To-Do-Listen-Programme können die Produktivität erheblich steigern, aber es besteht immer die Gefahr, dass sie nur zu einer weiteren Liste werden. Mit Microsoft Planner können Sie Aufgaben automatisch Ihrem Kalender hinzufügen, sodass Sie stets über anstehende Fristen informiert sind.
Wir haben die Grundlagen von Microsoft Planner bereits behandelt. Zur kurzen Erinnerung: Planner ist eine Aufgabenverwaltungs-App, die in Office 365 (O365) enthalten ist. Sie ist für jeden mit einem kostenpflichtigen O365-Abonnement verfügbar, unabhängig davon, ob es sich um ein persönliches Abonnement oder eine Unternehmenslizenz handelt.
Planner ermöglicht es Ihnen, Aufgaben aus einem Plan durch Erstellung eines Veröffentlichungslinks zu einem Kalender hinzuzufügen. Dies ermöglicht es jedem, der den Link hat, die Aufgaben in seinen Kalender zu importieren. Diese Funktion ist besonders nützlich für Teamplanungen, da jeder die Fälligkeitstermine der Aufgaben einsehen kann.
Es ist wichtig zu wissen, dass Sie diesen Link nicht zwingend mit anderen teilen müssen (und es handelt sich um einen extrem langen Link, den niemand versehentlich erraten oder finden könnte), sodass Ihre Planner-Daten stets geschützt sind.
Erstellen eines Microsoft Planner-Links
Um einen Veröffentlichungslink zu erstellen, rufen Sie die Microsoft Planner-Website auf und melden Sie sich mit Ihren O365-Kontodaten an.
Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Plan aus, den Sie Ihrem Kalender hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Option „Planen“ und wählen Sie dann „Plan zum Outlook-Kalender hinzufügen“.
Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf die Option „Veröffentlichen“.
An diesem Punkt stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. Sie können die Planner-Aufgaben zu Ihrem Outlook-Kalender hinzufügen, indem Sie auf „Zu Outlook hinzufügen“ klicken, oder Sie können den „iCalendar-Link“ kopieren und die Planner-Aufgaben in eine beliebige Kalendersoftware importieren.
Hinzufügen des Planers zu Ihrem Outlook-Kalender
Wenn Sie auf „Zu Outlook hinzufügen“ klicken, wird Ihr Outlook-Kalender geöffnet und zeigt das iCalendar-Abonnement zur Bestätigung an.
Ändern Sie den Anzeigenamen des Kalenders und klicken Sie dann auf „Speichern“.
Der Planner-Kalender wird im Bereich „Andere Kalender“ angezeigt. Aufgaben im Kalender werden am Fälligkeitsdatum der Aufgabe angezeigt.
Es kann einige Zeit dauern, bis Outlook die Aufgaben aus einem veröffentlichten Kalender aktualisiert und übernommen hat. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn sie nicht sofort sichtbar sind.
Teilen des Planers mit einem anderen Kalender
Wenn Sie die Planer-Aufgaben zu einem anderen Kalender hinzufügen möchten – sei es Ihrem eigenen oder dem einer anderen Person – wählen Sie den gesamten iCalendar-Link aus und kopieren Sie ihn mit STRG+C unter Windows oder CMD+C auf einem Mac.
Sie können den Link jetzt entweder mit jemand anderem teilen oder zu Ihrem eigenen Kalender hinzufügen. Das Hinzufügen eines iCalendar-Links ist ganz einfach, egal ob Sie Google Kalender, Apple Kalender oder einen anderen Outlook-Kalender verwenden.
Beenden der Freigabe Ihres Planner-Kalenders
Wenn Sie die Freigabe Ihrer Microsoft Planner-Aufgaben beenden möchten, klicken Sie in der Anwendung auf die drei Punkte neben der Option „Planen“ und wählen Sie dann erneut „Plan zum Outlook-Kalender hinzufügen“.
Wählen Sie nun die Option „Veröffentlichung aufheben“.
Dadurch wird der Link entfernt und verhindert, dass Personen, die den Link verwendet haben, Aktualisierungen erhalten.