Angesichts der Tatsache, dass Microsoft PowerPoint-Präsentationen oft eine Fülle von Bildern, GIFs, eingebetteten Videos, Diagrammen, Grafiken und anderen Elementen enthalten, ist es kaum verwunderlich, dass die resultierenden Dateien beträchtliche Größen erreichen können. Hier sind einige Ansätze, mit denen Sie die Dateigröße Ihrer Präsentation verringern können.
Umfangreiche Dateien können lästig sein. Sie beanspruchen wertvollen Speicherplatz, verlangsamen die Darstellungsgeschwindigkeit und können dazu führen, dass E-Mails aufgrund überschrittener Größenbegrenzungen nicht zugestellt werden. Diese Probleme lassen sich durch die Reduzierung der Dateigröße Ihrer Präsentation vermeiden.
Wie bereits erwähnt, sind Bilder ein zentraler Aspekt bei der Dateigrößenreduktion – und das aus gutem Grund. Bilddateien können sehr groß sein. Es gibt Möglichkeiten, ihre Größe zu reduzieren, etwa durch Komprimierung der Bilder in der Präsentation. Wenn Sie vermuten, dass Ihre PowerPoint-Datei aufgrund von Bildern sehr groß ist, sollten Sie unseren Artikel zur Reduzierung der Größe von Office-Dokumenten mit Bildern konsultieren.
Zusätzlich zu diesen Schritten haben wir noch weitere Ratschläge, falls die Dateigröße Ihrer Präsentation weiterhin zu hoch ist.
Umwandlung in das PPTX-Format
Microsoft führte das PPTX-Format mit Office 2007 ein. Dennoch sind PPT-Dateien immer noch im Umlauf. Was ist also der Unterschied zwischen PPT und PPTX? Die PPTX-Version komprimiert den gesamten Inhalt der Präsentation. Eine Konvertierung von PPT zu PPTX führt somit in der Regel zu einer geringeren Dateigröße.
Die Konvertierung ist einfach und erfolgt über eine Schaltfläche zur Auswahl des Dateityps. Öffnen Sie Ihre PPT-Datei, wählen Sie „Datei“ und klicken Sie auf „Konvertieren“.
Es öffnet sich der Windows-Datei-Explorer. Der „Speichern unter“-Typ ist auf „PowerPoint-Präsentation“ voreingestellt, was dem PPTX-Dateityp entspricht. Klicken Sie auf „Speichern“.
Ihre PPT-Datei wird nun in PPTX umgewandelt. Wie Sie sehen, hat sich die Dateigröße dadurch reduziert.
„HTG Presentation 2“ ist unsere ursprüngliche PPT-Datei, während „HTG Presentation 3“ die konvertierte PPTX-Datei ist. Allein durch die Konvertierung des Dateityps wurde die Größe um 335 KB reduziert.
Dies mag zwar keine dramatische Reduzierung sein, aber in einem Word-Dokument konnten wir die Dateigröße von 6.001 KB auf 721 KB senken. Das Ergebnis hängt stark vom Inhalt der Datei ab. Möglicherweise ist dies schon der einzige notwendige Schritt. Wenn nicht, lesen Sie weiter.
Bilder einfügen statt kopieren und einfügen
Es ist verlockend, Bilder in PowerPoint zu kopieren und einzufügen, anstatt die Funktion zum Einfügen zu nutzen. Wenn die Dateigröße keine Rolle spielt, mag dies kein Problem sein. Andernfalls sollten Sie das Kopieren und Einfügen vermeiden, da Bilder dabei in das BMP- oder PNG-Format umgewandelt werden können. Diese Formate sind größer als JPG.
Im obigen Screenshot sehen Sie, dass die PNG-Datei 153 KB groß ist, im Vergleich zu einer 120 KB großen JPG-Datei desselben Bildes. Jedes Mal, wenn eine JPG-Datei kopiert und in PowerPoint eingefügt wird, kann sie zu PNG konvertiert werden, wodurch die Präsentation unnötig größer wird. Durch die Nutzung der Einfügefunktion wird gewährleistet, dass Bilder wie gewünscht eingefügt werden.
