Automatisierungssoftware für Aufgaben: Steigerung der Produktivität und Effizienz
Software zur Automatisierung von Aufgaben reduziert den Bedarf an manueller Arbeit und steigert die Effizienz in nahezu allen Unternehmen, die Technologie in digitaler oder physischer Form einsetzen. Die Automatisierung ist eine einfache Möglichkeit für Unternehmer und Manager, die Betriebskosten zu senken, ohne die Produktivität und Leistung zu beeinträchtigen. Von der Herstellung von Konsumgütern, Produkten und Fahrzeugen bis hin zur Programmierung von Software profitieren alle Branchen von der Automatisierung von Aufgaben und Prozessen.
Wenn Sie neu in der Aufgabenautomatisierung sind oder diese bereits nutzen, aber Ihre bestehenden Automatisierungsszenarien effizienter gestalten möchten, sind Sie hier richtig! In diesem Artikel werden einige herausragende Werkzeuge zur Aufgabenautomatisierung vorgestellt, die von führenden KMUs, Start-ups und Großunternehmen eingesetzt werden. Außerdem erfahren Sie mehr über die verschiedenen Schritte und Vorteile der Aufgabenautomatisierung. Lesen Sie also weiter!
Was versteht man unter Aufgabenautomatisierung?
Aufgabenautomatisierung ist der Einsatz von Software oder Programmieralgorithmen, um sich wiederholende und vorhersehbare manuelle Aufgaben mit Hilfe von Computern, Smartphones, Tablets oder Einplatinencomputern (SBCs) wie Raspberry Pi auszuführen. Sie verbessert die Konsistenz und Genauigkeit von Arbeitsabläufen und sorgt für eine enorme Effizienz bei selbst komplexen Aufgaben. Vor allem minimiert sie den manuellen Aufwand, der für ein bestimmtes Ergebnis erforderlich ist, und optimiert gleichzeitig das gesamte Geschäft oder kommerzielle Projekt. Die Aufgabenautomatisierung ersetzt nicht vollständig die menschliche Beteiligung. Sie reduziert lediglich den Bedarf an manuellen Eingriffen Ihrer Mitarbeiter, so dass diese ihre Zeit in die Steigerung des Umsatzes, die Verbesserung der Marketing-Kennzahlen und letztendlich in das Erzielen höherer Gewinne investieren können.
Die Schritte zur Automatisierung einer Geschäftsaufgabe
Die Automatisierung von Geschäftsaufgaben basiert auf Bedingungen, einem Bereich der Computerprogrammierung, der IF-Then-Else-Probleme löst (auch bekannt als Wenn dies, dann das). Sie müssen sich jedoch nicht mit der Programmierung beschäftigen, da es Drag-and-Drop-Tools für die Aufgabenautomatisierung gibt. Sie können hochkomplexe Automatisierungsrezepte erstellen, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Hier sind die Schritte, die Sie bei den meisten Tools befolgen müssen, die in diesem Artikel erwähnt werden oder die Sie an anderer Stelle im Internet finden:
#1. Erstellen Sie einen Workflow für sich wiederholende Aufgaben
Zunächst müssen Sie feststellen, ob sich ein Geschäftsprozess wiederholt. Betrachten Sie den folgenden Workflow für das Projektmanagement in Asana. Er ist ein ausgezeichnetes Beispiel für ein Automatisierungsrezept:
- Ein Projektmanager hat eine Aufgabe in Asana hinzugefügt.
- Er hat auch einen Zuständigen in Asana hinzugefügt.
- Die Google Kalender-App des Zuständigen zeigt diese Aufgabe automatisch als Termin an.
Sie können Ihrer Vorstellungskraft und Kreativität freien Lauf lassen, um solche Workflows zu erstellen.
#2. Wählen Sie eine Auslöser-App und fügen Sie Auslöser-Ereignisse hinzu
Die meisten Softwareprogramme zur Aufgabenautomatisierung fordern Sie auf, eine Auslöser-App und ein Auslöser-Ereignis auszuwählen, das den automatisierten Workflow startet. Im obigen Beispiel:
- Auslöser-Ereignis: Neue Aufgabe hinzugefügt und einem Teammitglied zugewiesen.
#3. Wählen Sie eine Aktions-App und Aktionsereignis(se)
Nun wählen Sie einfach den Google-Kalender als Aktions-App und „Kalenderereignis hinzufügen“ als Aktionsereignis aus.
