A szoftver és az e-mail olyan erőteljes kettős, amely forradalmasította a vállalkozások működését, és az integráltabb, hatékonyabb és egyszerűbb folyamatok felé terelte őket.
Az egyszerű, de hatékony e-mail postafiók ereje hihetetlen, és meghatározza az ügyfélszolgálat minőségét. Ha azonban ugyanazt a postaládát többen használják ügyfélbeszélgetések olvasására, kezelésére, megválaszolására és törlésére, a dolgok könnyen kicsúszhatnak az irányítás alól.
Ezért a csoportos e-mail-kezelési eszközök az e-mailes ügyfélszolgálat sikerének elengedhetetlen feltételévé váltak.
Ez a cikk megosztja a legjobban megosztott postafiók-eszközöket, amelyek segítségével a legtöbbet hozhatja ki csapata beérkező leveleiből, és megőrizheti azokat.
Kezdjük egy rövid beszélgetéssel a megosztott postafiókokról.
Tartalomjegyzék
Mi az a megosztott postafiók, és hogyan működik?
Több felhasználó egy megosztott e-mail postafiókot használ a bejövő e-mailek ellenőrzésére és megválaszolására, valamint az ügyfelekkel folytatott beszélgetések kezelésére. Használhatja őket egy közös naptárhoz, így a csapatok ütemezhetik és megtekinthetik a műszakokat vagy a szabadságot, valamint az ügyfélszolgálatot.
A hagyományos üzleti e-mailekkel ellentétben a megosztott postafióknak nincs felhasználói azonosítója és jelszava. Tehát nem jelentkezhet be közvetlenül, és nem igényelhet hozzáférési engedélyt az adminisztrátortól. Ez az engedély változó, például „Teljes hozzáférés” vagy „Küldés másként”. Ha rendelkezik hozzáféréssel, bejelentkezhet privát postafiókjába, és hozzáférhet a csapat postaládájához. A hozzáférés a különböző szoftverszolgáltatóktól függően eltérő lehet.
A hozzáférési engedélyek három általános típusa:
- Teljes hozzáférés – Bejelentkezhet a megosztott postafiókba, és annak tulajdonosaként léphet fel.
- Küldés másként – Megszemélyesítheti a beérkező leveleket, és e-maileket küldhet.
- Küldés nevében – E-mailt küldhet a megosztott postafiók nevében.
Miért van szüksége megosztott postafiók szoftverre?
Ha egy kis csapattal rendelkezik, a támogatási postafiókokhoz kevés ember hozzáfér, és nincs zűrzavar. A továbbítási sorok nem elsöprőek, és elhanyagolható annak az esélye, hogy egy e-mail napokig észrevétlen marad.
Vállalkozásának növekedésével azonban elterjed a félreértés, és az emberek hajlamosak figyelmen kívül hagyni azokat az e-maileket, amelyeket úgy gondolnak, hogy mások kezelni tudnak. Az elfelejtett beszélgetések, a rosszul elhelyezett e-mailek és a megkettőzött válaszok a fő fájdalmak ezekben az esetekben. A támogató ügynökök munkaszégyenlőssé válnak, ha azt gondolják, hogy hagyhatják, hogy mások válaszoljanak erre az üzenetre, vagy megvárják, amíg mások utolérik.
Néhány egyéb probléma:
- Szerepek és felelősségek: Nincsenek szabályok arra vonatkozóan, hogy „ki” dolgozik „melyik” e-mailen
- Szétszórt tulajdonjog: Mindenki azt hiszi, hogy valaki más válaszol
- Nincs rálátás a dolgokra: Nincsenek releváns adatok az egyes támogató ügynökökről és teljesítményükről
Ezért a megosztott postafiók szoftver!
Megosztott Inbox szoftverfunkciók
Íme a megosztott postafiók használatának figyelemre méltó jellemzői, amelyek segítenek a jobb döntés meghozatalában:
Csapat e-mail kezelése
A megosztott beérkező levelek szoftvere könnyedén kezeli a támogatási e-mail címeket, mint pl [email protected], [email protected], [email protected]stb. Ez az átláthatóságot is javítja, mivel nem kell váltania a képernyők között, és nem kell több fiókba bejelentkeznie ahhoz, hogy válaszoljon az e-mailekre.
Ezenkívül központi nézetben láthatja az összes fontos beérkező levelet, amely lehetővé teszi, hogy gyorsan és hatékonyan válaszoljon a kérdésekre. Szerepeket is kioszthat, elkerülheti az elhagyott e-maileket, és tartózkodhat az ismétlődő válaszok küldésétől.
