Top 12 Projektmanagement-Software für KMU

Erfolgreiche Projekte basieren auf effektivem Projektmanagement. Entdecken Sie hier die Werkzeuge, die Sie auf Ihrem Weg zum Erfolg unterstützen!

Projektmanagement ist das A und O für den erfolgreichen Abschluss von Projekten und die Weiterentwicklung von Unternehmen. Dies ist keine bloße Behauptung – ich habe aus erster Hand miterlebt, wie zwei Softwarefirmen (bei denen ich angestellt war) innerhalb von ein bis zwei Jahren aufgrund mangelhaften Projektmanagements scheiterten. Bei anderen verzögerte sich die Produkteinführung um mehrere Monate. Obwohl es im Projektmanagement, wie in vielen anderen Bereichen, auch einige unseriöse Angebote gibt, schmälert dies nicht die Bedeutung und den Einfluss eines guten Projektmanagements.

Was für das Projektmanagement gilt, trifft auch auf Projektmanagement-Tools zu. Die richtigen Werkzeuge helfen Ihnen, die Effizienz zu steigern, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, Verwirrung und Frustration zu reduzieren und vieles mehr. Im Folgenden stelle ich Ihnen einige der besten Projektmanagement-Tools für Unternehmen aller Größen und Anforderungen vor.

Teamwork

Wie der Name schon sagt, ermöglicht Teamwork eine effizientere Zusammenarbeit von Teams, während alle Beteiligten stets den Überblick über das Projekt behalten.

Teamwork bietet integrierte Trello-ähnliche Boards und eine Zeiterfassung. Wenn Sie also eine übersichtliche und nützliche App mit diesen Funktionen suchen, ist Teamwork genau das Richtige für Sie. Die Nutzung ist für bis zu fünf Benutzer kostenlos, während die Premium-Pläne bei 9 US-Dollar pro Benutzer und Monat beginnen.

Abschließend sei noch erwähnt, dass Teamwork eine Produktpalette anbietet, wobei die Projektmanagement-App nur eine davon ist. Sie bieten auch ein CRM, eine Helpdesk-Software, ein Dokumentenverwaltungssystem, eine Chat-App (ähnlich wie Slack) und mehr.

Monday

Wenn Sie eine Projektmanagement-Plattform sowohl für grundlegende als auch für komplexe Projekte benötigen, ist Monday eine gute Wahl. Mit anpassbaren Funktionen können Sie Ihre Pläne strategisch ausrichten und herausragende Ergebnisse erzielen.

Monday unterstützt eine effektive Zusammenarbeit und vereint Teammitglieder auf einer einzigen Plattform. Dadurch können Sie die Zusammenarbeit verbessern, die Projektentwicklung beschleunigen und Kommunikationsbarrieren abbauen.

In einem interaktiven und übersichtlichen Dashboard können Sie den Projektstatus einsehen und problemlos auf Budgetgenehmigungen, Aufgabenstatus, Fortschrittsaktualisierungen, Teamproduktivität und vieles mehr zugreifen. Mit leistungsstarken Gantt-Diagrammen können Sie alles visualisieren, planen, überwachen und verwalten, um fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen. Sie können die Abhängigkeiten, die Basislinie und die Projektmeilensteine in jeder Phase Ihres Projektlebenszyklus anpassen.

Sie können die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds mit aktuellen Daten verfolgen und entscheiden, wie Ressourcen effektiv zugewiesen werden können. So sparen Sie Zeit und können sich auf kreativere Arbeit konzentrieren, während Sie gleichzeitig Nacharbeiten reduzieren. Das Tool bietet Vorlagen für verschiedene Projekte, die Sie nach Ihren Bedürfnissen auswählen können.