#4. Veröffentlichen Sie die Automatisierung
Das Automatisierungstool führt während des gesamten Prozesses verschiedene Tests und Kontoauthentifizierungen durch. Wenn Sie feststellen, dass die Testautomatisierung wie gewünscht funktioniert, veröffentlichen Sie das Rezept. Von nun an bucht die Aufgabenautomatisierungs-App automatisch den Kalenderplatz Ihrer Teammitglieder, wenn Sie eine neue Aufgabe zuweisen. Sie müssen diese nicht nachverfolgen oder Erinnerungs-E-Mails senden!
Vorteile der Aufgabenautomatisierung
Die Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Aufgabenautomatisierung erfährt, sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Im Folgenden sind jedoch die allgemeinen Vorteile für jede Branche aufgeführt:
- Sie beschleunigt sich wiederholende Aufgaben. Wenn Sie die genauen Schritte einer Aufgabe vorhersagen können, kann die Software diese Schritte reproduzieren, und Sie können sich entspannen, während das Programm die Aufgaben nacheinander ausführt.
- Sie können Ihre Mitarbeiter vor Burnout und Erschöpfung bewahren, indem Sie einen algorithmischen Code verwenden, um sich wiederholende Aufgaben auszuführen.
- Menschen neigen zu kleineren Fehlern, z. B. Tippfehlern, wenn sie wiederholt dieselben Schritte einer Aufgabe ausführen. Solche Fehler können sich jedoch für Ihre Kunden als fatal erweisen. Sie können eine Aufgabenautomatisierungssoftware einsetzen, um sich wiederholende Aufgaben auszuführen und Ihr Unternehmen vor Rufschäden zu bewahren.
- Solche Werkzeuge befreien Ihre Mitarbeiter von manuellen Arbeiten, so dass Sie sie weiterbilden und in andere umsatzgenerierende Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Upselling und Kundenservice einsetzen können.
- Die meisten Hersteller von Konsumgütern, Haushaltsgeräten und Automobilen verwenden eine Kombination aus Algorithmen und Roboterarmen, um die gesamte Produktionslinie zu automatisieren. Dies reduziert vor allem die Produktionskosten.
- Die Aufgabenautomatisierung stellt sicher, dass Ihre digitalen Geschäftsprozesse mit Ihren Unternehmensrichtlinien übereinstimmen, z. B. die Automatisierung des Dokumentenworkflows zur Erstellung und Genehmigung von Geschäftsdokumenten.
- Sie erhalten mehr Kontrolle über den Geschäftsbetrieb und die Produktionslinien. In Notfällen können Sie problemlos Notfallwiederherstellungslösungen aufrufen, z. B. die Übertragung der Cloud-App an einen anderen Cloud-Anbieter oder die Fertigungsanforderungen einer nicht betroffenen Fabrik.
- Schließlich ist der begehrteste Vorteil ein besserer ROI bei manuellen Geschäftsprozessen wie digitalem Marketing, E-Mail-Marketing, Online-Kunden-Onboarding, digitaler KYC-Verifizierung und mehr.
Nun kennen Sie die Definition von Aufgabenautomatisierungssoftware, ihre Schritte und ihre Vorteile. Es ist an der Zeit, einige beliebte Werkzeuge für die mühelose und erschwingliche Aufgabenautomatisierung für jeden geschäftlichen oder privaten Gebrauch zu erkunden:
Pipefy
Wenn es um die Automatisierung Ihrer Aufgaben oder Arbeitsabläufe geht, ist Pipefy für Sie da. Neben der Automatisierung können Sie auf dieser Plattform jede Art von Workflow erstellen und ändern, mit der Möglichkeit zur endlosen und mühelosen Skalierung. Mit seiner intuitiven visuellen Benutzeroberfläche wird der Automatisierungsprozess nahtlos. Dadurch steigt die Effizienz des Teams und es kann das Beste aus seinen Apps herausholen. Es hilft Ihnen auch, schnelle Änderungen am Workflow aufgrund von Kundenfeedback oder neuen internen Anforderungen zu verwalten. Sie müssen sich nicht mehr so stark auf E-Mail-Verläufe und Tabellenkalkulationen verlassen, da Sie mit dieser Automatisierungssoftware Fehler vermeiden können, indem Sie doppelte Dateneingaben eliminieren.
