Die Wertstromanalyse ist ein mächtiges Instrument, um den Wert und die Verschwendung innerhalb eines Unternehmens zu identifizieren, zu kommunizieren und zu quantifizieren. Entdecken Sie im Folgenden eine Auswahl an bewährten Tools für die Erstellung von VSM-Flussdiagrammen.
Vertrieb und operative Abläufe bilden das Fundament jedes Unternehmens. Nach Eingang eines Kundenauftrags werden zunächst Rohstoffe beschafft. Diese durchlaufen dann den betrieblichen Zyklus, um das bestellte Produkt zu fertigen. Nach Fertigstellung wird das Produkt an den Kunden versandt, wodurch Umsatz generiert wird.
Vom Verkauf über die Produktion bis hin zur Auftragsabwicklung müssen Unternehmen die Verschwendung und den Wertbeitrag eines jeden Prozesses genau bestimmen. Diese Quantifizierung ist entscheidend, um Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren, Gewinne zu steigern und Gemeinkosten zu reduzieren. Hierbei kommt die Wertstromanalyse (VSM) ins Spiel.
Lesen Sie weiter, um die Grundlagen der VSM kennenzulernen und einige Tools zu entdecken, die Ihnen den Einstieg erleichtern und keine lange Einarbeitungszeit erfordern.
Was genau ist die Wertstromanalyse (VSM)?
Die Wertstromanalyse, kurz VSM, ist eine Methode der Flussdiagrammerstellung, die dazu dient, die notwendigen Schritte zur Herstellung oder Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung zu visualisieren, zu analysieren und zu verbessern. Fachleute im Bereich der Betriebswirtschaft betrachten VSM als einen essenziellen Bestandteil der Lean-Management-Methodik.
VSM visualisiert den Informationsfluss und die Prozessschritte vom Ursprung bis zum Übergabepunkt, sei es ein Händler oder der Endverbraucher. Wie bei anderen Arten von Flussdiagrammen verwendet VSM eine Reihe von standardisierten und international anerkannten Symbolen, um verschiedene Prozessaktivitäten sowie die Informationsflüsse zu kennzeichnen.
VSM betrachtet den Geschäftsprozess aus einer wertorientierten Perspektive. Alles innerhalb eines Geschäftsprozesses, das nicht zur Umsatzgenerierung beiträgt, gilt als Verschwendung. Ein sorgfältig recherchiertes und erstelltes VSM-Flussdiagramm zeigt auf, wie viel Geld und Zeit verschwendet wird und wo Wert geschaffen wird. Darauf aufbauend können Verschwendungsschritte reduziert und die Wertschöpfung durch Minimierung der Verschwendung gesteigert werden.
Wie funktioniert die Wertstromanalyse (VSM)?
Im Rahmen des Lean-Management-Ansatzes hilft VSM dabei, alle Schritte und Arbeitsstunden zu quantifizieren, die erforderlich sind, um eine Dienstleistung oder ein Produkt aus Ausgangsmaterialien oder Rohstoffen zu entwickeln. Jeder einzelne Schritt wird dabei im Hinblick auf Wertschöpfung und Verschwendung bewertet.
Wenn beispielsweise der Bestand einer E-Commerce-Plattform in einem Lagerhaus aufbewahrt wird, wird dies in der VSM als Verschwendung betrachtet. Im Gegensatz dazu, wenn Waren direkt von Dritten bezogen und unmittelbar an den Kunden geliefert werden, stellt dies einen Wertbeitrag für den Vertrieb und die operative Tätigkeit Ihres E-Commerce-Unternehmens dar.
Das Hauptaugenmerk dieser Flussdiagrammtechnik liegt auf der Erstellung einer zukünftigen Zustands-Roadmap, die auf minimale Verschwendung und maximale Wertschöpfung abzielt. Zudem zeigt sie, wie VSM-Flussdiagramme in die Praxis umgesetzt werden können.
Die Symbole der Wertstromanalyse (VSM)
1. Prozesssymbole in VSM
- Symbol eines Werks für Kunden und Lieferanten
- Ein Aktenordner zur Kennzeichnung von Prozessabläufen
- Ein Aktenordner mit einem gestrichelten Rahmen für gemeinsame Prozesse
- Gestapelte Boxen zur Darstellung einer Datenbox
2. Materialsymbole in Wertstromkarten
- Ein aufrechtes Dreieck symbolisiert Lagerbestände
- Ein nach vorne zeigender Pfeil kennzeichnet Sendungen
- Ein Lkw-Symbol steht für den externen Versand
3. Informationssymbole in VSM
- Ein Blitzpfeil kennzeichnet den elektronischen Informationsfluss
- Ein Optionsschalter zur Darstellung eines sequenziellen Ziehens
4. Allgemeine Symbole in der Wertstromanalyse
- Eine Sprechblase mit Zacken für Kaizen-Burst-Ereignisse
- Eine einfache Box für zusätzliche nützliche Informationen
- Ein nummerierter Kreis mit einem umschließenden Halbkreis symbolisiert den Prozessbediener
Wie führt man eine Wertstromanalyse (VSM) durch?
