Die Bedeutung von UCaaS für moderne Unternehmen
Die Implementierung einer leistungsstarken UCaaS-Plattform kann Ihrem Unternehmen nicht nur im Hier und Jetzt Vorteile bringen, sondern auch langfristig einen technologischen Vorsprung sichern.
UCaaS-Lösungen sind heutzutage aufgrund ihrer Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Kostenoptimierung und anderer Vorteile, die sie Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Umfeld bieten, sehr gefragt.
Sie haben sich besonders in kritischen Zeiten, wie der jüngsten Pandemie, als unverzichtbar erwiesen, als viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten mussten.
Moderne Tools und Ressourcen für Remote-Teams fördern eine höhere Produktivität, effizientere Arbeitsabläufe und letztendlich den Unternehmenserfolg.
In diesem Artikel werden wir uns genauer mit UCaaS befassen und die besten Plattformen vorstellen, die Sie in Betracht ziehen können, um die Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
Was ist UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) ist ein Cloud-basiertes Bereitstellungsmodell für Geschäftskommunikation. Es ermöglicht Unternehmen jeder Größe, von Großkonzernen bis hin zu kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), über die Cloud auf Unified Communication Services zuzugreifen.
UCaaS ist ein Bestandteil von „Anything-as-a-Service“ (XaaS), wie auch SaaS, PaaS und IaaS. Es ist auch ein wichtiger Teil der digitalen Transformation, die die Einführung von Cloud-Diensten in allen Branchen weltweit vorantreibt. UCaaS unterstützt sechs wesentliche Kommunikationsfunktionen:
- Telefonie für Unternehmen
- Unified Messaging
- Mobilität
- Instant Messaging und Präsenzfunktionen für Teams und Einzelpersonen
- Besprechungslösungen wie Video-, Audio- und Webkonferenzen
- Kommunikationsfähige Prozesse wie Workstream Collaboration, Kommunikationsplattformen, Kontaktzentren usw.
Da UCaaS cloudbasiert ist, kann es von Unternehmen jeder Größe und Form leicht eingesetzt werden. Es bietet Vorteile wie einfache Skalierbarkeit, unkomplizierte Einrichtung, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Wie funktioniert UCaaS?
Die Cloud-basierte UCaaS-Infrastruktur wird von einem Dienstleister bereitgestellt, verwaltet und gewartet. Kunden müssen daher keine eigene Infrastruktur konfigurieren oder einrichten, um loszulegen. Einige wichtige Merkmale sind:
- Mandantenfähigkeit, einschließlich der Aufteilung in separate Mandanten innerhalb einer gemeinsam genutzten Unified Communications-Infrastruktur, wie z. B. Rechenzentren, Racks, gemeinsam genutzte Hardware, Netzwerke und Blades
- Ein Self-Service-Webportal zur Bereitstellung, Verwaltung und Überwachung der Nutzung und Leistung
- Dienste werden über eine wiederkehrende monatliche oder Abonnementgebühr lizenziert
UCaaS optimiert Kommunikationsdienste und -lösungen im gesamten Unternehmen. Es bietet Chat, SMS, Videokonferenzen, Contact Center-Funktionen und vieles mehr. Alles läuft über das Internet, daher ist keine zusätzliche VoIP-Hardware erforderlich. UCaaS-Anbieter kümmern sich um die gesamte Backend-Konfiguration, Telefonie, Funktionalitäten und Sicherheit.
Um die Funktionsweise von UCaaS besser zu verstehen, ist es wichtig, VoIP (Voice-over-Internet Protocol) zu betrachten, das die Sprachfunktionalität von UCaaS unterstützt. VoIP wandelt Audiosignale in Datenpakete um und überträgt sie an einen Cloud-basierten Telefondienstanbieter. Auch Voicemail-Benachrichtigungen und Telefonnummern funktionieren über das Session Initiation Protocol (SIP).
UCaaS nutzt VoIP in vollem Umfang und macht die Technologie einfach zu handhaben. So kann Ihr Team problemlos telefonieren und jeder kann remote mit Anwendungen arbeiten, die auf seinen Mobilgeräten und Computern installiert sind.
Darüber hinaus sind UCaaS-Rechenzentren widerstandsfähig gegenüber extremen Wetterbedingungen, Überspannungen und Stromausfällen. Dies gewährleistet Geschäftskontinuität und Skalierbarkeit, was für Unternehmen schwierig und kostspielig zu bewerkstelligen wäre, wenn sie ihre eigene UCaaS-Plattform einrichten müssten.
