A dokumentumkezelő rendszer értékes időt takarít meg a dokumentumok hatékony rendszerezésével és egyszerű fájlkereséssel.
A viszonylag kevesebb munkaerővel rendelkező vállalatoknak gyakran nehézséget okoz számos dokumentum és üzleti nyilvántartás kezelése. Ha egy robusztus dokumentumkezelő rendszert (DMS) választanak, könnyebbé válik a dokumentumok rendszerezése.
Ezen túlmenően ezek az eszközök a csapat hatékonyságát is növelik azáltal, hogy gyorsan hozzáférhetnek a szükséges adatokhoz.
Tartalomjegyzék
Mi az a dokumentumkezelés?
A dokumentumkezelés a dokumentumok (Word dokumentumok, PDF vagy bármilyen más formátum) digitális formátumú kezelését, tárolását és nyomon követését jelenti. Ezzel a rendszerrel a cégek biztonságosan tárolhatják a dokumentumokat, és központosíthatják a teljes folyamatot.
A dokumentumkezelő rendszerek előnyei
Jobb termelékenység
A termelékenység a vállalat sikerének kulcsa. Egy dokumentumkezelő rendszer hatékonyan és biztonságosan rendszerezi a cég iratait. Ennek eredményeként a csapat kevésbé aggódhat a dokumentumok karbantartása miatt, és a legfontosabb feladatokra összpontosíthat. Ha tudja, hogy minden fájlja biztonságosan van tárolva, a nyugalom a termelékenység üzemanyagaként működik.
Továbbfejlesztett biztonság
Minden vállalat meg akarja őrizni kulcsfontosságú és küldetése szempontjából kritikus adatait. A bizalmas dokumentumokat dokumentumkezelő rendszerben tárolhatja, és szabályozhatja a hozzáférést ezekhez a fájlokhoz. Így a dokumentumkezelés nagymértékben nyomon követhetővé válik, és az ellenőrzési nyomvonalai szükség esetén később is felhasználhatók.
Csökkentett tárhely
Többé nem kell karbantartania az irattartókat, tárolórekeszeket és dobozokat. A DMS segítségével papírmentesen kezelheti dokumentumait digitálisan anélkül, hogy fizikai helyet foglalna el.
Gyors dokumentum-visszakeresés
A dokumentumok keresése és visszakeresése időigényes folyamat lehet. A dokumentumkezelő rendszer segítségével gyorsan megtalálhatja a kívánt fájlt, és értékes időt takaríthat meg. A DMS segítségével csúcstechnológiával kereshet fájlokat név, metaadatok és tartalom alapján.
Optimális csapatmunka
A legtöbb dokumentumkezelési megoldás lehetővé teszi a csapattársaival való együttműködést. Különféle forrásokból gyűjtött fájlokat képes tárolni, és az emberek távoli helyekről is hozzáférhetnek a fájlokhoz. Egyes eszközök külső felhasználók számára is lehetővé teszik a jogosult hozzáférést.
Olvasson tovább, hogy megismerje a KKV-k által használható legjobb dokumentumkezelő alkalmazásokat.
iManage
iManage egy dokumentumkezelő rendszer, amely dokumentumok összekapcsolásával segít az adatok nagy értékű tudássá alakításában. Az összes dokumentumot egyetlen mappába menti, és projekt vagy ügyfél szerint kategorizálja.
A felhasználók gyorsan és hatékonyan hozhatnak létre, kereshetnek és oszthatnak meg adatokat az iManage segítségével. Ezenkívül lehetővé teszi bármely dokumentum könnyű megtalálását, és így növeli a termelékenységet.
Ez az eszköz integrálható az Office 365 és a Google Workspace különböző termelékenységi eszközeivel az egyszerűsített dokumentumkezelés érdekében.
Doboz
Használata Doboz, a vállalatok eszköztípustól függetlenül biztonságosan tárolhatják, kezelhetik és együttműködhetnek a tartalmakon. Dokumentuméletciklus-kezelési funkciója biztosítja, hogy a tartalomkezelési folyamat megfeleljen az előírásoknak, az adatmegőrzési szabályzatoknak és a felderítési kéréseknek.
Minden dokumentumhoz beállíthatja a megfelelő felhasználói jogosultságokat, így csak a megfelelő személyek férhetnek hozzá. Segít a felhasználói tevékenység ellenőrzésében is a teljes láthatóság és ellenőrzés érdekében.
A Box zökkenőmentesen integrálható nyílt API-kkal és vállalati alkalmazásokkal is. Az olyan attribútumoknak köszönhetően, mint a verzióelőzmények, a megosztott hivatkozások és a megjegyzések, a csapattagok közötti együttműködés könnyed lesz. Ezenkívül testreszabott metaadatokat használ a dokumentumok kategorizálására és rendszerezésére.
