A projektek kezelése és a dolgok fontossági sorrendbe állítása túl bonyolulttá válik számodra? Milyen jó lenne, ha lenne mód arra, hogy segítsen megérteni, mely feladatok milyen figyelmet és energiát igényelnek.
Itt jön képbe az Impact Effort Matrix vagy a 2×2 mátrix. Ez egy olyan eszköz, amely leegyszerűsíti a prioritások meghatározását, és segít a csapatoknak és az egyéneknek újra kapcsolódni a céljaikhoz, és azonosítani a végrehajtható lépéseket a munka megkezdéséhez.
Ha egy könnyű hatáskifejtési mátrixsablont keres, ez a cikk kiváló bevezető. Először azonban ismerkedjünk meg az ütési erőkifejtés mátrixának alapjaival.
Tartalomjegyzék
Mi az Impact Effort Matrix?
Az Impact Effort Matrix vagy a 2×2 mátrix nem más, mint a vállalkozások és magánszemélyek által a feladatok hatékony rangsorolására használt eszköz. A rangsorolás úgy történik, hogy elemezzük a feladathoz szükséges erőfeszítést, és összehasonlítjuk a feladat által kifejtett hatással.
A behatási erőfeszítések mátrixát többnyire úgy hozzuk létre, hogy a csapattal közösen gondolkodunk. Ezzel azonosíthatja a feladatok és projektek teljes számát az összes csapattag számára. Ezután kitalálhatja e feladatok fontosságát és sürgősségét.
Ezzel a gyakorlattal meghatározhatja azoknak a feladatoknak a sorrendjét, amelyeket el kell végezni a legjobb hatás eléréséhez a legkisebb erőfeszítéssel.
Általában a legkisebb erőfeszítéssel és a legnagyobb hatással járó feladatokra kell összpontosítania. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az alacsony erőfeszítés és az alacsony hatású feladatok haszontalanok. Néha még ezek is segíthetnek valamilyen módon.
Az Impact Effort Matrix 4 kvadránsa
Az ütközési erőkifejtés mátrixának 4 kvadránsa az alábbiak szerint látható:
Ezt a négy blokkot úgy választják el, hogy az Impact az X tengelyen és az Erőfeszítés az y tengelyen vannak. Mindegyik blokk a következő:
#1. Gyors győzelem – kis erőfeszítés és nagy hatás
Ez a blokk minden olyan feladatot tartalmaz, amely könnyen vagy gyorsan elvégezhető, de jelentős hatással van a vállalatra vagy az Ön munkájára. Az ebben a blokkban lévő feladatok a legmagasabb prioritásúak.
#2. Főbb projektek – nagy erőfeszítés és nagy hatás
Ez a blokk magában foglalja az összes olyan feladatot, amely jelentős erőfeszítést igényel és hatalmas hatással bír. Ezeket a vállalat hosszú távú céljainak tekintik, és méltán magas prioritást élveznek.
#3. Kitöltések – Alacsony erőfeszítés és csekély hatás
Ez a blokk tartalmazza az összes olyan feladatot, amely könnyen elvégezhető, de nem biztosít elég nagy hatást. Tehát nem a blokk alá tartozó feladatok a legnagyobb prioritás.
Ezeket a feladatokat azonban továbbra is elvégezheti extra idejében, vagy amikor nem érzi magát produktívnak, csak azért, hogy ezeket a feladatokat elkerülje.
#4. Hálátlan feladatok – Nagy erőfeszítés és alacsony hatás
Ez a blokk minden olyan feladatot tartalmaz, amelyek sok időt és erőfeszítést igényelnek, de nem biztosítanak kellő hatást. Ezek a feladatok rendkívül feleslegesek, és ha minden más feladatot el kell végezni, akkor ezeket elhagyni kell.
Mikor használjunk Impact Effort Matrixot?
A hatás-erőfeszítési mátrixon mindig dolgozni kell, ha Önnek vagy csapatának több projektje vagy feladata van, amelyek számos potenciális előnyt kínálnak.
Akkor is szüksége van rá, ha nem tudja, mi a legjobb lépés, vagy eldönti, hol kezdje.
A 2×2-es mátrix néha még a munkafolyamat megszervezésében is segíthet, és zűrzavarmentessé teheti azt.
