Je umfangreicher Ihre Texte, desto größer wird die dazugehörige Datei. Doch wie groß darf ein Microsoft Word-Dokument eigentlich werden? Die Antwort darauf ist vielschichtig, da der Umfang eines Word-Dokuments maßgeblich von den verwendeten Inhalten, wie Text, Video- und Bildelementen abhängt.
Die maximale Dateigröße eines Word-Dokuments variiert zudem je nach Dateiformat. Aktuelle Word-Versionen setzen auf das DOCX-Format, während ältere Versionen das DOC-Format verwenden.
Maximale Dateigröße von Microsoft Word-Dokumenten
Für reine Textdokumente liegt die Obergrenze bei 32 MB. Diese Begrenzung gilt für Dokumente, die mit Microsoft Word 2007 oder neuer erstellt wurden.
Dies bietet zwar ausreichend Spielraum für Text, aber ist eher begrenzt, wenn es um die Integration von Videos oder Bildern geht.
Mit zusätzlichen Bild- oder Videoinhalten erhöht sich die maximale Dateigröße auf 512 MB – zumindest in der Theorie. Dies stellt die absolute Maximalgröße dar, jedoch ist Vorsicht geboten, wenn sich Ihre Word-Dateien dieser Größe annähern.
Word-Dokumente, die einen halben Gigabyte groß sind, können äußerst schwierig zu bearbeiten sein, insbesondere wenn ein Großteil der Datei aus Bildern oder Videos besteht. Die tatsächliche Handhabung hängt jedoch stark von den Systemressourcen Ihres Computers und dessen Leistungsfähigkeit ab.
Auch die Stabilität von Word selbst spielt eine Rolle. Während das Programm im Allgemeinen stabil ist, kann es bei der Bearbeitung oder Speicherung von Dateien, die die übliche Größe deutlich überschreiten, zu Problemen kommen.
Das Gleiche gilt beim Öffnen von Dateien, die größer sind als gewohnt.
Wie man die Dateigröße überprüft
Die Größe eines Microsoft Word-Dokuments lässt sich direkt in Word oder über den Windows-Datei-Explorer überprüfen.
Um die Dateigröße direkt in Word zu ermitteln, navigieren Sie zu Datei > Informationen. Dort finden Sie verschiedene Informationen zu Ihrem Dokument, darunter die Autoren, die aktuelle Wortanzahl und den Dateiverlauf.
Auf der rechten Seite des Menüs befindet sich der Abschnitt „Eigenschaften“. Dort werden Dokumentstatistiken angezeigt, wobei die Dateigröße ganz oben steht.
Alternativ können Sie den Ordner mit Ihrem Word-Dokument im Datei-Explorer öffnen und dann auf Ansicht > Details klicken.
In der Detailansicht wird in der Spalte „Größe“ die Dateigröße Ihres Word-Dokuments angezeigt.
Methoden zur Reduzierung der Dateigröße von Word-Dokumenten
Es gibt verschiedene Methoden, die Größe Ihrer Word-Dokumente zu reduzieren. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Arbeit mit der Datei schwierig geworden ist oder Word häufig abstürzt.
Die Konvertierung älterer Dokumente in das aktuelle DOCX-Format kann ebenfalls zu einer Verringerung der Dateigröße führen, da DOCX-Dateien zusätzliche Inhalte, wie Bilder, automatisch komprimieren.
Um ein Dokument zu konvertieren, öffnen Sie es in Word und klicken Sie auf Datei > Informationen > Konvertieren.
Auch die Art und Weise, wie Sie Bilder in Ihr Word-Dokument einfügen, kann die Dateigröße beeinflussen. Wenn Sie Bilder direkt in Ihr Dokument einfügen, konvertiert Word diese in das BMP-Format, welches deutlich größer ist als Formate wie JPEG.
Falls Ihr Word-Dokument unkomprimierte Dateien enthält, können Sie diese gesammelt komprimieren. Klicken Sie dazu auf Datei > Speichern unter > Weitere Optionen.
Im Dialogfeld „Speichern unter“ klicken Sie auf Extras > Bilder komprimieren.
Hier können Sie die gewünschte Bildqualität für alle Bilder in Ihrem Word-Dokument auswählen.
Für die geringstmögliche Dateigröße (bei schlechtester Bildqualität) wählen Sie „E-Mail (96 PPI)“, klicken Sie auf „OK“ und anschließend auf „Speichern“.
Dadurch werden alle Bilder automatisch komprimiert. Sie können auch eine der anderen Optionen auswählen, was jedoch zu einer größeren Word-Datei führt.