Mit Google Tabellen können repetitive Abläufe mithilfe von Makros automatisiert werden. Diese Makros lassen sich dann an Tastenkombinationen koppeln, was eine rasche Ausführung ermöglicht. Im Hintergrund arbeitet Google Apps Script, das Ihre Aktionen aufzeichnet und für zukünftige Nutzung speichert.
Was sind Makros?
Ein Makro, auch Makrobefehl genannt, ist eine spezifische Abfolge von Handlungen, die dazu dient, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und somit die Effizienz zu steigern. Die Funktionsweise besteht darin, dass Ihre Aktionen aufgezeichnet und in einer Datei abgelegt werden, die an das jeweilige Tabellenblatt gebunden ist.
Sobald Sie in Google Tabellen ein Makro aufzeichnen, generiert das System automatisch ein Apps Script, das den gesamten Code enthält, um Ihre Aktionen zu reproduzieren. Das bedeutet, dass Sie auch ohne Programmierkenntnisse komplexe Makros erstellen können. Wenn Sie ein Makro später ausführen, erledigt Google Tabellen alle Schritte, die Sie bei der Aufzeichnung vorgenommen haben. Im Grunde genommen bringen Sie Google Tabellen bei, wie es ein Dokument nach Ihren Vorgaben mit nur einem Befehl bearbeiten kann.
Makros sind ein sehr mächtiges Werkzeug und können im Prinzip alles ausführen, was Google Tabellen auch kann. Hier sind einige Beispiele:
- Formatierungen und Stile anwenden
- Komplett neue Tabellen erstellen
- Jegliche Funktion, Symbolleiste, Menü oder Features von Google Tabellen nutzen.
Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.
So zeichnen Sie ein Makro in Google Tabellen auf
Öffnen Sie zunächst eine Google-Tabelle und navigieren Sie zu „Tools > Makros > Makro aufzeichnen“.
Daraufhin wird am unteren Rand des Fensters ein Menü mit zwei Optionen zur Aufzeichnung Ihrer Aktionen eingeblendet:
- Absolute Referenzen: Das Makro wird Aktionen ausschließlich in den exakt aufgezeichneten Zellen ausführen. Wenn Sie beispielsweise Zelle B1 kursiv setzen, wird das Makro immer nur B1 kursiv setzen, egal welche Zelle Sie anklicken.
- Relative Referenzen: Das Makro wird Aktionen in den ausgewählten Zellen ausführen, unabhängig von ihrer Position in der Tabelle. Wenn Sie also B1 und C1 kursiv setzen, können Sie dasselbe Makro später verwenden, um D1 und E1 kursiv zu setzen.
Wählen Sie die gewünschte Referenzart und beginnen Sie mit dem Klicken und Formatieren. Sie bringen Google Tabellen bei, in welcher Reihenfolge die Aktionen wiederholt werden sollen.
Sobald Sie alle gewünschten Aktionen für dieses Makro aufgezeichnet haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Vergeben Sie einen Namen für Ihr Makro. Sie können auch Kurzbefehle für bis zu zehn Makros festlegen. Wenn Sie ein Makro an eine Tastenkombination binden möchten, geben Sie eine Zahl zwischen 0 und 9 in das dafür vorgesehene Feld ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.
Um den Namen oder die Verknüpfung eines Makros anzupassen, können Sie es unter „Tools > Makros > Makros verwalten“ bearbeiten.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im sich öffnenden Fenster vor und klicken Sie anschließend auf „Aktualisieren“.
Beim nächsten Drücken der für das Makro definierten Tastenkombination wird dieses ausgeführt, ohne dass Sie das Makro-Menü über die Symbolleiste öffnen müssen.
So führen Sie ein Makro in Google Tabellen aus
Wenn Ihr Makro mit absoluten Referenzen arbeitet, können Sie es über die entsprechende Tastenkombination ausführen oder unter „Tools > Makros > Ihr Makro“ die jeweilige Option auswählen.
Nutzt Ihr Makro relative Referenzen, markieren Sie zunächst die Zellen in der Tabelle, auf die das Makro angewendet werden soll. Anschließend führen Sie es über die Tastenkombination oder via „Tools > Makros > Ihr Makro“ aus.
So importieren Sie Makros
Wie bereits erwähnt, ist ein Makro an die Tabelle gebunden, in der es aufgezeichnet wurde. Was aber, wenn Sie ein Makro aus einer anderen Tabelle nutzen möchten? Hier ist eine kleine Hilfestellung:
Da aufgezeichnete Makros als Funktionen in Google Apps Script gespeichert werden, müssen Sie zum Importieren eines Makros die Funktion kopieren und in die Makrodatei der neuen Tabelle einfügen.
Öffnen Sie die Google-Tabelle, die das zu kopierende Makro enthält, und gehen Sie auf „Tools > Makros > Makros verwalten“.
Klicken Sie nun auf das „Mehr“-Symbol neben dem Makro, das Sie kopieren möchten, und wählen Sie anschließend „Skript bearbeiten“.
Alle Makros werden in derselben Datei abgelegt. Wenn Sie mehrere Makros erstellt haben, kann es sein, dass Sie diese erst suchen müssen. Der Name der Funktion entspricht dem Namen, den Sie bei der Erstellung vergeben haben.
Markieren Sie die zu kopierenden Makros und drücken Sie Strg + C. Achten Sie darauf, wirklich alles inklusive des abschließenden Semikolons zu kopieren.
Öffnen Sie nun die Zieltabelle, in die das Makro importiert werden soll, und gehen Sie zu „Tools > Makros > Makro aufzeichnen“.
Klicken Sie direkt auf „Speichern“, ohne eine Aktion aufzuzeichnen. Dies erzeugt eine Platzhalterfunktion in der Makrodatei der Tabelle. Diese Funktion werden wir später wieder löschen.
Klicken Sie erneut auf „Speichern“.
Öffnen Sie nun Google Apps Script über „Tools > Script Editor“ und öffnen Sie anschließend die Datei „macros.gs“ auf der linken Seite. Löschen Sie die bestehende Funktion und fügen Sie mit Strg + V das Makro aus der anderen Tabelle ein.
Speichern Sie das Skript mit Strg + S, schließen Sie den Tab und kehren Sie zu Ihrer Tabelle zurück.
Ihre Tabelle liest die „macros.gs“-Datei und sucht nach Änderungen. Wird eine neue Funktion erkannt, können Sie mithilfe der Importfunktion ein Makro aus einer anderen Tabelle hinzufügen.
Klicken Sie anschließend auf „Tools > Makros > Importieren“.
Klicken Sie abschließend auf „Funktion hinzufügen“ unter dem Makro, das Sie einfügen möchten.
Leider müssen Sie das Makro manuell an eine Tastenkombination binden. Befolgen Sie dazu einfach die oben genannten Anweisungen, um das Makro in mehreren Tabellen verwenden zu können.
Das ist alles, was Sie zum Erstellen und Verwenden von Makros in Google Tabellen wissen müssen. Es gibt nahezu keine Grenzen für die Aufgaben, die Sie für Ihre Tabellen automatisieren können, wodurch Sie wertvolle Zeit bei repetitiven Aufgaben sparen.