Akár vállalkozása pénzügyeinek kezelésére törekszik, tisztában kell lennie azzal, hogy hová megy a pénze. Ennek eredményeként a nyugtaszkenner használata a legjobb dolog, amit választhat.
Bármilyen árucikk vagy termék bevétele, amelyet az üzletekben vásárol, hajlamos arra, hogy rossz helyre kerüljön, akár a dokumentumok óceánjában, akár a papírok zűrzavarában. Másrészt a fizikai papírok nagyobb valószínűséggel sérülnek vagy semmisülnek meg.
A kinyomtatott bizonylatok és papírok digitális fájlokká alakítása megoldhatja ezeket a problémákat, és a nyugtaszkenner ideális eszköz a feladathoz. Egyes nyugtaszkennerek internetes szolgáltatásokat kínálnak, amelyek lehetővé teszik a nyugták rendszerezését és lekérését bárhonnan.
Ez a cikk megvitatja, mit kell tudni a nyugtaszkennerekről. Tehát minden további nélkül kezdjük.
Tartalomjegyzék
Mik azok a nyugtaolvasó alkalmazások?
A nyugta-szkenner alkalmazásokkal fényképeket készíthet fizikai nyugtáiról, és digitális másolatokká alakíthatja azokat, amelyeket könnyedén megszerezhet a megosztott felhőtárhelyről. Mielőtt továbbmennénk, nézzük meg, mit csinál a nyugtaszkenner.
A nyugtaszkenner alkalmazás egy okostelefon-alkalmazás, amely lehetővé teszi, hogy munkatársai mobiltelefonjuk segítségével rögzítsék a nyugtákat. A papírmunka megtakarítása érdekében a vállalkozások nyugtaszkennereket kezdtek használni az üzleti költségek fedezésére, valamint OCR (Optical Character Recognition) szoftvert.
Vállalkozásának szüksége van nyugtaszkennelő szoftverre?
Meg kell vizsgálnia az olvasási bizonylatok értékét a vállalat számára. A legkézenfekvőbb módja annak eldöntésének, hogy vállalkozása rendelkezzen-e nyugtaszkenner alkalmazással, ha megvizsgálja, milyen gyakran és milyen összetett a szervezete visszatérítési rendszere.
Vizsgálja meg az üzleti kiadásokra és az alkalmazottak elkötelezettségére vonatkozó múltbeli adatokat. Kérdezze meg alkalmazottait, hogy úgy érzik, hogy ez segíteni fog nekik.
A legfontosabb, hogy beszéljen a pénzügyi személyzettel, mivel ők azok, akik naponta foglalkoznak a visszatérítésekkel és a kiadásokkal kapcsolatos kérdésekkel. A nyugtaszkenner alkalmazás minden vállalati személyzet számára előnyös lehet azáltal, hogy csökkenti a visszatérítéshez és a költségadatkezeléshez szükséges kézi dokumentáció mennyiségét.
A nyugtaszkennelő alkalmazás használatának előnyei
A visszatérítés régi technikája időt vesz igénybe mind az alkalmazottak, mind a pénzügyi személyzet számára. Az eljárás számos baklövésnek is ki van téve. Nehéz lesz az alkalmazottak számára költségtérítést kapni, ha elveszítik a nyugtákat.
Ebben segíthet a nyugtaszkennelő alkalmazás. Lehetővé teszi munkatársai számára, hogy digitális formátumban gyorsan benyújtsák nyugtáikat. Az alkalmazásban található optikai karakterfelismerő algoritmusok kiküszöbölik az emberi hibákat, amelyek akkor fordulhatnak elő, amikor közvetlenül a nyugtákból adatokat viszünk be.
Vállalkozásának nyugtaolvasója a pénzügyi osztálynak is segítséget nyújthat. A digitális nyugtákkal nem kell üldözniük az alkalmazottakat a nyugtaigénylés benyújtásához.
A nyugtaszkennerek különféle konfigurációkban állnak rendelkezésre, a fizikai (számítógépes és mobil szkennerektől) a digitálisig (pl. alkalmazások és online szoftverek). Mivel azonban ez az eszköz befektetés, meg kell tanulnia a legfontosabb szempontokat, amelyeket a legjobbak kínálnak, mielőtt megvásárolná.
Íme a nyugtaszkennerben keresendő legfontosabb funkciók listája. Lehet, hogy nincs szüksége mindegyikre, de kövesse ezt a tanácsot, hogy kiválaszthassa az Önnek legmegfelelőbbet.
