Elektronische Signaturen, auch bekannt als eSignaturen, sind ein wertvolles Instrument für die Abwicklung von Geschäften mit Partnern, externen Mitarbeitern und internationalen Kunden.
Erinnern Sie sich an den Moment, als Sie das letzte Mal mit einem Stift auf Papier unterschrieben haben?
Eine händische Unterschrift auf Papier erfordert das Scannen, Ausdrucken, einen persönlichen Termin, den postalischen Versand, das Faxen und mehr an die zuständigen Personen. Dieser gesamte Vorgang kann sehr aufwendig, zeitintensiv und langwierig sein.
Hier kommt die elektronische Signatur ins Spiel.
Dropbox Sign und DocuSign sind zwei ausgezeichnete eSignatur-Tools, die Sie ausprobieren sollten.
Lassen Sie uns diese beiden E-Signatur-Plattformen miteinander vergleichen, um zu verstehen, welche besser für Ihre Bedürfnisse geeignet ist.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur (eSignatur) ist eine rechtsgültige und effiziente Methode, um Dokumente zügig und digital zu unterzeichnen. Sie genießt weltweit Vertrauen, da sie sicher ist. eSignaturen können handschriftliche Unterschriften in verschiedenen Prozessen ersetzen.
Vereinfacht ausgedrückt ist eine elektronische Signatur eine Unterschrift in digitaler Form. Computer oder elektronische Geräte werden verwendet, um den Unterzeichner zu authentifizieren und die Sicherheit des Dokuments zu gewährleisten.
Man kann sagen, dass die elektronische Bekundung der Absicht einer Person, die Bedingungen eines Dokuments oder Datensatzes anzunehmen und diese Daten mit einer elektronischen Signatur zurückzusenden, als elektronische Signatur bezeichnet wird. Es gibt drei Kategorien von elektronischen Signaturen:
- Einfache eSignaturen
- Fortgeschrittene elektronische Signaturen
- Qualifizierte elektronische Signaturen
Sie kann in diversen Situationen eingesetzt werden, wie beispielsweise bei Transaktionen, Verträgen und Verwaltungsprozessen. Elektronische Signaturen sind weltweit anerkannt, durchsetzbar und rechtlich gültig. Sie helfen Ihnen, Ihren Signaturprozess zu beschleunigen und somit Zeit zu sparen.
Elektronische Signaturen sind die neue Art, Geschäfte mit Ihren Kunden abzuwickeln. Aus diesem Grund benötigen Sie eine E-Signatur-Anwendung, der Sie vertrauen können.
Mit einem E-Signatur-Tool erhalten Sie eine komfortable und zügige Möglichkeit, Unterschriftsprobleme zu lösen. Sie können die Sicherheit Ihrer Kunden gewährleisten und die Dokumente unkompliziert zurücksenden, ohne sich physisch bewegen zu müssen.
Darüber hinaus ist dies eine umweltfreundliche Vorgehensweise, mit der Millionen von Papierausdrucken vermieden werden können. Es hilft auch, Ihre Dokumente organisiert, nachvollziehbar und zugänglich zu halten.
Zusätzlich kann die Verwendung von eSignaturen viel Zeit und Kosten sparen. Es strafft Ihre Geschäftsprozesse und kann zu mehr Effizienz in der Branche oder Abteilung führen.
Elektronische Signaturen können in verschiedenen Sektoren eingesetzt werden, wie beispielsweise im Vertrieb, Personalwesen, Finanzdienstleistungen, IT, Biowissenschaften, Behörden und mehr.
Lassen Sie uns Dropbox Sign und DocuSign vergleichen, beginnend mit Dropbox Sign.
Was ist Dropbox Sign?
Dropbox Sign (früher bekannt als HelloSign) ist eine Anwendung für elektronische Signaturen und digitales Transaktionsmanagement, die Funktionen wie Unterschriftsverfolgung, Unterschriftshistorie, Dokumentsignierung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und mehr umfasst.
Es ermöglicht Ihnen, elektronische Signaturen anzufordern und Dokumente rechtsverbindlich zu signieren. Es gehört zu Dropbox, die verspricht, Kunden in die Lage zu versetzen, Geschäfte schneller abzuschließen, Notfalldokumente rechtzeitig und fehlerfrei auszufüllen, neue Mitarbeiter direkt einzuarbeiten und vieles mehr.
