Virtuelle Bürolösungen: Die Vorteile und Top-Anbieter im Überblick
Durch die Anmeldung bei einer der unten aufgeführten Plattformen für virtuelle Büros können Sie von allen Vergünstigungen und Vorteilen eines herkömmlichen Büros profitieren.
Die Anmietung eines physischen Büroraums kann für kleine Unternehmen, Freiberufler und mittelständische Betriebe eine Herausforderung darstellen. Sie sind mit festen monatlichen Mietzahlungen und jährlichen Erhöhungen konfrontiert, oft nur für eine Geschäftsadresse und ein Postfach.
Wenn Sie Ihr Unternehmen beispielsweise online betreiben, aber eine offizielle Geschäftsadresse für Rechnungs-, Steuer- und regulatorische Zwecke benötigen, fragen Sie sich möglicherweise: „Gibt es eine Alternative zur Miete eines physischen Büros?“ Die Antwort lautet: Ja! Virtuelle Büroabonnements bieten eine flexible Lösung.
Lesen Sie weiter, um mehr über virtuelle Büroräume, ihre Kernfunktionen und einige der besten Anbieter zu erfahren, die Sie sofort ausprobieren können.
WFH und hybride Arbeitsmodelle in der Post-Pandemie-Welt
Die COVID-19-Pandemie zwang Unternehmen weltweit, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. IT-Unternehmen haben in den Jahren 2020 und 2021 die Entwicklung von Online-Arbeitstools vorangetrieben.
Plattformen wie Zoom, Slack, Asana, Teams, Google Workspace und Google Meet erlebten einen enormen Aufschwung. Auch Whiteboard-Apps und andere digitale Tools wurden immer wichtiger.
Unternehmen erkannten, dass WFH die Kapitalkosten für Büroräume, Ausstattung, Verpflegung und Freizeiteinrichtungen reduzierte. Zudem waren viele Mitarbeiter im Homeoffice aktiver und produktiver.
Sicherheitsbedenken wurden durch robuste Endpoint-Sicherheitslösungen, Identitäts- und Zugriffsverwaltungs-Apps sowie Desktop-Virtualisierung angegangen.
Nach der Pandemie kehrten nicht alle Mitarbeiter ins Büro zurück. Stattdessen wurde ein hybrides Arbeitsmodell implementiert.
Bei diesem Modell arbeiten einige Mitarbeiter von zu Hause, während andere ins Büro kommen. Die Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgen über Online-Plattformen von Google, Microsoft, Facebook und anderen Anbietern.
Verschiedene IT-Unternehmen haben eine neue Reihe von Produkten entwickelt, um den Anforderungen digitaler Unternehmen gerecht zu werden. Dazu gehören virtuelle Büros, virtuelle Assistenten, Postweiterleitungsadressen und virtuelle Anrufbeantworter.
Startups und moderne Digitalunternehmen können diese Dienstleistungen in erschwinglichen Paketen nutzen, um alle regulatorischen Anforderungen zu erfüllen.
Was genau ist ein virtuelles Büro?
Diese Dienstleistungen bieten Ihrem Unternehmen eine physische Adresse, die von Ihrer Privatadresse abweicht. Sie können Bürofunktionen wie Anrufbeantworter, Postanschrift, Postweiterleitung, Videokonferenzen und Besprechungsräume nutzen.
Einige Anbieter virtueller Büros stellen gelegentlich auch physische Konferenzräume zur Verfügung.
Durch diese Dienste entfallen die üblichen Probleme mit Mietverträgen, Büroreinigungen, monatlichen Mietzahlungen und anderen damit verbundenen Belastungen.
Kleine Unternehmen und Startups nutzen virtuelle Büros, um ihre Betriebs- und Gemeinkosten zu senken. So können sie sich auf die Erzielung von Einnahmen konzentrieren, anstatt sich mit unproduktiven Aufgaben zu beschäftigen.
Wichtige Merkmale von Anbietern virtueller Büros
#1. Geschäftsadressen
Der Anbieter sollte Ihnen Geschäftsadressen anbieten, die nicht für die Gewerbe- und Steuerregistrierung gesperrt sind.
#2. Postfach und Postweiterleitung
Der Anbieter sollte sich um alle eingehenden Sendungen kümmern und diese an Ihre Privatadresse weiterleiten.
