Microsoft Planner ist ein benutzerfreundliches Tool, doch einige seiner besonders nützlichen Funktionen sind nicht sofort ersichtlich. Wenn Sie bisher lediglich Aufgaben erstellt und verschoben haben, entdecken Sie hier sechs Möglichkeiten, wie Sie Planner noch effektiver nutzen können. Hier finden Sie alles Wissenswerte.
Aufgabenbenachrichtigungen aktivieren
Falls Sie Planner bereits mit Ihrem Outlook verknüpft haben, erhalten Sie wahrscheinlich schon Benachrichtigungen zu Fälligkeitsterminen. Doch es gibt eine zusätzliche Benachrichtigungsfunktion, die es Ihnen erlaubt, informiert zu werden, sobald Ihnen Aufgaben zugeteilt werden.
Klicken Sie dazu in der oberen rechten Ecke des Microsoft Planner auf das Zahnradsymbol für die Einstellungen und wählen Sie anschließend die Option „Benachrichtigungen“.
Es öffnet sich das Bedienfeld für die Benachrichtigungseinstellungen. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Speichern“.
Wenn Sie „Jemand weist mir eine Aufgabe zu“ auswählen, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail, Microsoft Teams (sofern Sie Teams nutzen) und auch als Push-Benachrichtigung auf Ihrem Mobilgerät (sofern Sie die App installiert haben). Diese Funktion erweist sich als besonders nützlich, wenn Sie im Team arbeiten, selbst wenn nur Sie und Ihr Kollege Planner für die Aufgabenorganisation verwenden.
Die Option „Eine mir zugewiesene Aufgabe ist zu spät, heute fällig oder in den nächsten 7 Tagen fällig“ sendet Ihnen bei Bedarf eine E-Mail-Benachrichtigung, falls Sie im Zeitplan hinterherhinken. Diese Funktion kann zwar sehr effektiv sein, um Sie an Fristen zu erinnern, sie kann aber auch als demotivierend empfunden werden. Ob Sie diese Option aktivieren, hängt stark von Ihren persönlichen Vorlieben und Ihrem Arbeitsstil ab.
Wir bevorzugen Systeme, die Sie dabei unterstützen, Aufgaben zu erledigen, daher tendieren wir eher zur letzteren Option. Die Wahl ist jedoch letztlich eine Frage des persönlichen Geschmacks.
Pläne zu den Favoriten hinzufügen
Wenn Sie Planner verwenden, werden Ihre Pläne im Bereich „Letzte Pläne“ in der Seitenleiste angezeigt.
Dies ist zwar praktisch, wenn Sie nur wenige Pläne haben, doch wenn Sie viele Pläne verwalten müssen – insbesondere in einem Unternehmensumfeld, in dem Sie möglicherweise unerwartet zu Plänen hinzugefügt werden – kann der Bereich „Letzte Pläne“ schnell unübersichtlich werden.
Sie können Pläne stattdessen auch zum Bereich „Favoriten“ in der Seitenleiste hinzufügen. Dadurch können Sie selbst bestimmen, welche Pläne angezeigt werden und Ihre wichtigsten Pläne leichter finden.
Um einen Plan zu den Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie auf das Sternsymbol neben dem entsprechenden Plannamen.
Der Plan wird dann umgehend in den Favoritenbereich der Seitenleiste verschoben.
Um einen Plan aus Ihren Favoriten zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Sternsymbol. Der Plan wird dann wieder in den Bereich „Letzte Pläne“ verschoben.
Aufgabengruppierung anpassen
Standardmäßig werden Ihre Aufgaben in die von Ihnen verwendeten Buckets (z.B. „To-Do“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) gruppiert. Doch das ist nicht die einzige Möglichkeit. Planner bietet Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben auch nach anderen Kriterien wie Fälligkeitsdatum, Verantwortlicher, Priorität usw. zu ordnen.
Um die Aufgabengruppierung zu ändern, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Nach Bucket gruppieren“.
Wählen Sie eine andere Eigenschaft, nach der Sie Ihre Aufgaben sortieren möchten. Die Aufgaben werden dann automatisch neu angeordnet. Wenn Sie zum Beispiel „Priorität“ wählen, werden Ihre Aufgaben in neue Prioritäts-Buckets gruppiert.