Folderit
Olyan dokumentumkezelési megoldást keres, amely viszonylag fenntartható tárolási és kezelési rendszert kínál digitális dokumentumokhoz? Ebben az esetben hajrá Folderit. Ez egy felhő alapú dokumentumkezelő rendszer, amely felhasználóbarát módon segíti a papírmentességet.
Biztonságosan tárolja egy fájl vagy dokumentum metaadatait és régebbi verzióit. A felhasználók megkereshetik kedvenc fájljaikat fájlnév, metaadatok, kulcsszavak és dokumentumtartalom alapján. Támogatja továbbá a jóváhagyási munkafolyamatot, a fájlhivatkozást, az automatikus megőrzést, az emlékeztetőt, a dokumentumszámozást, az ellenőrzési nyomvonalat és a helyi biztonsági mentést.
Zökkenőmentesen szabályozhatja a digitális dokumentumokhoz való hozzáférést különböző jogosultságokkal. Ezzel az eszközzel integrálhatja az Office 365 alkalmazásokat és a DocuSignt.
OpenKM
OpenKM egy üzleti dokumentumkezelési megoldás, amely lehetővé teszi a digitális dokumentumok előállítását, tárolását és terjesztését. Segítségével jobban ellenőrizheti a dokumentumfolyamatot, és javíthatja csapata erőfeszítéseinek hatékonyságát.
Ez az alkalmazás számos adminisztrációs eszközt kínál, mint például a felhasználói szerepkör meghatározása, a speciális keresés, a hozzáférés-vezérlés, a dokumentumbiztonsági szint, a részletes használati napló, az automatizálás beállítása és a felhasználói kvóta.
Itt létrehozhat tartalmat a gyors döntéshozatalhoz és tudásteremtéshez. Ezen túlmenően a DMS használatával bármilyen digitális forrásból gyűjthet adatokat, és együttműködhet csapattársaival.
eFileCabinet
eFileCabinet egy hatékony dokumentumkezelő rendszer, amelyet a kis- és középvállalkozások használhatnak online adatrendezésre, függetlenül attól, hogy hány dokumentummal rendelkeznek.
Egy fájl tárolásához egyszerűen töltse fel erre a platformra. A felhasználók bármelyik fájlt megtalálhatják a fájlnév vagy a mappasablon segítségével. Ezenkívül az eFileCabinet lehetővé teszi a gyakran használt dokumentumok gyors elérését.
Miközben megkönnyíti a csapattagok közötti együttműködést, ezzel az eszközzel különböző biztonsági szinteket is hozzáadhat a szabályozott hozzáféréshez. Támogatja a harmadik féltől származó eszközökkel való integrációt is, mint például az MS Office, a DocuSign és a Salesforce.
Néhány további funkciója az automatizált munkafolyamat, a kéttényezős hitelesítés, a titkosított fájlmegosztás, a hely- vagy IP-alapú hitelesítés, valamint a szerepkör-alapú engedélyek.
DocuWare
DocuWare egy olyan platform, ahol bármikor, bármilyen eszközről digitalizálhatja és biztonságossá teheti dokumentumait. Ezen kívül segít a számlafeldolgozásban és a munkavállalók kezelésében. Különösen hasznos azoknak a vállalatoknak, amelyek távoli csapatokra támaszkodnak, vagy megosztott munkaerővel rendelkeznek.
A DocuWare biztonságos tárhelyet kínál az összes kritikus üzleti dokumentumhoz, például szerződésekhez, alkalmazotti adatokhoz és pénzügyi nyilvántartásokhoz. Miután elmentett egy fájlt ezen az eszközön, Ön vagy kollégái közvetlenül szerkeszthetik vagy megjegyzésekkel elláthatják a dokumentumot ugyanazon a platformon.
Ezenkívül intelligens termelékenységi eszközökkel rendelkezik, így a felhasználók könnyen kereshetnek, nyomon követhetnek és együttműködhetnek. Ez az alkalmazás indexadatokat is használ az összes dokumentum rendezéséhez.
Szabad levegőn
Szabad levegőn egy olyan platform, amely olyan funkciókat kínál, mint a dokumentumkezelés, a webtartalom-kezelés, a rekord- és képkezelés, valamint a tartalomtár a szervezeti munkafolyamat egyszerűsítésére.
Ez a nyílt forráskódú eszköz Windows és Unix operációs rendszerekkel kompatibilis. Annak ellenére, hogy könnyen testreszabható, az új felhasználóknak időre van szükségük, hogy megtanulják a futtatását.
Utolsó szavak 📃
Hatékony dokumentumkezelési megoldással nem kell számtalan szekrényen átmenni a szükséges fájlért. Ez a cikk néhány olyan legjobb eszközt tárgyal, amelyek segítségével dokumentumkezelő rendszert hozhat létre szervezete számára.
Ezek az eszközök olyan tulajdonságokkal rendelkeznek, hogy kielégítsék a különféle iparágak igényeit. Hasonlóképpen megismerheti a digitális vagyonkezelési eszközöket.