Buchhaltungssoftware im Vergleich: QuickBooks gegen FreshBooks
QuickBooks und FreshBooks werden oft als die führenden Softwarelösungen für die Buchhaltung kleiner Unternehmen genannt und rangieren regelmäßig an oberster Stelle in Vergleichen.
Beide Tools haben sich bewährt, bieten ähnliche Kernfunktionen, weisen aber auch wichtige Unterschiede auf und sind auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten.
Jeder Unternehmer, jeder Mitarbeiter einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder jeder Freiberufler kennt die Herausforderungen, die mit der Führung eines kleinen Unternehmens einhergehen. Der Einkauf von Materialien, die Verfolgung von Zahlungen, die Überwachung von Ausgaben sowie die Kontrolle von Geldflüssen sind oft ein täglicher Kampf, der erhebliche Anstrengungen erfordert.
Eine effizientere Lösung ist die Nutzung einer Buchhaltungssoftware, mit der sich alles von Rechnungsvorlagen bis hin zur täglichen Ausgaben- und Gewinnkontrolle verwalten lässt.
Neben der Effizienzsteigerung und Zeitersparnis entlastet moderne Buchhaltungssoftware Unternehmer heutzutage erheblich.
Während die meisten einig sind, dass Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und Freiberufler unerlässlich ist, wird die Auswahl aus den vielen Angeboten oft zu einer schwierigen Aufgabe.
Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, helfen wir Ihnen, zwei führende Buchhaltungslösungen – QuickBooks und FreshBooks – zu vergleichen, um Ihnen bei der Auswahl der besten Option für Ihr Projekt zu helfen.
Was ist QuickBooks?
QuickBooks ist eine weit verbreitete Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, die es ermöglicht, eine Organisation von überall aus zu verwalten. Die Lösung bietet innovative und benutzerfreundliche Tools, die Unternehmen einen klaren Überblick über ihre Gewinne bieten, ohne dass manuelle Berechnungen notwendig sind.
QuickBooks synchronisiert Konten, kategorisiert Transaktionen automatisch und bietet Buchhaltungsteams eine einfache Möglichkeit, Ausgaben zu verwalten, Bücher zu organisieren, Lagerbestände zu verfolgen, Rechnungen zu erstellen und Gehaltsabrechnungen durchzuführen.
Unternehmen, die QuickBooks nutzen, können verschiedene Tools wie Cloud-Buchhaltung, Zeiterfassung und Zahlungsabwicklung einfach an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Die vielseitige Software kann über Computer, Laptops, Tablets oder Smartphones genutzt und verwaltet werden.
Hauptmerkmale von QuickBooks
#1. Zusammenarbeit
Buchhalter und andere autorisierte Mitarbeiter von Unternehmen, die QuickBooks verwenden, können sich gleichzeitig anmelden, Daten direkt online eingeben und alle Änderungen über ein detailliertes Aktivitätsprotokoll verfolgen.
#2. Verwaltung der Lohnsteuer
QuickBooks berechnet nicht nur die Lohnsteuern, sondern aktualisiert diese auch automatisch bei jeder Gehaltsabrechnung. Die Software bietet zudem Schutz vor Steuerstrafen und kann bis zu 25.000 US-Dollar übernehmen, falls das Unternehmen bestraft wird.
#3. Verfolgt Geschäftsausgaben
Die mobile QuickBooks-App ermöglicht das Erfassen und Speichern von Quittungsbildern, die mit bestehenden Transaktionen abgeglichen werden können.
QuickBooks kann Ausgaben automatisch importieren, verfolgen und kategorisieren, sobald es mit dem Bankkonto, der Kreditkarte oder dem PayPal-Konto eines Benutzers verknüpft ist. Diese Funktion hilft Benutzern, Berichte zu erstellen, die detaillierte Ausgaben aufzeigen.
#4. Berichte
Benutzer können QuickBooks nutzen, um professionell aufbereitete Finanz- und Geschäftsdaten zu erstellen und diese mit Partnern zu teilen. So können Buchhaltungsteams Berichte mit den wichtigsten Informationen versehen und Buchhalter per E-Mail in Echtzeit auf dem Laufenden halten.