Zusätzlich werden UC-Dienste mit benutzerfreundlichen Kollaborations-, Messaging- und Videoanwendungen kombiniert. Alles ist darauf ausgelegt, die Komplexität zu reduzieren und eine reibungslose, einheitliche Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten, egal ob vor Ort oder remote.
UCaaS-Komponenten im Detail
UCaaS umfasst eine Vielzahl von Kommunikationstools, von Audiokonferenzen und Telefonie bis hin zu Dateifreigabe, E-Mail-Austausch und Videokonferenzen.
Eine gute UCaaS-Plattform muss all diese Funktionen zusammen mit einer intuitiven Benutzeroberfläche bieten, um eine einfache Navigation und bessere Produktivität zu gewährleisten. Sie sollte auch ein integriertes Contact Center, Embedded Communication, Chat, Video und Sprache unterstützen.
Die wichtigsten Komponenten von UCaaS sind:
Telefon oder Telefonanlage
UCaaS-Plattformen verfügen über hochwertige Telefonsysteme mit wichtigen Funktionen wie Anrufweiterleitung, Routing, Aufzeichnung, Rufnummernunterdrückung, automatische Telefonzentrale, Voicemail, Anrufmanagement usw. Es verwendet Cloud-PBX und VoIP, damit ein Unternehmen über das Internet Anrufe tätigen und entgegennehmen kann. Moderne Lösungen können auch KI einsetzen, um die Effizienz und Dateneinblicke zu verbessern.
Videokonferenzen
Videokonferenzen sind für den Erfolg moderner Unternehmen immer wichtiger geworden, insbesondere nach der COVID-19-Pandemie. Mitarbeiter können von überall aus arbeiten, und diese Art der Kommunikation ist ideal für wichtige Besprechungen oder Meetings, unabhängig vom Standort der Teilnehmer.
UCaaS-Lösungen können Telefon- und Videoanrufe für mehrere Teilnehmer sowie Einzelgespräche anbieten, um Bürotreffen, Webinare, Präsentationen, Chats und mehr zu unterstützen. Dies fördert die Zusammenarbeit unabhängig von der Entfernung.
E-Mail und Instant Messaging
Mit Instant Messaging können Teammitglieder einfach in Echtzeit online chatten. Dies ist nützlich für kurze Besprechungen, Erinnerungen und regelmäßige Kommunikation. Es eignet sich auch hervorragend für den Kundensupport, da es bequem, effizient und nicht aufdringlich ist.
Ebenso ist E-Mail für Unternehmen wichtig und bleibt effektiv. Es ist die professionellste und effizienteste Art der Kommunikation. Sie können E-Mails zusammen mit anderen Kommunikationskanälen verwenden, um den Arbeitsablauf zu optimieren und Mitarbeitern und Kunden die Möglichkeit zu geben, auf ihrem bevorzugten Weg zu kommunizieren.
Zusammenarbeitstools
UCaaS-Plattformen umfassen verschiedene Collaboration-Tools zur Verbesserung der Teamarbeit und Kommunikation. Sie bieten Funktionen wie schnelle Planung, Bildschirmfreigabe, Dateifreigabe, Aufzeichnung, Coaching sowie Projekt-, Kunden- und Mitarbeiterverwaltung.
Cloud- und Client-basiert
UCaaS ist cloudbasiert, was bedeutet, dass alle UCaaS-Plattformen und -Dienste vom Dienstleister in seinen Rechenzentren in der Cloud oder über das Internet gehostet werden. Dadurch können Sie von jedem Ort, mit jedem Gerät und remote auf diese Dienste zugreifen.
Vorteile von UCaaS für Unternehmen und Remote-Mitarbeiter
Wie bereits erwähnt, bietet UCaaS viele Vorteile für Unternehmen und Benutzer, einschließlich Remote-Mitarbeiter. Einige der Vorteile sind:
Skalierbarkeit
Mit UCaaS können Sie Ihre Unternehmenssoftware und -ressourcen je nach Bedarf einfach skalieren. Sie können Benutzer auch sofort hinzufügen oder entfernen, ohne im Voraus planen zu müssen. Dies ist bei On-Premise-Lösungen eine Herausforderung, da Sie umfangreiche Investitionen in Ihre Technologieinfrastruktur tätigen und diese entsprechend umgestalten müssen. Bei UCaaS hingegen ist dies mit wenigen Klicks möglich.
Flexibilität und Zugänglichkeit
UCaaS-Lösungen sind für jeden von überall aus einfach zugänglich. Dies bietet die Flexibilität, von zu Hause oder von jedem anderen Ort zu arbeiten, den sich Mitarbeiter wünschen, was es ideal für Remote-Mitarbeiter macht. Da UCaaS-Anwendungen und -Lösungen über das Internet oder die Cloud bereitgestellt werden, können Sie von jedem Gerät, sei es Smartphone, Laptop, Desktop oder Tablet, auf alle Kommunikationstools zugreifen.