Általában az induló vállalkozásoknak vagy a kisebb szervezeteknek rengeteg különböző munkájuk van, amelyet egy nagyon kis embercsoportnak kell elvégeznie. Egy ilyen kaotikus struktúrában sok ötlet és projekt akadályba ütközhet. Tehát egy mátrix rendezheti ezt a rendetlenséget, és elindíthatja a szervezetet.
Íme egy lista azokról a lenyűgöző előnyökről, amelyeket az erőfeszítési mátrix nyújt Önnek és csapatának:
Az Impact Effort Matrix előnyei
#1. Tartson mindenkit a hurokban és szinkronizáljon
A hatáskifejezés mátrixának a legjobb előnye valójában az, ahogy mindenkit egy oldalra állít a cél elérése érdekében. Csapata hatáskifejezési mátrixsablonokat is használhat a munka megszervezéséhez.
#2. Az erőforrások és elosztásuk optimalizálása
Ha tudja, hogy milyen feladatokat kell elvégezni, és mikor kell azokat elvégezni, akkor kezelheti és megfelelően oszthatja el erőforrásait. Tehát a kritikus erőforrásokat a kiemelt feladatokhoz tartják fenn.
#3. Munkafeladatok sorozatát hoz létre, és rangsorolja a feladatokat
A hatáskifejezés mátrixa segít létrehozni egy prioritás alapján szervezett cselekvési/feladatsort. Ez egy lineáris útvonalat hoz létre a csapat számára, amelyet végig kell követnie.
#4. Összehangolja a csapatot a vállalat céljaival
A prioritást élvező feladatok megtalálása mellett a mátrix azt is megmagyarázza, hogy miért kell a feladatokat rangsorolni. Tehát a csapat megérti a mögöttes célokat, és viszont megérti a vállalat céljait.
#5. Időmegtakarítás és maximális hatékonyság a munkafolyamatban
A mátrix segítségével elkerülheti, hogy olyan dolgokkal töltsön időt, amelyek túl sok időt igényelnek a kisebb hatás érdekében. Így a munkafolyamat időérzékenyebbé válik, és a munka hatékonysága nő.
Bármilyen egyszerűnek tűnik is az ütési erőfeszítés mátrixa, még mindig van néhány dolog, amit megtehet a gyakorlat előnyeinek és hasznosságának maximalizálása érdekében.
Tippek az Impact Effort Matrix megkönnyítéséhez
#1. Határozzon meg egyértelmű célokat a mátrix számára
A miértek mindenhol fontosak. Győződjön meg róla, hogy megtalálja ezt a mátrixhoz is. A mátrix létrehozásának egyértelmű céljai és okai pontos irányt adnak ennek a gyakorlatnak a helyes végrehajtásához.
#2. Ötletözz minden tevékenységet és feladatot csapattársaiddal
Az ötletbörze mindig lehetővé teszi a dolgok holisztikus megbeszélését. Ha így tesz a csapattársakkal, akkor más perspektívát hoz a mátrixba, és a feladatokat mindenki szem előtt tartva lehet rangsorolni.
#3. Hozzon létre egy szilárd cselekvési tervet a folyamathoz a mátrix létrehozása után
Csak a hatáskifejezési mátrix elkészítésével nem fog sikerülni a dolog. Valójában egy szilárd cselekvési terv és annak végrehajtása az egyetlen dolog, ami lesz. Ezért a zökkenőmentes munkafolyamat érdekében győződjön meg arról, hogy készen áll a terv minden feladatra és azok sorrendjére.
#4. Erős kommunikáció a csapaton belül, és jelentéseket készíthet a feladatokról
A munka megkezdése után proaktívan kommunikálnia kell a csapattal, hogy a sorrend vagy a prioritások kellően pontosak voltak-e.
Ha voltak fejlesztésre szoruló területek, mindenképpen készítsen jelentést arról, hogyan sikerült a módosítások elvégzése a következő alkalommal, amikor újabb hatás-erőfeszítési mátrixot készít.
Ez volt minden, amit az Impact Effort Matrixról tudnia kellett. Most pedig lássunk néhány Impact Effort Matrix sablont, amelyek megkönnyítik az életét!
Miro
Miro egy fantasztikus eszköz, amelyet csapatoknak és egyéneknek terveztek diagramok, táblázatok, térképek és egyebek létrehozásához a dolgok tervezéséhez és szervezéséhez.