Mit Pipefy können Sie mit dem visuellen Editor einen Workflow von Grund auf neu erstellen oder eine der Vorlagen auswählen, um diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus sind die anpassbaren Dashboards und Berichte dieses Werkzeugs nützlich für die KPI-Verfolgung, die Statusüberwachung und die Identifizierung neuer Möglichkeiten. Mit dieser Anwendung können Sie eingehende Anfragen, Anfragen und Tickets unabhängig von ihrer Quelle zusammenführen, sortieren und weiterleiten. Sie unterstützt die Zusammenarbeit, indem sie alle Teammitglieder auf dieselbe Seite bringt und die Benutzerberechtigung für Sichtbarkeit und Zusammenarbeit festlegt.
ZohoFlow
Sind Sie es leid, mehrere Apps einzeln für Ihre Teams zu verwalten? Mit Zoho Flow können Sie Geschäftsprozesse und Aufgaben automatisieren, indem Sie die von Ihnen verwendeten Apps verbinden. Eliminieren Sie jetzt alle Informationssilos mit der intelligenten Integrationsfunktion dieser Software. Die App verbindet alle Apps, sodass sich alle E-Mails, Datensätze und Berichte in einem ununterbrochenen Fluss bewegen. Sie können Abläufe entwerfen, indem Sie vorgefertigte Flow-Sammlungen für maximale Produktivität und Routineaufgaben anpassen.
Darüber hinaus müssen Sie sich nicht mit komplexer Integrationsprogrammierung herumschlagen, da Sie mit dem dynamischen Builder einen Auslöser und Aktionen durch nahtlose Integration festlegen können. Teams können sogar Arbeitsabläufe erstellen, die abteilungsübergreifend für eine bessere Geschäftsorchestrierung verbunden sind. Darüber hinaus können Unternehmen mit diesem Tool benutzerdefinierte Integrationen für verschiedene Geschäftsfunktionen erstellen. Einige der am besten unterstützten Apps sind Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox und Salesforce.
Wrike
Wenn Ihr Team es leid ist, langwierige Prozesse durchzuführen, die die Produktivität beeinträchtigen, ist es an der Zeit, sich für Wrike zu entscheiden. Seine leistungsstarke und effiziente Automatisierungs-Engine kann alltägliche Arbeitsabläufe automatisieren, so dass Sie sich auf die Aktivitäten konzentrieren können, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Unternehmen können Regeln für sich wiederholende Aufgaben mithilfe von Auslösern und Aktionen erstellen, um schnellere und intelligentere Arbeitsprozesse zu erreichen. Außerdem warnt Sie das Tool und aktualisiert Sie automatisch für eine schnellere Skalierung, Prozessoptimierung und Fehlerreduzierung. Wenn Sie Wrike verwenden, verschiebt es die Aufgabe automatisch in die nächste Workflow-Phase, abhängig von Priorität, Status und Risiko der Aufgabe. Da alle Teammitglieder vollen Einblick in die Arbeitsabläufe haben, wird Transparenz gewährleistet. Die Anwendung verfügt außerdem über Funktionen wie @Erwähnungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen für eine bessere Zusammenarbeit.
ClickUp
Mit der Automatisierungsfunktion von ClickUp können Sie Ihre Routineaufgaben problemlos automatisieren und Ihrem Team helfen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Mit dieser Plattform können Sie Aufgaben auf mehr als 100 Arten erstellen. Neben der Erstellung individueller Automatisierungen können Sie Aufgaben in Bezug auf Zuständige, Status, Prioritäten, Daten, Erstellung und Verschiebung automatisieren. Darüber hinaus können Sie Aufgaben zuweisen, den Status ändern, Kommentare posten und zahlreiche andere Aktivitäten durchführen. Benutzer können die Aktion auswählen, die während eines Automatisierungsauslösers ausgeführt wird, und so ihre wertvolle Zeit sparen. ClickUp Automations unterstützt mehrere externe Apps, darunter Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform und Airtable, um einen einzigen, aber gemeinsamen Workflow zu erstellen. Vor allem aber gewährleistet es die Sicherheit der Benutzerdaten mit einer sicheren Plattform und bietet ein hohes Maß an Betriebszeit.