Kosteneinsparungen
UCaaS wird Kunden als abonnementbasierte Lösung angeboten. Sie zahlen einfach einen bestimmten Betrag in einem festgelegten Zeitraum und greifen an einem einzigen Ort auf alle Kommunikationsfunktionen und -tools zu, ohne in teure Hardware oder Software investieren oder für deren Wartung aufkommen zu müssen.
Sie müssen lediglich in Ihre Systeme und eine hochwertige Bandbreite investieren, um auf die UCaaS-Lösungen zugreifen zu können. Darüber hinaus sind alle Dienste und Funktionen für Ihren gewählten Plan definiert, und Sie sind vor unvorhersehbaren Kommunikationskosten oder Schwankungen geschützt. Dies hilft Ihnen, die Geschäftsausgaben zu verwalten und gleichzeitig Ihren ROI zu verbessern.
Mit UCaaS sparen Sie Telefonkosten mit einer festen monatlichen Gebühr für unbegrenzte Anrufe und benötigen keine Vorabkosten. Sie müssen nicht für erweiterte UCaaS-Funktionen zahlen, da diese in Ihrem gewählten Abonnement enthalten sind. Außerdem müssen Sie kein IT-Personal für Überwachungs- und Wartungszwecke einsetzen, da alles vom Dienstanbieter verwaltet wird.
Zeitersparnis
In der Geschäftswelt zählt jede Sekunde. Interessante Möglichkeiten können sich jederzeit ergeben. Daher müssen Sie immer bereit sein.
Aber was ist, wenn Sie viel Zeit und Ressourcen dafür verwenden, alles von Grund auf intern zu entwickeln und dann auf Wartung, Sicherheit, Compliance, Funktionalität usw. zu konzentrieren?
Ihre Kernfunktionalität und Ihr Geschäft könnten beeinträchtigt werden, insbesondere wenn Sie nur wenig Personal oder Budget haben.
Wenn Sie sich stattdessen für UCaaS entscheiden, erhalten Sie die Dienste ohne die Kopfschmerzen bei der Verwaltung und Wartung. Sie können alles dem Dienstleister überlassen.
Zusammenarbeit und Produktivität
Leistungsstarke Kommunikationstools, die in der Cloud bereitgestellt werden, helfen allen Ihren Mitarbeitern, insbesondere Remote-Mitarbeitern, effektiv zusammenzuarbeiten. Es fördert eine gesunde Arbeitskultur, in der alle miteinander verbunden sind, Erkenntnisse austauschen und am gleichen Strang ziehen, unabhängig davon, ob Mitarbeiter aus derselben oder einer anderen Abteilung stammen.
Ebenso hilft UCaaS dabei, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, indem Informationen über eine Cloud-Lösung und eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Ihren Kunden auf Knopfdruck zugänglich gemacht werden.
Laut Cisco erlebten 75 % der Benutzer eine verbesserte Produktivität mit UCaaS, während sie an mehreren Standorten in einem Unternehmen arbeiteten.
Abgesehen von all dem oben genannten bietet die Verwendung von UCaaS-Plattformen weitere Vorteile, darunter:
- Integrierte Redundanz von Sprachlösungen für eine bessere Zuverlässigkeit
- Einfache Verwaltung und Nutzungsberichte
- Optimierte Mitarbeiter- und Benutzererfahrung mit vorhandenen Tools
- Ein zentraler Ansprechpartner für die Fehlerbehebung durch den UCaaS-Anbieter
- Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA, PCI-DSS, SOC usw.
Einige wichtige UCaaS-Begriffe
Telearbeit
Telearbeit ist ein Begriff, der in einer modernen Geschäftslandschaft verwendet wird und bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben außerhalb eines traditionellen Arbeitsplatzes wie einem Büro erledigen können. Menschen können sich über Telekommunikationstools wie Telefonanrufe, Videokonferenzen usw. verbinden und von überall auf der Welt zusammenarbeiten, vorausgesetzt, sie haben eine stabile Internetverbindung.
Virtuelles Büro
Ein virtuelles Büro ist eine Umgebung, in der eine Person ihre Aufgaben remote erledigen kann. Es verfügt über das Gerät (Smartphone, iOS, Desktop usw.), mit dem sie auf alle Ressourcen, Websites, Office-Dateien und andere Tools zugreifen kann. Es kann Ihrem Schreibtisch im Büro ähneln, und Sie können es so gestalten, dass es professionell und modern aussieht. Sie können einen bequemen Stuhl zum Sitzen, Arbeiten, Entspannen und Wiederholen zusammen mit einem Tisch und anderen wichtigen Dingen verwenden, die Sie während der Arbeit benötigen.
