Effizientes Projektmanagement erfordert durchdachte Strategien für jeden einzelnen Schritt, von der ersten Planung über die Durchführung bis zur finalen Übergabe. Projektmanagement-Software ist dabei ein unverzichtbares Werkzeug, um die vielfältigen Aspekte eines Projekts in jeder Phase seines Lebenszyklus zu organisieren und zu steuern.
Der gesamte Prozess ist komplex und erfordert von jedem Teammitglied Engagement, um effizient zu arbeiten und qualitativ hochwertige Ergebnisse termingerecht zu liefern. Projektmanager und Teamleiter investieren viel Zeit und Mühe in die Koordination dieser Abläufe.
Schon eine einzige fehlerhafte Information oder ein Versäumnis kann dazu führen, dass das gesamte Team unter den Konsequenzen leidet, sei es in Bezug auf die Qualität, die Durchlaufzeiten oder sogar das Image des Unternehmens und seine Arbeitskultur.
Der Einsatz eines Projektmanagement-Tools kann Sie vor solchen Risiken und Ineffizienzen schützen und sicherstellen, dass Ihre Projekte termingerecht und zur vollen Zufriedenheit des Kunden abgeschlossen werden.
Lassen Sie uns nun genauer betrachten, was diese Tools eigentlich sind und wie sie Ihnen konkret helfen können.
Was ist Projektmanagement-Software?
Projektmanagement-Software ist ein Instrument, das die Planung von Projekten, die Zuweisung von Ressourcen und die Aufgabenplanung unterstützt und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern optimiert. Zudem ermöglicht es Projektmanagern, Nutzern und Stakeholdern die Kontrolle über Budgetierung und Kosten, Dokumentation, Qualitätsmanagement und eine ordnungsgemäße Administration.
Ein Projektmanagement-Tool wurde speziell entwickelt, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern und sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und mit hoher Qualität abgeschlossen werden. Zu den gängigen Funktionen von Projektmanagement-Software gehören:
- Projektplanung
- Aufgabenplanung
- Ressourcenmanagement
- Fortschrittskontrolle
- Erstellung von Zeitplänen
- Fehlerverfolgung
- Budgetverwaltung
- Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen
- Freigabeplanung
- Berichterstellung und Analyse
Warum ist Projektmanagement-Software wichtig?
Organisationen, die mit zahlreichen Projekten und großen Teams arbeiten, stoßen bei der Durchführung ihrer Projekte oft auf Schwierigkeiten. Die Aufgabenvielfalt, von der Ideenfindung über die Planung bis zur Umsetzung und Auslieferung, erfordert höchste Aufmerksamkeit. Jeder dieser Schritte ist entscheidend, um ein qualitativ hochwertiges Projekt zu liefern und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, was wiederum für den Geschäftserfolg von Bedeutung ist.
Die manuelle Abwicklung all dieser Prozesse ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern birgt auch das Risiko, Fristen zu verpassen oder die Qualität aufgrund eines mangelhaften Projektmanagements zu beeinträchtigen.
Projektmanagement-Software hilft dabei, den gesamten Projektprozess zu optimieren. Sie ermöglicht es Ihnen, jeden Schritt zu verbessern, damit Projekte termingerecht und ohne Qualitätsverluste abgeschlossen werden können. Dies stärkt die Kundenbindung, schafft Vertrauen und trägt zur Festigung eines soliden Markenimages bei.
Hier sind einige Vorteile, die der Einsatz eines Projektmanagement-Tools mit sich bringt:
Optimierung des Arbeitsablaufs
Durch den Einsatz eines Projektmanagement-Tools können Sie Ihren Workflow über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg optimieren. Es befreit Sie von manuellen, repetitiven Aufgaben, die oft lästig und zeitaufwendig sind. Stattdessen kann das Tool verschiedene Prozesse automatisieren.
Sie können Aufgaben einfach zuweisen, effiziente Zeitpläne erstellen, die Umsetzung verfolgen, Fortschritte überwachen, andere bereits verwendete Tools integrieren und weitere Funktionen nutzen, um Projekte in kürzeren Durchlaufzeiten und mit hoher Qualität erfolgreich abzuschließen.
