Die Arbeitswelt hat sich global auf Homeoffice umgestellt, was dazu geführt hat, dass Besprechungen von Konferenzräumen in Online-Video-Anruf-Apps verlagert wurden. Falls Sie neu in der Welt der Videokonferenzen sind, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite!
Optimale Leistung durch Schließen anderer Anwendungen
Bevor Sie Ihre Videokonferenz starten, ist es ratsam, Ihre aktuelle Arbeit zu speichern und alle nicht benötigten Apps zu schließen. Insbesondere sollten Sie alle Programme beenden, die persönliche Informationen enthalten oder eine hohe CPU-Auslastung verursachen.
Zu viele gleichzeitig geöffnete Programme können Ihren Computer während eines Videoanrufs verlangsamen. Dies liegt daran, dass der Anruf selbst viele Ressourcen beansprucht, insbesondere wenn Sie einen Laptop mit geringerer Leistung verwenden. Sollten Sie feststellen, dass sich die Lüfter Ihres Geräts während des Anrufs stark drehen oder die Videokonferenz-App verzögert reagiert, ist es empfehlenswert, alle anderen geöffneten Programme zu beenden.
Vorsichtsmaßnahmen bei der Bildschirmfreigabe
Wenn Sie Ihren Bildschirm während einer Videokonferenz teilen, sollten Sie einige zusätzliche Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass andere keine privaten oder möglicherweise peinlichen Informationen sehen. Beginnen Sie damit, Ihren Browser zu öffnen und alle Registerkarten zu schließen, insbesondere jene, die Inhalte enthalten, die Sie nicht teilen möchten.
Aktivieren Sie anschließend den „Nicht stören“-Modus auf Ihrem Mac- oder Windows-Computer. Dadurch wird vermieden, dass versehentlich Nachrichten aus privaten Konversationen angezeigt werden, während Sie Ihren Bildschirm freigeben.
Überprüfung der Internetverbindung
Führen Sie vor Beginn Ihres Anrufs einen Geschwindigkeitstest mit Tools wie Fast.com oder Speedtest.net durch, um Ihre Internetgeschwindigkeit zu überprüfen. Sollte Ihre Verbindung nicht ausreichend sein, nähern Sie sich Ihrem WLAN-Router oder probieren Sie andere Maßnahmen aus, um Ihr WLAN-Signal zu verstärken. Sie können auch diese Werkzeuge nutzen, um Ihre Internetverbindung zu optimieren.
Wahl eines hellen Ortes und neutralen Hintergrunds
Es ist von Vorteil, einen Videoanruf an einem Ort mit viel natürlichem Licht durchzuführen. Dies sorgt für eine klare Darstellung Ihres Gesichts. Sollte Ihr Raum jedoch nicht über ausreichend Sonnenlicht verfügen, versuchen Sie, unter einer sanften, nicht zu grellen Leuchtstofflampe zu sitzen.
Ebenso ist es ratsam, einen neutralen Hintergrund zu wählen, der nicht zu unruhig ist. Eine einfache Wand im Hintergrund ist in der Regel ausreichend.
Sollten Sie keinen passenden Hintergrund finden, können Sie versuchen, Ihren Hintergrund in Skype unscharf zu stellen. Bei der Verwendung von Zoom haben Sie sogar die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund zu verwenden.
Testen von Video und Audio
Stellen Sie vor Beginn eines Videoanrufs sicher, dass Ihre Video- und Audiogeräte korrekt angeschlossen sind und funktionieren. Die meisten Videokonferenz-Tools bieten eine Testanruffunktion an. Suchen Sie in den Optionen oder Einstellungen Ihrer Videokonferenz-App nach dieser Funktion.
In Skype finden Sie die Testanruffunktion beispielsweise im Bereich „Audio und Video“ unter den „Einstellungen“.
Optimale Kamerapositionierung auf Augenhöhe
Es ist wichtig, dass Sie die Kamera optimal positionieren. Versuchen Sie, die Kamera auf Augenhöhe zu platzieren, um zu vermeiden, dass Sie nach oben oder unten schauen müssen. Es ist nicht wünschenswert, dass Ihre Kollegen während wichtiger Meetings auf Ihre Nase schauen.
Anstatt sich selbst oder das Chatfenster anzusehen, sollten Sie direkt in die Kamera blicken, wenn Sie sprechen. Dies verhindert, dass andere Teilnehmer abgelenkt werden.