A sablon használata során íme néhány dolog, amit megtudtunk:
- A tervezési szempont rendkívül felhasználóbarát, és bárki használhatja ezt az eszközt, aki alapvető ismeretekkel rendelkezik ezen sablonok módosításában
- Nincs sok segítség a hatáskifejtési mátrixsablon működésének elmagyarázásában, ezért egy kezdőnek esetleg meg kell kutatnia, mi ez és hogyan történik.
- Az első tervezés megkezdésekor az eszköz a tervezési eszközök, például a Miro használatában szerzett tapasztalatait kéri, ami a tervezés szempontjából kezdőbaráttá teszi.
A Miro egy freemium eszköz, így ingyenesen használhatja sablonok létrehozására. Azonban frissítheti is, hogy elérje a prémium funkciókat, például korlátlan számú projektet, több csapattaggal való együttműködést stb.
Lucidspark
Lucidspark egy másik tervezőeszköz, amelyet kifejezetten a termelékenységhez és a munkával kapcsolatos feladatokhoz készítettek. Egyszerű felhasználói felülettel, valamint könnyen létrehozható és szerkeszthető sablonokkal rendelkezik.
Íme a Lucidspark ütközési erőfeszítés mátrixsablonjának jellemzői:
- A felhasználói felület egyszerű és gyors; gyorsan létrehozhatja a mátrixot a projektek dobozokba való hozzáadásával
- A sablon alapvető kialakítású, de hozzáadhat képeket, és megváltoztathatja a színeket és a betűtípusokat, hogy sajátja legyen
- A négy kvadráns alapvető elrendezése úgy készült, hogy változó erőfeszítés- és hatásszintű feladatokat tartalmazzon, ne csak egy blokk alatt határozza meg őket, hanem ennek megfelelően el is tolhatja őket.
A Lucidsparkot ingyenesen elkezdheti használni, de frissítheti is, hogy más prémium funkciókhoz férhessen hozzá.
Canva
Canva egy tervezőeszköz, amely mindenféle tervezési igényhez használható. Használhatja olyan termelékenységi diagramok készítésére, mint például a hatáskifejezés mátrixa, tervezési logók, infografikák és még sok más.
Íme néhány dolog a hatáskifejezési mátrix Canva-sablonjával kapcsolatban:
- Számos tervezési funkciót tartalmaz, mint például elemek hozzáadása, szín- és betűtípus-módosítás, képek és videók hozzáadása, animációk készítése stb., ami némileg túlzás.
- Kiváló eszköz azoknak a felhasználóknak, akik gyakran használják más tervezési követelményekhez és tartalomkészítéshez
- A hatáskifejezési mátrixsablon hagyományos kialakítású, amely csak a blokkok alatti feladatokat tudja felsorolni, és nincs egyéni szintje ehhez.
Csak a termelékenység érdekében a Canva túlságosan fejlettnek tűnhet sok kezdő számára.
Azonban kiváló eszköz lehet középhaladó vagy haladó felhasználók számára egyedi tervek és sablonok készítéséhez.
Használata ingyenes, de a prémium verzió birtokában különböző sablonokhoz és egyéb elemekhez is hozzáférhet.
Teremtően
Teremtően egy termelékenységtervező eszköz, amelyet kifejezetten a vállalkozások és szervezetek számára készítettek szervezeti feladatok kezelésére, például hatáskifejezési mátrixsablon létrehozására.
Íme a Creately hatáskifejezési mátrixsablon jellemzői:
- A sablon egyszerű és színes, nagyon egyszerű módszerekkel írja le a feladatokat az egyes kvadránsok alá
- A mátrix elrendezése megkönnyíti a megértést, de nem kínál magasabb szintű testreszabást
- Kezdőbarát, de korlátozza a felhasználókat a sablon testreszabásában a jobb tervezés és a mátrix elrendezése érdekében
Annak ellenére, hogy a Creately nem a legjobb a testreszabáshoz, nagyon jól teszi a dolgát, és nagyszerű megoldás azoknak a csapatvezetőknek és menedzsereknek, akik egyszerűen és gyorsan szeretnék elvégezni a feladatot.