A nyugtaszkenner jellemzői
Köztudott, hogy minden vállalatnak egyedi követelményei vannak az üzleti bevételek nyomon követésére. Az alkalmazás kiválasztásakor győződjön meg arról, hogy az megfelel-e a vállalat igényeinek. A piacon manapság számos alternatíva áll rendelkezésre, ezért nehéz lehet választani.
Az alábbiakban röviden összefoglaljuk azokat a kritikus dolgokat, amelyeket figyelembe kell venni a nyugtakezelő alkalmazás kiválasztásakor.
Alkalmazkodóképesség
Hordozható nyugtaszkennerre lehet szüksége, ha figyelnie kell a dolgozók vagy vállalkozók kiadási jelentéseit és nyugtáit. Ez lehet egy hordozható szkenner.
A szkenner mérete a hordozhatóság szempontjából is jelentős. Válassz egy olyan eszközt, amely elég könnyű és kicsi ahhoz, hogy kényelmesen elférjen egy aktatáskában vagy táskában.
Online elérhetőség
A mobilitáshoz hasonlóan az interneten elérhető nyugtaszkenner is hasznos. Nagyon gyorsan kapcsolódhat a számviteli szoftverhez, ami felgyorsítja a folyamatot. Ennek eredményeként a nyugtákat bármikor és bárhonnan lekérheti.
Tárhely és biztonság
Akár fizikai, akár digitális felhőalapú tárolást választ, vegye figyelembe a nyugtaszkenner korlátait. Napi vagy heti rendszerességgel szkennelné a nyugtákat? Csak ritkán, vagy egész évben fogod használni? Ez segíthet kitalálni, hogy mekkora tárhelyre lesz szüksége a nyugtaolvasó szoftverhez vagy egy külső meghajtóhoz.
Ne hagyja figyelmen kívül a kiválasztott tárolóhely biztonságát. Gondoskodnia kell arról, hogy minden nyugtát és papírt egynél több védelmi szint védjen.
A hagyományos nyugták és dokumentumok fizikailag megsérülhetnek vagy megsemmisülhetnek, de a megfelelő biztonsági óvintézkedések figyelmen kívül hagyása esetén a digitális iratok rossz kezekbe kerülhetnek.
Sebesség
Az egyik legkellemetlenebb házimunka, amelyet egy vállalkozás végezhet, a kiadási kimutatások szkennelése. Általában az emberek szeretik a lehető leghamarabb befejezni ezt a házimunkát, és egy villámgyors nyugtaszkenner segíthet. Egyes szkennerek akár 7,5 másodperc alatt is képet készíthetnek a dokumentumokról. Ez akkor hasznos, ha egyszerre több nyugtát is szkennel.
Fájlformátumok
A nyugták adott formátumban lehetnek formázva attól függően, hogy mire használja őket. Az adókönyvelő megkövetelheti, hogy szkennelje be vagy töltse fel az összes nyugtát PDF-ként, de a munkaköltség-program csak JPEG-fotókat fogad el. Ellenőrizze, hogy a nyugtaszkenner milyen fájlformátumokat fogad el, így nem kell módosítania azokat a kézi beolvasás után.
Exportálhatóság
Végül győződjön meg arról, hogy a szkenner lefedi a teljes rutint a nyugták beolvasása után. A felhőn fogod tartani őket? Elküldöd őket másnak? A nyugta-szkennernek képesnek kell lennie a beszkennelt papírok könnyed átvitelére.
Nézze meg a legjobb nyugtaszkenner alkalmazásokat a piacon most, hogy ismeri a nyugtaszkenner alapvető funkcióit. Íme a legjobbak listája.
Rendes nyugták
A Neat Receipts egy intelligens szervezőeszköz és hordozható szkenner. A Neat Receipts mobil szkenner segítségével menet közben is beszkennelheti a nyugtákat, névjegykártyákat és papírmunkát, mivel a szoftver észleli, visszakeresi és rendszerezi a vonatkozó adatokat.
Jellemzők
- A NeatReceipts hordozható szkenner könnyű és kompakt ahhoz, hogy akár aktatáskába, hátizsákba vagy kézipoggyászba is beleférjen. Ezenkívül nem igényel váltóáramot. Csatlakoztassa USB-n keresztül a számítógépéhez, és máris indulhat.
- A számítógép USB-n keresztül tudja táplálni.
- A Neat beolvassa és kivonja az adatokat minden beolvasottból, ami digitális erőforrásokat eredményez.