Wichtige Einblicke, die Benutzer über das Dashboard gewinnen können, sind Geschäftseinblicke, Bilanzen, Jahresabschlüsse sowie anpassbare Berichte und Verkaufstrends.
Was ist FreshBooks?
FreshBooks ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung für Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen. Die benutzerfreundliche Software bietet eine intuitive Lösung zum Erstellen von Buchhaltungsberichten, Organisieren von Ausgaben, Erstellen von Rechnungen und Verwalten von Zahlungen.
Benutzer können über einen Webbrowser von jedem Computer auf FreshBooks zugreifen oder die mobile FreshBooks-App verwenden, um von unterwegs mit iPhone, iPad oder Android-Geräten zu arbeiten. Alle Daten werden sicher in der Cloud gespeichert.
FreshBooks-Nutzer verbringen weniger Zeit mit Papierkram, da die Rechnungsstellung vereinfacht und Online-Zahlungen akzeptiert werden. Die geleisteten Arbeitsstunden können verfolgt und in eine Rechnung umgewandelt werden, um die Arbeit korrekt abzurechnen.
FreshBooks verfolgt alle Transaktionen automatisch, sobald es mit einem Bankkonto verbunden ist. Transaktionen werden an einem zentralen Ort erfasst und kategorisiert, was die Steuererklärung erleichtert.
Hauptmerkmale von Freshbooks
#1. Buchhaltung, Rechnungsstellung und Zahlungen
FreshBooks ist ein einfach zu bedienendes Buchhaltungstool mit doppelter Buchführung, das Genauigkeit und Compliance sicherstellt und Benutzern hilft, Einnahmen und damit verbundene Ausgaben zu identifizieren, um Gewinne und Verluste genau zu bestimmen. Die automatische Kontrollfunktion der Software gewährleistet, dass Soll und Haben übereinstimmen.
FreshBooks-Nutzer können ihren Buchhaltern exklusiven Zugriff auf Finanz- und Berichtsinformationen gewähren, um sie bei der Unternehmensführung zu unterstützen, sowie den automatischen Bankabgleich, das Kreditmanagement und die Kreditorenbuchhaltung zu vereinfachen.
Die schnelle Rechnungsstellung ermöglicht die Automatisierung von Zahlungserinnerungen, Teilzahlungen und automatischen Zahlungserinnerungen für Kunden.
#2. Zeit- und Kostenerfassung
FreshBooks bietet einen integrierten Zeittracker und eine Team-Arbeitszeittabelle, mit der Freiberufler ihre Arbeitszeit erfassen und diese automatisch in eine Rechnung umwandeln können.
Benutzer können auch einen Ausgaben-Tracker verwenden, um ihren Cashflow besser zu verfolgen, indem sie die Software mit ihren Bankkonten verbinden. Ausgaben können kategorisiert oder als abrechenbar gekennzeichnet werden, wenn Projektkosten für die Budgetplanung verfolgt werden.
#3. Zentralisierte Projekte und Berichte
Unternehmen, die FreshBooks verwenden, können einfach mit Geschäftspartnern und Auftragnehmern zusammenarbeiten, indem sie einen zentralisierten Dateispeicher mit integrierter Zugriffssicherheit nutzen.
Die Rentabilitätstools der Software zeigen passende Aufschlüsselungen, Zusammenfassungen und detaillierte Berichte an. Zudem werden Vorlagen für Angebote und Schätzungen, Jahresabschlüsse, Kundenmanagement-Tools, iOS- und Android-Apps sowie automatische Kilometerzähler bereitgestellt.
QuickBooks vs. FreshBooks
#1. Fakturierung
Die anpassbaren Rechnungsdesigns von FreshBooks verfügen über eine Click-to-Pay-Schaltfläche für eine stressfreie Online-Zahlungsabwicklung, wobei die Daten direkt aus der Zeiterfassungsfunktion übernommen werden können. Weitere automatische Funktionen sind wiederkehrende Rechnungen für abrechenbare Stunden und Folge-E-Mails bei ausstehenden Zahlungen. Empfänger können Rechnungen direkt über Apple Pay und Kreditkarten oder per ACH bezahlen.