Zentralisierte Informationen
Sobald die eigentliche Arbeit an einem Projekt beginnt, besteht das Risiko von Fehlinformationen oder Missmanagement. Die Mitarbeiter können sich schnell überfordert fühlen von der Arbeitslast und der Anzahl der zu verwaltenden Dateien, und das Projektziel scheint unerreichbar.
Mit einem effizienten Projektmanagement-Tool und einem zentralisierten Dashboard sind alle Teammitglieder immer auf dem gleichen Stand. Der Informationsaustausch erfolgt reibungslos, sodass das Team ohne Unterbrechungen, Verwirrung oder Burn-out arbeiten kann.
Reibungslose Kommunikation
Kommunikationslücken können zu Ineffizienzen im Projekt führen, Fehlinformationen und Konflikte verursachen. Der Austausch von Informationen per E-Mail ist oft langsam, und Antworten auf dringende Anfragen bleiben manchmal aus.
Ein Projektmanagement-Tool fördert die Kommunikation innerhalb des Teams, indem es den Austausch von Kommentaren direkt am Projekt, konstruktive Diskussionen und schnelles Feedback ermöglicht, während gleichzeitig der Datenschutz gewährleistet wird.
Verbesserte Transparenz
Transparenz im Team schafft Vertrauen und fördert die Zusammenarbeit. Wenn Aufgaben, Prozesse und Fortschritte nicht für alle klar ersichtlich sind, kann dies zu Verunsicherung und zusätzlichem Aufwand führen, da Prozesse immer wieder nachverfolgt werden müssen.
Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie für mehr Transparenz sorgen und alle Projektbeteiligten über den Projektstatus und die Abläufe auf dem Laufenden halten. Dies ermöglicht ihnen, ihre nächsten Schritte zu planen und ihre Aufgaben effektiver zu organisieren.
Erhöhte Kosteneffizienz
Manuelle und repetitive Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Die Verwendung einer zentralen Software für Aufgabenplanung, Organisation, Zusammenarbeit und Erkenntnisgewinnung spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.
Vorteile selbst gehosteter Projektmanagement-Tools
Bei der Suche nach der optimalen Projektmanagement-Software gibt es viele Optionen. Die Wahl sollte auf der Grundlage Ihrer Teamgröße, Ihres Budgets und Ihrer spezifischen Anforderungen erfolgen. Dabei können Sie zwischen selbst gehosteten und SaaS-basierten Lösungen wählen.
Ein Vorteil selbst gehosteter Lösungen ist, dass der Quellcode in der Regel frei zugänglich ist und Sie ihn nach Bedarf anpassen und weitergeben können. Open-Source- und kostenlose Projektmanagement-Tools ermöglichen es, den Code zu modifizieren, um die Software durch zusätzliche Funktionen zu optimieren, Fehler zu beheben usw.
Nachfolgend stellen wir einige kostenlose und Open-Source-Projektmanagement-Tools vor, die Sie in Betracht ziehen können.
OpenProject
OpenProject ist eine agile, effiziente, klassische und hybride Open-Source-Projektmanagement-Software. Sie bietet höchsten Datenschutz und Datensicherheit. Durch die Installation in Ihrer eigenen Infrastruktur behalten Sie die volle Kontrolle und das Eigentum an Ihren Daten.
Mit diesem Tool haben Sie die volle Transparenz über Ihre Daten und deren Speicherung, ohne dass Dritte darauf Zugriff haben. Es ermöglicht Ihrem Team, produktiver, angenehmer und einfacher zu arbeiten. Ihr Team kann seine Arbeit effizient verfolgen, Aufgaben schnell organisieren und diese an alle Teammitglieder verteilen.
OpenProject bietet alle Funktionen an einem Ort, um die Kommunikation zu verbessern. Optimieren Sie die Kreativität und das Know-how Ihrer Teamkollegen durch gemeinsame Zeitpläne, um Projektpläne zu visualisieren und zu erstellen.