Kollaborativer Arbeitsplatz
Ein kollaborativer Arbeitsbereich ist eine Umgebung, die sich auf die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in einer Organisation konzentriert. Dies geschieht, um die Komplexität zu reduzieren, Kommunikationslücken zu schließen und ein gesundes Arbeitsumfeld zu fördern. In einem kollaborativen Arbeitsbereich fühlen sich die Mitarbeiter dem Unternehmen zugehörig und werden ermutigt, ihr Bestes zu geben, egal ob sie vom Büro oder remote arbeiten.
Wenn Sie also nach der besten UCaaS-Plattform suchen, haben wir hier einige Empfehlungen für Sie.
Vonage
Vereinen Sie Ihre Kommunikation mit nur einer App – Vonage für Messaging, Sprache, soziale Medien, Fax und Video. Es bietet mehr als 50 Funktionen und andere integrierte Lösungen, Skalierbarkeit und globale Präsenz, erhöhte Konnektivität und Produktivität, 99,999 % Betriebszeit und Quality of Service (QoS).
Hauptmerkmale:
- Vonage Meetings, ein intuitives Video-Collaboration-Tool, das Sie für Ihr gesamtes Unternehmen verwenden können
- Admin-Portal zur Verwaltung von Telefonsystemen
- Mobile und Desktop-Apps, um Ihre Tools und Teams in Verbindung zu halten
- Geschäftlicher Posteingang zum schnelleren Erfassen und Beheben von Problemen mit SMS, Facebook Messenger und MMS
- Ein virtueller KI-Assistent, der einen sprachgesteuerten Self-Service für Kunden anbietet
- App Center zur Integration hochwertiger Anwendungen zur Verbesserung der Produktivität und Benutzererfahrung
- Anrufer-ID-Blockierung
- Besetztlampenfeld, um festzustellen, welche Telefone verwendet werden
- Anrufankündigung, um den Grund des Anrufs zu erfahren und den Anrufenden zur Konferenz hinzuzufügen
Vonage ist einfach einzurichten, schnell zu skalieren und mühelos zu übernehmen. Darüber hinaus ermöglicht es Mitarbeitern, jederzeit und überall mit Kunden und untereinander zu interagieren.
Zoom
Vereinheitlichen Sie Ihre Meetings, Chats und Sprache mit einer einzigen Lösung – Zoom, die Flexibilität bei der Kommunikation bietet und die Zusammenarbeit erleichtert.
Hauptmerkmale:
- Meetings: Sicheres HD-Audio und -Video, integrierte Collaboration-Lösungen und Kalenderintegration
- Chat: Sofortige Verbindung mit Kunden und Mitarbeitern, Planen und Führen von Telefonanrufen und Ad-hoc-Meetings, Verfolgen von Aufgaben und Freigeben von Dateien
- Telefon: Verwenden Sie das Zoom-Telefon, wandeln Sie einen Anruf in ein Video um und nutzen Sie die Cloud-VoIP-Telefonie von einem Laptop, Mobiltelefon, Desktop und Tablet
- Video-Webinare: Zoom-Webinare, die auf bis zu 50.000 Personen skaliert werden können, darunter über 100 Video-Diskussionsteilnehmer mit erstklassiger Video- und Audioqualität und der Option, die Einrichtung, das Live-Streaming und die Registrierung anzupassen
- Zoom Rooms: Ein Konferenzraum für die Zusammenarbeit aus der Ferne oder vom Büro aus
- Sicherheit: 256-Bit-AES-GCM-Verschlüsselung und andere Sicherheitsfunktionen für Meetings
- Unterstützte Plattformen: macOS, Windows, Linux, Android OS und iOS
Mit Zoom erhalten Sie eine klare Anrufqualität, verschlüsselte und sichere Cloud-Kommunikation, schnelles Messaging und einen vereinfachten Technologie-Stack.
Nextiva
Nextiva erleichtert die Kommunikation, indem es Ihnen ermöglicht, Telefonsysteme mit Geschäftsanwendungen, Automatisierung und KI auf einer einzigen Plattform zu verbinden, damit Sie Ihr Geschäft gut führen können.
