatvermögen gefährdet sein.
- Vorbereitung auf die Steuererklärung: Sie müssen nicht mehr in Ihren Schränken oder im Auto nach Rechnungen und Belegen suchen. Selbst wenn Sie für Geschäftstreffen reisen, können Sie einen Teil Ihrer Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen. Einige Geschäftskosten sind nicht steuerpflichtig und können als Ausgaben für Geschäftstreffen geltend gemacht werden. Außerdem wird die Arbeit Ihrer Buchhalter vereinfacht, da es einfacher ist, steuerpflichtige von nicht steuerpflichtigen Kosten zu unterscheiden.
- Einfache Gewinnermittlung: Sie können Ihre Gewinnzahlen korrekt nennen, ohne zu raten, wenn Kunden Sie danach fragen. Dies hilft letztendlich bei der Einhaltung des Unternehmensbudgets, da die Ausgaben berücksichtigt werden.
Eine Methode zur Verfolgung von Geschäftsausgaben ist die Verwendung von Apps zur Spesenverfolgung. Solche Apps helfen Ihnen, Ihre Ausgaben zeitnah und genau zu erfassen, indem sie Belege und Rechnungen verfolgen. Einige Apps lassen sich sogar direkt mit Ihren Bank- und Kreditkartenkonten verbinden, wodurch Sie Zeit sparen, da die manuelle Arbeit entfällt.
Werfen wir nun einen Blick auf einige der besten Apps zur Ausgabenverfolgung für Ihr Unternehmen.
Divvy
Divvy ist eine Komplettlösung für die Ausgabenverwaltung Ihres Unternehmens. Die Plattform bietet einzigartige Funktionen, die sie zur idealen Wahl für jedes Unternehmen machen. Mit Business Credit erhalten Sie Zugang zu Finanzierungen jeder Größenordnung. Sie müssen lediglich innerhalb weniger Minuten einen Kreditrahmen beantragen und können mit Divvy-Karten beginnen, Geld auszugeben.
Die Ausgabenverwaltung wird vereinfacht, da Sie jeden mit Divvy-Karten getätigten Einkauf mit wenigen Klicks kategorisieren können. Dies macht die manuelle Spesenabrechnung im Unternehmen überflüssig. Nachdem Sie das Budget für Ihr Unternehmen über Divvy erstellt haben, können Sie in Echtzeit Verfolgung und Kontrollen durchführen, um die volle Kontrolle über Ihre Unternehmensbudgets zu erlangen.
Das Beste an dieser erstklassigen Spesenverfolgungssoftware ist, dass sie völlig kostenlos genutzt werden kann. Es gibt keine versteckten Gebühren. Darüber hinaus können Sie beliebig viele physische und virtuelle Karten für Ihre Mitarbeiter erhalten. Die Prämien, die Divvy für Ihre Ausgaben bietet, sind ein weiterer Grund, sich für diese Plattform zu entscheiden.
Verabschieden Sie sich von herkömmlichen Spesenabrechnungen und nutzen Sie dieses fortschrittliche System zur Ausgabenverfolgung.
Pleo
Pleo ist ein Fintech-Startup, das Unternehmensausgaben mit Pleo-Karten (Kredit- und Debitkarten) verwaltet. Sie können Ihre Ausgaben organisieren, indem Sie ein paar Schaltflächen auf dem Bildschirm anklicken.
Sie können Pleo in andere Buchhaltungstools integrieren. Sie können Ihre Ausgabenlimits festlegen, sie jederzeit anpassen und sich Ratschläge zu optimalen Ausgabenpraktiken geben lassen. Sie erhalten außerdem eine Benachrichtigung, sobald eine Zahlung mit Ihrer Pleo-Karte getätigt wurde, und diese Kosten werden automatisch erfasst.
Pleo ist eine ideale App für kleine und mittelständische Unternehmen und wird in drei verschiedenen Preisstufen angeboten. Pleo befreit Sie von der oft mühsamen täglichen Arbeit, sodass Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.
FreshBooks
FreshBooks ist eine App zur Verfolgung von Geschäftsausgaben, die kleinen und mittelständischen Unternehmen hilft, ihre Ausgaben zu überwachen. Durch die Verknüpfung mit Ihrem Bankkonto und Ihrer Kreditkarte wird Ihr Konto täglich aktualisiert.
