Die Leitung eines Unternehmens erfordert die Abarbeitung einer täglichen Prioritätenliste, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Eine effektive Aufgabenverwaltung stellt sicher, dass Sie sich stets den wichtigsten Aufgaben widmen und dabei so effizient wie möglich arbeiten.
Es mag einfach klingen, doch die Verfolgung großer Projekte ist eine Herausforderung, und die Anwendung dieser Prinzipien auf kleinere Projekte gestaltet sich oft noch schwieriger.
Sobald die Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern ins Spiel kommt, wird eine Aufgabenverwaltungssoftware unerlässlich.
Dieser Blogbeitrag beleuchtet verschiedene Facetten der Aufgabenverwaltung und untersucht, wie die Herausforderungen mit Hilfe von Aufgabenverwaltungssoftware gemeistert werden können.
Was bedeutet Aufgabenverwaltung?
Die Aufgabenverwaltung ist ein fundamentaler Bestandteil jedes erfolgreichen Projekts. Ohne ein angemessenes Aufgabenmanagement ist es schwierig zu gewährleisten, dass alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden und das Projekt im Zeitplan bleibt.
Ein bewährter Ansatz für die Projektverwaltung besteht darin, sich auf die Erledigung prioritärer Aufgaben zu fokussieren und eine Pipeline für anstehende Aufgaben zu erstellen.
Aufgabenmanagement beinhaltet die Planung, Organisation und Priorisierung von Aufgaben, um gesteckte Meilensteine zu erreichen. Dies umfasst die Erstellung von Aufgabenlisten, die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder und die Festlegung von Deadlines. Ebenso wichtig ist die Überwachung des Fortschritts und die Anpassung des Plans bei Bedarf.
Obwohl es simpel erscheinen mag, Projekte zu leiten und Teams zu führen, gibt es eine Vielzahl von Herausforderungen, denen man auf diesem Weg begegnen kann.
Betrachten wir einige dieser Herausforderungen im Aufgabenmanagement genauer.
Herausforderungen bei der Aufgabenverwaltung
Die Verwaltung jeglicher Art von Projekt ist mit zahlreichen Herausforderungen verbunden.
Es gilt, verschiedene Aufgaben systematisch zu erstellen und auszurichten. Zudem ist die Aufgabenzuweisung, die Kommunikation mit Teammitgliedern und das Einhalten von Projektfristen zu bewältigen.
Im Folgenden werden einige der häufigsten Herausforderungen bei der Aufgabenverwaltung näher betrachtet:
- Mangelnde Teamkoordination: Ohne ein geeignetes Managementsystem gestaltet sich die Zusammenarbeit von Teammitgliedern an laufenden und anstehenden Aufgaben schwierig.
- Unzureichender Informationsaustausch: Eine klare und präzise Kommunikation ist das Fundament für einen erfolgreichen Projektabschluss. Sie ermöglicht Teammitgliedern die Zusammenarbeit und hält Projektbeteiligte über den Projektfortschritt auf dem Laufenden.
- Mangelnde Aufgabenorganisation: Es ist mühsam, zugewiesene Aufgaben in Tabellen zu verfolgen und den Status der Erledigung bei verzögerten Fristen zu überprüfen.
- Teamkonflikte: Ein erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine Abstimmung zwischen Führungskräften und Teammitgliedern. Uneinigkeit, Fehlkommunikation und Missverständnisse können zu Konflikten im Team führen. Dies kann langfristig zu einer erheblichen Hürde werden, die den Fokus von der eigentlichen Arbeit auf andere unproduktive Gedanken verlagert.
- Unklarheit bei der Aufgabenverteilung: Das Fehlen eines Projektmanagementsystems führt zu Unklarheiten bei der Aufgabenzuweisung. Dies kann dazu führen, dass Teammitgliedern Aufgaben zugewiesen werden, die nicht ihren Kompetenzen entsprechen, und somit zum Scheitern des Projekts beitragen.
Um die Herausforderungen der Aufgabenverwaltung zu bewältigen, bietet sich die Nutzung einer Plattform wie Monday.com an.
Es handelt sich um ein cloudbasiertes Tool, mit dem Teams Arbeitsabläufe gestalten und den Projektablauf strukturieren können.