- Identifizieren Sie die größten Herausforderungen Ihrer Kunden, die Sie lösen möchten. Dadurch werden Verschwendung automatisch reduziert und die Wertschöpfung erhöht.
- Notieren Sie die Probleme der Nutzer in einer Spalte mit Haftnotizen.
- Stellen Sie ein Team aus erfahrenen Projektbeteiligten zusammen, die Ideen für den Gesamtprozess entwickeln und Lösungsansätze beisteuern können.
- Beschränken Sie das VSM-Flussdiagramm auf einen spezifischen Prozess, der nach einer Änderung die Probleme des Kunden reduzieren oder beseitigen sollte. Es ist nicht immer notwendig, den gesamten Prozess abzubilden.
- Sammeln Sie Daten zum Geschäftsprozess und tragen Sie diese in die entsprechenden Symbole in einem VSM-Tool oder -Editor ein.
- Bewerten Sie die aktuelle Prozesslandkarte unter allen Gesichtspunkten, um alle Wertschöpfungs- und Verschwendungsschritte zu lokalisieren.
- Erstellen Sie eine zukünftige Zustandskarte, indem Sie die Verschwendung mathematisch reduzieren, ohne das Endergebnis zu beeinflussen.
- Holen Sie die Zustimmung des Prozessverantwortlichen oder des Kunden zur Umsetzung der Änderungen ein.
Nachdem Sie nun die Grundlagen der Wertstromanalyse kennengelernt haben, stellen wir Ihnen einige Tools vor, mit denen Sie professionelle Wertstromkarten für jedes Unternehmen erstellen können:
Creately
Mit dem VSM-Tool von Creately können Sie in Ihren bestehenden Geschäftsprozessen mühelos nicht wertschöpfende oder verschwenderische Schritte aufdecken. Die Visualisierung von Wert und Verschwendung in einem übersichtlichen Dashboard ermöglicht es Ihnen, gezielte Maßnahmen zur Reduzierung von Verschwendung zu ergreifen. Durch die Verringerung von Verschwendung steigt die Wertschöpfung automatisch.
Die herausragenden Funktionen des Creately-Tools für die Wertstromanalyse sind:
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Sie können funktionsübergreifende Teams in einen kollaborativen Remote-VSM-Prozess einbeziehen, wobei alle Teammitglieder in Echtzeit Feedback geben können.
- Vorlagenvielfalt: Sie müssen nicht für verschiedene VSM-Szenarien immer wieder neue Vorlagen erstellen. Wählen Sie einfach die passende Vorlage aus der riesigen Auswahl an Creately VSM-Vorlagen.
- Umfangreiche Formenbibliothek: Wenn Ihre VSM eine komplexe Prozessabbildung erfordert, ist Creately die ideale Lösung. Die Formenbibliothek enthält eine Vielzahl von VSM-Prozessformen, die von VSM-Experten weltweit verwendet werden.
- Einfache Bedienung: Durch die Drag-and-Drop-Funktion lassen sich professionelle und unternehmensgerechte Wertstromkarten erstellen.
SmartDraw
SmartDraw VSM-Bearbeitungstools erleichtern es, die Prozesskarte, den entsprechenden Zeitstrahl und den gesamten Informationsfluss in einem standardmäßigen VSM-Flussdiagramm zu platzieren. VSM-Experten und Führungskräfte verwenden dabei spezialisierte Symbole. SmartDraw verfügt über eine umfangreiche Bibliothek dieser Symbole und bietet darüber hinaus nützliche Erklärungen.
Die Formen lassen sich ganz einfach per Drag & Drop auf die Flussdiagramm-Leinwand ziehen, um im Handumdrehen eine VSM zu erstellen. Die meisten Formen enthalten bereits die branchenübliche Textanmerkung für VSM-Flussdiagramme, wodurch manuelles Tippen reduziert wird. Die Zeit, die Sie beim Wertstrom-Mapping einsparen, können Sie für das Brainstorming von Wertschöpfungsschritten nutzen.
SmartDraw bietet zudem eine Reihe von VSM-Sharing-Optionen. Sie können zum Beispiel einen Live-Link erstellen und diesen mit Mitarbeitern teilen. Eingeladene Personen können dann online teilnehmen und zur Perfektionierung der Wertstromkarte beitragen. Weitere Exportoptionen sind Visio-Dateien, PDF, SVG, JPG und mehr.
