Wer ein Office 365-Konto besitzt, sei es in der kostenlosen oder kostenpflichtigen Variante, hat automatisch Zugriff auf OneDrive, Microsofts Cloud-Speicherlösung. Der Cloud-Speicher ist ideal, um Dateien mit anderen zu teilen. Schauen wir uns also an, wie das Teilen in OneDrive funktioniert.
Dateien in OneDrive können auf verschiedenen Wegen freigegeben werden: über den OneDrive-Ordner auf dem Computer (die sogenannte Client-Oberfläche), über die Office 365-Weboberfläche oder über die mobile OneDrive-App. Welche Methode am besten geeignet ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Microsoft legt jedoch großen Wert auf seine Cloud-Angebote, was sich in der Gestaltung der OneDrive-Benutzeroberfläche widerspiegelt. Die Office 365-Weboberfläche und die OneDrive-App wirken deutlich ansprechender und durchdachter als die Client-Oberfläche. Letztere bietet zudem eine Vielzahl von Freigabemethoden, von denen einige noch aus älteren Windows-Versionen stammen. Daher konzentrieren wir uns hier auf das Teilen über die OneDrive-App und die OneDrive-Weboberfläche.
Freigeben von Dateien über die mobile OneDrive-App
Microsoft hat offensichtlich viel Arbeit in seine OneDrive-App investiert, denn die Freigabeoptionen sind einfach zu bedienen und umfassend. Für unsere Beispiele verwenden wir die Android-App, die iOS-App ist jedoch ähnlich. Auf wesentliche Unterschiede wird hingewiesen.
Um eine Datei (oder einen Ordner) freizugeben, tippen Sie auf die drei Punkte, die sich daneben befinden.
Im angezeigten Menü wählen Sie „Teilen“ aus.
Daraufhin öffnen sich die Freigabeoptionen. Standardmäßig erlaubt OneDrive den Personen, mit denen Sie eine Datei teilen, diese zu bearbeiten. Sie können diese Einstellung auf „Nur anzeigen“ ändern, indem Sie auf den Pfeil neben „Kann bearbeiten“ tippen und stattdessen „Kann anzeigen“ auswählen. Sie können auch ein „Verfallsdatum festlegen“, was bedeutet, dass die Datei nur für einen bestimmten Zeitraum freigegeben wird.
Hinweis: Auf der iPhone- oder iPad-App funktionieren diese Optionen etwas anders. Im Freigabemenü finden Sie einen Link „Nur anzeigen“, um die Bearbeitung zu deaktivieren. Zudem gibt es eine Option „Link-Einstellungen“, über die Sie ein Ablaufdatum festlegen können.
Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben (oder einfach die Standardeinstellungen beibehalten haben), können Sie die Datei freigeben. Die Standard-Freigabeoptionen von OneDrive befinden sich oben im Freigabemenü.
Diese bieten folgende Freigabemethoden:
- Link kopieren: Erstellt eine URL und kopiert sie in die Zwischenablage, sodass Sie sie an beliebiger Stelle einfügen können. Dieser Link kann von jeder Person genutzt werden.
- Personen einladen: Versendet einen Link an eine oder mehrere E-Mail-Adressen, die Sie aus Ihren Kontakten auswählen oder manuell eingeben können. Dieser Link kann nur von den Personen verwendet werden, an die Sie ihn senden.
- Dateien senden: Ermöglicht es, eine Kopie der Datei zu versenden. Dies kann per E-Mail oder über eine andere Kommunikations-App auf Ihrem Telefon, wie z.B. Slack oder WhatsApp geschehen. Im Gegensatz zu „Link kopieren“ oder „Personen einladen“, bei denen ein Link zur Verfügung gestellt wird, wird hier eine Kopie der Datei versendet. Links können jederzeit „widerrufen“ werden, aber sobald Sie jemandem die Datei gesendet haben, kann er diese dauerhaft behalten. Nutzen Sie diese Option daher nur, wenn es Ihnen nichts ausmacht, dass der Empfänger die Datei behält.
- Outlook: Wenn Sie Outlook auf Ihrem Telefon installiert haben, wird eine E-Mail mit dem Link geöffnet, die Sie an eine beliebige Person senden können.
