Slack ist eine Chat-Anwendung für den Arbeitsplatz, die so populär geworden ist, dass das Unternehmen dahinter mit über 20 Milliarden US-Dollar bewertet wird. Möglicherweise haben Sie davon in den Nachrichten gehört. Falls Sie es noch nicht genutzt haben, sollten Sie Folgendes wissen.
Was ist Slack überhaupt?
Slack ist ein Kommunikationswerkzeug für die Arbeitsumgebung, das sich selbst als „zentrale Anlaufstelle für Nachrichten, Werkzeuge und Dateien“ bezeichnet. Im Wesentlichen handelt es sich um ein Instant-Messaging-System, das durch viele Integrationen mit anderen Anwendungen für den Arbeitsalltag erweitert werden kann. Diese Integrationen sind jedoch keine Voraussetzung für die Nutzung, da der Hauptfokus auf der Kommunikation zwischen Personen liegt. Slack bietet zwei Arten von Chats: Kanäle (Gruppenchats) und Direktnachrichten oder DMs (Einzelgespräche). Werfen wir einen kurzen Blick auf die Benutzeroberfläche.
Bei der Verwendung von Slack sind vor allem vier Elemente wichtig:
- Der Name der Slack-Instanz.
- Die Liste der Kanäle, in denen Sie Mitglied sind.
- Die Liste der Personen, mit denen Sie Direktnachrichten ausgetauscht haben.
- Das Chat-Fenster.
Wenn ein Unternehmen Slack einsetzen möchte, wählt es einen Namen für seine Slack-Instanz, der dann in die individuelle URL integriert wird. Wenn beispielsweise Wile E. Coyote eine Slack-Instanz für ACME Schleudern einrichten möchte, wäre seine Slack-Instanz unter https://acmeslingshot.slack.com/ erreichbar. Wile E. kann dann beliebig viele Personen einladen, seiner Slack-Instanz beizutreten.
Kanäle in Slack können entweder öffentlich sein, sodass jedes Mitglied sie sehen und ihnen beitreten kann, oder privat, wobei nur Mitglieder des jeweiligen Kanals ihn sehen oder andere zum Beitritt einladen können. DMs sind immer privat, obwohl sie bis zu 8 Teilnehmer umfassen können.
Die eigentliche Kommunikation findet im Chat-Fenster statt. Hier können Sie Nachrichten lesen, mit Emojis reagieren, GIFs einfügen, RSS-Feeds anzeigen, Erinnerungen setzen, Benachrichtigungen von Integrationen erhalten und diverse andere Funktionen nutzen. Im Wesentlichen dient es aber der Konversation mit anderen Nutzern.
Was macht Slack so besonders?
Als Slack auf den Markt kam, gab es noch keine vergleichbaren Produkte. Es gab zwar andere Chat-Anwendungen, aber Slack verband eine intuitive Bedienoberfläche mit Gruppen- und Einzelgesprächen. Unternehmen konnten zudem durch das Einladungssystem steuern, wer es nutzen durfte. Andere Tools hatten zwar ähnliche Funktionen, aber nicht die gleiche Benutzerfreundlichkeit (z.B. Campfire, das nun zu Basecamp gehört). Keiner der etablierten Anbieter (Microsoft, Apple, IBM, Sun usw.) hatte ein vergleichbares Angebot.
Die geringe Größe des Unternehmens war ein Vorteil. Slack war flexibel genug, um schnell auf neue Funktionen wie Emoji-Reaktionen (gut für Nutzer) und 2-Faktor-Authentifizierung (gut für Administratoren) zu reagieren. Für einige Nutzer war die Tatsache, dass Slack nicht zu einem großen etablierten Anbieter gehörte, ein Pluspunkt. Aber das allein erklärt nicht die Popularität.
Slack ist besonders gut in zwei Bereichen: Design und Verständnis der Bedürfnisse der Nutzer. Diese beiden Säulen sind die Grundlage der meisten guten Produkte, aber es ist überraschend schwierig, sie gut umzusetzen, wie viele gescheiterte Apps beweisen. Das ursprüngliche Design stammt von Slack-Gründer Stewart Butterfield (derselbe, der auch Flickr in den frühen 2000er Jahren mitbegründet hat) und seinem Team. Später wurde es an ein Unternehmen namens MetaLab weitergegeben, das sich um die Feinheiten kümmerte. Andrew Wilkinson von MetaLab erklärt:
„Um in einem überfüllten Markt Aufmerksamkeit zu erlangen, mussten wir einen Weg finden, die Leute auf uns aufmerksam zu machen. Die meisten Unternehmenssoftwares sehen aus wie ein billiger Abschlussball in den 70ern – überall gedämpfte Blau- und Grautöne – also haben wir Slack, angefangen beim Logo, so aussehen lassen, als ob eine Konfettikanone losgegangen wäre. Elektrisches Blau, Gelb, Lila und Grün überall. Wir haben ihm das Farbschema eines Videospiels gegeben, nicht eines Business-Tools für Zusammenarbeit… leuchtende Farben, eine kurvige serifenlose Schrift, freundliche Symbole und überall lächelnde Gesichter und Emojis.“
Im selben Artikel beschreibt Wilkinson, wie sich die Nutzung von Slack anfühlt – die Ladeanzeigen und der Inhalt selbst sind informell und oft humorvoll. Das verspielte Design trägt dazu bei, dass es sich wie ein lebendiger Teil des Alltags anfühlt.