Belső megbeszélés
A megosztott postafiókszoftver fontos jellemzője a belső megbeszélési vagy „jegyzetek” rendszere, amely lehetővé teszi az e-mailekkel kapcsolatos fontos információk megosztását jegyzetek vagy megjegyzések formájában. Lehetővé teszi az e-mailek személyre szabását a megosztott postafiókban, időt takarít meg a kontextuskeresésre, és növeli a hatékonyságot.
Így minden felhasználó beszélhet egymással belső jegyzeteken keresztül anélkül, hogy e-maileket oda-vissza továbbítania kellene.
Kerülje el az ügynök ütközését és a beérkező levelek összetévesztését
Ügynökütközés akkor történik, amikor két csapattag válaszol ugyanarra az ügyféllekérdezésre, és eltérő megoldást kínál. Ez befolyásolja a támogatási rendszer hitelességét. A megosztott e-mail-kezelő szoftver lehetővé teszi, hogy elkerülje ezt a félreértést azáltal, hogy a bejövő e-maileket automatikusan átalakítja a különböző ügynökökhöz rendelt támogatási jegyekké az útválasztási szabályokon keresztül. Ez a feladat lehet manuális is.
Automatizált válaszok és sablonok
A megosztott postafiók-eszközök többsége előre elkészített válaszokat és sablonokat kínál. Segítségükkel gyors válaszokat kínálhat, és hasonló kérdéseket kezelhet. Ezek az automatizált válaszok és az előre megírt válaszok fokozzák a konzisztenciát, és azonnal lehetővé teszik csapata számára, hogy azonnal megoldják a gyakori ügyfelek problémáit.
Az alábbiakban a legjobban megosztott postafiók-eszközök listája található, amelyek kiváló csoportos e-mail-kezelési szolgáltatásokat kínálnak.
Fedezzük fel gyorsan őket. 😎
ProProfs Help Desk
ProProfs Help Desk egy intelligens és hatékony felhőalapú szoftver erőteljes megosztott postafiók funkcióval, amely lehetővé teszi a támogatási igények könnyed kezelését. Megosztott helyet kínál az összes támogatási postafiók számára, mint pl [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]és [email protected]stb.
Egy egyszerű, Gmail-szerű felhasználói felülettel rendelkezik, amely lehetővé teszi az ügynökhöz rendelt jegyek számának nyomon követését, a teljesítményük nyomon követését egy bizonyos időszakon keresztül, és a hét minden napján, 24 órában elérhető támogatást kínál bármely eszközről.
Jellemzők
- Csapat együttműködés a gyorsabb jegyfeloldás érdekében
- Egyszerű és könnyen használható felhasználói felület
- Ügynök nyomon követése és felügyelete
- 24×7, bármikor, bárhol, hozzáférés
Freshdesk
Freshdesk az egyik legjobb csapat e-mail-kezelő szoftver, amely számos kiváló szolgáltatást kínál, például a bejövő e-maileket automatikusan jegyekké alakítja, amelyek prioritást kaphatnak, címkézhetők és konkrétan hozzárendelhetők. Létezik a belső együttműködés, és a funkciók egyszerűsítésével minimalizálhatja az ügynökei által küldött válaszok számát.
A Freshdesk ügynökütközés-észlelést és alkalmazásintegrációkat is kínál a megosztott postafiókok és a helpdesk-rendszerek képességeinek bővítése érdekében.
Jellemzők
- Relevanciaszűrők
- Csoportos jegyek címkékkel
- Automatizálja a hétköznapi és ismétlődő válaszokat
- Valós idejű nézet a jegyekben és a bejövő e-mailekben
DragApp
DragApp egy másik csapat e-mail-kezelő szoftver, amely a privát Gmail postafiókjában található, és lehetővé teszi a bejövő megosztott e-mailek fogadását, kezelését, hozzárendelését és megválaszolását. Megoszthat csoportos e-maileket, például[email protected]”, „[email protected]” stb., és automatizálja a munkafolyamatokat szabályokkal.
Lehetővé teszi a bejövő e-mailek vizuális táblákon való rendszerezését, és megkönnyíti a belső együttműködést belső csevegéseken, jegyzeteken és megosztott piszkozatokon keresztül. Könnyen hozzárendelhet e-maileket, és nyomon követheti, hogy melyik ügynök melyik beszélgetésen dolgozik. Ezenkívül fantasztikus jelentéskészítési funkciót kínál az ügyfelek és az alkalmazottak adatainak mélyreható betekintéséhez.