Unter diesen Optionen finden Sie alle Apps und Methoden, die Ihr Telefon zum Teilen einer Datei anbietet, wie z. B. Slack, WhatsApp, Signal, LINE, Twitter, Facebook, Bluetooth, WiFi Direct, E-Mail oder jede andere installierte App. Tippen Sie auf das entsprechende Symbol und folgen Sie den Anweisungen, um die Datei zu teilen.
Um die Freigabe einer Datei aufzuheben, tippen Sie auf die drei Punkte daneben und dann auf das Informationssymbol.
Dadurch werden die Dateieigenschaften angezeigt und darunter wird aufgeführt, für wen Sie die Datei freigegeben haben.
Klicken Sie auf den Link „Kann bearbeiten“ (oder „Kann anzeigen“, wenn Sie die Datei nur zum Anzeigen freigegeben haben) und wählen Sie im angezeigten Menü „Freigabe beenden“. Klicken Sie auf „OK“, um die Freigabe der Datei zu beenden.
Freigeben von Dateien über die O365-Weboberfläche
Melden Sie sich bei Office 365 an und navigieren Sie zu OneDrive.
Wählen Sie die Datei aus, die Sie teilen möchten, und klicken Sie in der Menüleiste oben auf „Teilen“.
Dadurch öffnen sich die Freigabeoptionen für die Datei, die denen der OneDrive-App recht ähnlich sind. Die Standardfreigabeoption ist, dass Personen eine von Ihnen freigegebene Datei bearbeiten können, und Sie können ein Ablaufdatum festlegen, wenn die Datei nur für einen bestimmten Zeitraum freigegeben werden soll.
Eine Option, die nur in der OneDrive-Weboberfläche verfügbar ist, ist der Passwortschutz der Datei, indem Sie auf „Passwort festlegen“ klicken. Das bedeutet, dass eine Person den Link nur öffnen kann, wenn sie das Passwort besitzt. Für sicherheitsbewusste Benutzer ist dies eine nützliche Funktion, die sich lohnt, wenn Sie sensible Daten teilen möchten.
Die zwei Hauptoptionen zum Versenden des Links sind „Link abrufen“ und „E-Mail“.
- Link abrufen: Erstellt einen Link, den Sie kopieren und überall einfügen können. Dieser Link funktioniert für jeden, der ihn besitzt.
- E-Mail: Öffnet eine Webmail mit dem Link, in die Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen und eine Nachricht eingeben können. Dieser Link funktioniert nur für Personen, die über die von Ihnen angegebenen E-Mail-Adressen darauf zugreifen.
Klicken Sie auf „Mehr“, um bestimmte Dienste zu sehen, in denen Sie teilen können. Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels sind diese Dienste auf Facebook, Twitter, LinkedIn und Weibo beschränkt. Wenn Sie auf einen der Dienste klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie sich anmelden und den Link posten können. Warum Microsoft sich für genau diese vier Dienste entschieden hat, ist eine Vermutung. Es ist aber wahrscheinlich, dass ein großer Teil der Internetnutzer Konten bei Facebook, Twitter und Weibo haben. Warum es aber gerade vier sind und nicht fünf oder sechs oder noch mehr, ist nicht klar. Wenn Sie eine Datei in einer anderen App teilen möchten, klicken Sie auf „Link abrufen“ und fügen Sie den Link in die gewünschte App ein.
Um die Freigabe einer Datei aufzuheben, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf der OneDrive-Seite oben rechts auf das Informationssymbol.
Dadurch werden die Dateieigenschaften angezeigt. Klicken Sie auf „Zugriff verwalten“, um zu sehen, mit wem Sie die Datei geteilt haben.
Eine Liste mit Freigabelinks wird angezeigt, die zeigt, wer auf die Datei zugreifen kann und welche Berechtigungen er hat.
Um die Berechtigungen zu ändern, z.B. eine bearbeitbare Datei schreibgeschützt zu machen oder einen Passwortschutz hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil unter dem Link. Um die Freigabe der Datei zu beenden, klicken Sie auf das „x“ neben dem Link. Eine Warnmeldung wird angezeigt.
Klicken Sie auf „Link entfernen“, um die Freigabe der Datei zu beenden. Dadurch wird nur dieser Link entfernt. Wenn Sie die Freigabe der Datei vollständig beenden möchten, müssen Sie alle dafür erstellten Freigabelinks entfernen.