Die Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit fallen sofort ins Auge. Slack ist für technisch weniger versierte Nutzer leicht zu erlernen, insbesondere im Vergleich zu anderen Gruppenchat-Anwendungen wie Basecamp oder Microsoft Teams. Außerdem kann man seine eigene Slack-Instanz kostenlos einrichten, sogar für den privaten Gebrauch. Und wem der „Konfettikanonen“-Look nicht gefällt, der kann die Farben einfach ändern.
Gutes Design nützt aber nichts, wenn die Funktionalität nicht stimmt. Das Chatten an sich ist relativ einfach, und die meisten Chat-Apps folgen einem ähnlichen Schema: ein Fenster für die Konversation und ein Feld zum Tippen, entweder darunter oder daneben. Hier kommt Slacks Aufmerksamkeit für die Bedürfnisse der Nutzer ins Spiel. Anstatt das Chat-Rad neu zu erfinden, konzentrierten sie sich darauf, was die Nutzer über die grundlegende Funktion des Nachrichtenversands hinaus von einer Chat-App erwarten.
Ein wichtiges Verkaufsargument war, dass private Kanäle und DMs von Slack-Administratoren nicht ohne Zustimmung der Mitglieder oder eine Nachricht an alle Nutzer gelesen werden konnten. Dies gab den Nutzern ein Gefühl von Privatsphäre und Sicherheit, was bei anderen Produkten (insbesondere E-Mail) nicht der Fall war.
Dank der DSGVO-Gesetze in Europa (2018) hat sich dies jedoch geändert – Administratoren können in den teureren Versionen einen kompletten Export durchführen, ohne die Nutzer zu informieren. Dies zeigt, wie sehr viele Nutzer die ursprünglichen Datenschutzeinstellungen schätzten, und ist ein Beweis dafür, dass Slack die Wünsche seiner Nutzer versteht, solange es nicht durch Gesetze eingeschränkt wird.
Dieses Verständnis erlangen sie vor allem dadurch, dass sie das Produkt jeden Tag selbst nutzen:
„Innerhalb des Slack-Hauptquartiers in San Francisco kann das Designteam verschiedene Nutzungsszenarien mit eigenen Abteilungen testen. Jede Abteilung fungiert als Mikrokosmos des größeren Kundenstamms. Designer können beispielsweise besser verstehen, wie man Slack für Finanzteams verbessern kann, indem sie ihre eigene Finanzabteilung beobachten und Feedback einholen.“
Wie einer ihrer Produktdesigner im selben Artikel sagt: „Auch von außerhalb des Unternehmens kommt regelmäßig Nutzerfeedback, und jeder arbeitet wöchentlich im Support, um sich besser in die Kunden hineinzuversetzen.“
Wie viele Unternehmen kennen Sie, in denen jeder regelmäßig im Support mitarbeiten muss, um die Probleme der Kunden zu verstehen?
Slack hat sich auch frühzeitig dafür entschieden, ein Ökosystem von App-Integrationen zu fördern. Benutzer können fast jede beliebige App integrieren, von Entwicklungstools wie GitHub, Jenkins und StackOverflow bis hin zu Business-Tools wie Google Analytics, ServiceNow, MailChimp oder SalesForce. Es gibt über 1500 Apps, die sich in Slack integrieren lassen. Wenn also etwas nicht geht, gibt es wahrscheinlich eine App dafür. Dadurch wird Slack zu einer zentralen Anwendung, die Benutzer geöffnet haben können, während sie an anderen Aufgaben arbeiten. Im Grunde ist Slack für viele Nutzer zu einem zentralen Anlaufpunkt geworden.
Die beiden Säulen Design und das Verständnis der Benutzerbedürfnisse haben Slack populär gemacht. Diese Umfrage gibt einen Einblick in die Meinungen der Nutzer, und die Ergebnisse sind fast durchweg positiv.
Slack ist so beliebt, dass Atlassian – das milliardenschwere Unternehmen hinter erfolgreichen Produktivitätsanwendungen wie Jira und Confluence – 2018 seine Niederlage eingestand und seine beiden Chat-Anwendungen, HipChat und Stride, an Slack verkaufte – inklusive Benutzerbasis.
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels gibt es eine Umfrage, die Microsoft Teams als beliebter als Slack bezeichnet. Diese Studie wurde jedoch von einem Microsoft-Partner durchgeführt und basiert auf der Anzahl der Unternehmen, die die Tools nutzen, nicht auf den Präferenzen der Nutzer. Office 365 ist die am weitesten verbreitete Software in der Geschäftswelt, und Teams ist Teil dieses Pakets. Daher nutzen immer mehr Unternehmen Teams, einfach weil es ihnen durch ihr Unternehmensabonnement zur Verfügung steht.