Verwendung eines besseren Mikrofons oder einer besseren Kamera
Für gelegentliche Anrufe sollten das integrierte Mikrofon und die Kamera Ihres Laptops ausreichend sein. Sollte Ihr Laptop jedoch schon etwas älter sein, ist die Videoqualität möglicherweise nicht so gut wie die Ihres Smartphones.
Wenn Sie täglich an Online-Meetings teilnehmen, kann es sich lohnen, in eine bessere Kamera und/oder ein Headset zu investieren.
Verwenden Sie auch Kopfhörer oder Ohrhörer während eines Videoanrufs. Aufgrund der Nähe zum Mund wird die Tonqualität besser sein als mit dem eingebauten Mikrofon Ihres Laptops. Um Latenzen zu vermeiden, sollten Sie kabelgebundene Kopfhörer verwenden.
Vorbereitung ist alles
Wenn Sie eine Besprechung leiten, ist es hilfreich, alle Gesprächspunkte und benötigten Dokumente im Voraus bereitzuhalten. Falls Ihre Kollegen ein Dokument benötigen, senden Sie es vorab, sodass jeder Teilnehmer vor Beginn der Videokonferenz Zugriff auf alle relevanten Informationen hat.
So vermeiden Sie, dass die ersten Minuten des Anrufs damit verbracht werden müssen, auf alle Beteiligten zu warten.
Angemessene Kleidung
Die Arbeit von zu Hause aus bedeutet nicht, dass Sie im Schlafanzug an Besprechungen teilnehmen müssen. Andererseits ist ein vollständiger, dreiteiliger Anzug auch nicht erforderlich. Finden Sie einen Mittelweg und kleiden Sie sich business casual oder formell, je nach den Gepflogenheiten Ihres Arbeitsplatzes.
Ja, Hosen sind optional, aber warum sollte man das riskieren? Es könnte unangenehm werden, wenn Sie vergessen, die Kamera auszuschalten, bevor Sie aufstehen.
Stummschaltung bei Inaktivität
Bei der Teilnahme an einer Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern ist es ratsam, Ihr Mikrofon während der meiste Zeit stumm zu schalten. Schalten Sie es nur ein, wenn Sie etwas sagen möchten.
Dadurch werden Hintergrundgeräusche von Ihrer Seite reduziert. Auch wenn jemand den Raum betritt und zu sprechen beginnt, während Sie sich im Anruf befinden (was im Homeoffice durchaus vorkommen kann), müssen Sie nicht hektisch nach der Stummschalttaste suchen.
Konzentration wie in einer persönlichen Besprechung
Auch wenn es verlockend ist, die Zeit während einer Videokonferenz für das Überprüfen Ihres Posteingangs oder das Lesen von Artikeln zu nutzen, sollten Sie dies unterlassen. Versuchen Sie, aufmerksam zuzuhören, wenn jemand spricht und richten Sie Ihren Blick auf die Kamera.
Behandeln Sie eine Videokonferenz im Grunde wie eine echte Besprechung. Würden Sie im Konferenzraum auf Reddit nach Katzen-Memes suchen? Wenn nicht, sollten Sie es auch nicht während eines Videoanrufs tun.
Wenn Sie tippen oder anderweitig abgelenkt sind, werden Ihre Kollegen schnell bemerken, dass Sie nicht aufpassen.
Haustiere und Kinder im Hintergrund halten
Wenn Sie Kinder oder Haustiere haben, ist es ratsam, dass sich während der Videokonferenz jemand anderes um sie kümmert. Falls keine Betreuung möglich ist, versuchen Sie, die Kinder mit einer Aktivität zu beschäftigen, die sie lieben, wie zum Beispiel Zeichentrickfilme.
Selbst wenn Sie alle Vorsichtsmaßnahmen treffen, kann es vorkommen, dass Ihre Kinder in den Raum stürmen. Machen Sie sich deswegen nicht zu viele Sorgen. Angesichts der aktuellen Situation sollten alle Teilnehmer Verständnis haben.
Wenn so etwas passiert, fragen Sie Ihre Kollegen einfach höflich, ob Sie sich kurz zurückziehen können. Sie werden dafür sicherlich Verständnis zeigen.
Wenn Sie neu im Homeoffice sind, sollten Sie sich einige Tipps und Tricks ansehen, um Ihre Arbeitserfahrung zu optimieren.