- A nyugtaadatokkal gyorsabban hozhat létre adó- vagy kiadási jelentéseket, exportálhat Excelbe, vagy szinkronizálhatja a névjegyeket az Outlook vagy a Címjegyzék segítségével.
- A NeatCloud 30 napos ingyenes próbaverzióját kínálja, amely lehetővé teszi a Neat fájlok szinkronizálását és biztonsági mentését, valamint azok megtekintését bármely böngészőből vagy mobileszközről.
Sőt, amíg Ön NeatCloud előfizető, NeatCare-t kap, amely további segítséget és baleseti kárbiztosítást biztosít NeatDeskje számára.
Dext
A Dext 99%-os pontossággal elkészíti és összegyűjti az Ön dokumentációját, majd azonnal feldolgozza a könyvelési szoftverben. Lehetővé teszi, hogy több időt fektessen olyan tevékenységekbe, amelyek értéket termelnek.
Jellemzők
- A Dext Prepare egy elragadóan egyszerű megoldás az összes dokumentuma rendszerezésére és digitalizálására.
- Nyújtsa be a nyugtát, számlát vagy bankszámlakivonatot, és a Dext összegyűjti a kívánt információkat, és eljuttatja azokat a számviteli rendszeréhez. Ahelyett, hogy le kell ülnie és fizikailag megadnia, megkapja a szükséges pontos számadatokat.
A Dext Prepare rögzíti és feldolgozza a piacvezető adatokat, mielőtt közzéteszi azokat a számviteli rendszerében. Csapata időbeosztása felszabadul a létfontosságú munkák elvégzésére, Ön pedig bizonyosságot kap arról, hogy a legjobbakkal dolgozik.
Cipősdobozos
Ha megbízható tárolást keres a digitális adóbevételekhez, akkor a ShoeBoxed ideális nyugtaszkenner alkalmazás. Ez megkönnyíti a nyugtakezelést.
Jellemzők
- Egyszerűsítse a mindennapi könyvelési feladatokat.
- Fedezze fel a kisvállalkozások, könyvelők és könyvelők számára készült szolgáltatásokat és eszközöket.
- Nyugtáit kivonatolt, ember által ellenőrzött, kategorizált, rendszerezett, kereshető és szerkeszthető adatokká alakíthatja, amelyekhez bármikor és bárhol hozzáférhet.
Emellett átfogó költségjelentéseket is készíthet, amelyek képeket tartalmaznak a nyugtákról, és exportálhatja, megoszthatja vagy kinyomtathatja adatait az egyszerű adó-előkészítés vagy visszatérítés érdekében.
Könnyű költség
Az Easy Expense hatékony képfeldolgozás és mesterséges intelligencia segítségével olyan alapvető információkat gyűjt ki, mint a szállító, a részleg, az adók, az összeg és a fizetési mód.
Ezenkívül ez a nyugta-szkenner könnyedén figyeli a hitelkártya és a bankszámla kiadásait. Az Easy Expense integrálható bankszámláival, így akár 18 hónapos tranzakciókat is átvizsgálhat a költségek és az adóleírások után.
Jellemzők
- Offline módban működik, így ideális útközbeni használatra.
- A nyugták rögzítésének, kivágásának és nyomon követésének leggyorsabb módja
- Soha ne veszítse el nyugtáját az automatikus felhőszinkronizálással.
- Intelligens automatikus kategorizálás a levonások maximalizálása érdekében
- Tranzakciók tömeges felülvizsgálata
Az Easy Expense használatával valós időben szinkronizálhat a felhasználók között a felhasználói engedélyeken keresztül. Könnyen korlátozhatja, hogy ki láthatja a releváns információkat.
Költségkezelés
A korlátlan nyugtaszkenneléstől és a futásteljesítmény figyelésétől a következő napi visszatérítésig egy költségkövető eszköz, például a Költségkezelés segíthet a könyvelési rendszer kezelésében.
Jellemzők
- Utazás vagy távoli munkavégzés során a nyugták nyomon követése és rendszerezése nehéz lehet, és néha a nyugta elvesztéséhez vezethet.
- Korlátozás nélkül beszkennelheti a nyugtákat, naplózhatja a futásteljesítményt, elküldheti e-mailben jóváhagyásra, és más műveleteket is végezhet.
A SmartScan funkcióval kombinálva a nyugtákat azonnal beszkenneljük és lekérjük, így időt és energiát takarít meg.