Diese Vorlagen sind speziell für das Programm-, Portfolio- und Projektmanagement konzipiert. Organisieren Sie Ihre Teamaufgaben und priorisieren Sie sie, um vollständige Transparenz zu erreichen. Sie können Zeitleisten hinzufügen, alle auf den gleichen Stand bringen und Ihren Teammitgliedern Fristen zuweisen.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Daten mit agilen, Wasserfall- und hybriden Methoden anzuzeigen. Das Tool ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Stakeholder mit Echtzeitdaten und Live-Updates einzubeziehen und von der Automatisierung zu profitieren, um Ihre Projekte voranzutreiben und Zeit zu sparen.

Monday erfüllt höchste Sicherheitsstandards, einschließlich vollständigem Datenbesitz, detaillierten Überwachungsprotokollen und Zugriffsberechtigungen. Es lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Tools wie Excel, Google Kalender, Slack, Microsoft Teams usw. integrieren.

Monday bietet vier Preispläne, die Sie je nach Ihren Bedürfnissen und Ihrer Teamgröße auswählen können. Bei Unklarheiten können Sie mit einer kostenlosen Testversion starten.

Smartsheet

Smartsheet bietet intelligente Projektmanagement-Tools, die derzeit von fast 90 % der Fortune-100-Unternehmen genutzt werden.

Diese intelligente Managementplattform ist ideal für die Zusammenarbeit und bietet mit ihren Raster-, Gantt-, Karten- und Kalenderansichtsformaten hohe Flexibilität.

Darüber hinaus können Sie Formeln auf Zellen und Spalten anwenden, um einfache Berechnungen innerhalb desselben und zwischen verschiedenen Tabellen zu ermöglichen. Smartsheet unterstützt strenge Anmelderichtlinien für die Benutzer und ermöglicht die Verwendung einer einzigen Anmeldung überall.

Änderungen werden automatisch angepasst. Die „Formulare“ verfügen über eine bedingte Logik, die Feedback von der gewünschten Zielgruppe ermöglicht.

Die vordefinierte Automatisierung reduziert repetitive Aufgaben, und die „Proofing“-Funktion bringt alles in einem einzigen Dashboard zusammen, um Genehmigungen und Vorschläge zu bearbeiten.

Es ermöglicht die Veröffentlichung von Tabellen und Berichten für alle, auch für Personen außerhalb von Smartsheet, um eine bessere Reichweite zu erzielen.

Smartsheet bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion, damit Sie alles risikofrei ausprobieren können.

Basecamp

Basecamp ist bereits seit langer Zeit im Projektmanagement tätig. Es wurde 2004 auf den Markt gebracht und ist seitdem seiner Philosophie der Einfachheit und Klarheit treu geblieben. Das Unternehmen hat das überaus beliebte Ruby on Rails Web-Framework entwickelt, daher kann man davon ausgehen, dass sie einiges über die Entwicklung einfacher, nützlicher Tools wissen.

Basecamp bietet Teams, Projekte, Aufgaben usw., wie man es erwarten würde, aber es gibt noch einige weitere interessante Funktionen, die ich hervorheben möchte:

• Echtzeit-Chat: Mit Basecamp müssen Sie nicht zwischen der Plattform und einem Chat-Tool hin- und herwechseln, um die Echtzeitkommunikation zu verwalten. Die Gruppenchats verfügen über alle Funktionen, die man heutzutage von Chat-Anwendungen erwartet: @Erwähnungen, Medienanhänge, Emojis und mehr.
• Kundenzugriff: Mit Basecamp können Sie Ihre Kunden direkt in Ihre Projekte einbeziehen (mit vollständiger Kontrolle darüber, was sie sehen können und was nicht) und mit ihnen zusammenarbeiten. Sie können bestehende Kunden-E-Mails an Basecamp weiterleiten, und die Ergebnisse können direkt von Basecamp aus in der Vorschau angezeigt, besprochen und genehmigt werden.
• To-Do-Listen: Egal wie ausgefeilt Projektmanagement-Tools auch sind, To-Do-Listen werden immer ihren Platz haben. Es gibt viele Situationen, in denen die Aufgaben für alle Beteiligten klar sind und eine schnelle und einfache Möglichkeit benötigt wird, sie irgendwo zu notieren. In Basecamp sind To-Do-Listen sehr leistungsfähig, da Erinnerungen und Benachrichtigungen automatisch erfolgen, sodass Sie niemanden nach Statusaktualisierungen fragen müssen.
• Message Boards: Wenn Brainstormings oder Ankündigungen gemacht werden, können sehr nützliche Diskussionen entstehen – und verloren gehen. Mit den Message Boards von Basecamp können Sie solche Mitteilungen in ein Message Board umwandeln, auf dem Ihr Team diskutieren, reagieren und Dateien anhängen kann.
• Dokumente und Dateien: Das Dokumenten- und Dateiverwaltungs-System von Basecamp ist solide. Alle hochgeladenen und aufbewahrten Projekte sowie geänderte Dateien werden versioniert. Google Docs können direkt in Basecamp geteilt und bearbeitet werden.