#3. Geschäftliche Festnetzanschlüsse und virtuelle Anrufbeantworter
Sie benötigen eine offizielle Telefonnummer, unter der Ihre Kunden und Interessenten Sie erreichen können. Diese Anrufe sollten nicht unbeantwortet bleiben. Hier kann ein Live- oder virtueller Empfangsdienst helfen.
#4. Keine Anbieterbindung
Es sollte keine komplizierte Anbieterbindung oder versteckte Gebühren geben. Der Anbieter sollte Ihnen zudem bei Bedarf zusätzliche Ressourcen anbieten können, wenn Ihr Unternehmen wächst.
#5. Highspeed-Internet
Wenn der Anbieter Coworking-Spaces für gelegentliche Treffen bereitstellt, sollte schnelles Internet für mehrere Geräte verfügbar sein.
#6. Audio- und Videoausrüstung für Konferenzen
Für hybride Arbeitsumgebungen benötigen Sie auch audiovisuelle Systeme für persönliche und Remote-Meetings.
#7. Website- und Web-Chat-Tools
Es ist vorteilhaft, wenn der Anbieter auch Dienstleistungen wie Website-Registrierung, Hosting und Chat-Funktionen für Ihr Unternehmen anbietet.
#8. Räumlichkeiten für Veranstaltungen und Meetings
Der Anbieter sollte über Räumlichkeiten für Aktionärstreffen, Kundenbesprechungen, Konferenzen usw. verfügen.
#9. Druck- und Scan-Dienste
Hybride Büroräume sollten auch Druck-on-Demand-Dienste mit Druckverwaltungstools anbieten. Unternehmen benötigen diese Dienste beispielsweise zum Drucken von Verträgen.
Hier sind einige beliebte Online-Bürolösungen, die Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen können:
InCitySpace Virtuelles Büro
Seattle ist eine der geschäftigsten Städte im US-Bundesstaat Washington. Viele ausländische Unternehmen wünschen sich hier eine Adresse, um ihr Markenimage zu stärken, Steuervorteile zu nutzen und ein gewisses Prestige zu erlangen. Mit einer Geschäftsadresse in den USA, beispielsweise in Seattle, können Sie auch Bankkonten für Ihr Unternehmen eröffnen.
InCitySpace Virtual Office erfüllt Ihre Anforderungen an virtuelle Geschäftsadressen in Seattle. ICS bietet reale Straßenadressen an, keine virtuellen Adressen, die von Behörden nicht verifiziert werden können.
ICS verfügt über die notwendigen Lizenzen, um solche Dienstleistungen in den USA anbieten zu können, und stellt sicher, dass Sie alle staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze einhalten.
Alliance Virtual Offices
Alliance Virtual Offices ist einer der führenden Anbieter in diesem Bereich. Das Unternehmen bietet virtuelle Büros mit echten Adressen in wichtigen Ländern an, in denen Unternehmen tätig sein wollen.
Sie geben an, wo Sie Ihr virtuelles Büro eröffnen möchten, und Alliance bietet Ihnen schnell verschiedene Angebote zu erschwinglichen Monats- oder Jahresraten.
Zu den wichtigsten Merkmalen von Alliance gehören:
- Echtzeit-Empfangsdienste
- Eine virtuelle Geschäftsadresse in den USA
- Virtuelle Festnetznummern
- Coworking Spaces für Veranstaltungen und Anlässe
- Buchung von Tagungsräumen
- Mehr als 1200 internationale Standorte mit über 4000 Tagungsräumen weltweit
WeWork
WeWork revolutioniert das Konzept des virtuellen Büros. Das Unternehmen bietet Arbeitsplätze zur Miete für Stunden, Tage, Wochen und Monate an. Die Coworking-Spaces beinhalten Internet, Telefonie, Zubehör für Meetings, Druckdienste usw.
Die wichtigsten Merkmale von WeWork sind:
- Eigener Schreibtisch in einem Gemeinschaftsbüro
- Private Büros
- Büros in Suiten-Größe mit privaten Annehmlichkeiten
- Büros auf der ganzen Etage
- Monatliche Coworking-Space-Mitgliedschaften
WeWork ist bei digitalen Mitarbeitern sehr beliebt, da es dedizierte Bandbreite, VPN-Zugang, LAN-Zugang, WLAN-Abdeckung usw. anbietet. Alle IT-Services sind mit Sicherheitsmaßnahmen auf Unternehmensniveau ausgestattet.