Dropbox Sign ist eine nützliche Lösung für Freiberufler. Sie können problemlos Dokumente an ihre Kunden senden und Dokumente, wie z. B. Verträge, zur elektronischen Unterzeichnung empfangen. Die Plattform ist robust und bietet mehrere Integrationen, individuelle Branding-Funktionen und mehr.
Von Privatanwendern bis zu großen Unternehmen kann diese Plattform mühelos verwendet werden. Ob Sie sie auf Ihrem Mobiltelefon oder Desktop nutzen möchten, die Anwendung wird von allen Geräten unterstützt, sodass Sie sie überall einsetzen können.
Des Weiteren ist Dropbox Sign in mehr als 20 Sprachen verfügbar und kann in beliebte Tools wie Salesforce, Slack, HubSpot und weitere integriert werden. Darüber hinaus vereinfacht es Arbeitsabläufe und erleichtert die Kommunikation zwischen Kunden, Lieferanten und Kollegen.
Mit Dropbox Sign können Sie:
- Elektronische Unterschriften sicher und geschützt mit Datenverschlüsselung sammeln
- Geschäfte mit automatisierten Prozessen für Angebots- und Vertragsunterzeichnungen zügig abschließen
- Aufgaben automatisieren, Compliance stärken und Risiken mit seinen KI-Funktionen verwalten
- Dokumente an Ihre zuständigen Mitarbeiter weiterleiten, um interne Arbeitsabläufe zu steuern
- Verträge mit wiederverwendbaren und anpassbaren Vorlagen erstellen und bearbeiten
- Von umständlichem Papierkram zu papierlosem Arbeiten wechseln, um Bäume zu retten
Dropbox Sign bietet ein kostenloses Paket mit grundlegenden Funktionen und drei Signaturanfragen pro Monat. Dies macht es zu einer guten Wahl für diejenigen, die nur einen geringen Signaturbedarf haben.
Dropbox Sign-Funktionen
Dropbox Sign verfügt über einzigartige Merkmale, die es zu einer ausgezeichneten Option für jedermann machen. Der Fokus liegt meistens auf der Vereinfachung des Prozesses für Benutzer und Organisationen. Lassen Sie uns die Funktionen im Detail betrachten:
#1. Vorlagen
Sie können Ihre häufig verwendeten Dokumente in Dropbox Sign-Vorlagen umwandeln, um jede Signaturanforderung zu optimieren. Sie können die Dokumente in wenigen Minuten formatieren, um jeden Versand einfach und schnell zu gestalten.
Es sind nur vier Schritte nötig, um die Dokumente zu formatieren:
- Laden Sie Ihr Dokument hoch: Wählen Sie ein Dokument, das Sie wiederholt versenden, z. B. eine Geheimhaltungsvereinbarung oder eine W2-Vereinbarung.
- Entscheiden Sie, wer unterschreiben wird: Weisen Sie eine Unterzeichnerrolle zu, z. B. einen Kunden, Geschäftsinhaber, Mitarbeiter, Mieter usw.
- Felder oder Leerzeichen platzieren: Ziehen Sie für jede Rolle die Unterschriftsfelder per Drag-and-Drop an die Stelle, wo der Unterzeichner diesen Teil ausfüllen soll.
- Speichern, senden und wiederverwenden: Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie das Dokument schnell und nahtlos ohne Wiederholung versenden.
Mit dieser Funktion können Sie Ihre mühsame Arbeit automatisieren, Massensendungen mit Multi-Signer-Funktionen vereinfachen und die Dokumente für die sofortige Unterzeichnung vorbereiten.
#2. Dokumentenbearbeitung
Eine Funktion wie ein Dokumenteneditor ist in jeder Anwendung ein Standard. Mit diesem Tool können Sie Ihren Dokumenten Felder hinzufügen, damit der Unterzeichner die benötigten Informationen einfügen kann. Es beinhaltet Navigationsfunktionen, die eine einzigartige Eigenschaft von Dropbox Sign darstellen.
Mit Dropbox Sign können Sie ein individuelles Branding hinzufügen und die Sprache der Anwendung anpassen. Dies hilft Ihrem Unternehmen, seine Marke zu stärken und die Kommunikation mit den Stakeholdern zu verbessern. Wenn Sie E-Mail-Elemente hinzufügen, müssen Sie ein Firmenlogo hochladen, einen Firmenslogan hinzufügen, den Namen des Absenders und eine E-Mail-Signatur bearbeiten.
#3. Dokumentenversand
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu versenden. Dropbox Sign kann eine CSV-Datei hochladen, die einen Signatur-Link generiert, oder eine CSV-Datei für Massensignaturen und persönliche Signaturen.
