Mitarbeiter-Anwesenheitssoftware hat sich als effiziente Alternative zu herkömmlichen Methoden etabliert, da sie eine flexible und ortsunabhängige Verwaltung ermöglicht.
Die Zeiten manuell geführter Register oder Excel-Tabellen zur Anwesenheitserfassung gehören der Vergangenheit an. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten digital erfassen, während Manager die Bewegungen ihrer Teams jederzeit über mobile Geräte überwachen können. Dies bietet Vorteile für beide Seiten.
Im Folgenden werfen wir einen Blick darauf, wie Anwesenheits-Apps als wertvolle Instrumente zur Optimierung der Arbeitsabläufe in Unternehmen dienen.
Flexibilität
Mitarbeiter arbeiten heutzutage oft außerhalb des Büros, sei es im Homeoffice oder bei externen Meetings. Die Nachverfolgung ihrer Tätigkeiten gestaltet sich schwierig, wenn sie nicht im Büro sind. Eine Anwesenheits-App ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren, während Manager die Möglichkeit haben, Arbeitspläne zu erstellen.
Genauigkeit
Diese Apps minimieren manuelle Fehler und sorgen für eine präzise Zeiterfassung.
Produktivität
Anwesenheitssoftware spart administrative Zeit, die sonst für die Überwachung der Mitarbeiteranwesenheit aufgewendet werden müsste. Sie automatisiert mühsame Aufgaben wie Papierkram und das Auswerten von Stempelkarten.
Anwesenheitsberichte
Die App ermöglicht Einblicke in die abgeschlossenen oder zugewiesenen Aufgaben und zentralisierte Daten, die ein besseres Verständnis der Mitarbeiterleistung und Erfolgsbilanz ermöglichen.
Integration
Die Software kann in Drittanbieter-Hardware wie Swipe- oder biometrische Geräte integriert werden. Anwesenheitsrichtlinien lassen sich an individuelle Bedürfnisse anpassen.
Echtzeit-Tracking
Mitarbeiteranwesenheits-Apps sind meist Cloud-basiert und ermöglichen die Echtzeit-Überwachung des Mitarbeiterstandorts.
Betrachten wir nun einige der besten Softwarelösungen zur Anwesenheitsverfolgung von Mitarbeitern.
Clockify
Clockify bietet eine Zeiterfassungssoftware zur Überwachung von Arbeitszeiten in verschiedenen Projekten. Die Nutzung ist unbegrenzt und kostenlos. Daten werden automatisch online synchronisiert und sind auf allen Geräten verfügbar.
Merkmale
Zeiterfassung: Die Software erfasst die für Aufgaben aufgewendete Zeit manuell oder automatisch per Timer. Manuell hinzugefügte Stunden sind ebenfalls möglich.
Arbeitszeittabellenverwaltung: Die Software ermöglicht die Erstellung von Wochenberichten innerhalb kurzer Zeit. Aufgabenpläne können erstellt und die Gesamtzeit für jeden Tag und jede Aktivität erfasst werden.
Projekt- und Teammanagement: Die Funktion zeigt, wo die meiste Zeit aufgewendet wird und woran das Team arbeitet. Berichte können im PDF-, Excel- oder CSV-Format geteilt oder heruntergeladen werden.
Zoho People
Zoho People bietet eine effiziente Lösung zur Koordination von HR-Aufgaben. Zu den Funktionen gehören Mitarbeiterdatenbankverwaltung, Zeit- und Urlaubsverwaltung, Leistungsmanagement, Reiseverwaltung und Gehaltsabrechnung.
Merkmale
Urlaubsverwaltung: Alle Urlaubsarten, wie Schulung, Urlaub oder Krankheit, lassen sich erfassen. Urlaubsmuster können analysiert werden, um die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu erhalten.
Anwesenheitsverwaltung: Mit der Cloud-basierten Anwendung können Check-in- und Check-out-Zeiten von Mitarbeitern ortsunabhängig verfolgt werden. Geolocation-Tracking ist für Check-ins und Check-outs auf Mobilgeräten möglich. Manager können IP-Beschränkungen festlegen, um die Zeiten und Orte zu regulieren, an denen Mitarbeiter einchecken dürfen.
Zeiterfassung: Die Funktion ermöglicht es, Aufgaben und Standorte der Mitarbeiter zu verfolgen, um die Teameffizienz zu überprüfen und die Produktivität zu steigern.
Leistungsbewertung: Die Software unterstützt die Bewertung von Fähigkeiten und Leistungen. Zoho-Mitarbeiter unterstützen den Leistungsbeurteilungsprozess.
Jibble
Jibble ist eine Cloud-basierte Anwendung für Zeitmanagement, Mitarbeiter- und Anwesenheitsverfolgung mit benutzerfreundlicher Oberfläche, die die Zeiterfassung in Slack und Microsoft Teams vereinfacht.
