Eine Software für das Ausgabenmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben zu kontrollieren, transparent zu gestalten, Compliance sicherzustellen und zu dokumentieren. Dies hilft ihnen, Kosten zu senken, unnötige Ausgaben zu vermeiden und Lieferanten sowie Mitarbeiter termingerecht zu bezahlen.
Unternehmen planen Budgets für verschiedene Bereiche wie Versicherungen, Investitionsgüter und Lagerbestandsauffüllung. Jedoch können Budgetüberschreitungen die Gewinnmargen schmälern, wenn die Ausgaben unkontrolliert bleiben.
Mit dem Wachstum eines Unternehmens nehmen solche Probleme an Umfang zu und gefährden die Rentabilität. Daher nutzen Unternehmen jeder Größe ein Tool für das Ausgabenmanagement, um den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten und im Rahmen des Budgets zu bleiben.
Was versteht man unter Ausgabenmanagement?
Ausgabenmanagement ist der Prozess der Verwaltung aller geschäftlichen Einkäufe und Lieferantenzahlungen. Das Hauptziel ist es, jeden ausgegebenen Euro zu erfassen und den bestmöglichen Gegenwert zu erzielen.
Richtlinien für das Ausgabenmanagement sollten alle mit Ausgaben verbundenen Prozesse automatisieren und integrieren, von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung. Dieser detaillierte Ansatz stellt sicher, dass die Beschaffung wie geplant verläuft und dass Zahlungen an Lieferanten, Auftragnehmer und andere Dritte gemäß den Vertragsbedingungen erfolgen.
Warum ist Ausgabenmanagement wichtig?
Ein effektives Ausgabenmanagement bietet folgende Vorteile:
- Steigerung der Effizienz durch Automatisierung von Prozessen, die bei manueller Bearbeitung durch Mitarbeiter fehleranfällig und zeitaufwändig sind.
- Reduzierung von Risiken und Kosten durch Transparenz über zu beschaffende Produkte, Lieferanten und damit verbundene Kosten.
- Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen internen Ressourcen und Drittanbietern durch standardisierte Prozesse und digitale Tools.
- Nachhaltige Produktivitätssteigerung, indem Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet und für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden.
Im Folgenden werden einige der besten Tools für das Ausgabenmanagement vorgestellt, die Ihnen helfen können, Ihre Ausgaben zu kontrollieren und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen:
Airbase
Airbase ist eine umfassende Software für das Ausgabenmanagement, die sich an Unternehmen verschiedener Größenordnungen richtet, von Start-ups bis zu Großkonzernen. Sie bietet eine Reihe fortschrittlicher Lösungen für die Ausgabenkontrolle, Prüfung und Überwachung.
Das Modul für das Belegmanagement ermöglicht beispielsweise die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, das einfache Anhängen von Belegen, dedizierte E-Mail-Funktionen und die gemeinsame Nutzung von Belegen über verschiedene Geräte hinweg. Zusätzlich gibt es ein Modul für Sicherheit und Betrugserkennung, das Funktionen wie Kartenkontrolle, Kartenlimits, Kartensperrung, Betrugserkennung, Betrugsbenachrichtigung und verschlüsselte Übertragung von virtuellen Kartendaten bietet.
Spendesk
Spendesk bietet viele nützliche und intuitive Funktionen, einschließlich Integrationen und optischer Zeichenerkennung (OCR). Mit diesem Tool können Unternehmen alle wiederkehrenden Ausgaben automatisieren. Es ist auch in der Lage, Spesenabrechnungen den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen und somit Zeit zu sparen.
Spendesk ist zudem ein flexibles Tool, das Unternehmen an ihre spezifischen Ausgabenmanagementansätze anpassen können. So können beispielsweise einzelnen Mitarbeitern Debitkarten für bestimmte Ausgaben zugeteilt werden. Darüber hinaus können virtuelle Kreditkarten für einmalige Transaktionen genutzt werden.
Zusätzlich bietet Spendesk Push-Benachrichtigungen zur Zahlungsvalidierung, die Integration mit Buchhaltungstools, einen Echtzeitüberblick über die Ausgaben und ein umfassendes Ausgabenübersichts-Dashboard.
Coupa
Coupa ist ein weiteres beliebtes Tool für das Business Spend Management (BSM) mit Cloud-Zugriff. Es kann Ausgaben in verschiedenen Bereichen wie Zahlungen, Lieferketten, Beschaffung und Finanzverwaltung verwalten. Das Tool besteht aus drei Funktionsblöcken für ein effizientes Ausgabenmanagement.
Der erste Block sind die Anwendungen. Er umfasst alle wesentlichen Module wie Beschaffung, Rechnungsbearbeitung, Spesenmanagement, Zahlungsabwicklung, Vertragsmanagement, strategische Beschaffung und Ausgabenanalyse.