Die App kann die erforderlichen Daten aus einem hochgeladenen Bild einer Rechnung oder eines Belegs extrahieren. Sie können Ihre Belege auch in FreshBooks speichern, sodass Sie während der Steuererklärung alles griffbereit haben. Wenn ein Projekt durchgeführt wird, kann Ihr Team seine Ausgaben erfassen und diese von Ihnen überwachen lassen.
Mit dieser App können Sie die Arbeitsstunden, die Sie im Laufe des Tages leisten, von jedem Ort aus verfolgen. Da alles automatisiert ist, können Sie sich voll und ganz auf Ihr Unternehmen konzentrieren.
Die angebotenen Preise für verschiedene Abonnements sind gering, aber die App ist auf lange Sicht eine wertvolle Hilfe, unabhängig vom Preis.
Zoho
Zoho ist eine der besten Apps zur Ausgabenverfolgung. Die Benutzeroberfläche ist sehr kundenfreundlich und bietet eine Vielzahl von Lösungen. Zoho stellt sicher, dass keine Belege verloren gehen und alle digital gespeichert werden. Sie können Ihre Belege auch automatisch per E-Mail weiterleiten. Selbst wenn Ihr Unternehmen im Ausland ansässig ist, können Sie Ihre Ausgaben mit Zoho in verschiedenen Währungen eingeben.
Sie können eine benutzerdefinierte Ausgabenseite erstellen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Ausgaben aufzuteilen. Wenn Ihr Unternehmen viel Reisetätigkeit erfordert, können Ihre Kilometerkosten mit Zoho zu 100 % genau verfolgt werden, wodurch Sie Ihre Kosten im Griff haben.
Die App ist mit allen Plattformen kompatibel, einschließlich Android und iOS. Zoho bietet neuen Nutzern eine 14-tägige kostenlose Testphase.
Mint
Mit Mint haben Sie Ihr gesamtes Finanzleben im Blick. Mint bietet individuelle Lösungen, die Ihre Erfahrung in der Ausgaben- und Kostenverfolgung personalisieren.
Alle Ihre fälligen Rechnungen und monatlichen Ausgaben können zusammen mit anderen Apps in Mint integriert werden. Damit können Sie nachvollziehen, wohin Ihr Geld fließt, und sicherstellen, dass keine Zahlung übersehen wird.
Mit der App können Sie Ihr Budget festlegen und durch Benachrichtigungen sicherstellen, dass Sie es einhalten. Es gibt auch Empfehlungen, wie Sie Geld sparen und Ihre finanziellen Ziele schneller erreichen können.
Der Kontoeröffnungsprozess ist sicher und auf allen Geräten verfügbar.
Expensify
Expensify ermöglicht es seinen Nutzern, eine unbegrenzte Anzahl von Belegen zu erfassen. Durch die Synchronisierung Ihrer Konten mit Expensify haben Sie in der Steuererklärung nur noch wenig zu tun. Sie können auch benutzerdefinierte Steuersätze für eine bestimmte Spesenrichtlinie festlegen.
Das manuelle Hochladen Ihrer Ausgaben ist überflüssig. Hier werden alle Ihre Rechnungen und Belege mit einem einzigen Klick automatisch gescannt. Wenn Sie von all diesen Prozessen ermüdet sind, können Sie sich anstelle von Belegen auch für eine Expensify-Karte entscheiden.
Testen Sie die kostenlose Version, denn sie ist einfach zu bedienen und bietet Ihnen einen guten Ansatz für Ihre Geschäftsausgaben. Sie hilft Ihnen, Ihre Kosten unterwegs, zu Hause oder im Büro zu verfolgen.
Bench
Die Bench-App fungiert als Ihr virtueller Buchhalter. Bei Bench werden Software und menschliches Know-how kombiniert. Der Fokus liegt auf kleinen Unternehmen und Unternehmern, die Jahresabschlüsse für ihr Unternehmen erstellen müssen.
Ein Team von engagierten Experten kümmert sich um alles, und Sie werden nur kontaktiert, wenn etwas benötigt wird. Die Buchhaltung wird monatlich durchgeführt und sorgt dafür, dass Sie und Ihr Unternehmen finanziell für die Steuern vorbereitet sind. Das engagierte Expertenteam ist schnell und zuverlässig.
