Die Bedeutung von Arbeitsaufträgen in Unternehmen
Für Unternehmen, insbesondere Handelsbetriebe, sind Arbeitsaufträge ein zentrales Element, wenn es um Budgetplanung und die Verteilung von Aufgaben geht. Sie bilden die Grundlage für eine strukturierte und nachvollziehbare Abwicklung von Projekten und Aufträgen.
Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens, egal ob es online oder offline agiert. Im Laufe eines Unternehmenslebens begegnet man zahlreichen geschäftlichen Dokumenten, wie beispielsweise Rechnungen, Standardarbeitsanweisungen (SOP) oder Lieferscheinen. Ein besonders wichtiges Dokument ist der Arbeitsauftrag.
Ein Service-Ticket, auch Arbeitsauftrag genannt, setzt den Geschäftsprozess in Gang. Nach dessen Erstellung beginnt die eigentliche Leistungserbringung und am Ende die Generierung von Einnahmen. Die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen kann jedoch komplex sein, insbesondere wenn man damit keine Erfahrung hat. Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, ein fundiertes Verständnis für diese wichtige Geschäftskomponente zu entwickeln. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Was genau ist ein Arbeitsauftrag?
Ein Arbeitsauftrag ist eine formelle Anforderung eines Kunden, sei es zur Durchführung einer Wartung, zur Lieferung von Produkten oder zur Erbringung einer Dienstleistung. Sie sind ein unverzichtbares Instrument im Geschäftsleben, unabhängig davon, ob es sich um ein komplexes Projekt wie den Bau eines Kraftwerks oder eine einfache Aufgabe wie die Lieferung von Computerzubehör handelt. Die genaue Ausgestaltung eines Arbeitsauftrags variiert von Branche zu Branche, aber die grundlegenden Informationen sind immer ähnlich. Dazu gehören in der Regel die Art der Lieferung, Start- und Enddatum, die Person, die den Auftrag erteilt, die Person, die den Auftrag ausführt, sowie die bestellende Person.
Ein Arbeitsauftrag ist der Startpunkt einer papiergestützten oder digitalen Dokumentationskette. Im Laufe der Bearbeitung dient er als formelles Kommunikationsmittel zwischen den beteiligten Parteien. Sobald die Arbeit abgeschlossen ist, verwenden Buchhalter dieses Dokument zur Begleichung von Forderungen und Verbindlichkeiten. Auch bei externen oder internen Audits werden Arbeitsaufträge als erste Informationsquelle herangezogen.
Andere Begriffe, die im Geschäftsleben synonym zu Arbeitsaufträgen verwendet werden können, sind:
- Service-Ticket
- Auftragsschein
- Jobticket
Der Zweck eines Arbeitsauftrags
Der Hauptzweck eines Arbeitsauftrags ist die detaillierte Dokumentation aller relevanten Informationen zu einem Auftrag. Dazu gehören die Arbeitsgenehmigungen, die Daten des Dienstleisters, die erwarteten Kosten sowie die Zeit bis zur Fertigstellung. Sowohl externe Kunden (Verbraucher) als auch interne Kunden (Mitarbeiter) können ein Service-Ticket erstellen. Je nachdem, ob es sich um einen externen oder internen Auftrag handelt, wird dieser an das zuständige Team weitergeleitet. Moderne Unternehmen verwenden oft spezielle Software zur Erstellung und Verteilung von Arbeitsaufträgen.
Hier ist eine Zusammenfassung der Hauptziele eines Arbeitsauftrags:
- Detaillierte Beschreibung der durchzuführenden Arbeiten (Reparatur, Installation, Lieferung etc.)
- Bereitstellung der benötigten Ressourcen und Geräte
- Ausführliche Anweisungen für die ausführenden Techniker
- Offizielle Aufzeichnung der verwendeten Materialien, Arbeitskräfte und Ressourcen
- Nachverfolgung aller durchgeführten Reparatur- und Wartungsarbeiten
- Erfassung monetärer Daten (Kosten, Steuern, Gebühren etc.)
Schlüsselbegriffe im Arbeitsauftragsmanagement
Arbeitsgenehmiger
Ein Arbeitsgenehmiger ist in der Regel ein Administrator oder eine Person aus einem Managementteam, die für die Zuweisung und Genehmigung von Wartungsanträgen zuständig ist. In einigen Fällen können auch der Kundensupport oder die Lagerverwaltung diese Rolle übernehmen.
Arbeitsanforderer
Der Arbeitsanforderer ist die Person oder das Team, das einen bestimmten Auftrag oder eine bestimmte Aufgabe benötigt. In der B2C-Branche erstellen Kunden Arbeitsaufträge durch Online- oder persönliche Einkäufe. Im B2B-Bereich können Kunden auf geschäftlicher Ebene Aufträge anfordern oder sie können von einem internen Team, wie beispielsweise dem Kundendienst, gestellt werden.