LucidChart
Mit dem LucidChart VSM-Tool können Sie Ihren Geschäftsprozess durch ein Flussdiagramm der Komponenten und Kommunikationswege innerhalb des Prozesses optimieren und visualisieren. Die folgenden bemerkenswerten Funktionen sind ein guter Grund, die LucidChart VSM-Software einmal auszuprobieren:
- Automatisierung: Sie können den gesamten VSM-Prozess automatisieren, indem Sie bedingte Formatierung und Datenverknüpfung mit dem VSM-Flussdiagramm nutzen.
- Datenanalyse: Verknüpfte Datenpunkte und mathematische Formeln ermöglichen es Ihnen, einen Prozesswertstrom aus einer übergeordneten Perspektive zu analysieren.
- Zusammenarbeit: Ersteller können das VSM-Flussdiagramm für Projektmitglieder entweder zur Kommentierung oder zur direkten Bearbeitung freigeben und Zugriffsrechte rollenbasiert verwalten.
- Dynamische Diagramme: Das Tool kann Diagramme aus verknüpften Daten erstellen und die Formen automatisch anpassen, wenn Zahlen steigen oder sinken.
- Versionskontrolle: Ein starkes Versionskontrollsystem ermöglicht es, jede noch so kleine oder große Änderung während des gesamten VSM-Flussdiagramm-Lebenszyklus zu verfolgen.
Visual Paradigm
Visual Paradigm ist ein Cloud-basiertes VSM-Flussdiagramm-Tool. Sie müssen keine App installieren, um mit der Wertstromanalyse zu beginnen. Zudem ermöglicht es Ihnen eine effiziente und kostengünstige Zusammenarbeit mit Projekt- oder Prozessbeteiligten, wenn Sie ein VSM-Flussdiagramm in Visual Paradigm erstellen oder aktualisieren. Da keine Installation erforderlich ist, kann jeder Kommentare abgeben oder Inhalte hinzufügen, um das gesamte VSM-Flussdiagramm zu optimieren.
Der VSM-Editor von Visual Paradigm enthält alle Standard-VSM-Symbole, die Sie in jedem VSM-Flussdiagramm für Unternehmen sehen. Zusätzlich sind einige kreative und professionelle Formen enthalten, die Ihrem VSM-Prozess einen Mehrwert verleihen.
Diese Benutzererfahrung können Sie von dieser VSM-App erwarten:
- Drag-and-Drop-Bearbeitung: Vollständige Bearbeitung per Drag-and-Drop, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
- Integration: Betten Sie die VSM-Flussdiagramm-Grafiken für geschäftliche Zwecke in Anwendungen wie MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote usw. ein.
- Export: Exportieren Sie Diagramme in gängige Bildformate wie PDF, JPG, SVG, GIF, PNG usw.
EdrawMax
Wenn Sie auf der Suche nach informativen und selbsterklärenden Flussdiagrammen zur Wertstromanalyse sind, ist EdrawMax eine gute Wahl. Dieses Online-Flussdiagramm-Tool bietet eine umfangreiche Bibliothek mit VSM-Flussdiagrammen für Unternehmen. Wenn Sie Ihr eigenes Flussdiagramm von Grund auf neu erstellen möchten, finden Sie alle Standardsymbole für Wertstromkarten, die von erfahrenen VSM-Managern verwendet werden.
Ob Sie ein erfahrener oder unerfahrener VSM-Ersteller sind, spielt keine große Rolle, wenn Sie das EdrawMax Online-Tool verwenden. Die Symbole sind weitgehend selbsterklärend, und es gibt detaillierte Informationen zur Verwendung der App.
Für das Remote-Sharing können Sie mithilfe von Cloud-Authentifizierung und rollenbasierten Zugriffsrechten unterschiedliche Zugriffsebenen für das freigegebene Flussdiagramm erstellen. So können Sie einigen Teammitgliedern erlauben, weitere Inhalte hinzuzufügen, während andere das Diagramm nur überprüfen und kommentieren dürfen, ohne Änderungen am ursprünglichen VSM-Flussdiagramm vorzunehmen.