Hauptmerkmale:
- Automatisierung, um sich wiederholende Kommunikationsaktivitäten wie automatische Antworten, Senden von E-Mails, Durchführen von Umfragen usw. durchzuführen und Zeit zu sparen
- Analytik, um tiefgreifende Geschäfts- und Kundeninformationen zu gewinnen
- Robuste integrierte Tools zur Förderung von Serviceteams und Vertrieb
- Cloud-PBX mit Anrufweiterleitung
- HD-Telefonate
- Bildschirmfreigabe
- CRM-Integrationen
- Zu den erweiterten Funktionen gehören Anrufprotokollierung, Aufzeichnung, Warteschlangen, Transfers, Weiterleitung, ID, Wartemusik, automatische Assistenten usw.
Nextiva ermöglicht Ihnen die Interaktion mit Kunden und Mitarbeitern auf mehreren Kommunikationsplattformen wie Telefon, E-Mail, Video, Text und Social Media.
Microsoft Teams
Nutzen Sie die beliebte Plattform Microsoft Teams, um mit Menschen bei der Arbeit, zu Hause und in der Schule in Kontakt zu treten.
Hauptmerkmale:
- Es unterstützt alle Geräte von Desktops und Laptops bis hin zu Smartphones und Tablets
- Datenverschlüsselung für Dateien, Anrufe, Chats und Meetings
- Dateifreigabe, Abfrage und Aufgabenautomatisierung
- Cloud-Speicher
- Webinar-Hosting, Anmeldungen, Kundentermine etc.
- Reporting-Tools
- Integration mit Tools wie Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint usw.
Teams verbindet Sie mit Ihren Kollegen, Freunden und Ihrer Familie und ermöglicht den Zugriff auf gemeinsame Ressourcen, um durch Anrufe, das Teilen von Videos und das Chatten zu lernen und innovativ zu sein.
Dialpad
Sprechen, treffen und benachrichtigen Sie Ihre Kunden und Mitarbeiter mit Dialpad, das einen effizienten Arbeitsbereich bietet, der Ihnen hilft, sinnvolle Beziehungen aufzubauen. Egal, wo sich Ihre Teams und Kunden befinden, Dialpad begleitet Sie überall hin und vereinheitlicht die Kommunikation.
Dialpad bietet nützliche Funktionen und Integrationen und entwickelt sich ständig weiter, um bessere Lösungen anzubieten.
Hauptmerkmale:
- KI-gestützte Videokonferenzen, Vertriebskontakte und Contact Center
- Erweitert auf über 70 Länder mit gebührenfreien und lokalen Nummern
- Nahezu 100 % Betriebszeit SLA
- Option zum Sammeln von CSAT bei allen Kundenanrufen
- Eingebaute Spracherkennung sowie Natural Language Processing (NLP)
- Über 74 Integrationen verfügbar
- KOSTENLOSE Testversion für 14 Tage
Auf diese Enterprise-Klasse-Plattform können Sie sich bei all Ihren Kommunikationsanforderungen verlassen, unabhängig von der Art und Größe Ihres Unternehmens.
GoTo
Bleiben Sie dank einer einfachen Lösung mit Ihren Kollegen, Kunden und wichtigen Personen in Verbindung – GoTo. Dieses Cloud-basierte Telefonsystem ist sicher und für mobiles und flexibles Arbeiten konzipiert.
Hauptmerkmale:
- Ein visueller Drag-and-Drop-Editor für eine einfache Konfiguration
- Cloud-PBX und internationale Anrufe
- Anrufweiterleitung, HD-Videokonferenzen, Auto-Attendant, Telefonverzeichnis usw.
- Aktuelle Nummern portieren oder eine gebührenfreie Nummer hinzufügen
- Anpassbare Wählpläne und Anrufweiterleitung
- Optimierter Contact Center-Workflow
- 99,999 % Betriebszeit, verteilte Cloud-Architektur und geringe Bandbreitennutzung
GoTo unterstützt alle Geräte, und es ist einfach, zwischen Desktop-Anwendungen, Tischtelefonen oder mobilen Apps zu wechseln.
Fazit: Warum ist UCaaS für die Zukunft so wichtig?
Die Investition in die richtige UCaaS-Plattform sorgt für eine bessere Kommunikation in Ihrem Unternehmen – zwischen Ihren Mitarbeitern und Kunden. Sie wird auch eine verbesserte Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Rentabilität bieten.
Laut einem Bericht von IDC aus dem Jahr 2012 erreichte der UCaaS-Markt im Jahr 2020 einen Wert von 47,2 Milliarden US-Dollar. Angesichts des Wachstums und der zunehmenden Nutzung wird erwartet, dass er noch viele Jahre bestehen bleibt. Wählen Sie also die beste UCaaS-Plattform und profitieren Sie von den Vorteilen für Ihr Unternehmen.