Monday.com ist komplett codefrei, sodass alle Projektbeteiligten unkompliziert Änderungen vornehmen können, beispielsweise Aufgaben erstellen, Fristen setzen, Prioritäten festlegen und Kommentare hinzufügen.
Es ist an der Zeit, einige der Funktionen von Monday.com zu erkunden, die Ihnen helfen können, Ihre Projekte besser zu organisieren.
Visuelle Dashboards
Mit den Kanban-Dashboards von Monday können Sie und Ihr Team jederzeit den Projektstatus visualisieren.
Sie können eine Zeitleiste, einen Kalender, Diagramme und andere Ansichten nutzen, um den Fortschritt von Beginn bis ins Detail zu verfolgen.
Mithilfe der Datentools von Monday können Sie Aufgaben priorisieren, Dateien teilen und den Arbeitsstatus Ihrer Teammitglieder visuell überprüfen. So können Sie fundiertere Entscheidungen über die Weiterentwicklung Ihrer Projekte treffen.
Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht das schnelle Erstellen von benutzerdefinierten Dashboards und die Budgetplanung auf einen Blick.
Automatisierung
Monday.com bietet umfangreiche codefreie Automatisierungsmöglichkeiten, um Zeit bei unnötigen Meetings zu sparen und manuelle Updates per E-Mail zu vermeiden. Stattdessen können Sie Arbeitsabläufe für verschiedene Teams erstellen und die Fälligkeitsdaten von Aufgaben mit Google Kalender synchronisieren.
Zudem kann Monday in gängige Automatisierungs-Apps von Drittanbietern wie Zapier integriert werden, um benutzerdefinierte Trigger zu erstellen. Bei jedem ausgelösten Ereignis wird automatisch ein neues Element in Ihrem Monday-Dashboard erstellt.
Das bedeutet keine manuelle Aufgabenerstellung mehr. Einfach genial!
Integrationen
Monday versteht den Aufwand, den Projektmanager beim Zusammenführen verschiedener Kommunikationskanäle haben.
Um dieses Problem zu lösen, bietet Monday nahtlose Integrationen mit beliebten Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams, Outlook und vielen mehr, um die Workflow-Funktionen zu verbessern.
Beispielsweise können Sie mit der Gmail-Integration E-Mails in Aufgaben umwandeln und das Team über den Verlauf der Gespräche auf dem Laufenden halten.
Kanban- und Gantt-Workflow
Kanban ist eine visuelle Methode zur Optimierung des Arbeitsablaufs Ihres Teams.
Es hilft Ihnen, Daten in einem leicht verständlichen Spaltenformat anzuzeigen und schnellere Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus ist es für Teammitglieder einfach zu handhaben und synchronisiert Änderungen in Echtzeit.
Darüber hinaus sind Kanban-Dashboards eine hervorragende Möglichkeit, Iterationen und Rückstände zu verfolgen, damit Sie die Meilensteine überwachen können.
Und mit Gantt-Diagrammen können Sie Tabellenkalkulationen in intelligente visuelle Tafeln verwandeln, die Ihnen helfen, wichtige Daten, Meilensteine und Abhängigkeiten zu verfolgen. So können Sie sicher sein, dass alles pünktlich und gemäß Ihren hohen Standards erledigt wird.
Anwendungsfälle von Monday.com
Nachdem Sie nun die Funktionen von Monday kennengelernt haben, wollen wir uns ansehen, wie Sie Monday.com zur Abwicklung von Projekten nutzen können.
Softwareentwicklung
Die Verwaltung von Sprint-Zyklen und die Einhaltung agiler Methoden sind für die Softwareentwicklungsbranche von entscheidender Bedeutung.
Es gibt Fristen für laufende Aufgaben und die Optimierung anstehender Aufgaben. Um effektiv zu sein, müssen Sie Aufgaben in Echtzeit anpassen und priorisieren können.
Monday hilft Ihnen, Sprints zu planen, zu priorisieren und zu verwalten, Roadmaps zu erstellen und die Produktvision mit Stakeholdern zu teilen. Sie können auch Aufgabenzuweisungen und Produkt-Designfreigaben automatisieren und diese mit Tools wie GitHub integrieren.
Marketing- und Contentplanung
Unternehmen verwenden viel Zeit für die Erstellung von Marketingkampagnen.