QuickBooks verfolgt abrechenbare Stunden durch die Integration externer Zeiterfassungs-Apps wie TSheets und Google Calendar und fügt diese in die Rechnungen ein. Der Rechnungseditor der Software umfasst Anpassungsmöglichkeiten wie das Ändern von Farben oder das Hinzufügen von Logos, die Benutzer vor dem Versenden von Rechnungen verwenden können. Zu den Zahlungsoptionen gehört eine Click-to-Pay-Schaltfläche, die es Kunden ermöglicht, mit Apple Pay, Kreditkarte oder ACH-Zahlung zu bezahlen. Es können auch Erinnerungen für überfällige und wiederkehrende Zahlungen versendet werden.
#2. Zeiterfassung
Die integrierte Zeiterfassung von FreshBooks ist ideal für fall- und projektbezogene Unternehmen, in denen Mitarbeiter abrechenbare Stunden und damit verbundene Ausgaben verfolgen können. Benutzer können ihre Arbeitszeiten auf dem Dashboard einsehen, einzelne Mitarbeiter verfolgen und Daten in Echtzeit in das Buchhaltungssystem importieren.
QuickBooks bietet ein kostenpflichtiges Add-on namens QuickBooks Time für Benutzer, die die Arbeitszeiten von Voll- oder Teilzeitmitarbeitern erfassen möchten. Unternehmen, die nicht für das Add-on bezahlen, müssen die Gehaltsabrechnung als Ausgabe eingeben und die geleistete Dienstleistung kategorisieren. Dies kann umständlich sein, um die Arbeitszeit eines Angestellten oder Freiberuflers zu verfolgen.
#3. Ausgabenverfolgung
QuickBooks bietet Unterstützung für Debit- und Kreditkarten und informiert die Benutzer regelmäßig über die Gewinnspannen während des monatlichen Abrechnungszyklus. Ein Nachteil ist, dass einige manuelle Eingaben erforderlich sind, da QuickBooks Online nur Einzelposten und keine detaillierteren Aufschlüsselungen anzeigt. Benutzer können monatliche Rückzahlungen mit der mobilen QuickBooks-App aktualisieren, Fotos von Quittungen machen und diese hochladen.
FreshBooks ist speziell für die Rechnungsstellung und den Zahlungseinzug konzipiert, was bedeutet, dass Benutzer ein externes Buchhaltungssystem integrieren müssen. Dennoch bietet die Software außergewöhnliche Funktionen zur Ausgabenverfolgung wie Projektzeiterfassung, Quittungsverfolgung und Umsatzsteuerverwaltung, die für Geschäftsanfänger nützlich sind.
#4. Benutzerfreundlichkeit
QuickBooks und FreshBooks präsentieren benutzerfreundliche, grafisch ansprechende, intuitive Dashboards mit vertikalen Seitenleisten, über die Benutzer auf verschiedene Funktionen zugreifen können, auch solche mit wenig oder keinen Buchhaltungskenntnissen. QuickBooks scheint jedoch im Vergleich zu FreshBooks einfacher einzurichten zu sein. Benutzer können Journaleinträge in FreshBooks einfach aufzeichnen und ändern, Bilanzen erstellen und Konten verwalten.
FreshBooks erleichtert die Dateneingabe, jedoch können Benutzer Transaktionen aus früheren Perioden nicht abschließen, was notwendig ist, um unerwünschte Änderungen an Buchhaltungsdaten zu verhindern. Während es möglich ist, Anfangssalden einzugeben und Journaleinträge auf FreshBooks zu ändern, müssen Sie dafür ein Kontobenutzer sein, der mit einer anderen E-Mail-Adresse registriert ist.