Basecamp ist meiner Meinung nach ein hervorragendes Produkt, das für Teams jeder Größe geeignet ist, deren Anforderungen allgemein und unkompliziert sind. Basecamp ist kein Hochleistungstool für sehr spezifische Aufgaben (z. B. agile Softwareentwicklung), und das Unternehmen macht daraus keinen Hehl.

Der wahrscheinlich beste Aspekt ist die Preisgestaltung: Mit einer Pauschale von 99 US-Dollar pro Monat (unabhängig von der Teamgröße!) ist Basecamp in seiner Kategorie sehr attraktiv.

Jira

Im Gegensatz zu Basecamp ist Jira eine Projektmanagement-Suite, die sich auf die Verwaltung agiler Softwareprojekte konzentriert. Daher sind der Zielmarkt, die Preisgestaltung, die Komplexität, die Funktionen usw. alle unterschiedlich. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Softwareteams mit Basecamp beginnen und dann zu Jira „wechseln“.

Jira wird von Atlassian entwickelt, dem Unternehmen hinter Bitbucket, das lange Zeit von Closed-Source-Projekten gegenüber GitHub bevorzugt wurde, da es unbegrenzte private Repositories bot.

Wenn Ihre Softwareteams so gewachsen sind, dass sich Projektmanagement-Tools, die sich zuvor leichtgewichtig anfühlten, als unzureichend erweisen, ist es an der Zeit, auf Jira umzusteigen. Jira bietet alles, von der Projektplanung über die Berichterstellung, die Verfolgung von Fehlern bis hin zum tiefen Eintauchen in die Verschwendung. Hier sind einige interessante Funktionen, die Jira auszeichnen:

• Umfangreiche APIs für diejenigen, die alternative Schnittstellen für ihre Workflows erstellen möchten.
• Scrum- und Kanban-Boards.
• Unterstützung für mehrere Entwicklungsmethoden. Für diejenigen, die immer noch nicht zufrieden sind, besteht die Möglichkeit, eigene Methoden zu erstellen.
• Integration mit über 3.000 Apps.
• Intelligente Automatisierung wie die automatische Zuweisung von Aufgaben an Personen oder die Verknüpfung von Problemen mit Code, reduzieren die mentale Belastung und ermöglichen die schnelle Erstellung komplexer Workflows.
• Leistungsstarke und umfangreiche Berichterstattung.

Jira ist teuer, zumindest im Vergleich zu anderen beliebten, aber leichteren Projektmanagement-Tools. Das Kostenmodell pro Benutzer und Monat (7 USD für Standard, 14 USD für Premium) kann für große Teams Tausende von Dollar pro Monat betragen. Allerdings werden die Kosten dadurch kompensiert, dass Teams dieser Größe ohne Jira einfach untergehen würden.

Asana

Asana ist ein universelles Projektmanagement-Tool, das auf Geschwindigkeit und Intuition setzt. Ich sage Geschwindigkeit, weil Asana ein hervorragendes Beispiel für eine gut gestaltete Single-Page-App ist. Alles geschieht sofort, wenn Sie klicken, was so praktisch ist, wenn Sie Dinge in Eile (unter Druck) erledigen.