Bildbearbeitung in einem Bildbearbeitungsprogramm vornehmen
Wenn Sie ein Bild in PowerPoint einfügen, sollte es idealerweise nicht mehr bearbeitet werden müssen. Falls doch, führen Sie die Bearbeitung besser in einem Bildbearbeitungsprogramm durch. Warum? Wenn Sie PowerPoint zur Bildbearbeitung nutzen, werden diese Änderungen in der Präsentation gespeichert. Ändern Sie zum Beispiel ein Bild in Schwarzweiß, behält PowerPoint trotzdem das Farbbild bei. Das führt zu einer Menge unnötiger Daten.
Sollten Sie kein Bildbearbeitungsprogramm haben (was jedoch unwahrscheinlich ist) oder PowerPoint verwenden müssen, können Sie PowerPoint anweisen, überschüssige Daten aus den Bearbeitungen zu entfernen. Dies spart zwar weniger Speicherplatz als ein dediziertes Programm, hilft aber trotzdem.
Alle Bilder in der Präsentation komprimieren
Bilder lassen sich in PowerPoint einzeln oder gesammelt komprimieren. Um alle Bilder gleichzeitig zu komprimieren, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie Ihre Präsentation, klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Speichern unter“ im linken Menü.
Wählen Sie „Weitere Optionen“, unterhalb des Bereichs, in dem Sie die Datei benennen und den Dateityp auswählen.
Es öffnet sich das Fenster „Speichern unter“, mit zusätzlichen Optionen. Klicken Sie auf „Tools“ neben der Schaltfläche „Speichern“.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Bilder komprimieren“.
Es erscheint das Fenster „Bilder komprimieren“. Hier können Sie die Auflösung der Bilder (in PPI) für die Präsentation auswählen. Zudem sehen Sie, dass unter „Komprimierungsoptionen“ die Option „Nur auf dieses Bild anwenden“ nicht auswählbar ist. Dies ist auf die Art des Zugriffs auf dieses Tool zurückzuführen.
Hinweis: Zum Komprimieren eines einzelnen Bildes, wählen Sie es aus und gehen Sie zu Bildtools-Format > Bilder komprimieren.
Wenn Sie mit Ihren Auswahlen zufrieden sind, klicken Sie auf „OK“.
Vergessen Sie nicht, Ihre Präsentation anschließend zu speichern.
Eingebettete Schriftarten vermeiden
Das Einbetten von Schriftarten mag aus bestimmten Gründen sinnvoll erscheinen, etwa wenn die Präsentation spezielle Schriftarten verwendet, die nicht auf jedem Computer vorhanden sind. Das Einbetten vermeidet Probleme mit der Darstellung, erhöht aber die Dateigröße.
Wir empfehlen, das Einbetten von Schriftarten zu deaktivieren, außer wenn eine bestimmte Schriftart unbedingt benötigt wird.
Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie unten links „Optionen“.
Deaktivieren Sie auf der Registerkarte „Speichern“ das Kontrollkästchen „Schriftarten in Datei einbetten“ und klicken Sie auf „OK“.
Wir haben eine Kopie unserer Präsentation mit allen eingebetteten Schriftarten, eine ohne eingebettete Schriftarten und eine mit nur den tatsächlich in der Präsentation verwendeten Schriftarten gespeichert. Hier ist der Größenunterschied:
Überzeugt?
Dateien verlinken statt einzubetten
Bedenken Sie den Unterschied in der Dateigröße, wenn Sie ein ganzes YouTube-Video in Ihre Präsentation einbetten, anstatt darauf zu verlinken. Das Einbetten eines Videos erhöht die Größe erheblich. Das Einbetten hat zwar Vorteile, etwa wenn der Empfänger keinen Internetzugang zum Abspielen hat, aber wenn die Dateigröße wichtig ist, sollten Sie das Einbetten vermeiden.
Kein Miniaturbild für die Präsentation speichern
Früher konnte man in Office Miniaturansichten der Präsentation speichern, um eine Vorschau im Datei-Explorer zu erhalten. Moderne Windows-Systeme benötigen diese Funktion jedoch nicht mehr. Die Option ist aber dennoch vorhanden.
Wir haben einen Test durchgeführt, um den Unterschied in der Dateigröße zu untersuchen. Hier die Ergebnisse:
Mit aktivierter Miniaturansicht betrug die Dateigröße 2.660 KB. Ohne aktivierte Option reduzierte sie sich auf 2.662 KB, was 7 KB Ersparnis brachte.
