Das Konzept von Inbox Zero ist ein oft diskutiertes Thema im Bereich der digitalen Produktivitätsoptimierung. Für viele Wissensarbeiter ist das Erreichen von „Inbox Zero“ ein erstrebenswertes Ziel, vergleichbar mit dem Erreichen von Erleuchtung. Es ist wichtig zu verstehen, dass es bei Inbox Zero nicht darum geht, einen permanent leeren Posteingang zu haben, sondern vielmehr darum, den Stress, der durch E-Mails verursacht wird, zu reduzieren.
Die Bedeutung von Inbox Zero
Warum sollte man sich überhaupt mit Inbox Zero beschäftigen? Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre E-Mail-Flut zu bewältigen oder Ihre Effizienz und Produktivität im Allgemeinen zu steigern, dann sollten Sie sich mit dem Konzept von Inbox Zero auseinandersetzen. Es handelt sich um ein etabliertes Konzept, das seit 2006 existiert und in vielen Präsentationen und Büchern behandelt wurde.
Die Suchanfrage nach „Inbox Zero“ liefert beeindruckende 108 Millionen Ergebnisse bei Google. Es ist klar, dass das Konzept auch weiterhin ein relevanter Maßstab für Produktivität bleiben wird, auch wenn es immer wieder neu interpretiert wird. Wenn Sie sich also für Produktivität interessieren, ist es lohnenswert, sich damit auseinanderzusetzen. Möglicherweise finden Sie darin sogar wertvolle Hilfe!
Was Inbox Zero wirklich bedeutet
Inbox Zero ist eine Produktivitätsphilosophie, die sich mit dem Umgang mit der ständigen Flut von E-Mails beschäftigt. Der Begriff wurde erstmals von Merlin Mann auf seiner Webseite 43Folders eingeführt, die momentan nicht erreichbar ist, aber im Internetarchiv gespeichert ist. Die Popularität von Inbox Zero führte zur Gründung einer separaten Webseite, InboxZero.com, die Manns Artikel zu diesem Thema enthielt. Auch diese Seite ist derzeit nicht online, kann aber im Internetarchiv abgerufen werden.
Die Inbox Zero-Serie umfasst zehn Artikel, von denen sich die meisten mit Techniken für den effizienten Umgang mit E-Mails befassen. Diese Artikel sind informativ und nützlich, und es wird empfohlen, sie zu lesen, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Der Kern von Inbox Zero besteht jedoch nicht in diesen praktischen Tipps. Es geht auch nicht darum, keine E-Mails im Posteingang zu haben, auch wenn der Name dies suggeriert.
Kein leerer Posteingang ist das Ziel
Falls Sie der Annahme waren, dass „Inbox Zero“ einen leeren Posteingang impliziert, sind Sie nicht allein. Viele Webseiten, die sich mit der Definition von Inbox Zero auseinandersetzen, beschreiben es fälschlicherweise als das Ziel, einen leeren Posteingang zu erreichen.
Das ist schlichtweg falsch.
E-Mails sind ein kontinuierlicher Strom. Ein leerer Posteingang ist immer nur ein temporärer Zustand, daher ist es wenig sinnvoll, ihn als Ziel zu definieren. Sie sind von anderen Personen abhängig, die Ihnen E-Mails senden. Die einzige zuverlässige Methode für einen leeren Posteingang wäre, alle E-Mails zu blockieren, was im Wesentlichen das Gleiche ist, wie gar keinen Posteingang zu haben.
Um Ihren Posteingang auf Null zu halten, müssten Sie ihn ständig überwachen und jede E-Mail sofort bearbeiten, sobald sie eintrifft.
Das ist ein unrealistisches Unterfangen.
Die Inbox Zero-Philosophie geht stattdessen davon aus, dass Ihr Posteingang eine Quelle von Stress ist. Inbox Zero hat das Ziel, diesen Stress zu reduzieren und so wenig Aufmerksamkeit wie möglich von Ihren eigentlichen Aufgaben abzuziehen. Daher sind alle praktischen Tipps darauf ausgerichtet, die E-Mail-Verarbeitung zu vereinfachen und zu automatisieren.
Die originale Inbox Zero Webseite von Merlin Mann, die nun archiviert ist und weiterhin unter diesem Link abrufbar ist, beschreibt Inbox Zero wie folgt:
„Es geht darum, wie Sie Ihre E-Mails, Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Leben zurückgewinnen können. Dieses ‚Null?‘ Es geht nicht darum, wie viele Nachrichten sich in Ihrem Posteingang befinden, sondern wie viel von Ihrem eigenen Gehirn sich in diesem Posteingang befindet. Vor allem, wenn es nicht sein soll. Das ist es.“
Nochmal: Bei Inbox Zero geht es nicht um die Anzahl der Nachrichten in Ihrem Posteingang. Dieses Zitat stammt von Merlin Mann persönlich, ein deutlicheres Statement gibt es nicht.
Der Weg zu Inbox Zero
Letztlich ist Inbox Zero, wie jede gute Philosophie, mehr eine Einstellung und ein Geisteszustand als eine Sammlung spezifischer Handlungen. Es gibt keine genauen Schritte, um Inbox Zero zu erreichen, genauso wenig wie es genaue Schritte zur Erleuchtung gibt.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie nicht einen buchstäblich leeren Posteingang haben können, wenn Sie Manns praktische Tipps zur E-Mail-Bearbeitung befolgen. Ganz im Gegenteil! Für die meisten Menschen ist der Posteingang mit dem geringsten Stress ein leerer Posteingang, und es vermittelt ein Gefühl der Kontrolle, wenn er verwaltet ist. Allerdings werden morgen wieder neue E-Mails eingehen.
Mann schlägt praktische Maßnahmen vor, wie das Einrichten von Filtern, die Verwendung vorgefertigter Antworten und das Verschieben von E-Mails in verschiedene Ordner, um den Stress, der durch E-Mails verursacht werden kann, zu reduzieren. Ein leerer Posteingang ist lediglich ein potenzieller Nebeneffekt dieser Methode, nicht das Hauptziel.
Das eigentliche Ziel ist, dass Ihr Posteingang keine Stressquelle darstellt.
Wenn Sie also jemals Leute sagen hören, dass Inbox Zero unrealistisch oder unerreichbar ist, können Sie sicher sein, dass sie das Konzept missverstanden haben. Es geht nicht darum, keine E-Mails zu haben, sondern darum, keinen Stress durch E-Mails zu erfahren.
Deshalb empfehlen wir die Verwendung der OHIO-Methode (Only Handle It Once) für die E-Mail-Verarbeitung. Anstatt sich auf ein vages Ziel wie „Inbox Zero“ zu konzentrieren – das oft falsch interpretiert wird – sparen Sie Zeit und Stress, wenn Sie E-Mails nur einmal bearbeiten. Die Konzentration auf OHIO bringt Sie dem eigentlichen Geist von Inbox Zero näher.