Was kostet Slack?
Sie können Slack kostenlos nutzen, jedoch können Sie in diesem Plan nur auf die 10.000 neuesten Nachrichten zugreifen. Es gibt auch andere Einschränkungen, wie z.B. nur zehn Integrationen, keine Single- oder Multi-Channel-Gäste und limitierte Administrationsfunktionen.
Slack kann ziemlich teuer werden, wenn Sie die Plus-Edition nutzen möchten. Diese Stufe bietet Funktionen wie Single Sign-On und Compliance-Exporte, die für viele mittlere Unternehmen unerlässlich sind. Wie teuer? Etwa 12 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei monatlicher Zahlung. Bei 1.000 Nutzern und jährlicher Zahlung sind das 144.000 US-Dollar. Wir sagen nicht, dass es das nicht wert ist, aber es ist eine große Ausgabe.
Das Abonnement beinhaltet viele Features, aber eine Sache ist nicht enthalten: die Möglichkeit, Ihre Daten selbst zu hosten. Alle Daten werden auf den Servern von Slack gespeichert, die eigentlich Amazon-Server sind, da Slack auf AWS läuft. Das ist mitunter ein Grund, warum Microsoft Slack auf seine interne Liste der „nicht empfohlenen“ Apps gesetzt hat. Slack ist nicht nur einer von Microsofts offiziellen Konkurrenten (und umgekehrt), sondern Microsoft Azure konkurriert auch mit Amazon Web Services um den lukrativen Cloud-Services-Markt. Das ist wahrscheinlich kein spezifisches Problem für Ihr Unternehmen, aber abhängig von Ihrer Rechtsprechung, Ihren Compliance-Anforderungen oder Ihren Datenschutzrichtlinien kann es problematisch sein, dass Ihre Daten auf AWS gespeichert werden, da die Nutzung von Tools von Drittanbietern möglicherweise nicht akzeptabel ist.
Was gibt es nicht zu mögen?
Wenn Ihr Unternehmen die Kosten tragen kann und kein Problem damit hat, die Kontrolle über seine Daten aufzugeben, gibt es dennoch einige Probleme mit der Anwendung selbst. Die Dezentralisierung von Slack gibt den Nutzern beispielsweise die Kontrolle darüber, welche Kanäle erstellt werden. Dies wirkt sich negativ auf manche Nutzer aus, und es ist verständlich, warum immer mehr Leute Slack eher als Zeitfresser denn als Produktivitätswerkzeug empfinden. Falls Sie sich angesprochen fühlen, können Sie Slack für eine Weile deaktivieren.
Ein schwerwiegenderes Problem ist jedoch, dass Slack keine Stumm- oder Blockierfunktion hat:
„Das macht abstrakt Sinn: Slack versteht sich als Organisationswerkzeug, das in Arbeitsumgebungen eingesetzt wird. Daher sollten die Richtlinien des Arbeitsplatzes und der Umgang mit Belästigungen am Arbeitsplatz auch die Art und Weise widerspiegeln, wie Belästigungen auf Slack behandelt werden sollten.“
Wenn diese Forderung im ersten Moment seltsam erscheint und Sie die Position von Slack nachvollziehen können, haben Sie wahrscheinlich noch nie unerwünschte Aufmerksamkeit erfahren, von jemandem, der Sie einfach nicht in Ruhe lässt. Aus dem gleichen Artikel:
„Eine Freundin von mir hatte unangenehme Interaktionen mit einem Kollegen über Slack – der Plattform, die sie täglich viele Stunden für ihre Arbeit nutzen muss. Sie konnte es daher nicht ignorieren, wenn sie Benachrichtigungen erhielt, auch wenn diese häufig von ihrem Belästiger stammten. Da sie eine Person nicht stummschalten kann, war sie gezwungen, die unangemessenen Nachrichten zu sehen, sobald die rote Benachrichtigung aufpoppte.“
Unabhängig davon, wie ein Unternehmen mit Mitarbeitern umgehen sollte, die andere belästigen, ist es nicht akzeptabel, dass sich Nutzer bei der Verwendung von Slack unwohl fühlen, weil eine so grundlegende Funktion fehlt.
Würden wir Slack empfehlen?
Wir bei etoppc.com sind große Fans von Slack und nutzen es selbst! Es ist nicht perfekt, und es gibt Dinge, die wir ändern würden, aber im Großen und Ganzen ist es gut durchdacht und benutzerfreundlich. Außerdem ist es kostenlos, wenn man nicht alle Nachrichten speichern oder ein paar zusätzliche Funktionen haben möchte.
Wir empfehlen Ihnen, einen Arbeitsbereich zu erstellen und mit Slack zu experimentieren, um zu sehen, ob es Ihren Anforderungen entspricht.