Dieser Prozess umfasst in der Regel die Genehmigung von Ideen, kreative Begleitmaterialien und häufige Besprechungen mit Textern und Designern, um Änderungen vorzunehmen.
Mit Monday.com können Sie alle Ihre Marketingkampagnen in einem einzigen Dashboard verfolgen. Ihre visuellen Tafeln unterstützen Sie bei schnelleren Entscheidungen und halten alle über Kampagnenänderungen und Zeitpläne auf dem Laufenden.
Anstelle von E-Mails für Änderungen können Sie Anmerkungen direkt in Dateien schreiben, um ständige Statusaktualisierungen zu vermeiden. Darüber hinaus können Sie Monday mit Ihren bevorzugten Apps wie Adobe Photoshop, Acrobat und vielen mehr verbinden.
Personal und Betrieb
Mit dem Mitarbeiterverwaltungssystem von Monday können HR-Teams die Rekrutierungspipeline verfolgen und den Onboarding-Prozess reibungsloser gestalten.
Ohne ein geeignetes Mitarbeiterverwaltungssystem benötigte die Personalabteilung einen Assistenten, um täglich Besprechungen abzuhalten, Vorstellungsgespräche zu planen und die tägliche Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen.
Zusätzlich bietet Monday vorgefertigte HR-Vorlagen für die Verfolgung von Anwesenheit, Urlaub und die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen. Sie können sogar Plattformen wie Slack, LinkedIn und Gmail integrieren, um Mitarbeiterdaten automatisch zu importieren.
Vertriebs-CRM-Plattform
Monday.com dient als zentralisiertes System für die Kommunikation mit Ihren Kunden. Sie können CRM-Software verwenden, indem Sie diese in Ihre E-Mail integrieren, E-Mail-Vorlagen erstellen und E-Mail-Antworten über ein einziges Dashboard versenden.
Darüber hinaus können Sie sich wiederholende Vertriebsaufgaben wie Anrufe und Besprechungen automatisieren, Erinnerungen festlegen und gesendete E-Mails verfolgen, um neue Leads zu generieren.
Wie jedes andere auf dem Markt erhältliche SaaS-Tool bietet auch Monday.com viele Vorteile und einige Nachteile. Obwohl die Vorteile die Nachteile überwiegen, ist es wichtig, diese anzusprechen, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden.
Betrachten wir zunächst die Vorteile von Monday.com.
Vorteile
- Monday.com verfügt über eine leicht verständliche Oberfläche, ist recht einfach zu bedienen und kann problemlos skaliert werden, wenn Ihr Unternehmen wächst.
- Mit einem Klick kann man zwischen verschiedenen Visualisierungsansichten wie Gantt, Kanban, Kalender und Zeitleiste wechseln.
- Monday bietet vorgefertigte Vorlagen für Kampagnenplanung, Kunden-Onboarding, Kontaktverwaltung, Aufgabenverwaltung, Anwesenheitsverfolgung und vieles mehr.
- Eine zuverlässige Plattform, um Projektinformationen zu organisieren, mit Teams zusammenzuarbeiten, Aufgaben hinzuzufügen und zuzuweisen und Projekte für alle im Unternehmen zugänglich zu machen.
- Integrierte Integrationen mit gängigen Kommunikationstools wie Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Kalender, Dropbox und vielen mehr.
Nachteile
- Die mobile App wird oft nicht in Echtzeit mit der Web-App synchronisiert, sodass Sie diese möglicherweise mehrmals aktualisieren müssen, um die aktuellste Ansicht zu erhalten.
- Begrenzte Automatisierung mit E-Mail- und E-Mail-Tracking-Funktion, die nicht über den Pulse verfügbar ist.
- Obwohl viele Integrationen verfügbar sind, fehlt es in den günstigeren Plänen an vollständiger funktionaler Integration mit Salesforce und anderen beliebten Drittanbieterplattformen.
- Einstiegsplänen fehlen wichtige Funktionen wie private Boards, Automatisierung und viele grundlegende Integrationen. Einige andere Aufgabenverwaltungssoftwares bieten diese Funktionen in ihrer kostenlosen Version an.
Monday.com ist in fünf Preisplänen verfügbar:
Individueller Plan
Wenn Sie Ihr Unternehmen gründen und nur zwei Teammitglieder haben, können Sie die kostenlose Version von Monday.com nutzen.