Wenn Sie Dokumente per E-Mail versenden, können Sie den Dokumententitel anpassen, Anhänge anfordern, eine Nachricht für die Unterzeichner anpassen und CCs zuweisen.
#4. Signieren und Speichern von Dokumenten
Dropbox Sign bietet nützliche Funktionen, darunter eine „Weiter“-Schaltfläche, die die Empfänger zum leeren Feld führt, um direkt zu unterschreiben.
Nachdem Sie die Dokumente ausgeführt haben, müssen sie einfach und effizient zugänglich sein. Dropbox Sign ist eine Cloud-basierte Dokumentenspeicherplattform, die alle Ihre Dokumente speichert und Ihnen jederzeit Zugriff darauf gibt.
#5. Sicherheit
Software für elektronische Signaturen muss besondere Sicherheits- und Rechtskonformitäten aufweisen. Dropbox Sign bietet SSL-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Einhaltung internationaler Gesetze, HIPAA-Konformität, ESIGN-Konformität und sichere Dokumentenspeicherung.
Das Tool bietet Audit-Berichte, um die wichtigen Änderungen und Aktivitäten jedes Dokuments zu verfolgen. Sie werden automatisch an die signierten Dokumente angehängt.
#6. Integrationen und API
Dropbox Sign verfügt über viele Integrationen und eine API, die hilft, Dokumenten-Workflows zu optimieren. Sie können Ihre bevorzugten Tools mit Dropbox Sign integrieren und individuelle Anwendungen über die Funktionen von Dropbox Sign entwickeln.
#7. Kundensupport
Dropbox Sign hat einen ausgezeichneten Kundensupport. Es nutzt Live-Chat und E-Mail-Kanäle zur Kommunikation mit seinen Kunden. Der Support ist rund um die Uhr verfügbar und Sie erhalten eine Anwendungsstatusseite, unterstützende Ressourcen und Benachrichtigungen zu Plattformaktualisierungen.
Was ist DocuSign?
DocuSign wurde 2003 gegründet und ist eine der ersten eSignatur-Anwendungen mit über 1 Million Kunden, 44 Sprachen und 400 Integrationen.
Das eSignatur-Tool sammelt und verwaltet Dokumente effizient von jedem Standort oder Gerät aus, stellt Audit-Trails bereit und optimiert Ihre Arbeitsabläufe. Mit DocuSign können Sie digitale Dokumente einfach versenden, beglaubigen und signieren.
Des Weiteren können Sie Dokumente einfach an die zugewiesenen Mitarbeiter weiterleiten, um interne Arbeitsabläufe zu organisieren. Es hilft, Aufgaben zu automatisieren, die Compliance zu stärken und Risiken mit seinem Vertragslebenszyklusmanagement und dynamischen Funktionen für künstliche Intelligenz zu verwalten.
Erstellen Sie eine Vielzahl von Verträgen und bearbeiten Sie diese mit anpassbaren und wiederverwendbaren Vorlagen, passend zu Ihrem Verwendungszweck.
DocuSign ist auf diverse Branchen, Geschäftsbereiche und mehr zugeschnitten. Wenn Sie Dokumente haben, die regelmäßig signiert werden müssen und bereit sind, dafür zu bezahlen, ist DocuSign die richtige Wahl.
Mit soliden optionalen Integrationen können Sie DocuSign in Ihre Geschäftstools integrieren, um die Geschäftsprozesse zu optimieren. Die unbegrenzten Vorlagenfunktionen sind ebenfalls von großem Nutzen, da sie es ermöglichen, verschiedene Dokumente zum Signieren zu speichern und unbegrenzte Variationen einer ähnlichen Vorlage zu erstellen, ohne etwas zu verändern.
DocuSign bietet eine Betriebszeit von 99,99% und wird in über 180 Ländern zum Abschluss von Vereinbarungen verwendet. Wenn Sie den Vertrag einsehen und unterschreiben möchten, bereitet DocuSign alles mit seiner hervorragenden mobilen Anwendung und In-Browser-Unterstützung vor.
Es ist an der Zeit, dass Sie zum Helden Ihres Unternehmens werden, indem Sie manuelle Aufgaben reduzieren und die Prozesse zum Versenden, Signieren und Verwalten von Dokumenten mit DocuSign optimieren.