Kumospace
Kumospace hebt virtuelle Büros auf die nächste Stufe, indem es eine visuelle Umgebung für die Gestaltung eines Büros im virtuellen Raum bietet. Die Mitarbeiter sind in einer raumähnlichen Architektur angeordnet. Sie sehen Schreibtische, Stühle, Trennwände und alle anderen Dinge, die Sie von einem herkömmlichen Büro kennen. Das alles existiert in der Cloud.
Kollegen werden durch ihre Avatare innerhalb der visuellen Oberfläche repräsentiert. Die Bewegungsfunktion zeigt Ihnen, wenn sich jemand nicht an seinem Schreibtisch befindet. Andere bemerkenswerte Funktionen von Kumospace sind:
- Räumliches Audio für mehrere Gespräche
- Dokumentenfreigabe über Quick Links
- Remote-Spiele, wie in einer Büro-Freizeit
- Bildschirmfreigabe mit Kollegen
- Whiteboards für Brainstorming
- „Watercooler“-Momente
Clevver.io
Mit Clevver.io können Sie ein komplettes Unternehmen online aufbauen und eine Geschäftsadresse in 50 Ländern weltweit einrichten. Es ist der umfassendste Anbieter von Online-Büro- und Bürodienstleistungen, den wir bisher überprüft haben.
Clevver bietet Gründungsdienstleistungen, Bankkonten, Steuerberatung, Buchhaltung, digitale Postfächer und vieles mehr.
Intelligent Office
Intelligent Office bietet virtuelle Geschäftslösungen für große und kleine Unternehmen, um den Geschäftsbetrieb effizienter und rentabler zu gestalten. Wählen Sie einen virtuellen Bürostandort Ihrer Wahl und erleben Sie, wie Ihr Unternehmen mit professionellem Auftreten floriert.
Sie erhalten eine prestigeträchtige virtuelle Adresse, um Ihre Post von überall aus zu empfangen. Sie können auch den Anrufbeantworterdienst nutzen, um Ihren Kundenservice zu verbessern. Unternehmen können zudem einen geschulten virtuellen Assistenten einsetzen, der sich um ihre täglichen Aufgaben kümmert.
Regus
Mit Regus können Unternehmen ihre Präsenz weltweit sichtbar machen. Wählen Sie eines der virtuellen Büros in einer großen Stadt und präsentieren Sie Ihr Unternehmen professionell.
Zusätzlich zu einer virtuellen Adresse können Sie mit diesem Service auch Postweiterleitungs- und Anrufbeantworterdienste erhalten.
Zu den wichtigsten Funktionen von Regus gehören:
- Sofortige Geschäftsadresse
- Professionelle Empfangsmitarbeiter
- Postweiterleitung täglich, wöchentlich, monatlich oder nach Bedarf
- Lokale oder nationale Geschäftsrufnummer
- Professionelle Rezeptionsdienste
- Büro- oder Coworking-Space auf Anfrage
- Administrative Unterstützung
Opus VO
Opus VO ist die Plattform, auf der Sie alle Geschäftsdienstleistungen erhalten, die Sie benötigen, zu einem effektiven Preis. Hier können Sie aus über 650 Standorten in den USA wählen, darunter Atlanta, Beverly Hills, Chicago, Brooklyn, Los Angeles, New York und Miami. Zu den hervorgehobenen Funktionen von Opus VO gehören:
- Geschäftliche Postadresse
- Geschäftliche Telefonnummer
- Premium Anrufweiterleitung
- Firmenfaxnummer
- Live-Empfangsdienste
- Voicemail in E-Mail umgewandelt
- Fax-zu-E-Mail-Service
- Aufbau von Geschäftskrediten
Zusätzlich können Sie Funktionen wie SMS, gebührenfreie Nummern und eine Audiokonferenz-Brücke gegen eine zusätzliche Gebühr nutzen.
virtualoffice.team
Virtualoffice.team ist der digitale Arbeitsplatz für verteilte Teams. Auch wenn Ihre Teammitglieder von verschiedenen Standorten aus arbeiten, hilft diese Plattform dabei, die Kommunikation und den Teamgeist zu verbessern. Sowohl vollständig remote als auch hybride Teams können dieses Programm nutzen.