Der zweite Block ist die BSM-Plattform, die sich auf Datenschutz, Benutzerprofile, Datensicherheit und Integrationen konzentriert. Sie bietet eine vernetzte Basis, Cloud-Zugriff, Integrationen und eine grafische Benutzeroberfläche.
Der dritte Block ist die Coupa Business Community. Sie bietet Funktionen wie ein offenes Geschäftsnetzwerk, Coupa-Vorteile und KI-gestützte Funktionen.
Emburse
Emburse bietet umfassende Tools für das Ausgabenmanagement, die sich an Start-ups und große multinationale Unternehmen richten. Die Lösungen umfassen Spesenmanagement, Kreditorenbuchhaltung, Einkaufsautomatisierung, optimierte Zahlungssysteme, Audits, Reisemanagement und Daten-Dashboards.
Emburse bietet virtuelle Karten an, die direkt über die Plattform mit dem Tool Emburse Spend ausgestellt werden können. Die virtuellen Karten lassen sich nahtlos in die Software von Buchhaltungs- und Kreditorenbuchhaltungsteams integrieren, einschließlich Emburse Chrome River, Emburse Certify oder anderen angebotenen Produkten. Produkte wie Emburse Go helfen Reisemanagern, ihre Reisenden und Ausgaben genau im Blick zu behalten.
Ein besonderer Vorteil ist der modulare Ansatz von Emburse, der sich nach der Unternehmensgröße richtet. Emburse Tallie eignet sich gut für kleine und mittlere Unternehmen, Emburse Certify ist ideal für Unternehmen mit Sitz in den USA und Emburse Chrome River ist eine gute Wahl für große Unternehmen mit Niederlassungen weltweit. Große Konzerne wie Microsoft, Nike und Estee Lauder nutzen die Software von Emburse.
Mesh Payments
Mesh Payments ist eine weitere Software, mit der Sie Ausgabenlecks reduzieren können. Die Funktion „Spend Insights“ bietet wertvolle Dateneinblicke genau dann, wenn Sie diese benötigen. Sobald Sie einen Ausgabenposten anzeigen, zeigt die mobile App automatisch Einsparmöglichkeiten in der Zukunft, Ausgabenprognosen zum aktuellen Preis und weitere Informationen.
Darüber hinaus bietet das Modul „Spend Controls“ Echtzeitbenachrichtigungen über Zahlungsanforderungen, ermöglicht die Begrenzung von Ausgaben, das Kündigen von Abonnements über eine zentrale Schnittstelle und das Blockieren von Lieferantenzahlungen mit nur einem Klick. Weitere bemerkenswerte Funktionen sind die Ausgabenoptimierung, Echtzeitberichte und automatisierte Zahlungsabläufe.
Ramp
Ramp hat sein Business Spend Management System in vier Module unterteilt: Start, Scale, Streamline und Save. Das Modul „Start“ bietet Zugriff auf Tools zur Verwaltung mehrerer Karten, Rechnungszahlungen (ACH/Schecks/Karten), Echtzeit-Spesenverfolgung und präzise Ausgabenabrechnung.
Das Modul „Scale“ ermöglicht es Unternehmen, interne Richtlinien in Bezug auf Ausgaben und Budgets durchzusetzen. Beispielsweise können Spesenrichtlinien verwendet werden, um Regeln und Ausgabenkontrollen festzulegen.
Das Modul „Streamline“ bietet Workflows (Onboarding, Zusammenarbeit und Buchhaltung) zur Automatisierung des Ausgabenmanagements und zur Integration mit anderen Geschäftstools (über 1000 Integrationen). Das Modul „Save“ schließlich unterstützt Sie bei der Belegabstimmung, Ausgabenkategorisierung, Preisintelligenz und bietet Einblicke in Einsparpotenziale.
Brex
Brex konzentriert sich auf die Beschleunigung der Finanzprozesse und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien für Ausgaben. Durch die einfache Erfassung genauer Spesen durch Mitarbeiter und die reibungslose Prüfung durch das Buchhaltungsteam fördert Brex eine Kultur der Finanzdisziplin im gesamten Unternehmen.
Brex bietet verschiedene Lösungen für das Ausgabenmanagement, darunter Kreditkarten, Geschäftskonten, Spesenverfolgung und Integrationen. Die Ausgabenverwaltungsfunktion ist Teil des Brex Empower-Abonnements.
Workday
Workday, bekannt für seine Human Capital Management-Lösungen, bietet auch Möglichkeiten für ein einfaches und strategisches Ausgabenmanagement. Die Software verfügt über eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche für die zentrale Verwaltung der Ausgaben.