Jira-Automatisierung
Suchen Sie nach einer Lösung zur Aufgabenautomatisierung, die Ihnen hilft, sich auf Ihre wichtigen Aufgaben zu konzentrieren? Wählen Sie Jira Automation, um jede Aufgabe oder jeden Workflow Ihres Unternehmens mit wenigen Klicks zu automatisieren. Mit dieser Plattform sind die Möglichkeiten endlos – Sie können sie zur Automatisierung von Aufgabenzuweisungen verwenden, um Aufgaben abteilungsübergreifend zu synchronisieren. Sie müssen auch keine Codes schreiben. Wählen Sie eine der über 100 Vorlagen (DevOps, Slack, Business, Global usw.) aus und beginnen Sie innerhalb von Minuten mit der Erstellung von Automatisierungsregeln. Sie können auch die Anleitungen und Videos verwenden, um den Prozess zu starten. Unternehmen können diese Software mit anderen gängigen Business-Tools wie MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket usw. verwenden.
Zapier
Mit 5.000 Apps und unendlichen Automatisierungsmöglichkeiten ist Zapier die ideale Lösung für die Aufgabenautomatisierung für renommierte Marken wie Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable und mehr. Es ist eine No-Code-Aufgabenautomatisierungssoftware mit den folgenden bemerkenswerten Funktionen:
- Mehrstufige Automatisierung, die bis zu 100 Apps umfassen kann
- Einfache Wenn/Dann-Logik für die bedingte Programmierung in einem visuellen Arbeitsbereich
- Vollständige Erstellung von Automatisierungsrezepten per Drag-and-Drop
- Mehrere Filter, damit Sie komplexe Automatisierungsrezepte erstellen können
- Formatieren Sie Ihre Daten innerhalb der Automatisierungsformel mit der Formatter-Funktion
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels ist die App-Integrationsplattform für Geschäftsrollen wie Vertrieb, Informationstechnologie (IT), kleine Unternehmen und Online-Vermarkter geeignet. Was Geschäftsabläufe betrifft, so können Sie die App-Integrationen oder Zaps von Zapier für Kundenkommunikation, Datenverwaltung, Lead-Management und Geschäftsprozesse nutzen.
Tallyfy
Tallyfy eignet sich hervorragend für Unternehmen, die ein größeres Volumen an Dokumenten, Dateien und Daten verarbeiten als andere. Der Entwickler der Automatisierungsplattform selbst hat die Aufgabenautomatisierung für Online-Formulare, Geschäftsabläufe, Prozesse, Aufgaben, Dokumentengenehmigungen und mehr hervorgehoben. Sie verfügt über Integrationen und Webhooks für verschiedene geschäftliche und professionelle Apps wie Google E-Mail (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau und mehr. Außerdem unterstützt die Aufgabenautomatisierungssoftware Automatisierungstools von Drittanbietern wie Zapier Connector und Power Automate. Wenn Sie also keine Integration für Ihre Business-App auf Tallyfy finden, können Sie die App mit Power Automate oder Zapier integrieren und dann auf Tallyfly betreiben.
Nintex
Wenn es um die Nutzung einer vollständigen Automatisierungsplattform geht, ist Nintex die ideale Wahl für Unternehmen. Mit diesem Tool können Benutzer manuelle und tägliche Aufgaben automatisieren und den Geschäftsablauf durch robotergesteuerte Prozessautomatisierung verwalten. Sie müssen lediglich die Prozesse identifizieren, die automatisiert werden müssen, und können mit der Automatisierung mit wenigen Klicks beginnen – ganz ohne Programmierung. Es ist nicht mehr notwendig, Papierformulare zu verwenden, da Unternehmen Informationen digital von Formularen und Smartphones erfassen können. Darüber hinaus ermöglicht Nintex die elektronische Signatur in Ihren Dokumenten und erlaubt Ihnen, Dokumente bei Bedarf automatisch zu generieren. Sie können auch Teil des globalen Partnernetzwerks für eine schnelle und erfolgreiche Automatisierung werden.
Abschließende Worte
Aufgabenautomatisierung ist der Schlüssel zur Produktivität, Effizienz und Rentabilität von Unternehmen. Sie hilft Ihnen, Strafen für Fehler zu vermeiden und physische oder digitale Aufgaben schneller zu erledigen. Der Erfolg bei der Automatisierung hängt jedoch von der Software ab, die Sie verwenden, um automatisierte Prozesse oder Aufgabenrezepte zu erstellen. Probieren Sie die oben genannten Aufgabenautomatisierungssoftware aus und wählen Sie eine aus, die zu Ihrem Geschäftsgebiet und Ihrem Automatisierungsstil passt. Als Nächstes können Sie sich die Automatisierungstools für die Kreditorenbuchhaltung ansehen.