Hier sind einige der bemerkenswerten Funktionen von Asana:

• Workload: Workloads bieten eine visuelle Zusammenfassung des Arbeitsaufkommens Ihrer Teammitglieder. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob Ihre Marketing-, Design- und Engineering-Teams bei der bevorstehenden wichtigen Produktänderung im nächsten Monat zusammenarbeiten können.
• Visuelle Zeitleisten: Projektzeitleisten in Asana sind visuell aufgebaut und sehr leistungsfähig. Sie ermöglichen es Ihnen, ein Projekt einfach zu planen und visuell zu sehen, wo es steht.
• Kalender: Der Asana-Kalender ist mit all Ihren Aufgaben und Plänen verbunden und kann zeigen, wie der Zeitplan des Teams aufgebaut ist. Dies ist der richtige Ort, wenn Sie sicherstellen möchten, dass der Zeitplan nicht aus dem Ruder läuft oder einfach nicht funktioniert.
• Bildprüfung: Dies ist nur ein ausgefallener Begriff, aber die zugrunde liegende Funktion ist großartig – sie ermöglicht es Prüfern, Kommentare zu verschiedenen Teilen eines Bildes hinzuzufügen. Dies ist für Designteams von unschätzbarem Wert, da das Sammeln von Feedback ohne spezifische visuelle Referenzen in der Regel ein Albtraum ist.

Die Basisversion von Asana ist kostenlos und auf 15 Teammitglieder beschränkt. Wenn Sie weitere Mitglieder hinzufügen oder auf erweiterte Funktionen wie die Verwaltungskonsole, Bildprüfung usw. zugreifen möchten, beginnen die Preise bei 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat.

Es gibt noch viele weitere Funktionen, die den Rahmen dieses Artikels sprengen würden. Asana hat schnell an Popularität gewonnen und ist eine ausgezeichnete Wahl für das Projektmanagement für Unternehmen jeder Größe.

Trello

Trello verfolgt einen erfrischend anderen und minimalistischen Ansatz für das Projektmanagement. Es bietet keine der überwältigenden Funktionen, die ein tiefgehendes Studium und Engagement erfordern. Sie können die Anzahl der Schlüsselfunktionen an den Fingern einer Hand abzählen. Bevor Sie mit den Augen rollen und es abtun, geben Sie ihm eine Chance.

Trello übernahm das Konzept des Kanban-Boards aus der agilen Softwaremethodik und machte es massentauglich. Die Idee ist einfach: Aufgaben werden in Karten erstellt, die auf einem der vielen von Ihnen erstellten Boards gestapelt werden.

Diese Boards können alles darstellen: die Funktionen/Bereiche in Ihrem Unternehmen, den Status der Aufgabe oder vielleicht sogar die Monate eines Kalenderjahres. Teammitglieder können die Karten kommentieren, Diskussionen starten, Bilder anhängen und so weiter. Sobald die Aufgabe auf einer Karte erledigt ist, wird sie zur nächsten verschoben. So etwas:

Der kostenlose Plan von Trello ist recht umfangreich, mit Einschränkungen, die sich nur auf die Anzahl der Boards und die Größe der Anhänge beziehen, nicht auf die Anzahl der Benutzer! Für die meisten ist dies ausreichend, obwohl die Premium-Pläne bei 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat beginnen. Wenn Sie ein kleines Team (oder sogar eine einzelne Person!) sind, deren Projekte keine aufwändige Planung erfordern, ist Trello eine unterhaltsame und effiziente Option!

Podio

Als nächstes auf unserer Liste steht Podio, ein Schwergewicht für große Teams und Unternehmen, die Anpassungs- und CRM-Funktionen benötigen.