Die Benutzeroberfläche ist in drei Hauptbereiche unterteilt: „Source to Pay“, „Inventory“ und „KPIs“. Das Modul „Source to Pay“ liefert wertvolle Einblicke in Lieferantenausgaben, verwaltete vs. nicht verwaltete Ausgaben, Lieferantenleistung und Rechnungsverarbeitung. Als Cloud-basierte App ermöglicht es Ihnen und Ihren Geschäftspartnern, die Unternehmensausgaben von jedem Gerät und überall mit Internetverbindung im Blick zu behalten.
PayEm
PayEm legt seinen Fokus auf die fortschrittliche Automatisierung des Ausgabenmanagements. Die Software vereint Anbieterabonnements und SaaS-Abos für Mitarbeiter an einem zentralen Ort, sodass keine separate Software für verschiedene Ausgabenbereiche benötigt wird.
Über PayEm können virtuelle Kreditkarten für verschiedene Drittanbieter erstellt und verwaltet sowie ein zentraler Ansprechpartner für das Ausgabenmanagement zugewiesen werden. Dasselbe Prinzip lässt sich auch auf Softwareabonnements anwenden.
Darüber hinaus erhalten Sie mit PayEm die volle Kontrolle über die Ausgaben. Sie können beispielsweise Softwareabonnements optimieren, indem Sie unnötige Apps oder ehemalige Mitarbeiterkonten in bestehenden Anwendungen löschen.
Teampay
Teampay ist eine Cloud-basierte Anwendung, die Finanzteams eine umfassende Sicht auf die Ausgaben in den verschiedenen Bereichen des Unternehmens ermöglicht. Stakeholder erhalten zudem einen Echtzeitüberblick über die täglichen Ausgaben und können bei Bedarf Ausgabenlimits festlegen.
Die dialogorientierte Benutzeroberfläche ermöglicht es Mitarbeitern, in Echtzeit Unterstützung vom Finanzteam zu erhalten, um den Kaufprozess zu verstehen oder Transaktionsgenehmigungen einzuholen. Sie müssen also nicht bis zur nächsten Monatsabrechnung warten, um zu erfahren, wie Ihre Mitarbeiter ihre Mittel einsetzen, sondern erhalten aktuelle Echtzeitdaten zu den laufenden Ausgaben.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE ist eine weitere beliebte Lösung für „Source-to-Pay“-Prozesse, die alle Ausgaben aus verschiedenen Unternehmensbereichen an einem Ort zusammenführt, um das Ausgabenmanagement zu vereinfachen. Mit diesem durchdachten Tool können Sie sowohl indirekte als auch direkte Ausgaben verwalten.
Die Software bietet ausgefeilte Datenanalysen und Einblicke, die auf der Kombination von KI und Robotic Process Automation (RPA) basieren. Dadurch erhalten Sie handlungsrelevante Daten, um Ihr Ausgabenmanagement neu zu strukturieren und beispielsweise einen unternehmensweiten Beschaffungskatalog zu erstellen.
RealPage
RealPage unterstützt Unternehmen dabei, kosteneffizienter und produktiver zu werden, indem es die Verwaltung von Lieferanten, Rechnungen und Einkäufen zentralisiert. Es ist mehr als nur ein Tool zur Ausgabenverfolgung.
RealPage sammelt Ausgaben- und Ertragsdaten aller Geschäftsbereiche und bietet detaillierte Einblicke für eine intelligentere Beschaffung. Zudem können alle Bestellungen (POs) und deren Genehmigungsprozesse automatisiert werden, wobei die Daten in Echtzeit an ein zentrales Dashboard zur Ausgabenübersicht und -analyse übermittelt werden.
Concur Expense
Concur Expense ist eine Ausgabenmanagementlösung von SAP, einem renommierten Entwickler von ERP-Software für Unternehmen. Das Produkt hilft Ihnen dabei, das Ausgabenmanagement durch die Verknüpfung mehrerer „Source-to-Pay“-Transaktionen zu integrieren und zu automatisieren.
Das Tool ist sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber von Vorteil. Beispielsweise können Außendienstmitarbeiter ihre Spesenbelege mobil einreichen. Das intelligente Programm von Concur prüft die Ausgaben automatisch und sendet eine Benachrichtigung, sodass Sie Ausgaben schneller genehmigen können.
Abschließende Gedanken
Durch die Verwendung einer Software für das Ausgabenmanagement können Sie unbemerkte Geldverschwendung reduzieren und die Gewinnmargen Ihres Unternehmens erhöhen. Möglicherweise benötigen Sie auch einen der besten Kostenverrechner, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Zahlungen an Mitarbeiter oder Lieferanten erstatten muss.