#5. Steuerberechnungen
Intuit, der Schöpfer von TurboTax und QuickBooks online, hat viele hilfreiche Steuerfunktionen in die Software integriert. Das Tool generiert automatisch zahlreiche Steuerformulare zum Jahresende, je nachdem, wie viele Mitarbeiter ein Benutzer hat. Darüber hinaus können Unternehmer Ausgaben- und Einkommensteuern nach Kategorie organisieren, um den quartalsweise fälligen Betrag zu berechnen, sowie die Umsatzsteuer verfolgen und fällige Steuern automatisch auf Rechnungen hinzufügen.
FreshBooks bietet zwar eine Steuerplanungsfunktion, die jedoch weniger vielseitig ist als die ihres Hauptkonkurrenten, was die Steuerplanung für Freiberufler und Nicht-Buchhalter etwas erschwert. FreshBooks bietet ebenfalls steuerliche Unterstützung, kann Ausgaben aber nicht über das Scannen von Quittungen verfolgen. Stattdessen können Benutzer Steuern nur verfolgen, indem sie ihre Bankkonten verknüpfen. Dies ist zwar im Allgemeinen in Ordnung, aber das Fehlen eines integrierten Quittungsscanners kann in einem geschäftigen Büro frustrierend sein.
#6. Buchhaltung
FreshBooks bietet eine doppelte Buchführung, die dabei hilft, Einnahmen mit Ausgaben zu vergleichen. Dadurch haben die Nutzer schon früh eine Vorstellung von ihren Gewinnen und Verlusten. Die Funktion stellt auch sicher, dass Soll- und Habenbeträge gleich sind, und lokalisiert Fehler sofort, um Herausforderungen in der Steuersaison zu vermeiden.
FreshBooks-Benutzer können Finanztransaktionen mithilfe verschiedener Kategorien für Überweisungen, Eigenkapital oder Rückerstattungen importieren und kategorisieren sowie zusammenfassende Berichte erstellen, die in Excel exportiert werden können. Benutzer können ihren Buchhalter auch einfach zum FreshBooks-Konto hinzufügen, damit dieser exklusiven Zugriff hat.
QuickBooks wurde entwickelt, um alle Ausgaben zu verfolgen, indem Transaktionen sortiert und in Steuerkategorien unterteilt werden. Die Software verknüpft außerdem Fotos von Quittungen mit den jeweiligen Transaktionen und verwendet Rohdaten, um verschiedene Arten von Berichten zu erstellen. Die mobile QuickBooks-App verwendet das GPS-System des Smartphones, um automatisch die zurückgelegte Strecke in Meilen zu verfolgen, und erstellt einen Bericht, der die Abzüge für Geschäftsreisen genau protokolliert.
#7. Berichte und Dashboards
Beide Buchhaltungsprogramme bieten verschiedene Arten von Berichten, wobei FreshBooks spezifische Berichte zu Gewinn und Verlust, Kundenkonten, Umsatzsteuerübersichten, Ausgaben und eingezogenen Zahlungen erstellt. Das Dashboard des Tools enthält auch passende Diagramme und Grafiken zu monatlich wiederkehrenden Einnahmen, ausstehenden Einnahmen, Einnahmequellen, Gesamtgewinn, Ausgaben und nicht abgerechneter Zeit.
Das QuickBooks-Dashboard verfügt über ein Berichtszentrum in seinem Navigationsmenü, das den Benutzern eine schnelle Möglichkeit bietet, die Standard-Berichtsvorlagen zu finden und anzupassen. Ein Abschnitt „Managementberichte“ ermöglicht es Benutzern, professionelle Berichte mit Deckblättern, Inhaltsverzeichnissen und Endnoten zu erstellen.
Beispiele für Berichte, die in den voreingestellten Vorlagen enthalten sind, sind Bilanzen, Umsatzsteuerberichte, Prüfungsprotokolle, Kapitalflussrechnungen, offene Rechnungen, Gewinn und Verlust, Budgetübersichten und Kundenberichte, die nach Klasse, Kunde, Monat und Jahr zusammengestellt werden.