Analysieren Sie detaillierte Aktivitäten, um einen Plan zu entwickeln und alle über den Ablauf und den Liefertermin des Projekts zu informieren. Agile Teams können ihre Fortschritte messen, lernen und die Arbeitsabläufe mit jeder Iteration beschleunigen und verbessern.
OpenProject bietet die notwendigen Werkzeuge für Methoden wie Kanban und Scrum sowie für die agile Produktentwicklung. Es ist eine großartige Community für Entwickler, Open-Source-Enthusiasten und Unternehmen, die zwischen lokalen und flexiblen Hosting-Optionen wählen können.
Für die selbst gehostete Version von OpenProject bietet das Unternehmen erstklassigen professionellen Support und Sicherheitsfunktionen. Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Nutzer. Wählen Sie die Support-Optionen und die Abonnementlaufzeit, um Ihre Anwendung ab 405 $/Jahr für 5 Benutzer zu erhalten.
Wenn Sie OpenProject-Hosting benötigen, können Sie die Kamatera-Plattform testen.
Focalboard
Suchen Sie nach einer Alternative zu Notion, Asana oder Trello?
Dann könnte Focalboard interessant für Sie sein, eine Open-Source- und selbst gehostete Projektmanagement-Software. Mit der Kanban-Board-Ansicht können Sie die Arbeit Ihrer Teams organisieren, verwalten, verfolgen und definieren. Es gibt zwei Editionen:
- Focalboard Personal Desktop: Eine Desktop-App für persönliche und To-Do-Projekte, die als Single-Tenant auf einem lokalen Server für optimale Leistung und Geschwindigkeit ausgeführt wird.
- Focalboard Personal Server: Ein selbst gehosteter Server zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Ihrem Team.
Klicken Sie auf „Neue Boards hinzufügen“, um Projektaufgaben aus verschiedenen Vorlagen auszuwählen.
Ändern Sie das Erstellungsdatum, die Priorität, die Sortier-, Filter- und Gruppierungseinstellungen nach Ihren Bedürfnissen. Sie können Karten per Drag-and-Drop von einer Spalte in eine andere verschieben, um die Gruppeneigenschaften zu ändern. Bearbeiten Sie Karten, um detaillierte Informationen zu Eigenschaften, Inhalten und Kommentaren anzuzeigen.
Die Tabellenansicht ermöglicht es, alle Karten an einem Ort zu überblicken. Jedes Board verfügt über Vorlagen, um es an die Anforderungen Ihres Teams anzupassen. Nutzen Sie die Personal Desktop-App auf Mac oder Windows, oder den Personal Server auf Ubuntu.
Restya
Holen Sie sich die Open-Source-Projektmanagementplattform von Restya für Aufgabenverwaltung, Chats und To-Dos. Restya ist ein Kanban-Board ähnlich wie Trello, mit zahlreichen Optionen wie Skripten, Benutzerstilen, Widgets und Integrationen.
Die MyRestyaboards-App ist mit iPadOS und iOS kompatibel. Sie kann viele Restya-Boards verwalten und ermöglicht den einfachen Import von Boards aus Asana, einem bekannten Tool für Projekt- und Aufgabenmanagement.
Restya ist eine Cloud-basierte Lösung, mit der Sie Daten auch direkt aus Kantree importieren können, einem flexiblen Managementtool für Organisation, Zusammenarbeit, Verwaltung und Planung. Darüber hinaus lassen sich Boards von Pipefy, Taiga, Taskwarrior, Trello und Wekan problemlos auf Restya Board übertragen.
Jedes Projekt wird durch ein separates Board verwaltet. Sie können mehrere Boards gleichzeitig erstellen und verwalten. Verwenden Sie Vorlagen für einen schnellen Start, und duplizieren Sie einzelne Boards mit unterschiedlichen Namen. Mit Tastenkombinationen können Sie Aktionen wie das Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern, das Öffnen von Karten und das Abstimmen durchführen.