Feldtechniker
Feldtechniker sind die Personen, die die im Arbeitsauftrag beschriebene Aufgabe ausführen. Dazu können Ingenieure, Mechaniker, Reparaturpersonal oder andere Spezialisten gehören.
Die wesentlichen Bestandteile eines Arbeitsauftrags
Ein Arbeitsauftrag kann eine Vielzahl von Informationen und Details enthalten. Hier sind einige wichtige Elemente, die in einem solchen Dokument enthalten sein sollten:
Obligatorische Elemente
#1. Die Anlagenbezeichnung ist ein zentraler Bestandteil jedes Arbeitsauftrags.
#2. Der Name des Arbeitsanforderers muss ebenfalls angegeben sein.
#3. Der Arbeitsumfang ist wichtig, da er die benötigten Fähigkeiten, Werkzeuge und Standardarbeitsanweisungen (SOP) bestimmt.
#4. Der Arbeitsanforderer sollte das Problem genau beschreiben, um den Technikern ein schnelles Verständnis zu ermöglichen.
#5. Der Austausch von Maschinenteilen und besondere Werkzeuganforderungen sollten ebenfalls im Dokument vermerkt werden.
#6. Gesundheitsrisiken müssen ebenfalls im Arbeitsauftrag erwähnt werden.
#7. Detaillierte Angaben zu Datum und Uhrzeit sind essenziell. Dazu gehören Startdatum, Startzeit, voraussichtliches Enddatum und voraussichtliche Endzeit, sowie das tatsächliche Enddatum und die tatsächliche Endzeit.
#8. Ein Serviceauftrag sollte auch die Kontaktdaten des Anforderers, des Auftragsmanagers und des Technikers umfassen (Telefonnummern, E-Mail-Adressen, etc.)
Freiwillige Komponenten
#9. Ein Arbeitsauftrag kann mehrere Unterschriftenfelder für den Kunden, Manager, Techniker oder Buchhalter enthalten.
#10. Die geleisteten Arbeitsstunden sollten für eine korrekte Abrechnung aufgeführt werden.
#11. Eine detaillierte Aufgabenliste ist hilfreich, um alle Beteiligten über den Arbeitsfortschritt auf dem Laufenden zu halten.
#12. Moderne Arbeitsauftragsformulare enthalten oft ein Feld zur Angabe der Priorität des Auftrags.
#13. Eine Checkliste für benötigte Werkzeuge, Software, Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien kann ebenfalls hinzugefügt werden.
#14. Für Aufträge mit variablen Kosten kann eine Schätzung der Gesamtkosten angegeben werden. Bei Rahmenaufträgen mit festen Preisen werden oft die tatsächlichen Kosten angegeben.
#15. Eine Auftrags-ID und eine Stellenbezeichnung helfen bei der korrekten Dokumentation des Arbeitsauftrags.
Arten von Arbeitsaufträgen
Vorbeugende Wartung
Unternehmen nutzen Arbeitsaufträge für die regelmäßige Wartung von Maschinen und Anlagen, um Ausfälle zu vermeiden.
Allgemeine Aufgaben
Arbeitsaufträge werden erstellt, wenn externe Dienstleister für einmalige Aufgaben benötigt werden (z.B. Entsorgung von Altgeräten, Installation von Software).
Maschineninspektion
Externe Experten werden per Arbeitsauftrag mit der Inspektion von Anlagen, Maschinen oder Werkzeugen beauftragt.
Elektroarbeiten
Aufträge für Elektroinstallationen, Beleuchtung oder Verkabelung werden ebenfalls über Arbeitsaufträge abgewickelt.
Notfälle
Arbeitsaufträge für Notfälle sind in der Regel ungeplant und dienen dem Schutz von Mitarbeitern oder der Vermeidung größerer Schäden an Maschinen.
Sonderprojekte
Arbeitsaufträge können auch für die Modernisierung oder Erweiterung der Produktionseinheiten verwendet werden.
Vorteile der Verwendung von Arbeitsaufträgen
#1. Arbeitsaufträge schaffen eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation aller durchgeführten Arbeiten, was bei Audits hilfreich ist.
#2. Sie fördern Transparenz, indem sie alle Details der Leistungserbringung festhalten, was Kunden schätzen.
#3. Arbeitsaufträge ermöglichen eine schnelle und effiziente Bezahlung von internen und externen Technikern.
#4. Sie helfen dem Lagerteam bei der rechtzeitigen Beschaffung von Ersatzteilen und Material.
#5. Die Analyse von Arbeitsaufträgen kann zur Identifizierung und Vermeidung zukünftiger Maschinenausfälle führen.
