Neben der traditionellen Methode, ein Microsoft Word-Dokument als E-Mail-Anhang zu versenden, bietet sich die Möglichkeit, Ihre Dokumente in der Cloud hochzuladen und von dort aus freizugeben. Alles, was Sie hierfür benötigen, ist ein OneDrive-Konto. Im Folgenden erklären wir Ihnen die einzelnen Schritte.
Das Speichern eines Word-Dokuments in der Cloud ist unkompliziert und erfordert nur wenige Schritte. Voraussetzung ist jedoch ein OneDrive-Konto. Wenn Sie ein Microsoft 365- oder Office 365-Abonnement besitzen, haben Sie bereits Zugriff auf ein solches Konto. Falls nicht, erstellen Sie ein Microsoft-Konto und melden Sie sich bei OneDrive an.
Nachdem Sie Ihr OneDrive-Konto eingerichtet haben, öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie teilen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Teilen“ in der oberen rechten Ecke des Fensters.
Daraufhin öffnet sich das Fenster „Teilen“. Hier stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Unter der Überschrift „Stattdessen Kopie anhängen“ können Sie Ihr Dokument als Word- oder PDF-Anhang versenden. Wählen Sie eine dieser Optionen, wird Ihr Standard-E-Mail-Client mit der Datei als Anhang geöffnet.
Wir konzentrieren uns jedoch auf die Freigabe über OneDrive. Wählen Sie hierzu unter „Teilen“ Ihr „OneDrive“-Konto aus.
Nach der Auswahl beginnt Word damit, eine Kopie Ihres Dokuments in OneDrive hochzuladen. Dieser Vorgang kann, abhängig von der Dateigröße, einige Augenblicke dauern.
Sobald das Dokument hochgeladen ist, erscheint das Fenster „Link senden“. Standardmäßig ist eingestellt, dass jeder mit dem Link das Dokument bearbeiten kann. Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“.
Im nächsten Fenster können Sie das Kontrollkästchen neben (1) „Bearbeitung zulassen“ deaktivieren, um die Bearbeitungsrechte zu entfernen. Dadurch wird das Dokument schreibgeschützt. Sie haben zudem die Möglichkeit, (2) ein Ablaufdatum festzulegen und/oder (3) ein Kennwort zu vergeben, um die Sicherheit des Dokuments weiter zu erhöhen. Nachdem Sie die Einstellungen angepasst haben, klicken Sie auf „Übernehmen“.
Geben Sie abschließend die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und bestätigen Sie mit „Senden“.
Der Empfänger erhält nun eine E-Mail, die den Zugriff auf das Dokument ermöglicht. Falls Sie der Empfänger der Einladung sind, überprüfen Sie bitte auch Ihren Spam-Ordner, da diese E-Mails manchmal dort landen können.
Alternativ können Sie den Freigabelink auch kopieren und direkt über eine Chat-App wie Slack oder Zoom an den Empfänger senden. Wählen Sie hierfür die Option „Link kopieren“.
Bestätigen Sie im folgenden Fenster mit „Kopieren“.
Der Link wurde nun in Ihre Zwischenablage kopiert und kann geteilt werden. Sobald der Empfänger den Link erhält, kann er auf das Dokument zugreifen.