Merkmale
- Gesichtserkennung zum Entsperren der Anwendung.
- Überwachung des Mitarbeiterstandorts und der Arbeitszeiten per GPS.
- PIN-Codes für Check-in und Check-out zur Minimierung von Fehlern.
Die App bietet eine kostenlose Basisversion mit unbegrenzter Benutzerzahl. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 2$ pro Benutzer und Monat.
QuickBooks
QuickBooks ist ein effektives Zeit- und Anwesenheitssystem für mobile Unternehmen wie Außendienstmitarbeiter. Es bietet ein automatisiertes System zur Verfolgung von Arbeitszeiten außerhalb des Büros.
Die Cloud-basierte Lösung ermöglicht es Nutzern, sich über mobile oder webbasierte Browser an- und abzumelden, Zeitplanänderungen einzusehen und Urlaub zu beantragen.
Für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern bietet QuickBooks Live-GPS-Tracking. Geofences können eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur in bestimmten Zonen ein- und auschecken.
Manager können Zeitpläne erstellen, mit Mitarbeitern kommunizieren, Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen, Erinnerungen zum Ein- und Auschecken senden und Codes für Jobs ändern.
QuickBooks bietet umfangreiche Auftragsverfolgungsfunktionen und ermöglicht es, den Projektfortschritt zu überwachen, Schätzungen mit Ausgaben zu vergleichen, Nachrichten zu senden sowie Projektstatus und Kosten im Auge zu behalten.
Die Integration mit Drittanbieter-Software ermöglicht die nahtlose Übertragung der Zeiterfassungsdaten in die Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungssoftware.
Buddy Punch
Buddy Punch bietet Funktionen zur Einhaltung von internen Richtlinien und Arbeitsgesetzen, wie automatisierte Überstundenberechnungen, Pausen und Check-outs, sowie Webcam-Bilder von Stempelungen. Diese Funktionen begrenzen das Stempeln durch Mitarbeiter und sorgen für genaue Zeit- und Zahlungsaufzeichnungen.
Die Software bietet die Möglichkeit, Stempelzeiten auf bestimmte Tage zu beschränken oder Schichten einzuplanen sowie bestimmte IP-Adressen und Geräte zu sperren. GPS-Überwachung und Geofencing stellen sicher, dass mobile Mitarbeiter sich an den richtigen Orten einstempeln.
Buddy Punch rationalisiert Zeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen durch Genehmigungsworkflows, Managerberechtigungen und die Integration von Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungssystemen.
Die Software bietet verschiedene Berichte auf Abruf sowie Alarm-, Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktionen.
TrackSmart
TrackSmart eignet sich für kleine Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern.
Es ist eine effiziente Lösung zur Verwaltung von Urlaub, Arbeitszeiten und anderen freien Tagen. Die benutzerfreundliche, webbasierte Lösung umfasst Funktionen wie Anwesenheitskalender und Arbeitszeittabellen.
Zusätzlich zu den Funktionen papierbasierter Formulare bietet die Software automatisierte Berichterstellung, Erfassung von Urlaubsanträgen und ein Tool für Genehmigungsverfahren.
Merkmale
- Abwesenheitsmanagement
- Kalenderverwaltung
- FMLA-Verfolgung
- Überstundenerfassung
- Self-Service-Portal
- Stundenzettel
- Urlaubs-/Freizeitverfolgung
Jahrespläne beginnen bei 169$ pro Jahr. Kostenlose Testversionen sind ebenfalls verfügbar. Die Cloud-basierte Lösung ist ideal für Eigentümer, HR-Experten und Manager. Sie hilft Unternehmen, den Überblick über Überstunden zu behalten.
factoHR
factoHR ist ein globaler Anbieter im Workforce Management mit über 1000 Kunden weltweit und über 1 Million Mitarbeitern. Das Unternehmen setzt auf langfristige Kundenbeziehungen.
Merkmale
Die Anwesenheitsverfolgungsfunktion bietet Funktionen wie automatisches Abrufen von Echtzeitdaten von Lesegeräten sowie die Berechnung von Richtlinien für Verspätung, frühzeitiges Gehen und Überstunden. Weitere Funktionen umfassen:
- Biometrische Integration
- Web-Check-in/-out
- Urlaubsverwaltung
- Arbeitszeittabellenverwaltung
factoHR basiert auf über 20 Jahren Erfahrung und wurde vom World HRD Congress als bester HR-Softwareanbieter des Jahres ausgezeichnet.
MyAttendanceTracker
MyAttendanceTracker hilft bei der Verfolgung der Anwesenheit von Schülern auf jedem Gerät. Die Anwesenheitsverfolgung lässt sich an individuelle Bedürfnisse anpassen.