#6. Unternehmen können mithilfe der abgeschlossenen Arbeitsaufträge Jahresumsätze realistisch einschätzen.
#7. Arbeitsaufträge dienen als Kommunikationsmittel zwischen verschiedenen Abteilungen und fördern so die Zusammenarbeit.
Hier sind einige Plattformen, auf denen Sie vorgefertigte Vorlagen für Arbeitsaufträge finden können:
Druckbare Arbeitsauftragsvorlagen: TemplateLab
TemplateLab ist eine zuverlässige Quelle für Geschäftsdokumente. Hier finden Sie hochwertige Vorlagen und Formulare für Arbeitsaufträge. Der Download ist unkompliziert und erfordert keine Angabe persönlicher Daten. Sie können die Vorlagen problemlos mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs oder Google Sheets öffnen.
Die Website bietet eine Vielzahl von Beispielen für Service-Tickets, darunter:
- Beispiele für Autoreparaturaufträge
- Vorlagen für Wartungsarbeiten
- Formulare für IT-Aufgaben
- Beispiele für Outsourcing-Aufträge im Grafikdesign
Die Vorlagen sind flexibel gestaltet, so dass Sie die Tabellen und Spalten an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Kostenlose Vorlagen für Arbeitsaufträge: Smartsheet
Smartsheet ermöglicht die Integration von Arbeitsaufträgen in Ihr Projektmanagementsystem. Sie können kostenlose Vorlagen herunterladen und in Smartsheet importieren, um den gesamten Prozess zu automatisieren.
Hier sind einige bemerkenswerte Vorlagen:
- Wartungsaufträge
- Serviceaufträge
- Stillstandsaufträge
- Aufträge für Landschaftsbauarbeiten
- Vorlagen zur Auftragsverfolgung
Die Vorlagen können entweder als PDF-, Excel- oder Word-Datei heruntergeladen und in Desktop-Anwendungen bearbeitet werden, oder in das Smartsheet-Projekt-Dashboard importiert werden. Die zweite Methode ist besonders geeignet für komplexe Umgebungen, in denen eine große Anzahl von Arbeitsaufträgen verwaltet werden muss.
Arbeitsauftragsvorlagen: Jotform
Freiberufler und Kleinunternehmen, die formelle Auftragsdokumente benötigen, können Vorlagen von Jotform nutzen. Dies hilft Kosten zu sparen und die Notwendigkeit teurer Software oder externer Experten zu vermeiden.
Die Vorlagen lassen sich einfach anpassen und in den Online-PDF-Editor von Jotform importieren. Beide Dienste sind für die kommerzielle Nutzung kostenlos.
Einige nützliche Vorlagen sind:
- Kundenproduktinstallation
- Fahrzeugservice
- Autoreparatur
- Wartung
- Webdesign
- Videoproduktion
- Tierpflege
- Freiberufliche Webentwicklung
Der Jotform-Editor ist benutzerfreundlich und erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse.
Arbeitsauftragsvorlagen: Template.net
Template.net ist eine weitere beliebte Anlaufstelle für Geschäftsdokumente. Die Plattform bietet eine einfache Suchfunktion, um die benötigten Dokumente, Vorlagen oder Designs zu finden.
Im Business-Bereich finden Sie hochwertige Vorlagen für Arbeitsaufträge, die direkt im Editor oder mit Textverarbeitungsanwendungen angepasst werden können. Allerdings ist die kostenlose Nutzung etwas eingeschränkt. Mit einem kostenlosen Konto können Sie täglich bis zu drei Vorlagen herunterladen. Die Vorlagen können in verschiedenen Formaten (Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word und Excel) heruntergeladen werden.
Fazit
Arbeitsaufträge sind ein wichtiges Instrument zur Dokumentation von Arbeitsabläufen in Unternehmen. Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass Arbeitsaufträge zunehmend in Form von PDFs, Google Docs oder Microsoft Word-Dateien auf Tablets, Laptops oder Smartphones verwaltet werden. Ein Arbeitsauftrag beschreibt detailliert die auszuführenden Arbeiten, den Zeitrahmen, die zuständigen Personen und die Kosten des Auftrags. Die Bearbeitung eines Auftrags beginnt mit der Generierung des Arbeitsauftrags und endet mit der Buchung der Einnahmen.
Mit den in diesem Artikel genannten Informationen und Vorlagenquellen sollten Sie in der Lage sein, professionelle Arbeitsaufträge zu erstellen und zu verwalten. Für ein erfolgreiches Unternehmen sind aber nicht nur gute Arbeitsaufträge wichtig. Sie benötigen auch fundierte Entscheidungen und Fachwissen von Experten, um Aufgaben richtig anzugehen und zu entscheiden, welche Aufträge angenommen werden sollen.