DocuSign-Funktionen
DocuSign bietet flexible Funktionen, die mittleren und großen Unternehmen helfen, ihre Dokumente im Handumdrehen zu speichern und zu bearbeiten. Funktionen wie Vorlagen, Audit-Berichte, persönliche Unterzeichnung, Unterzeichnung durch mehrere Parteien, rechtsverbindliche Unterschriften und mehr helfen Ihnen, sich von Ihrer regulären manuellen Arbeit zu befreien.
Lassen Sie uns einige Funktionen im Detail ansehen:
#1. Dokumentenerstellung
Mit Millionen von Benutzern weltweit verarbeitet DocuSign täglich über eine Million Dokumente. Es macht das Dokument allgemein zugänglich und kompatibel. Es bietet:
- Umfassende Unterstützung für Dateitypen: DocuSign unterstützt alle Dokumentdatei-Typen wie Microsoft Excel, Word und PowerPoint, sodass Sie Dokumente zur Signatur versenden können. Es unterstützt auch .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx und weitere.
- PDF-Formularkonvertierung: Erstellen Sie Dokumente im Handumdrehen mit der PDF-Formularkonvertierung. Beim Hochladen einer PDF-Datei erkennt DocuSign die Datei automatisch und konvertiert sie in die Unterzeichnerfelder.
- Über 20 Standard- und individuelle Tags und Felder: Mit dieser Funktion können Sie Ihre Kunden oder Fachleute problemlos zu den richtigen Stellen für die Anmeldung führen. Sie können auch Standard-Tags senden, um Unterschriften, Titel, Initialen, Firmennamen, Texte, Zahlen, Namen und mehr zu erhalten.
- Zeichnung: In diesem Feld können Unterzeichner und Absender Unterschriften und Bilder direkt in das Dokument hochladen.
DocuSign bietet in diesem Bereich auch Cloud-Speicherintegrationen, automatische Tag-Platzierung, PowerForms und ergänzende Dokumente.
#2. Datenfelder
Die erweiterten Feldvalidierungsfunktionen von DocuSign automatisieren die Geschäftslogik und optimieren den Prozess für Unterzeichner. Sie können DocuSign nahtlos in andere Anwendungen integrieren, um Formulare vorab auszufüllen.
- Vollständige Formularfunktionalität: Gestalten Sie Formulare nach Ihren Wünschen mit leistungsstarken Formularfunktionen, die Kontrollkästchen, Dropdown-Tags, Text, Währungsfelder, numerische Felder, Optionsfelder usw. beinhalten.
- Datenfelder von Drittanbietern: Sie können Ihre Felder mit Daten von Drittanbieterdiensten verbinden. Die Daten werden automatisch vom Drittsystem in das Dokument und umgekehrt aktualisiert, was eine mühsame Arbeit erspart.
- Datenvalidierung: Beschränken Sie den in das ausgewählte Feld eingegebenen Datentyp, um Transaktionen zu minimieren, die nicht in Ordnung sind. Dadurch werden das erneute Senden von Dokumenten und Fehler bei der Dateneingabe vermieden. Es enthält E-Mail, Telefonnummer, 9-stellige Postleitzahl, Text, Datum, 5-stellige Postleitzahl, Maskierung regulärer Ausdrücke und Sozialversicherungsnummer.
- Feldformatierung und -logik: Sie können bedingte Felder verwenden, um Daten auszublenden und bei Bedarf anzuzeigen. Werte werden dynamisch mit den berechneten Feldern basierend auf den Eingaben in die anderen Felder berechnet. Des Weiteren sichern gesperrte Felder Daten, und verbundene Felder gewährleisten, dass alle Änderungen in ähnlichen Feldern übernommen werden.
- Feld- und Dokument-Markup: DocuSign ermöglicht die Bearbeitung bestimmter Felder. Es kann die Anfragen verwalten und die vorgenommenen Initialen ändern. Mit dem Transaktionsverlauf können Sie alle Änderungen verfolgen.
#3. Signatur-Workflow
Mit DocuSign können Sie die Anzahl der Unterzeichner bestimmen und eine Reihenfolge festlegen. Sie können den Empfängern verschiedene Rollen und Zugriffsrechte zuweisen und die Kontrolle über jeden Schritt behalten.
Es umfasst serielles, paralleles, gemischtes Routing, Massenversand, Empfängerberechtigungen, korrekte Dokumente, Erinnerungen und Benachrichtigungen, Dokumentensichtbarkeit und Vorlagen.
#4. Unterzeichnerauthentifizierung
Mit mehreren Authentifizierungsebenen können Sie sicherstellen, dass die Unterzeichner echt sind. Es erhöht die Anforderungen, die für Unterzeichner erforderlich sind, um ihre Identität zu bestätigen, bevor sie Zugriff auf die Dateien erhalten.