Im Einzelplan können Sie auf bis zu 3 Boards, über 200 Vorlagen, 20 Spaltentypen und vollständige Dokumente zugreifen.
Grundplan
Der Basisplan ist die beste Wahl für kleine Teams. Er ist erschwinglich und kostet nur 8 $ pro Arbeitsplatz/Monat für die Verwaltung von Team Activity Boards.
Der Basisplan umfasst vorrangigen Kundensupport, unbegrenzte kostenlose Zuschauer und Zugriff auf die Funktionen des Einzelplans.
Standardplan
Der Standardplan ist die beliebteste Option zur Zusammenarbeit im Team und Steigerung der Gesamtproduktivität.
Dieser Preisplan bietet Ihnen Zugriff auf Zeitachsen- und Gantt-Ansichten, Kalenderansichten, Einrichtungsprozessautomatisierung und Plattformintegrationen.
Pro-Plan
Mit dem Pro-Plan von Monday können Sie komplexe Prozesse rationalisieren und erhalten Zugriff auf alle Funktionen von Monday.com.
Dieser Plan kostet 16 $ pro Monat und ermöglicht Ihnen die Erstellung eines Dashboards, das bis zu 10 Boards vereint.
Unternehmensplan
Unternehmenspläne können bei der Skalierung von Automatisierungs- und Integrationsprozessen helfen. Sie können ein Dashboard erstellen, das bis zu 50 Boards kombinieren kann.
Obwohl Monday.com die Liste der Projektmanagementsoftware anführt, gibt es auch andere ähnliche SaaS-Software, die Sie ausprobieren können.
Hier ist eine Liste unserer drei Top-Alternativen zu Monday.com.
ClickUp
ClickUp ist eine weitere hervorragende Projektmanagementsoftware, die speziell für Remote-Arbeitsteams entwickelt wurde. Es ist eine einfach zu bedienende Plattform, die fast alle auf Monday.com verfügbaren Funktionen bietet.
ClickUp unterstützt Ihr Team dabei, produktiv und organisiert zu bleiben und mühelos an visuellen Whiteboards zusammenzuarbeiten. Teammitglieder können Sprints erstellen, chatten, Aufgaben zuweisen, Kommentare und Dokumente hinzufügen, Ressourcen zuweisen, Fristen festlegen und Benachrichtigungen für alles an einem zentralen Ort erhalten.
Wrike
Wrike ist eine Lösung für Projektmanager, die Hilfe bei der Erfassung und Organisation von Projektanforderungen, der Erstellung von Projektplänen und der Visualisierung von Zeitplänen in einem Gantt-Diagramm benötigen.
Mit Wrike ist es einfach, Änderungen an Projektplänen im Laufe der Arbeit vorzunehmen, und alle beteiligten Teams werden über alle Änderungen benachrichtigt.
Smartsheet
Smartsheet ist eine exzellente Option, wenn Sie nach einer cloudbasierten Unternehmensanwendung suchen, die Sie bei der Arbeitsverwaltung und Zusammenarbeit unterstützt. Mit Millionen von Nutzern weltweit vertrauen viele Unternehmen auf Smartsheet.
Die App von Smartsheet ähnelt einer Tabellenkalkulation, was sie einfach zu bedienen macht und vielen Menschen vertraut ist. Sie eignet sich zur Verfolgung von Aufgaben, Verkaufspipelines, Planung von Aufgaben und Optimierung von Geschäftsprozessen.
Sie können Smartsheet für Workflow-Automatisierung, Zusammenarbeit an Inhalten, Projektmanagement, Aktivitätsprotokollierung, Terminplanung, Echtzeit-Datenverfolgung und vieles mehr verwenden.
Zusammenfassung
Wir haben versucht, einen kurzen Überblick über Monday.com zu geben und wie es Ihnen helfen kann, Ihre Geschäftsaufgaben effektiv zu optimieren.
Wir hoffen, Sie fanden unseren Artikel hilfreich und sind bereit, Ihre Projekte einfach auf Monday.com zu organisieren. Es ist benutzerfreundlich, zugänglich und wird von Hunderten von Unternehmen weltweit als vertrauenswürdig eingestuft.
Also, worauf warten Sie noch? Testen Sie Monday noch heute.
Erfahren Sie auch, wie Sie Ihre Vertriebsarbeit am besten mit dem Monday Sales CRM verwalten können.