Um zur ursprünglichen Anzeige in den Buckets zurückzukehren, klicken Sie einfach erneut auf „Gruppieren nach“ und wählen Sie „Bucket“.
Diese Funktion ist besonders nützlich, um Aufgaben nach Fälligkeitsdatum zu ordnen oder, wenn Sie in einem Team arbeiten, nach dem zuständigen Mitarbeiter. So können Sie sehen, wer überlastet ist und wer möglicherweise freie Kapazitäten hat. Wenn Sie mit einem farbigen Etikettensystem arbeiten, können Sie zudem alle Aufgaben zu einem bestimmten Projekt anzeigen, indem Sie nach Etiketten gruppieren.
Aufgaben nach bestimmten Kriterien filtern
Neben der Gruppierung können Sie Ihre Aufgaben auch filtern, um nur die gewünschten Aufgaben anzuzeigen. In einem Teamplan ist dies besonders nützlich, um z.B. nur Ihre Aufgaben oder Aufgaben mit einem bestimmten Etikett anzuzeigen.
Um Aufgaben zu filtern, klicken Sie oben rechts auf „Filter“.
Klicken Sie auf eine der Eigenschaften, um einen Filterwert auszuwählen. Im Beispiel wählen wir „Dringend“ aus der Eigenschaft „Priorität“.
Der Plan zeigt jetzt nur noch Aufgaben mit der Priorität „Dringend“ an.
Sie können auch mehrere Filter gleichzeitig anwenden. So können Sie z.B. nach dringenden Aufgaben mit einem gelben Etikett filtern, die Jane zugewiesen sind und nächste Woche fällig sind.
Wenn die Eigenschaften nicht spezifisch genug sind, können Sie auch innerhalb der Aufgaben nach Schlüsselwörtern suchen.
Dadurch werden alle Aufgaben angezeigt, deren Titel das Schlüsselwort enthält. Um den Filter zu entfernen, klicken Sie erneut auf „Filter“ und wählen dann „Löschen“.
Je mehr Aufgaben in Ihrem Planner enthalten sind, desto nützlicher wird die Filterfunktion.
Statistiken zu Ihrem Plan generieren
Für Manager, die über die Arbeit ihres Teams berichten müssen, sind Statistiken unerlässlich. Planner bietet Ihnen einige grundlegende Diagramme, die Ihnen einen guten Überblick über den aktuellen Status Ihres Plans verschaffen.
Um auf die Planner-Diagramme zuzugreifen, klicken Sie oben im Plan auf „Diagramme“.
Sie erhalten dann einige Visualisierungen des aktuellen Plans.
Weiter unten auf der Seite finden Sie zudem eine Aufschlüsselung der Aufgaben nach Priorität und Verantwortlichen. Diese Diagramme sind zwar nützlich, aber nicht sehr detailliert oder anpassbar. Für detailliertere Analysen können Sie Ihren Plan nach Excel exportieren und dort eigene Diagramme erstellen oder die Tabelle in ein Tool wie Power BI importieren.
Um den Plan zu exportieren, klicken Sie auf die drei Punkte oben im Plan und wählen Sie dann „Plan nach Excel exportieren“.
Dadurch wird eine Tabelle erstellt, die eine Momentaufnahme der Plan- und Aufgabendaten enthält. Sie können diese Tabelle verwenden, um Ihre eigenen Visualisierungen zu erstellen.
Die Planner Mobile App installieren
Wenn Sie Ihre Pläne auch unterwegs einsehen möchten, benötigen Sie die Planner-App für Mobilgeräte. Microsoft hat die Installation sehr einfach gestaltet, ohne dass Sie den App Store bemühen müssen. Klicken Sie einfach auf den Link „Get The Planner App“ unten in der Seitenleiste.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Telefonnummer eingeben können. Microsoft sendet Ihnen dann einen Download-Link zum passenden App Store. Wenn Sie Ihre Telefonnummer nicht verwenden möchten oder ein Tablet ohne Telefonnummer nutzen, können Sie stattdessen auch eine E-Mail-Adresse eingeben.
Installieren Sie die App wie gewohnt und Sie haben Ihre Aufgaben stets im Blick, ohne einen Laptop mitnehmen zu müssen.