Erstellen Sie eine digitale Plattform mit klassifizierten Projekten und Beschreibungen. Diese Plattform bietet eine interaktive Oberfläche, verbesserte Sichtbarkeit und Optionen zur Bearbeitung, zum Hinzufügen/Entfernen von Mitgliedern, zur Änderung von Berechtigungen sowie zum Sortieren und Löschen.
Zeigen Sie einfache Boards an oder filtern Sie die Boards, um eine Liste zu erstellen und deren Sichtbarkeit auf öffentlich oder privat zu setzen. Die Karten können auch im Raster- oder Listenformat angezeigt werden. Restya bietet auch eine Kalenderansicht mit Farbvarianten zur Hervorhebung.
Zusätzliche Funktionen umfassen Gantt-Ansicht, Berichtsansicht, Einladung von Mitgliedern, Listenansicht der Mitglieder, Bearbeitung des Sichtbarkeitsmodus, Änderung des Hintergrunds, Texturen und Muster, benutzerdefinierte Hintergrundoption, automatisches Abonnement und vieles mehr.
ERPNext
Verbessern Sie Ihren täglichen Arbeitsstil mit der Open-Source-Projektmanagementsoftware ERPNext. Es ermöglicht Ihnen, Aufgaben zu organisieren, Projekte zu planen und zu analysieren, indem Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um die Arbeit zu beschleunigen.
ERPNext kann Projekttermine mit einer klaren Planansicht verfolgen. Verwalten Sie alles von einem zentralen Arbeitsbereich aus und vereinfachen Sie Projekte, indem Sie einen aufgabenorientierten Ansatz wählen.
ERPNext fördert die einfache Zusammenarbeit, indem es Ihnen erlaubt, Projekte in überschaubare Aufgaben aufzuteilen und diese Teammitgliedern zuzuweisen. Überblicken Sie den Fortschritt und die Effizienz Ihrer Projekte anhand von Prioritäten, Meilensteinen und Zeitplänen.
Außerdem können Sie mit ERPNext Multimedia-Dateien wie Bilder, Dokumente und Videos freigeben und hochladen. Eine reibungslose Kommunikation ist durch automatische Antworten auf eingehende E-Mails gewährleistet.
Erhalten Sie jederzeit aktuelle und genaue Einblicke in Ausgaben und Budgets, planen Sie jedes Projekt besser und verfolgen Sie den Budgetverbrauch. ERPNext unterstützt Sie auch bei der Erstellung von Open-Source-Softwareprojekten.
Taskcafe
Taskcafe ist ein Open-Source-Projektmanagement-Tool zur Verwaltung von Aufgaben über eine Kanban-Board-Schnittstelle. Es ermöglicht Ihnen, Fälligkeitstermine festzulegen und Checklisten und Labels hinzuzufügen. In der „Meine Aufgaben“-Ansicht sehen Sie alle zugewiesenen Aufgaben.
Zusätzliche Optionen sind persönliche Projekte, Aufgabenkommentare und Aufgabenaktivitäten. Wenn Sie nach einer Alternative zu NextCloud, Trello suchen, ist Taskcafe eine gute Wahl, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren und jedes Projekt einfach zu verwalten. Es befindet sich in der Alpha-Entwicklungsphase und bietet viele nützliche und einzigartige Funktionen.
Orangescrum
Nutzen Sie das skalierbare und sichere Open-Source-Projektmanagement-Tool Orangescrum zur Verwaltung agiler und einfacher Projekte für Ihre Teams. Es hilft Ihnen, Strategien zu entwickeln, gut zu planen, die Pläne auszuführen und Ihrem Team zu ermöglichen, Projekte erfolgreich und termingerecht abzuschließen.
Orangescrum unterstützt Sie bei der strategischen Planung, um höhere Effizienz und optimale Ergebnisse zu erzielen. Neben der Erstellung von Projektplänen können Sie diese auch nahtlos überwachen und liefern. Es fördert die Zusammenarbeit in Echtzeit und die minimale Ressourcennutzung bei der Zuweisung von Rollen an Ihre Teamkollegen.