Intelligens nyugták
Az intelligens nyugták a telefonját nyugtaszkennerré és kiadási jelentéskészítővé alakítják! A nyugtainformációkat gyűjti, és lehetővé teszi PDF és CSV jelentések létrehozását, amelyeket elküldhet e-mail fiókjaiba.
Jellemzők
- A teljesen konfigurálható PDF, CSV és ZIP jelentések segítségével professzionális jelentések készíthetők mind a költségvetés-felügyelethez, mind a munkája igényeihez.
- Az Intelligens nyugták segítségével több mint 20 különböző alapértelmezett adattípus közül választhat (például dátumok, árak, adók, nyugtakategóriák, megjegyzések, fizetési lehetőségek stb.).
Ez a funkció hasznos lehet az ideális dokumentum létrehozásában, így számtalan munkaórát takaríthat meg, és lehetővé teszi, hogy az Ön számára fontosabb dolgokra összpontosítson.
Előrelátások
A Foreceipts alkalmazás az ideális nyugtakezelési megoldás, világszerte több mint 500 000 cégtulajdonos, önálló vállalkozó, ügynökség és szabadúszó használja.
Jellemzők
- Készítsen képeket a papíralapú nyugtákról, vagy küldje el a digitális nyugtákat magának. A Foreceipts alkalmazás azonnal beolvassa a nyugták adatait, és beírja azokat a könyvébe. Bevételt is növelhet a számlák beolvasásával.
- Ossza meg Excel vagy PDF kiadási jelentéseit könyvelőjével, vagy használja azokat adóbevallására. A nyugtaképek mindegyikét eltároljuk, így Ön védve van az ellenőrzés során.
Létrehoztak üzleti kiadási kategóriákat az Egyesült Államokban és Kanadában, így az év végi költségjelentés megfelelően megfelel az adóbevallási követelményeknek. A kategóriákat szükség szerint módosíthatja is.
Nagyonfi
Megérkezett a világ leggyorsabb és legbiztonságosabb OCR rögzítési és adatkinyerési alkalmazása a nyugtákhoz, számlákhoz és számlákhoz. Megszabadulni az adatbeviteltől és a könyveléstől; minden héten órákat takaríthat meg. A Veryfi másodpercek alatt lekéri a szállítókat, a kifizetéseket, az összegeket, az adókat és még a sorokat is.
Jellemzők
- A Veryfi OCR API-ja skálán kivonja, kategorizálja és javítja az összes információt a rendezetlen fogyasztói vásárlási nyilvántartásoktól, számláktól és számláktól egészen a sorokig (SKU-szintű vásárlási adatok), így nincs szükség szkriptekre vagy emberekre a hurokban.
- A Veryfi OCR API a manapság elérhető egyik legbefolyásosabb és legkifinomultabb OCR (Optical Character Recognition) és ICR (Intelligent Character Recognition) adatkinyerési API platformot kínálja.
Ezek a funkciók lehetővé teszik, hogy felülmúlja versenytársait, és a lehető legjobb szolgáltatásokat nyújtsa felhasználóinak az egész piacon.
Hogyan válasszuk ki a legmegfelelőbb nyugtaalkalmazást?
A nyugták megfelelő rendszerezése az egyik legegyszerűbb módja az adószezoni stressz elkerülésének. Az általunk említett eszközök hozzáférhetővé teszik anélkül, hogy több száz kis papírlapot kellene megőrizni.
Vegye figyelembe egyéni igényeit szabadúszóként vagy üzlettulajdonosként, amikor beleegyezik. Gondolj a következőkre:
- Hány embert felügyelsz?
- Hány ügyfélre vigyázol?
- Hány kereskedelmi vásárlást vásárol havonta?
- Milyen gyakran és hova utazik munka miatt?
A körülményeitől függően több eszközre is szüksége lehet a nyugtakövető rendszer testreszabásához.
Következtetés
Nyomon kell tartania az irodai kiadásait, hogy ne veszítse el a jogot, hogy visszakapja azokat. Ha nem teszi meg, a pénz nem lesz elérhető a következő fizetési ciklusig.
Így számos különféle szoftver használható nyugtaszkennerként. Mindegyik megkönnyíti ezt a folyamatot, mivel jobb funkciókat és szolgáltatásokat kínál. Szóval, zárjuk le. A fent felsorolt legnépszerűbb nyugtaszkennelő alkalmazásokat érdemes használni. Ha még nem tette meg, szerezzen be egyet!
Felfedezheti a kis- és középvállalkozások tulajdonosai számára készült legjobb költségkövető/-kezelési szoftvereket is.