Microsoft Visio
Wenn Sie Microsoft 365-Tools für geschäftliche oder private Zwecke verwenden, können Sie mit Visio ausgezeichnete VSM-Flussdiagramme erstellen. Es gibt jedoch einen Haken, wenn Sie Microsoft-Tools für die Wertstromanalyse verwenden möchten. Die Symbole und Komponenten für VSM in Visio sind nur mit den folgenden Abonnements oder Versionen der Visio-App verfügbar:
- Visio Plan 2
- Visio Professional 2021
- Visio Professional 2019
- Visio Professional 2016
- Visio Professional 2013
- Visio Premium 2010
In Microsoft Visio müssen Sie alle VSM-Flussdiagramme von Grund auf neu erstellen, da es keine Vorlagen gibt. Die notwendigen Symbole und Konnektoren finden Sie in der Schablone „Value Stream Map Shapes“. Ziehen Sie die Elemente einfach per Drag & Drop auf die Visio-Arbeitsfläche und kommentieren Sie sie mit Textfeldern. Da keine Vorlagen vorhanden sind, ist der Prozess zeitaufwendig.
FlowBreeze
Wenn Sie nach einer einfachen und kostengünstigen Möglichkeit suchen, den Informationsfluss und den Materialverbrauch in einem Geschäftsprozess abzubilden, sollten Sie das Flussdiagramm-Tool FlowBreeze VSM ausprobieren. Es fungiert als Excel-Add-In-Tool und integriert Wertstrom-Mapping-Funktionen in eigenständige Excel-Installationen auf Windows-Computern.
Das Tool besteht aus den folgenden zwei Modulen:
- Der Aufgabenbereich „VSM-Symbole“ fungiert als zusätzliches Excel-Menüband. Er ermöglicht das Erstellen von VSM-Flussdiagrammen von Grund auf neu, indem Symbole per Drag & Drop in Excel gezogen werden.
- Der Value Stream Mapping Template Generator unterstützt Sie dabei, mit vorkonfigurierten Vorlagen im Handumdrehen betriebsbereite VSM-Diagramme zu erstellen.
Excel ist bei vielen Projekt- und Fertigungsanlagenleitern ein bevorzugtes Werkzeug für VSM-Flussdiagramme. Dies liegt daran, dass Excel einen Echtzeitzugriff auf die Geschäftsprozessdaten ermöglicht, auf denen die VSM basiert.
VSM-Vorlagen, die Sie herunterladen können
1. Wertstrom-Mapping-Vorlage von Miro
Diese VSM-Vorlage von Miro hilft Ihnen, ein VSM von Grund auf neu zu entwerfen, die zukünftige Zustandskarte zu planen und die notwendigen Änderungen umzusetzen, um den Wert innerhalb des Geschäftsprozesses zu steigern. Die Vorlage füllt automatisch die erforderlichen Haftnotizen mit Inhalten wie:
- Definition des Umfangs des VSM-Prozesses
- Beschreibung des aktuellen Stands des Prozesses
- Beschreibung, wie der zukünftige Stand des Prozesses aussehen soll
- Definition des Umsetzungsplans
Sie können die Vorlage verwenden, indem Sie sich für ein kostenloses Miro-Konto anmelden. Laden Sie dann die Vorlage als Entwurf herunter, nachdem Sie die Vorlage mit dem Miro-Whiteboard-Bearbeitungstool ergänzt haben.
2. Kostenlose Wertstrom-Mapping-Vorlage von FigJam
Wenn Sie ein Entwicklungsprojekt oder einen routinemäßigen Geschäftsprozess managen, können Sie diese einfach zu bedienende VSM-Vorlage von FigJam ausprobieren. Sie ist kostenlos für geschäftliche und private Zwecke. Sie können mit Google oder anderen E-Mail-Adressen ein kostenloses Figma- oder FigJam-Konto erstellen, um auf die Vorlage zuzugreifen.
Die FigJam VSM-Flussdiagrammvorlage ist in die folgenden Abschnitte unterteilt:
- Umfang
- Aktueller Zustand
- Zukunft
- Planung der Umsetzung
Jeder Abschnitt enthält einige vorab ausgefüllte Haftnotizen, die Sie an das jeweilige Projekt anpassen können. Bei Bedarf können Sie weitere Haftnotizen hinzufügen. Nach dem Abschluss des Mappings können Sie den Umsetzungsplan finalisieren, der das Endergebnis des Projekts verbessern wird.
Fazit
In der Lean-Management-Methodik ist die Wertstromanalyse ein grundlegendes Instrument zur Bewertung von Wert und Verschwendung in einem Geschäftsprozess. In verschiedenen Branchen werden unterschiedliche Versionen der VSM verwendet, um eine erste Bewertung des Wertstromprozesses vorzunehmen und Verschwendung innerhalb der Zeitachse zu minimieren. Die Erstellung professioneller VSM-Flussdiagramme erfordert Übung und Kenntnisse im Bereich der Flussdiagrammerstellung.
Mit den in diesem Artikel erwähnten VSM-Tools und -Vorlagen können Sie diesen Prozess jedoch in kürzerer Zeit bewältigen.
Nächster Artikel: Erläuterung des Service-Blueprint-Diagramms (+ 5 Ressourcen).