Orangescrum integriert Ihren Workflow mit visueller Projektplanung, um die Erfolgsquoten zu verbessern. Erhalten Sie Einblicke in die Portfolioleistung durch Echtzeitdaten in Ihren Dashboards. Zudem können Sie finanzielle Aktivitäten und Budgets verwalten, indem Sie Projektausgaben und Ressourcenkosten überwachen, um höhere Gewinnspannen zu erzielen.
Sichern Sie Ihre Daten durch rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) und Single Sign-On. Sie können Orangescrum auch auf Android- oder iOS-Geräte herunterladen, um Ihre Arbeit auch unterwegs zu verwalten. Zentralisieren Sie Ihre Projektinformationen für einen einfachen Zugriff von überall.
Für Startups bietet Orangescrum einen Startup-Plan für 9 $/Monat für 10 Benutzer mit unbegrenzten Aufgaben, Projekten, Gantt-Diagramm, Status, Aufgaben-Erinnerungen, 5 GB Speicherplatz und 5 Gastbenutzern.
Taiga
Liefern Sie Ihr Projekt wie versprochen im Budget mit Taiga – einem Projektmanagement-Tool mit umfangreichen Funktionen und einer intuitiven Benutzeroberfläche für agile Teams. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Ergebnisse zu definieren und deren Wissen zu nutzen.
Beginnen Sie mit der Priorisierung von Aufgaben, damit jedes Teammitglied seine Arbeit rechtzeitig abschließen kann. Da Kommunikation ein wichtiger Punkt in jedem Management ist, hilft Taiga Ihnen bei der schnellen Interaktion mit Ihren Teamkollegen und dem Teilen des Aufgabenfortschritts. Lassen Sie Ihre Teamkollegen die laufenden Aktivitäten einsehen und die erledigten Aufgaben überprüfen.
Taiga ermöglicht es Ihrem Team, den Projektstatus und die Ressourcenzuteilung besser zu verstehen. Die benutzerfreundliche Oberfläche verbessert die Arbeitsweise und die Ausführung von Aufgaben.
Sie können die Arbeitsabläufe ändern und weitere Funktionen ohne komplexe Einrichtung zwischen den Projekten hinzufügen. Taiga bietet Zuverlässigkeit, Unabhängigkeit, Anpassungsfähigkeit, Flexibilität, Sicherheit, Leistung und Stabilität, um Sie bei der Durchführung hervorragender Projekte zu unterstützen.
Registrieren Sie sich kostenlos für bis zu 5 private Projekte, unbegrenzte öffentliche Projekte und bis zu 300 MB Speicherplatz. Wenn Sie mehr Vorteile wünschen, entscheiden Sie sich für den Plan von 5 $/Benutzer/Monat.
Twake
Twake ist ein offener digitaler Arbeitsplatz, mit dem Sie die Produktivität Ihres Teams steigern können. Es unterstützt die nahtlose Kommunikation, lädt externe Nutzer ein, Dateien freizugeben, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Videokonferenzen zu starten.
Twake gibt Ihnen die Möglichkeit, das gesamte Projekt zu verwalten, neue Aufgaben zu erstellen, Aufgaben je nach Fortschritt zu verschieben und Arbeit mit Fristen zuzuweisen. Der Drag-and-Drop-Dateimanager ermöglicht einen einfachen Zugriff auf gespeicherte und freigegebene Dokumente.
Sie können Labels und Versionen einfach verwalten und Ihre Dateien bearbeiten. Erstellen Sie Team-Events, fügen Sie Videolinks für Konferenzen hinzu, konfigurieren Sie Benachrichtigungen für die Mitglieder, hängen Sie relevante Aufgaben und Dateien an und legen Sie Fristen fest.
Darüber hinaus können Sie die gewünschte Anwendung nahtlos in Ihren Workflow integrieren. Jede Anwendung ist unabhängig von Dateien, Kalendern und Diskussionen. Sie können mit demselben Dokument in jedem Format wie Google Doc, Libre Office, MS Office usw. arbeiten.
Die Datenbank von Twake ist verschlüsselt, sodass Ihre Dateien sicher sind. Sie können selbst festlegen, wer auf die Dateien zugreifen darf. Alle Daten und Dateien werden sicher in Frankreich gespeichert und entsprechen der DSGVO. Sichere Übertragungen werden über HTTPS/SSL-Verschlüsselung gewährleistet.