Sie können Ihren virtuellen Büroraum gestalten und Ihren Schreibtisch dort platzieren, wo Sie möchten. Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen ist hier einfach, genau wie in einem echten Büro. Darüber hinaus können Sie Ihre Kollegen im virtuellen Besprechungsraum treffen und Gäste in Sekundenschnelle einladen.
Davinci Virtual
Möchten Sie auf Tausende von virtuellen Bürostandorten aus der ganzen Welt zugreifen? Davinci Virtual ist die Lösung, die alles bietet, was Sie von einer Geschäftsadresse erwarten.
Sie erhalten ein virtuelles Büro mit einer echten Postanschrift, die Ihnen hilft, einen guten Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen. Wählen Sie aus 5.500 Geschäftsstandorten, die Sie für die Geschäftslizenzierung, Registrierung und Internetverzeichniseintragung verwenden können.
Sie können die gleiche Adresse verwenden, um Geschäftskorrespondenz zu empfangen. Die Mitarbeiter können diese sicher zur persönlichen Abholung oder Weiterleitung aufbewahren. Unternehmen können sich zur besseren Glaubwürdigkeit auch in das Lobbyverzeichnis eintragen lassen.
Darüber hinaus kann der Standort für Geschäftstreffen genutzt werden, da diese mit Highspeed-Internet, Smartboards, LCD-Projektoren, Plasmabildschirmen und vielen weiteren Präsentationstools ausgestattet sind.
Stark Office Suites Virtuelle Büros
Mit Hilfe von Stark Office Suites Virtual Offices können Sie ein professionelles und erfolgreiches Image für Ihr Unternehmen aufbauen. Egal, ob Sie bereits eine etablierte Geschäftspräsenz haben oder die Kosten für einen festen Büroraum senken möchten, diese virtuelle Bürolösung ist für Sie da.
Wenn Sie sich für diesen Service entscheiden, können Sie aus erstklassigen Unternehmensadressen in Westchester, Long Island, Midtown Manhattan und Connecticut wählen. Die von diesem Unternehmen angebotenen Leistungen umfassen Postanschriften, Büroräume und eine persönliche Empfangsmitarbeiterin.
Bei Bedarf kann Ihr Unternehmen auch Stark Office Suites nutzen, um Besprechungen oder Konferenzen abzuhalten. Für Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind, bietet Stark einen Empfangsservice, der Aufgaben wie Begrüßung, Anrufannahme und Weiterleitung übernimmt.
Servcorp Virtuelles Büro
Mit Servcorp Virtual Office können Sie Ihr Unternehmen von jedem der über 150 globalen Standorte aus führen. Einige beliebte Standorte sind New York, Washington, DC, Chicago, Houston, London, Paris, Berlin, Tokio und Osaka.
Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, erhalten Sie sofort eine Adresse und Telefonnummer, die auf Ihren Namen ausgestellt werden.
Sie können diese prestigeträchtige Adresse für Ihre Firmenregistrierung und Ihre Postanschrift verwenden. An diese Adresse eingehende E-Mails werden an beliebige Standorte weitergeleitet.
Spezielle Empfangsmitarbeiter, interaktive Voicemail rund um die Uhr und sichere Fax-zu-E-Mail-Dienste sind einige zusätzliche Funktionen, die diese Lösung bietet.
Wenn Sie regelmäßige Büroarbeiten wie Drucken erledigen müssen, stehen Sekretärinnen auf Abruf zur Verfügung. Darüber hinaus bietet Servcorp Zugang zu Besprechungsräumen, Videokonferenzen, Sitzungssälen, WLAN-fähigen Coworking-Lounges und privaten Büros.
Abschließende Worte
Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, sollten Sie eine gute Übersicht über die besten Anbieter virtueller Bürolösungen haben. Sie finden auf diesen Webseiten Demos, kostenlose Testversionen und Verkaufsgespräche.
Diese Anbieter verfügen über alle Standardfunktionen, die ein Anbieter virtueller Arbeitsplätze haben muss.
Informieren Sie sich als Nächstes über einige Stehpulte für das Homeoffice.