Csoporttérkép
Csoporttérkép az egyik legjobb eszköz ezen a listán a hatáskifejezés mátrixsablonjához. A két világ legjobbjait ötvözi, azaz a dizájnt és a hatékonyságot.
Íme a Csoporttérkép hatáskifejezési mátrixsablonjának jellemzői:
- A sablon rendkívül jól van elkészítve, bárhova kattinthat, és elkezdheti írni a feladatokat, és továbbra is csodálatosan fog kinézni
- Az elrendezés nagyon gördülékeny, és mikroszinten beállíthatja az adott feladathoz szükséges hatás és erőfeszítés mértékét
- A tervezés terén nincs sok tennivaló, de a sablon vonzó designnal rendelkezik, amely elvégzi a munkát
Tervezési szempontból a testreszabás korlátai között változtathatja a hátteret és a tengelyelrendezést az igényeinek megfelelően. Minimális erőfeszítéssel azonban kiváló és hatékony mátrixot készíthet.
Ayoa
Ayoa egy termelékenységi térképtervező eszköz, ahol sablonokat találhat projekt folyamatábrákhoz, grafikonokhoz, mátrixokhoz stb.
Íme az Ayoa hatáskifejezési mátrixsablon jellemzői:
- A sablonnal könnyű dolgozni, és elegendő tervezési lehetőséggel rendelkezik ahhoz, hogy egy kis testreszabhatóságot adjon hozzá
- Az ütési erőfeszítés mátrix elrendezése rugalmas kialakítást tartalmaz, egyedi projektdobozokkal, hogy mindegyiket helyesen azonosítsa
- A felhasználói felület kezdőbarát, de valamivel lassabb, mint a listán szereplő többi eszköz
Az Ayoa ingyenes próbaverziója csak 7 napig tart, ezután be kell szereznie a prémium verziót az új sablonok létrehozásához.
Figma
Figma egy tervezőeszköz, amely különféle sablonokat kínál különböző típusú térképekhez és diagramokhoz, amelyekre a szervezeteknek szükségük van a termelékenység és a csapatmenedzsment érdekében.
Íme a Figma hatáskifejezési mátrixsablon jellemzői:
- Amikor elindít egy diagramot vagy sablont a Figmán, egy oktatóanyag fogadja az eszköz használatáról, ami nagyszerű funkció a kezdők számára.
- Van egy doboz az ütési erőkifejtési mátrix sablonjának használatához és a jobb hatékonyság érdekében testreszabható utasításokkal is.
Az eszköz minimalista, és elegendő útmutatást nyújt egy teljesen kezdő számára ahhoz, hogy tekintélyes ütési erőfeszítés mátrixot készítsen bárki más segítsége nélkül. Csodálatos az első alkalommal használók és még a veteránok számára is, akik gyorsan szeretnék elvégezni és leporolni.
Venngage
Venngage egy freemium tervezőeszköz, amely különböző tervezősablonok és grafikák készítésére szolgál. Az Impact Effort Matrix a Venngage üzleti verziójának része, amely az eszköz fizetős verziója.
Íme a Venngage hatáskifejezési mátrixsablon jellemzői:
- Az erőkifejtési mátrixsablon nagyszerű gördülékeny elrendezést kínál, ahol beállíthatja a projekt erőfeszítéseinek mértékét és hatását
- Tervezési szempontból az eszköz nagyszerű testreszabást és megfelelő kezdősablont kínál, amellyel vonzó designt hozhat létre a projektek hatékony megjelenítéséhez.
A Venngage impakt mátrixsablonja nagyszerű eszköz, de az általa kínált testreszabási szint nem elég jó a vásárláshoz. Ettől függetlenül, ha jó tervezőszoftvert keres több tervezési projekthez, ez egy jó eszköz!
Becsomagolás
Az Impact Effort Matrix alapvető gyakorlat a munkája idővonalának és prioritásainak felméréséhez. Ehhez egy ideális sablonra is szükség van, amely pontosan úgy működik, ahogyan szüksége van rá.
Ezen eszközök mindegyikének használata után azt találtuk, hogy nincs szükség magas szintű testreszabásra ahhoz, hogy megfelelő mátrixsablont kapjon.
Ha azonban az ezt kínáló eszközöket választja, maximalizálhatja a mátrix vonzerejét és hatékonyságát.
Megnézhet néhány döntési fa sablont is.