Beginnen Sie mit der kostenlosen Nutzung dieser Projektmanagement-Plattform mit eingeschränkten Funktionen oder entscheiden Sie sich für einen erweiterten Plan, um mehr Funktionen zu nutzen.
Wekan
Eine weitere kostenlose Open-Source-Projektmanagementsoftware auf dieser Liste ist Wekan mit dem Kanban-Board. Das Kanban-Board ist ein hervorragendes Tool zur Organisation Ihrer Arbeit, z.B. für To-Do-Listen, die Teamarbeit, die Urlaubsplanung und die Anzeige des aktuellen Projektstatus.
Wekan hilft Ihnen, die Produktivität zu steigern, indem es Ihnen Zeit gibt, sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren. Es bietet eine Ein-Klick-Installationsoption auf Ihrem Computer oder Server. Wekan wird in vielen Ländern verwendet und ist in 63 verschiedenen Sprachen verfügbar.
Dieses Tool verfügt über eine Echtzeit-Benutzeroberfläche zur Verwaltung aller Aufgaben. Es unterstützt auch verschiedene Plattformen. Für Wekan auf Ihrem Computer müssen Sie bestimmte grundlegende Anforderungen erfüllen.
Sie benötigen ein 64-Bit Linux Snap oder Sandstorm/Windows/Mac, CPUs mit MongoDB und Node.js, mindestens 1 GB freien RAM für Wekan, Systemserver mit 4 GB RAM und ausreichend Speicherplatz.
ProjectLibre
Wenn Sie ein Tool suchen, um Ihre Managementaufgaben zu lösen, ist ProjectLibre eine ausgezeichnete Wahl!
Es ist eine Open-Source-Alternative zu Microsoft Project, unterstützt Mac, Windows und Linux und kann MS Project-Dateien öffnen. Es bietet auch Multi-Projektmanagement-Optionen für Teams.
ProjectLibre kann in 29 Sprachen übersetzt werden. Die Sprache kann über ein Dropdown-Menü geändert werden. Es bietet Funktionen wie Gantt-Diagramme, PERT-Diagramme, Netzwerkdiagramme, RBS/PSP-Diagramme, Earned Value Costing und Ressourcenhistogramme.
Leantime
Wie der Name schon sagt, bietet Leantime schlankes Projektmanagement, das besonders von Innovatoren und Startups geschätzt wird. Es ist darauf ausgelegt, von der Projektidee bis zur finalen Lieferung einwandfrei zu funktionieren. Dieses Open-Source-Tool ist in PHP und JavaScript geschrieben und verwendet die MySQL-Datenbank.
Zu den Funktionen gehören Kanban-Boards für Aufgabenmanagement, Kalender- und Tabellenansichten, Gantt-Diagramme für Meilensteinmanagement und Lean Canvas für Forschungsboards. Zudem bietet es Arbeitszeiterfassung, Projekt-Dashboards, Retrospektiven, Berichte, Zwei-Faktor-Authentifizierung und mehrere Benutzerrollen.
Leantime kann in Slack, Zulip und Mattermost integriert werden. Aufgaben, Meilensteine und Arbeitszeittabellen können in CSV-Dateien exportiert werden. Für die Dateispeicherung wird ein lokales Dateisystem oder AWS S3 verwendet. Das Tool ist in Englisch, Russisch, Spanisch und Niederländisch verfügbar.
Fazit
Projektmanagement-Software hilft Ihnen, Ihren Workflow zu beschleunigen, die Kommunikation zu verbessern und Zeit und Geld zu sparen. Die hier vorgestellten Open-Source- und kostenlosen Projektmanagement-Tools können Sie bei der erfolgreichen Durchführung Ihrer Projekte unterstützen.
Alternativ können Sie, falls Sie noch nicht bereit für eine selbst gehostete Implementierung sind, verwaltete Projektmanagementlösungen wie Monday ausprobieren.