Microsoft Outlook verwendet entweder PST- oder OST-Dateien, um Ihre E-Mails, Aufgaben und Kalendereinträge zu speichern. Obwohl beide im Wesentlichen denselben Zweck erfüllen, gibt es wesentliche Unterschiede, insbesondere wenn es um die Sicherung, Wiederherstellung oder Übertragung Ihrer Daten geht.
Um den Unterschied zwischen PST- und OST-Dateien zu verstehen, ist es hilfreich, die Entwicklung der E-Mail-Technologie und insbesondere die Unterschiede zwischen den E-Mail-Protokollen POP und IMAP zu betrachten. Hier eine kurze Erläuterung:
Was bedeutet POP?
Das traditionelle E-Mail-Protokoll, das in der Zeit der Einwahlverbindungen verwendet wurde, ist das Post Office Protocol (POP). Die aktuelle Version ist POP3.
POP lud standardmäßig alle E-Mails auf den Client herunter und löschte sie anschließend vom E-Mail-Server. Das bedeutete, dass sich nur eine einzige Kopie Ihrer E-Mails auf Ihrem Computer befand. Es ist zwar möglich, POP so zu konfigurieren, dass E-Mails nicht vom Server gelöscht werden, aber üblicherweise wurde das nicht gemacht.
Zu dieser Zeit griffen die meisten Nutzer hauptsächlich von einem einzigen Gerät auf ihre E-Mails zu, was die Notwendigkeit einer zusätzlichen Kopie auf dem Server überflüssig machte.
Bei Verwendung von POP werden Änderungen, die Sie in Ihrem E-Mail-Client vornehmen, nicht mit dem E-Mail-Server synchronisiert. Eine E-Mail, die Sie in Ihrem Client löschen, bleibt auf dem Server erhalten und umgekehrt.
Was ist IMAP?
Das Internet Messaging Access Protocol (IMAP) ist ein moderneres Protokoll, das eine Kopie Ihrer E-Mail vom Server auf Ihren Computer lädt. Jegliche Änderungen, die Sie im E-Mail-Client vornehmen, werden mit dem Server synchronisiert. Wenn Sie eine E-Mail auf Ihrem Computer löschen, wird sie auch auf dem E-Mail-Server gelöscht und andersherum.
IMAP ist besser auf die moderne Nutzung zugeschnitten. Wir greifen heute oft mit mehreren Geräten auf dasselbe E-Mail-Konto zu, und die meisten Menschen haben permanente Breitband- oder Glasfaserverbindungen sowie mobile Daten. Mit IMAP werden alle Ihre E-Mail-Aktionen zwischen Ihren Geräten synchronisiert.
Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail von Ihrem Smartphone aus senden, finden Sie diese E-Mail auch im Ordner „Gesendet“ auf Ihrem Tablet. Daher empfehlen wir die Verwendung von IMAP, es sei denn, Sie haben einen triftigen Grund, POP3 zu nutzen.
Es ist auch wichtig zu wissen, dass Microsoft für seine E-Mail-Konten die Messaging-API (MAPI) anstelle von IMAP verwendet. Obwohl sie sich technisch unterscheiden, ermöglichen sowohl MAPI als auch IMAP die Synchronisation von E-Mails zwischen dem Client und dem E-Mail-Server.
POP, IMAP, PST- und OST-Dateien
Wenn Sie ein POP-Konto verwenden, speichert Outlook Ihre E-Mails und Kalendereinträge in einer PST-Datei (Personal Storage Table). PST-Dateien können in Outlook importiert werden. Das macht sie ideal, um E-Mails auf einen neuen Computer zu übertragen oder ein Backup zu erstellen, das Sie für den Fall eines Systemausfalls aufbewahren können.
Bis einschließlich Microsoft Outlook 2013 wurden PST-Dateien auch für IMAP- oder MAPI-Konten verwendet. Ab Outlook 2016 speichert der Client jedoch alle Ihre E-Mails und Kalendereinträge von IMAP- und MAPI-Konten in einer Offlinespeichertabellendatei (.ost).
OST-Dateien werden automatisch mit dem E-Mail-Server synchronisiert, sobald eine Internetverbindung besteht. Im Unterschied zu PST-Dateien können Sie eine OST-Datei nicht direkt in Outlook importieren, da dies nicht notwendig ist.
Wenn Sie Outlook auf einem neuen Computer einrichten und sich über IMAP oder MAPI mit Ihrem E-Mail-Konto verbinden, sind alle Ihre E-Mails auf dem Server gespeichert und werden automatisch heruntergeladen.
Der Hauptunterschied zwischen PST- und OST-Dateien besteht darin, dass der Inhalt einer PST-Datei ausschließlich in dieser Datei verfügbar ist. Der Inhalt einer OST-Datei ist hingegen auch auf dem E-Mail-Server und allen Geräten verfügbar, mit denen Sie auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen.
Wann sind diese Dateien relevant?
In den meisten Fällen müssen Sie sich keine Gedanken über PST- und OST-Dateien machen. Es ist eher unwahrscheinlich, dass Sie diese Dateien sehen oder direkt darauf zugreifen müssen, es sei denn, Sie suchen gezielt danach.
Sie sind hauptsächlich dann relevant, wenn Sie Daten auf einen neuen Computer übertragen oder Ihre E-Mails archivieren möchten. Bei Verwendung eines POP3-E-Mail-Kontos müssen Sie die PST-Datei auf Ihren neuen Computer kopieren und dann in Outlook importieren, da Sie andernfalls Ihre E-Mails verlieren würden.
Bei Verwendung von IMAP oder MAPI sollten Sie auf die Größe Ihres Postfachs auf dem E-Mail-Server achten. Sollten Sie die maximale Größe erreichen und dennoch alle Ihre E-Mails behalten wollen, müssen Sie einen Teil davon in eine PST-Datei exportieren und diese dann vom E-Mail-Server löschen.
Sie können diese E-Mails auch weiterhin einsehen, indem Sie die PST-Datei in Outlook importieren. Sie sind dann aber nicht mehr auf dem E-Mail-Server verfügbar.