Merkmale
Integriertes Schülernotenbuch: Es können anpassbare Bewertungen zu jeder Klasse hinzugefügt werden.
Lehrer/Eltern-Kommunikation: Benachrichtigungen an Eltern über Abwesenheiten, Notenänderungen oder Verhaltensprobleme per SMS und E-Mail.
Noten-Dashboards: Informationen zu Klassen und Schülern in Form von Metriken auf Dashboards. Benutzerdefinierte Berichte für tiefere Einblicke.
Kompatibel mit allen Geräten: Das Erfassen von Daten erfolgt einfach per Tablet oder Telefon. Die App funktioniert auf Smartphones genauso gut wie auf größeren Bildschirmen.
Verfolgen Sie den Fortschritt der Schüler: Übersichtsseite für Klassen, auf der Bewertungen erstellt und verfolgt, Fortschritt überprüft und Schüler hinzugefügt oder entfernt werden können.
Task Hours
Mit Task Hours lassen sich Mitarbeiterkonten erstellen. Desktop-Clients können heruntergeladen und Aktivitäten verfolgt werden. Es können Berichtshierarchien erstellt werden, um die Kontrolle auf allen Unternehmensebenen zu verbessern.
Merkmale
Automatisierte Zeiterfassung: Die Zeiterfassung erfolgt automatisch über den Desktop-Client, und Stundenzettel werden live generiert. Manuelle Formulare und Stundenzettel werden überflüssig.
Automatisierte Bildschirmaufnahme: Die Software überwacht Aktivitäten mit automatisierter Bildschirmaufnahme. Bildschirme werden nur bei Aktionen aufgezeichnet. Die Funktion arbeitet auch offline. Es werden keine PC-Stunden protokolliert, um Datenschutzprobleme zu vermeiden.
Manuelle Arbeitszeittabellen: Mitarbeiter können ihre Zeit manuell protokollieren, wenn sie den Task Hours-Desktop-Client nicht nutzen. Überprüfen und genehmigen Sie gemeldete Zeiten.
Intelligente Analysen: Die Analysen helfen bei der Identifizierung von Verhaltens- und Produktivitätszonen der Mitarbeiter.
Robuste Berichterstattung: Die Berichterstellung ermöglicht es, die Effizienz und Leistung einzelner Mitarbeiter bis ins Detail zu verfolgen. Es kann erkannt werden, wer zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Intelligente Benachrichtigungen: Benachrichtigungen über gestartete, abgeschlossene oder gestoppte Aufgaben. Task Hours erinnert die Mitarbeiter automatisch an die Nutzung der Software. Täglich Arbeitszeittabellen im Posteingang.
Live-Support: Ein Live-Support-Team beantwortet alle Fragen zu den Funktionen von Task Hours. E-Mail-Support ist am Wochenende verfügbar.
Timenotes
Timenotes ist eine einfache Anwesenheitsverfolgungsanwendung, die die Anwesenheit und Arbeit von Mitarbeitern verfolgt. Das Ausfüllen von Papier-Stundenzetteln wird durch die automatisierte Speicherung von Informationen überflüssig.
Die Mitarbeiter wählen eine Aufgabe aus und ergänzen die notwendigen Informationen. Die Arbeitszeiten können sofort in Berichten eingesehen und in das gewünschte Format exportiert werden.
Mit Timenotes können Anwesenheit und Abwesenheit von Mitarbeitern verfolgt werden, die geleistete Arbeit und der erwirtschaftete Gewinn sowie das zu zahlende Gehalt ermittelt werden.
Merkmale
Individuell anpassbar: Die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten ermöglichen die Anpassung an die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Unternehmen.
Berichte und Dashboards: Filter ermöglichen die Auswahl von bestimmten Anwesenheitszeitbereichen der Mitarbeiter für den Download von Dateien in den Formaten Excel, PDF und CSV. Berichte für Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung oder Management sind mit wenigen Klicks erstellbar.
Behalten Sie die Abwesenheit Ihres Teams im Auge: Die geplante Urlaubszeit kann eingesehen werden. Die Anwesenheit der Mitarbeiter kann einfach verwaltet und Abwesenheitsanträge bestätigt werden.
Echtzeit-Tracking: Arbeitsbezogene Protokolle und Aktivitäten lassen sich in Echtzeit mit wenigen Klicks verfolgen.
Letzte Worte
Um eine Kultur zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter gestärkt und unterstützt fühlen, bedarf es eines tiefen Verständnisses für das Management von Mitarbeitern. Die Leistung der Mitarbeiter muss messbar sein, die täglichen Aufgaben müssen zu bewältigen sein, und die benötigten Informationen müssen verfügbar sein, um einen Aktionsplan zu erstellen.
Anwesenheitssoftware kann all dies leisten und die notwendigen Instrumente zur Stärkung der Unternehmenskultur und zur Förderung der Organisation bereitstellen.
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