Es umfasst E-Mail-basierte Authentifizierung, Zugangscode-Authentifizierung, SMS, Telefon, wissensbasierte Authentifizierung, ID-Verifizierung, Authentifizierung durch Drittanbieter und mehr.
#5. Sende- und Signiererlebnis
Versenden Sie Dokumente einfach mit DocuSign und lassen Sie Ihren Kunden das Dokument innerhalb weniger Minuten unterschreiben und zurücksenden. DocuSign macht das Senden und Signieren schnell und einfach.
Es umfasst responsives Signieren, SMS-Benachrichtigungen, Offline-Signieren und -Senden, mobile Anwendungen, gemeinsamen Zugriff, elastisches Signieren, Branding und mehr.
#6. Berichterstattung
Leistungsstarke Produktberichte machen Ihre Arbeit sehr einfach. Es ermöglicht Kontoadministratoren und DocuSign-Benutzern einen klaren Einblick in das Konto.
Geschäftsstatistiken sind jederzeit zugänglich und mit Echtzeitzugriff und erweiterbaren geplanten Berichten verfügbar. Es umfasst Echtzeitstatus, Einblicke in das Signieren, Datenexport, Dokumente, Kontoberichte und mehr.
Darüber hinaus bietet DocuSign eine breite Palette von Funktionen wie Compliance, Zusatzdienste, Archivierung und Dokumentenaufbewahrung, Verfügbarkeit, Sicherheit, internationale Verwaltung, Passwortrichtlinien und mehr.
Dropbox Sign im Vergleich zu DocuSign
Beide E-Signatur-Tools bieten eine ähnliche Leistung. Letztendlich senden Sie mit dem Tool das Dokument zur Unterschrift an Ihren Kunden. Die wesentlichen Unterschiede zwischen DocuSign und Dropbox Sign sind ihre Funktionen, Preise und ihr Support. Werfen wir einen Blick darauf, wie sich die beiden in einigen Punkten unterscheiden.
| Dropbox Sign | DocuSign |
| Ermöglicht Integrationen in seinen höheren Plänen | Ermöglicht Integrationen in jedem Plan |
| Verfügt über Standardfunktionen | Verfügt über erweiterte Funktionen |
| Eher geeignet für kleine Unternehmen | Eher geeignet für mittlere und große Unternehmen |
| Dropbox Sign ist weniger kostspielig | DocuSign ist kostspieliger |
| Eine begrenzte Anzahl von Vorlagen | Wiederverwendbare Vorlagen für ausgewählte Pläne |
| Es gibt keine Kontaktverwaltungsoption | Sie können Kontakte verwalten |
| Keine Option für Dokumentenvergleich | Sie können Dokumente vergleichen |
| Sie können Ihre Dateifreigabezeit nicht planen | Sie können Ihre Dateiversandzeit planen |
| Benutzer und Absender können Dokumente in 22 verschiedenen Sprachen senden und unterschreiben | Sie können Dokumente in 14 verschiedenen Sprachen versenden und Ihre Empfänger können sich in 44 verschiedenen Sprachen anmelden |
| Mit einem einzigen Klick können Sie Dokumente an eine lange Liste von Empfängern in höheren Plänen senden | Es sendet automatisch E-Mails und eindeutige Dokumente nach dem Import einer Empfängerliste |
| Es bietet E-Mail- und Web-Support | Es bietet E-Mail-, Telefon- und Web-Support |
Abschließende Bemerkungen
Beide E-Signatur-Tools, Dropbox Sign und DocuSign, haben exzellente Funktionen, von denen verschiedene Arten von Unternehmen profitieren können. Dropbox Sign ist eine hervorragende Option für kleine Unternehmen, da es kostengünstiger ist und über Standardfunktionen verfügt, die Sie benötigen könnten. Wenn Sie jedoch mehr Funktionen benötigen und ein größeres Unternehmen haben, sollten Sie DocuSign ausprobieren.
Wenn Sie also wissen möchten, wie diese Tools Ihrem Unternehmen nützen können, probieren Sie sie selbst aus. Wenn Sie die Tools testen, können Sie erkennen, welches für Ihre spezifischen Anforderungen besser geeignet ist.
Das Schöne daran ist, dass beide Tools kostenlose Testoptionen anbieten, damit Sie schnell loslegen und entscheiden können, welches besser für Sie ist.
Als Nächstes können Sie prüfen, wie Sie einem Word-Dokument eine Signatur hinzufügen.