Warum also Podio verwenden? Hier sind einige Gründe:

• Anpassbarkeit: Im Gegensatz zu vielen Konkurrenten bietet Podio umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten. So können Sie nicht nur die Funktionsweise der Module ändern, sondern auch Teile entfernen, die für Sie nicht relevant sind.
• Integriertes CRM: Das Podio CRM umfasst Kundeninformationsmanagement, Customer Journey Tracking, Lead Tracking und andere wichtige CRM-Funktionen.
• Mitarbeiterverwaltung: Podio bietet erstklassige Unterstützung für die Mitarbeiterverwaltung, sodass Sie Ausgaben, Urlaub, Aktivitätsströme und mehr von einem einzigen Ort aus verwalten können.
• Projektmanagement: Zusammenarbeit mit Kunden, Verknüpfung von E-Mails mit Aufgaben, differenzierte Zugriffsrechte, Planung von Scrum-Projekten und Erstellung von Sprints – alles ist inklusive.
• Eventmanagement, E-Mail-Management, Geschäftsführung . . . Die Liste geht weiter!

Podio bietet einen kostenlosen Plan an, aber dieser umfasst nur die grundlegende Aufgabenverwaltung. Es gibt ehrlich gesagt wenig Grund, den Basisplan zu verwenden, außer um ein Gefühl für die Plattform zu bekommen. Die überzeugenden Funktionen werden in den kostenpflichtigen Stufen freigeschaltet, die zwischen 9 und 24 US-Dollar pro Benutzer und Monat liegen.

Airtable

Was die reine Innovation betrifft, so ist Airtable die aufregendste Entwicklung der letzten Zeit im Bereich der Projektmanagement-Tools. Sie können sich Airtable als Tabellenkalkulationen auf Steroiden vorstellen – und sogar das Unternehmen beschreibt es so – aber meiner Meinung nach wird diese Sichtweise den Fähigkeiten dieses Tools nicht gerecht.

Zwar sind Tabellenkalkulationen ein Bestandteil von Airtable, aber sie sind so funktionsreich, dass Sie Ihr bevorzugtes Tabellenkalkulationsprogramm zu hassen beginnen könnten! Sehen Sie sich das an:

Es ist so übersichtlich wie eine Tabelle, bietet aber eine visuelle Trennung von Aufgaben, farbige Tags zur sofortigen Unterscheidung, die Möglichkeit, Personen Aufgaben zuzuweisen, Benachrichtigungen und vieles mehr.

Eine weitere tolle Funktion sind Blöcke, kleine, vollständige und spezialisierte Module, die Sie in Ihre Arbeitsabläufe integrieren können, um die Produktivität zu steigern. Klingt abstrakt, ich weiß, also hier sind einige konkrete Beispiele: Karten und Geocodierung, Gantt-Diagramme, Balken-/Linien-/Streudiagramme, visueller Seitenersteller, 3D-Modell-Explorer, Zeiterfassung, Organigramm – mir geht die Puste aus! Diese Blöcke funktionieren einfach und können in alle Ihre Aufgaben und Workflows eingebunden werden.

Kombinieren Sie dies mit den üblichen Funktionen wie Dokumentenverwaltung, Kanban-Boards, Kalendern, und Sie halten etwas Erstaunliches in den Händen.

Das Beste ist die Preisgestaltung: Der kostenlose Plan ermöglicht Teams unbegrenzter Größe, mit der einzigen Einschränkung, dass eine einzelne Basis (Tabelle) nicht mehr als 1.200 Elemente enthalten kann. Das klingt für mich ziemlich unwiderstehlich!

Microsoft Project

Wenn Microsoft etwas tut, ist es vielleicht nicht das Schönste, aber es erledigt die Arbeit gut, und die Leute können es nicht mehr aus ihrem Leben verbannen. Beispiele hierfür sind Windows, Office, Outlook, SharePoint und Exchange. Das Gleiche gilt für Microsoft Project, ein Produkt, das sich speziell (eigentlich sehr speziell) an professionelle Projektmanager richtet, die mit sehr großen Teams arbeiten.