Mailflow
Mailflow egy többfunkciós postafiók csapatok számára, amely rugalmas munkaterületeket kínál. Az eszköz lehetővé teszi az e-mailek egyszerű megosztását anélkül, hogy szükség lenne e-mail-továbbításra vagy másolásra a felhasználók számára. A felhasználók választhatnak belső megbeszéléseket anélkül, hogy belső szálakat küldenének az ügyfeleknek.
Az ügyfelek e-mailjei közvetlenül szinkronizálódnak a csapattal, így könnyen alkalmazkodhat minden csapathoz, például támogatáshoz, munkaerő-felvételhez, értékesítéshez, projektmenedzserhez és fejlesztőhöz.
Jellemzők
- Könnyű csapatmunka
- e-mail kezelők
- Könnyű nyomon követés és e-mail figyelés
HubSpot
Hubspot az egyik vezető megosztott postafiók, amely lehetővé teszi csapata összes e-mail címének összekapcsolását egy központi vagy univerzális postafiókkal a hatékony munkavégzés és az intelligens együttműködés érdekében. A megosztott e-mail címeket a Hubspot A Conversations Inbox univerzális nézetben tekintheti meg az összes részleg e-mailjeit, és elkerülheti, hogy egyetlen e-mailt is kihagyjon.
Útválasztási szabályokkal és termelékenységi eszközökkel rendelkezik, amelyek hatékony jegykiosztást biztosítanak, és megkönnyítik a zökkenőmentes nyomon követést.
Jellemzők
- Márkaépítés
- Univerzális postafiók a részlegek holisztikus e-mail-nézetéhez
- Chatbotok az automatikus válaszokhoz
- Élő chat és közösségi média üzenetküldés.
Kayako
Kayako hatékony eszközt kínál a megosztott e-mailek hatékony és könnyed kezelésére. Egyéni nézeteket kínál az összes beszélgetésről, és lehetővé teszi, hogy megcímkézze őket későbbi hivatkozás és gyors kezelés céljából. Az összetett lekérdezéseket automatikusan átirányíthatja szakértő támogatási szakemberekhez, és minimalizálhatja a sürgős lekérdezések válaszidejét.
Jellemzők
- Makrók és előre elkészített válaszok
- Analitika a válaszmutatókba való betekintéshez
- Többcsatornás beszélgetéskezelés
- Több harmadik féltől származó integráció
A privát jegyzetek lehetővé teszik ügynökei számára, hogy belső együttműködést végezzenek, elkerülve a válaszütközést és a beérkező levelek összezavarását. Univerzális képet kaphat az ügyfelek összes tevékenységéről is.
Segíts Scoutnak
Az Segíts Scoutnak lehetővé teszi a megosztott e-mailek hatékony fogadását, feloldását, kezelését és hozzárendelését, miközben távol tartja a zavart. Az összes támogatási kérelmet egyetlen sorba rendezheti, vagy külön postafiókokat hozhat létre a különböző márkák, részlegek és megosztott e-mail címek számára. Megkönnyíti a zökkenőmentes belső együttműködést privát jegyzetek, címkék és mentett válaszok révén. Gyorsan válthat a csevegőbeszélgetések és az e-mailek között, hogy valós időben lássa az új bejövő lekérdezéseket.
Az egyéb funkciók közé tartozik a speciális keresés, a gyorsnézetek, az értesítések és az elégedettségi értékelések, az ütközésészlelés valós idejű jelzői, az egyéni mappa, a tömeges válaszok, a munkafolyamat automatizálása stb.
HappyFox
HappyFox lehetővé teszi, hogy megosztott postaládáit mindig rendetlen és rendezett állapotban tartsa anélkül, hogy elveszítené a hatékonyságot és a bejövő e-mailek nyomon követését. Gyors migrációt tesz lehetővé a csoportos beérkező levelek – például a Gmail és az Outlook megosztott postafiókja stb. – a HappyFox Help Desk szolgáltatásba, és lehetővé teszi funkcióinak kihasználását a továbbfejlesztett támogatási funkciók érdekében.
Jellemzők
- „Feladatok” és „határidők” a szervezettség megőrzéséhez.
- Jegyelőfizetők hozzáadása
- Ütközésriasztások
- Intelligens szabályok és beépített műveletek
Az egyik megkülönböztető jellemzője, hogy minden osztályon működik, mint pl.[email protected]”, „[email protected]”, „[email protected]”, és „[email protected]”, stb. A munkaterhelést tetszés szerint oszthatja fel a „Kategóriák” funkció használatával, és sorokat hoz létre a megosztott beérkező levelek szálaiból, hogy rendezetten oldja fel azokat.