Mit dieser App können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, ohne sich um Steuerfragen kümmern zu müssen. Sie ist eine der am häufigsten verwendeten Softwarelösungen. Die Preise sind erschwinglich, und zu Beginn wird auch eine Testversion angeboten, um die App besser kennenzulernen.
Shoeboxed
Shoeboxed ist eine App, die ihren Nutzern Digitalisierungsdienste anbietet. Ihr Ziel ist es, echte Belege zu digitalisieren und menschliche Fehler zu reduzieren. Sie unterstützt auch die Integration verschiedener Apps, um den Arbeitsablauf zu optimieren.
Die App bearbeitet Steuererklärungen, speichert gescannte Belege und Rechnungen und erstellt Spesenabrechnungen. Die Aufbewahrung wichtiger Dokumente in einem Archivordner ist praktisch, wenn diese dringend benötigt werden.
Mit dieser Anwendung können Sie eine Online-Liste Ihres Teams erstellen und auf dem neuesten Stand halten. Sie wird sowohl auf Android- als auch auf iOS-Plattformen unterstützt. Die genaue Kilometerverfolgungsfunktion ist von Vorteil, wenn Sie beruflich unterwegs sind.
Dext
Dext ist eine App zur Verfolgung von Geschäftsausgaben, mit der Sie papierlos arbeiten und den Papierkram auf ein Minimum reduzieren können. Sie erleichtert den Umgang mit Zahlen und Papieren, indem sie Ihre Konten digitalisiert.
Dext extrahiert wichtige Daten und speichert diese durch das Hochladen von Rechnungen oder Belegen. Die App hat eine Genauigkeit von über 95 % beim Ausfüllen der Unterlagen und spart Ihnen so Zeit und Aufwand. Dadurch bleibt Ihnen mehr Zeit, um Ihr Geschäft auszubauen.
Laden Sie Ihre Daten von überall und von jedem Gerät hoch. Es gibt über 30 Integrationen, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Die App ist so konzipiert, dass sie einfach zu verstehen ist. Sie können die kostenlose Testphase jetzt nutzen, wenn Ihr Unternehmen klein ist oder Sie ein aufstrebendes Unternehmen haben.
Concur
Concur hilft Ihnen, als Geschäftsmann zu wachsen, da die App ständig weiterentwickelt wird und neue Funktionen hinzugefügt werden. Indem Sie die Einstellungen hier an Ihre Bedürfnisse anpassen, können Sie die App an Ihre Gewohnheiten anpassen.
Sie können den ROI Ihres Unternehmens mit hoher Genauigkeit berechnen. Die App bietet ein übersichtliches Dashboard, auf dem Sie alle Ihre Ausgaben auf einer einzigen Seite sehen können. Sie können Ihre Budgets jederzeit und überall ändern und kontrollieren.
Sie können sich auch die Demo ansehen, um zu sehen, wie die App funktioniert, was recht einfach ist. Mit Concur können Sie Finanzentscheidungen auf der Grundlage fundierter Daten ganzheitlich treffen. Es ist eine große Hilfe für Kleinunternehmer und junge Start-ups.
Certify
Certify bietet einige hervorragende Einblicke in das Ausgabenmanagement. Mit diesem Tool können Berichte mühelos erstellt und bearbeitet sowie Erstattungen vorgenommen werden. Sie müssen lediglich ein Bild Ihrer Ausgaben hochladen, und der Bericht wird automatisch erstellt.
Es eignet sich perfekt für globale Unternehmen, da es in über 60 Sprachen und 140 Währungen verfügbar ist. Sie können Ihre Geschäftskreditkarten und Richtlinien in die App integrieren und alles entsprechend Ihrem Budget personalisieren.
Die App unterstützt auch die Integration mit einer Vielzahl von Anwendungen, sodass Ihre Arbeit nicht unterbrochen wird. Die App wird auf allen Geräten unterstützt und bietet eine nahtlose Performance und eine hohe Benutzerzufriedenheit.
MMC Receipt
MMC Receipt ist eine App zum Scannen von Ausgaben und Belegen. Die App scannt Rechnungen und Belege in verschiedenen Währungen schnell und mit hoher Genauigkeit.