Ob Projektmanagement, Ressourcenmanagement oder Portfoliomanagement, Microsoft Project bietet ein umfassendes Tool zur genauen Erfassung der Komplexität. Microsoft hat kürzlich Unterstützung für agile Projektworkflows hinzugefügt, was Unternehmen ansprechen wird, in denen einige Teams oder Abteilungen agil arbeiten.

Es gibt zwei Hauptgründe, sich dafür zu entscheiden:

• On-Premise-Installation: Während die bisher behandelten Tools großartig sind, sieht die Realität für die meisten Unternehmen so aus, dass sie aus Compliance-Gründen keine Daten außerhalb der Unternehmensressourcen hosten dürfen. Mit Microsoft Project ist dies einfach zu realisieren, da es auch eine On-Premise-Version gibt.
• Langfristige Stabilität: Microsoft ist ein Unternehmen, das es schon immer gibt und das (irgendwie) immer geben wird. Daher können Sie sicher sein, dass Ihre Geschäftsprozesse nicht eines Tages zum Stillstand kommen, weil das Unternehmen, das das Tool entwickelt hat, in die Brüche geht.

Planung, PMP, Enterprise – wenn das für Sie interessant klingt, sollten Sie sich Microsoft Project ansehen!

TeamGantt

Wie der Name schon sagt, ist TeamGantt für Gantt-Diagramme das, was Trello für Kanban-Boards ist. Das Unternehmen hat sich auf Gantt-Diagramme als primären (und einzigen) Treiber für die Planung und Ausführung von Projekten konzentriert. Dies schränkt zwar die Funktionalität stark ein, macht TeamGantt aber auch unglaublich übersichtlich, leicht zu erlernen und effizient.

Lassen Sie sich jedoch nicht täuschen, dass Sie mit TeamGantt nur Gantt-Diagramme erstellen und den Verantwortlichen nachfassen können. Es gibt viele Funktionen, die sich auf die Vereinfachung der Zusammenarbeit konzentrieren, wie z.B.:

• Gespräche
• Dokumenten-Management
• Zeiterfassung
• Abhängigkeiten (Projekte abbilden, die von anderen Projekten abhängen)

Der kostenlose Plan erlaubt nur drei Mitglieder und ein Projekt, ist also gut, um einen Vorgeschmack auf die App zu bekommen. Die kostenpflichtigen Pläne kosten 10 und 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Wenn Sie der Meinung sind, dass Gantt-Diagramme für Sie am besten geeignet sind und Ihre Arbeitsabläufe darauf aufbauen möchten, ist TeamGantt eine nette und gut aussehende Option.

Zoho Projects

Zoho Projects ist eines der vielen Angebote von Zoho, einem Unternehmen, mit dem Sie vielleicht bereits vertraut sind. Stellen Sie sich Zoho Projects als eine solide Mischung aus allen Funktionen vor, die wir in dieser Liste kennengelernt haben.

Gantt-Diagramme, Meilensteine, Fehlerverfolgung, Arbeitszeittabellen, Dokumentenmanagement, Finanzen, Integration mit beliebten Apps, Foren und mehr – es bietet von allem etwas und spielt alle seine Teile wirklich gut aus. Der Basisplan ist für bis zu 10 Benutzer kostenlos, danach kostet die App zwischen 20 und 35 US-Dollar pro Monat (Hinweis: Dies sind feste monatliche Kosten, nicht pro Benutzer).

Zoho Projects ist für sich genommen eine gute Option, aber es ist noch sinnvoller, wenn Sie bereits die Zoho Business Suite mit Apps verwenden.

Fazit

Es ist unbestreitbar, dass Projektmanagement-Tools entscheidend für den Erfolg eines Teams sind. Bei so vielen Optionen kann es überwältigend sein, zu entscheiden, was für Sie das Richtige ist. Aus diesem Grund umfasst diese Liste die Top-Tools, die meiner Meinung nach die besten sind und sich stark voneinander unterscheiden. Ich hoffe, es hilft Ihnen, das Richtige für Sie zu finden!