#8. Preisgestaltung
Sowohl QuickBooks als auch FreshBooks bieten Abonnements an, wobei QuickBooks im Hinblick auf die Skalierbarkeit die besseren Preispläne bietet. Mit QuickBooks können Sie Ihren Buchhalter verknüpfen und Mitglied einer Online-Community mit über 5 Millionen Mitgliedern werden.
FreshBooks bietet Benutzern, die den Lite-Plan wählen, keinen Bankabgleich, und die Anzahl der Benutzer muss relativ hoch sein. Es ist wichtig zu beachten, dass Skalierbarkeit immer teurer wird.
QuickBooks-Preise
- Einfacher Start: 1 Benutzer, 25 $ pro Monat, 2 Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
- Essentials: 3 Benutzer, 50 $ pro Monat, 2 Buchhaltungsfirmen
- Plus: 5 Benutzer, 80 $ pro Monat, 2 Buchhaltungsfirmen
- Erweitert: 25 Benutzer, 180 $ pro Monat, 3 Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
FreshBooks-Preise
- Lite: 180 $ jährlich oder 15 $ monatlich
- Plus: 300 $ jährlich oder 25 $ monatlich
- Premium: 600 $ jährlich oder 50 $ monatlich
- Wählen Sie: Benutzerdefinierte Preise
Alle FreshBooks-Pläne mit Ausnahme von Select umfassen einen einzelnen Benutzer. Benutzer zahlen 10 $ für jedes zusätzliche Teammitglied.
#9. Integrationsunterstützung/Integrationen
QuickBooks bietet mindestens 400 native Integrationen, darunter Business Banking, Zahlungssoftware, E-Commerce, CRM und viele weitere Kategorien, die Kontrolle und Transparenz über die Finanzdaten und Verkaufsprozesse der Benutzer ermöglichen. Weitere Add-ins sind PayPal und ReceiptBank, die Transaktionen auf dem neuesten Stand halten.
FreshBooks integriert über 100 Integrationen für kleine Unternehmen und Freiberufler und erleichtert die Verknüpfung mit Steuererklärungstools sowie mit der Personalabteilung für den Gehaltsabrechnungskreislauf. Integrationen wie Squarespace oder Zapier helfen Benutzern, Zahlungen zu verfolgen und Dutzende anderer Systeme zu verarbeiten und zu organisieren.
#10. Lohn- und Gehaltsabrechnung
QuickBooks bietet einen Full-Service-Gehaltsabrechnungsplan mit unbegrenzten Gehaltsabrechnungen und Jahresabschlussformularen. Zu den weiteren Funktionen gehören automatisch berechnete Steuern, ein Online-Portal, über das Mitarbeiter ihre Steuerdaten und Gehaltsabrechnungen einsehen können, Unterstützung für Pfändungen und Abzüge sowie herunterladbare historische Datenberichte. Benutzer können auch auf einen Premium-Plan zugreifen, der eine direkte Einzahlung am selben Tag sowie die Unternehmensverwaltung und das Human Resource Support Center für Mitarbeiter unterstützt.
FreshBooks unterstützt externe integrierte Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern, da es keine eigene Gehaltsabrechnungsfunktion hat. Die Software unterstützt Gusto und kostet zwischen 6 und 12 US-Dollar pro Benutzer und Monat sowie eine monatliche Einführungsgebühr von 39 US-Dollar. Sie unterstützt auch den in Kanada ansässigen Gehaltsabrechnungsdienst PaymentEvolution mit einem begrenzten kostenlosen Kontingent oder einem Kontingent von 22 $ pro Monat.
#11. Kundendienst
QuickBooks bietet Online-Kundensupport an, was bedeutet, dass Sie angemeldet sein müssen, um Zugriff zu erhalten. Es gibt auch eine integrierte Wissensdatenbank, in der Benutzer Fragen stellen und Themen recherchieren können, sowie ein Forum der Community, in dem sie Antworten finden können.
Der FreshBooks-Kundendienst bietet eine Live-Chat-Option sowie telefonischen Kundensupport für 12 Stunden an fünf Tagen pro Woche. Die Website des Unternehmens betreibt ein durchsuchbares Hilfezentrum, das die häufigsten Kundendienstthemen behandelt.