Dies ist zwar eine geringe Reduzierung, aber in einem Word-Dokument war der Unterschied mit 721 KB (ohne) und 3.247 KB (mit) deutlich größer.
Obwohl der Unterschied zwischen den Anwendungen erheblich ist, sollte man diese Option in Betracht ziehen. Zum Deaktivieren öffnen Sie die Präsentation, gehen Sie zu „Datei“ und wählen Sie „Eigenschaften“ rechts und dann „Erweiterte Eigenschaften“.
Sie befinden sich nun im Reiter „Zusammenfassung“ des Eigenschaften-Fensters. Deaktivieren Sie unten das Kontrollkästchen neben „Vorschaubild speichern“ und klicken Sie auf „OK“.
Persönliche und versteckte Informationen entfernen
Microsoft Office speichert persönliche Informationen, wie den Autornamen, und versteckte Eigenschaften in der Präsentation. Durch das Entfernen dieser Informationen lässt sich Speicherplatz sparen.
Öffnen Sie die Präsentation, gehen Sie zu „Datei“, wählen Sie „Auf Probleme überprüfen“ und dann „Dokument prüfen“.
Es erscheint das Fenster „Dokumenteninspektor“. Stellen Sie sicher, dass „Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen“ aktiviert ist und klicken Sie auf „Inspizieren“.
Wählen Sie im nächsten Fenster „Alle entfernen“. Die Informationen werden entfernt und etwas Speicherplatz wird eingespart.
Automatische Wiederherstellung deaktivieren
Wir empfehlen dies nicht unbedingt und nur als letzten Ausweg. Die automatische Wiederherstellung ist ein wichtiges Werkzeug in Office, das Sie bei einem Verlust von ungespeicherten Dokumenten schützt.
Jedes Mal, wenn Office die automatische Wiederherstellung nutzt, wird die Dateigröße etwas erhöht. Zum Deaktivieren gehen Sie zu „Datei“ und wählen Sie unten links „Optionen“.
Deaktivieren Sie auf der Registerkarte „Speichern“ im Fenster „Optionen“ das Kontrollkästchen neben „Informationen zur automatischen Wiederherstellung alle xx Minuten speichern“.
Wenn Sie die Präsentation speichern und sofort schließen, wird kein Unterschied feststellbar sein. Mit der Zeit fügt die automatische Wiederherstellung jedoch KB zu Ihrer Datei hinzu.
Alles in eine neue Präsentation kopieren
Während Sie an Ihrer Präsentation arbeiten, speichert PowerPoint verschiedene Daten im Hintergrund. Wir haben bereits beschrieben, wie man viele dieser Funktionen deaktiviert. Das Kopieren Ihrer Inhalte in eine neue Präsentation kann eine Lösung sein.
Dies ist möglicherweise mühsam, da jede Folie einzeln kopiert werden muss. Aber die neue Präsentation enthält dann keine der vorherigen Hintergrundspeicherungen oder Auto-Wiederherstellungsinformationen mehr. Dies kann zu einer geringeren Dateigröße führen.
Wie stark die Dateigröße reduziert wird, ist unklar, da jede Präsentation anders ist, aber es ist einen Versuch wert.
Eine Methode: Entpacken und komprimieren
Wie bereits erwähnt, ist eine PPTX-Datei eine komprimierte Datei. Sie können sie mit einem Tool wie 7-Zip oder WinRar öffnen, alle Dateien extrahieren, zu einem komprimierten Archiv hinzufügen und die Dateiendung des Archivs wieder in PPTX ändern.
Wir haben dabei jedoch einige Probleme festgestellt.
In Tests konnte die Dateigröße eines Word-Dokuments von 721 KB auf 72 KB reduziert werden, jedoch wurde die Datei dabei beschädigt. Bei einem Test mit einer 2.614 KB großen Datei wurde diese nicht beschädigt, die Größe jedoch nur um 20 KB auf 2.594 KB reduziert. Wir sind uns nicht sicher, welche Faktoren hier eine Rolle spielen, daher sollte man unbedingt eine Sicherungskopie der Datei anlegen.
Dies sind alle unsere Tipps zur Reduzierung der Dateigröße von PowerPoint-Präsentationen. Wir sind stets auf der Suche nach neuen Methoden zur Dateigrößenreduktion. Wenn Sie Tipps haben, lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!