Es gibt keine Begrenzung für das Hochladen von Belegen und die Anzahl der Benutzer. Sie müssen sich keine Sorgen um den Speicherplatz machen, da die App unbegrenzten Cloud-Speicher bietet und Sie ohne Einschränkungen speichern können.
Die Einrichtung einer mehrstufigen Genehmigungsfunktion gibt Ihrem Unternehmen einen zusätzlichen Vorteil. Die App bewertet, ob die erfassten Daten für den Export bereit sind oder nicht, und unterstützt Sie dabei, Ihre Entscheidungsfindung zu verbessern.
Sie können sich auch die Demoversion ansehen, um die Funktionen der App besser zu verstehen, und die kostenlose Version ausprobieren.
Everlance
Everlance hat die Geschäftsabwicklung durch die Automatisierung einer maximalen Anzahl von Vorgängen zur Hauptpriorität von Unternehmern gemacht. Mit einem einzigen Klick auf den Bildschirm können Sie Ihre Ausgaben sortieren und verwalten. Richten Sie Ihre privaten und geschäftlichen Ausgaben auf dieser Plattform ein und machen Sie sich in der Steuersaison keine Sorgen.
Die Datenübertragung ist gesichert, und die Organisation des Cloud-Speichers ist einfach. Verbinden Sie mehrere Kreditkarten gleichzeitig, um Zeit und Aufwand bei der Ausgabenverwaltung zu sparen. Besonders hervorzuheben sind die Vorschläge zum Steuerabzug. Durch rechtzeitige und genaue Angaben können Sie Steuern sparen.
Das Kundensupportteam steht Ihnen an sieben Tagen in der Woche für alle Fragen zur Verfügung. Sie können die kostenlose Version zum Ausprobieren wählen, die viele Funktionen bietet. Darüber hinaus können Sie sogar Ihre personalisierte Vorlage nach Ihren Bedürfnissen erstellen.
Wave
Wave konzentriert sich in erster Linie darauf, kleine Unternehmen in ihrem vollen Potenzial zu fördern. Die App bietet eine High-Tech-Software, die einfach zu bedienen und sicher ist, um Ihre Ausgaben zu verwalten.
Sie können Ihre Gewinne und Verluste auch in Echtzeit verfolgen und sicherstellen, dass Sie für die Steuersaison bereit sind. Die Software kann unbegrenzt und ohne Einschränkungen oder versteckte Gebühren verwendet werden.
Alles, was Sie für den Zugriff auf die App benötigen, ist eine Internetverbindung. Sie wird auf allen Geräten unterstützt und ist relativ einfach zu bedienen. Die Datenübertragung von verschiedenen Apps und Websites ist aus der Ferne möglich.
Veryfi
Veryfi hilft kleinen Unternehmen, schneller zu wachsen als je zuvor. Die App ist eine zielgerichtete Anwendung und bietet ein ungenutztes Wachstumspotenzial.
Hier können Sie vor Projektbeginn Ihre Projektkosten bzw. Betriebskosten abschätzen. Die Daten werden automatisch in die App eingetragen, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Sie können den Monatsbericht jederzeit und überall einsehen, da er rund um die Uhr verfügbar ist.
Die App ist auf allen Geräten und allen Plattformen verfügbar. Sie können Ihre E-Mails mit Veryfi synchronisieren, um Rechnungen und Belege leichter abrufen zu können. Die App bietet eine große Bandbreite an Anwendungen und wird in verschiedenen Bereichen eingesetzt.
Fazit
Die Zeiten, in denen Sie einen guten Buchhalter für die Steuererklärung Ihres Unternehmens finden mussten, sind vorbei. Alles, was Sie brauchen, ist eine App zur Verfolgung von Geschäftsausgaben, und nichts weiter. Die Wahl der richtigen App für Ihr Unternehmen ist jedoch genauso wichtig, um zu wachsen und die Kosten effizient zu verwalten. Wenn Sie diese Apps in Ihrem Unternehmen einsetzen, bleibt Ihnen mehr Zeit, Mühe und Energie für sich und Ihre Familie.
Hier sind einige Tools, die Sie bei der Ressourcenverwaltung sowie der Active Directory- und Office 365-Verwaltung für Ihr Unternehmen unterstützen.