Quickbooks vs. Freshbooks: Zusammenfassung der Unterschiede
| Funktionen | QuickBooks | FreshBooks |
| Übersicht | Gegründet 1983 | Gegründet 2003 |
| Zielmärkte | Am besten für Unternehmen, die Produkte verkaufen | Am besten für Dienstleistungsunternehmen, Freiberufler und Solopreneurs |
| Hauptmerkmale | Erstellt benutzerdefinierte Rechnungen mit individuellen Logos und Feldern, bevor sie unterwegs mit der mobilen App generiert werden und Compliance und machen es einfach, Finanzberichte zu erstellen | Erstellt benutzerdefinierte Rechnungen mit individuellen Logos und Feldern, bevor sie unterwegs mit der mobilen App generiert werden und Compliance und machen es einfach, Finanzberichte zu erstellen |
| Preise | Simple Start: 25 $/Monat Essentials: 50 $/Monat Plus: 80 $/Monat Advanced: 180 $/Monat | Lite: 15 $/Monat oder 180 $ jährlich Plus: 25 $ monatlich oder 300 $ jährlich Premium: 50 $ monatlich oder 600 $ Jährlich |
| Support | Telefon-, E-Mail- oder Messaging-Artikel Produktinterne Hilfe Produktschulungsoptionen Durchsuchbare Wissensdatenbank Benutzer-Community. | Telefon- und E-Mail-Support Produktinterne Hilfe In-Product Messaging FAQs Durchsuchbare Wissensdatenbank. |
| Benutzerfreundlichkeit | Einfacher Einrichtungsprozess, mit dem Benutzer direkt loslegen können. Bietet Grundlagen und Details, die hinzugefügt werden, während Sie fortfahren. Eine gut präsentierte Willkommensseite | Eine gut präsentierte Willkommensseite, das den Setup-Fortschritt anzeigt, mit einer vertikalen Menüleiste auf der linken Seite des Bildschirms. |
Anmerkung des Verfassers
Wann man QuickBooks wählen sollte
QuickBooks ist ideal für Unternehmen, die Produkte verkaufen und Lagerbestände verwalten, da die Lagerverwaltungsfunktion die täglichen Verkäufe von Waren aus verschiedenen Kanälen, einschließlich Shopify und PayPal, verfolgen kann. Seine umfassende Funktionalität, die auch andere Intuit-Produkte integriert, wenn der Point-of-Sale von QuickBooks wächst, ermöglicht es ihm, mit dem Unternehmen eines Benutzers zu wachsen.
Als weitverbreitete Lösung ist QuickBooks auch bei Buchhaltern und Geschäftsinhabern beliebt, die sich mit ihren Buchhaltern abstimmen möchten, da die Software Integrationen, Bank-Feeds und Steuer-Compliance effizient verwaltet. Wählen Sie QuickBooks, wenn Sie eine erschwingliche Buchhaltungssoftware benötigen, die mit Ihrem Unternehmen skaliert werden kann.
Wann Sie sich für FreshBooks entscheiden sollten
FreshBooks ist bei Einzelunternehmern, Freiberuflern und kleinen Unternehmen beliebt, die eine Buchhaltungssoftware der Spitzenklasse suchen, ohne den Fokus auf Buchhaltern zu legen.
Es verfügt über Zeiterfassungs- und Abrechnungsfunktionen, Projektmanagement, Rechnungsstellung und Integrationen von Drittanbietern in beliebte Zahlungstools wie Stripe, die ideal für kleine Unternehmen oder Geschäftsanfänger sind.
Die reibungslose Funktionalität von FreshBooks ist für ein breites Publikum konzipiert und daher einfach einzurichten und zu verwalten. Es ermöglicht auch schnelle und einfache Integrationen mit gängigen kleinen Business-Tools.
Als Nächstes können Sie sich die Gehaltsabrechnungssoftware für Start-ups bis hin zu mittelständischen Unternehmen ansehen.