Hiver
Hiver egy egyedülálló megosztott postafiók szoftver, amely lehetővé teszi csapata számára, hogy együttműködjön a Gmailen belül, és fantasztikus ügyfélélményt biztosítson. A megosztott postafiók irányítópultja közvetlenül a személyes Gmailben található, és egyetlen kattintással delegálhatja a bejövő lekérdezéseket. Privát jegyzeteket írhat, és azonnal megoszthatja őket csapatával a zökkenőmentes együttműködés érdekében.
Jellemzők
- E-mail tulajdonjog és e-mail állapot
- Azonnali belső együttműködés a személyes Gmail postafiókból
- Automatizált munkafolyamatok és ügyfél-elégedettségi felmérések
- Használható betekintés az SLA megsértésére és a munkateher elosztására
A kulcsfontosságú mutatókat és az ügynök teljesítményét egyetlen irányítópultról is nyomon követheti. A Hiver e-mail sablonokat is kínál a gyorsabb válaszadás érdekében. Lehetővé teszi Gmail-fiókjának súgótá alakítását is. Az egyszerű átállás érdekében migrálhat a Hiver által üzemeltetett Gmailre is.
Horony
GrooveHQ az egyik legjobban megosztott postafiók-eszköz azoknak a vállalkozásoknak, amelyek jelenleg méreteződnek, és könnyed átállást keresnek. Segítségével mindent könnyedén nyomon követhet, és kezelheti a teljes megosztott postafiókot. Az összes bejövő ügyfélkommunikáció, például e-mailek, csevegés, közösségi média üzenetek, telefonbeszélgetések stb., egy helyen érkeznek.
Jegyeket rendelhet adott csapattagokhoz, együttműködhet privát jegyzetekkel, a „@megemlítések” segítségével bevonhatja a csapattagokat a hurokba, és kezelheti az ütközésészlelést. Elképesztő jelentéskészítési és nyomkövetési funkciói lehetővé teszik, hogy a legtöbbet hozza ki erőforrásaiból.
SupportBee
SupportBee egy hatékony e-mail együttműködési eszköz ismerős e-mail felülettel, és kifogástalan együttműködési funkciókat kínál. Jegyeket rendelhet adott ügynökökhöz vagy adott csapatokhoz, megjegyzéseket fűzhet hozzájuk, és szükség szerint megvitathatja őket. Ügynökei megoszthatják a válaszvázlatokat, hogy áttekintsék azokat, mielőtt elküldenék őket egy ügyfélnek.
A SupportBee a bejövő e-mailek villámgyors importjával büszkélkedhet, és rendelkezik egy automatikus frissítési funkcióval, amely nem igényel manuális frissítést. Három jegykategória létezik – megválaszolt, megválaszolatlan és archivált. Így azonnal láthatja azokat a jegyeket, amelyek azonnali figyelmet igényelnek, és elsőbbségi alapon megoldhatja azokat.
SharedBox
SharedBox egy Slackre épülő help desk és megosztott postafiókszoftver, amely lehetővé teszi az ügyfelekkel való kommunikáció kezelését és a támogatás nyújtását közvetlenül a Slack irányítópultjáról. Üzeneteket, tweeteket és e-maileket fogadhat a Slackben, és együttműködhet a megosztott e-mail- és Twitter-fiókokon is.
Minden fióknak van egy támogatási webhelye, ahol a felhasználók kezelhetik az ügyfelekkel kapcsolatos kommunikációt és válaszolhatnak rá. Több e-mailt is hozzáadhat.
Megosztott beérkező levelek eszközei: itt az ideje, hogy az e-maileket együttműködésre késztesse
Az itt megosztott megosztott postafiók-eszközök sokkal többet tesznek, mint a támogatási postafiókok egyszerű kezelése. Időt takarítanak meg, növelik az ügyfelek elégedettségét és javítják az ügyfélszolgálati csapat termelékenységét. Ezen túlmenően segítenek az átlátható és elszámoltatható szervezeti kultúra kialakításában, és elősegítik a láthatóságot az egész rendszerben.
Létrehozhat útválasztási szabályokat, elmentheti a válaszokat támogatás céljából, a potenciális ügyfelek generálását robotpilótra állíthatja egy chatbot létrehozásával, és több kontextust hozhat a beszélgetéseibe.
Tehát fektessen be ezen eszközök bármelyikébe, és adja meg vállalkozásának a megfelelő előnyt!