So setzen Sie sich in Teams außer Haus

Abwesenheitsnachrichten in Microsoft Teams: Eine umfassende Anleitung

Eine häufige Frage unter Microsoft Teams Nutzern ist, wie man eine automatische Abwesenheitsnotiz einstellt, wenn man sich im Urlaub oder einer längeren Abwesenheit befindet. Viele schalten Benachrichtigungen von Chat-Apps aus, wenn sie eine Pause einlegen. Jedoch erreichen Nachrichten Personen, die nichts von der Abwesenheit wissen, auch im Offline-Status. Microsoft Teams bietet die „Abwesenheitsnotiz“ (Out of Office, OOO), um diesen Herausforderungen zu begegnen. Mit dieser Funktion können Sie eine Nachricht und ein Datum festlegen, die jedem angezeigt werden, der Ihnen während Ihrer Abwesenheit schreibt. Viele wissen nicht genau, wie man eine Abwesenheitsnotiz in Teams einstellt oder was in die Nachricht geschrieben werden soll. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie es geht.

Gründe für die Verwendung der Abwesenheitsfunktion

Es gibt verschiedene Gründe, warum man eine Abwesenheitsnotiz einrichten möchte. Dazu gehören:

• Teilnahme an Konferenzen, Kundenbesprechungen oder Workshops.
• Mehrtägige Mutterschafts- oder Krankheitsurlaube.
• Persönliche Auszeit.
• Urlaubsreisen.

Im Folgenden finden Sie verschiedene Methoden zum Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Teams. Befolgen Sie die Anweisungen sorgfältig.

Methode 1: Über die Statusmeldung

Die Abwesenheitsnachricht kann über Ihr Profilbild eingerichtet werden. Hier ist eine grundlegende und leicht verständliche Anleitung:

1. Drücken Sie die Windows-Taste, tippen Sie „Microsoft Teams“ ein und klicken Sie auf „Öffnen“.
2. 
3. Klicken Sie auf Ihr Profilbild.
4. 
5. Klicken Sie auf „Statusmeldung festlegen“.
6. 
7. Wählen Sie „Abwesenheit planen“.
8. 
9. Aktivieren Sie „Automatische Antworten aktivieren“.
10. 
11. Geben Sie Ihre Nachricht in das Feld unter „Abwesenheitsnachricht“ ein.
12. 
13. Markieren Sie „Antworten außerhalb meiner Organisation senden“ und wählen Sie „Alle externen Absender“.
14. 
15. Aktivieren Sie „Antworten nur während eines bestimmten Zeitraums senden“ und stellen Sie Datum und Uhrzeit ein.
16. 
17. Klicken Sie auf „Speichern“.
18. 

Methode 2: Über die Microsoft Teams-Einstellungen

Abwesenheitsnachrichten können auch über die Einstellungen festgelegt werden:

1. Öffnen Sie Teams und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.
2. 
3. Wählen Sie „Einstellungen“.
4. 
5. Scrollen Sie zu „Abwesenheit“ und klicken Sie auf „Zeitplan“.
6. 
7. Folgen Sie den Schritten 5 bis 8 von Methode 1.

Methode 3: Über Microsoft Outlook

Wenn Sie dasselbe Konto für Teams und Outlook verwenden, synchronisiert das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Outlook diese mit Microsoft Teams. Beachten Sie, dass die Synchronisierung nicht sofort erfolgt und nur mit einer Outlook- oder Microsoft-Konto-E-Mail möglich ist.

1. Öffnen Sie die Outlook-Website in Ihrem Browser.
2. Klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“.
3. 
4. Wählen Sie „Mail“ in den Einstellungen.
5. 
6. Klicken Sie auf „Automatische Antworten“.
7. 
8. Aktivieren Sie „Automatische Antworten“.
9. 
10. Markieren Sie „Antworten nur während eines Zeitraums senden“ und stellen Sie die Uhrzeit ein.
11. 
12. Markieren Sie die Optionen entsprechend Ihren Bedürfnissen:
• Meinen Kalender für diesen Zeitraum sperren
• Neue Einladungen zu Veranstaltungen, die in diesem Zeitraum stattfinden, automatisch ablehnen
• Meine Meetings während dieses Zeitraums ablehnen und absagen
13. 
14. Geben Sie Ihre Nachricht in das Feld unten ein und klicken Sie auf „Speichern“.
15. 

Deaktivieren der Abwesenheitsnotiz

Hier sind zwei Methoden, um die Abwesenheitsfunktion in Teams zu deaktivieren:

Methode 1: In Microsoft Teams

Sie können die Abwesenheit in Teams vor dem geplanten Datum deaktivieren:

1. Starten Sie Microsoft Teams.
2. 
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.
4. 
5. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
6. 
7. Scrollen Sie zu „Abwesenheit“ und klicken Sie auf „Anzeigen“.
8. 
9. Deaktivieren Sie „Automatische Antworten aktivieren“.
10. 
11. Klicken Sie auf „Speichern“.
12. 

Methode 2: In Microsoft Outlook

Da Outlook und Teams synchronisiert sind, deaktivieren Sie die Funktion in Outlook:

1. Öffnen Sie die Outlook-Browserversion.
2. Klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“.
3. 
4. Wählen Sie „Mail“ in den Einstellungen.
5. 
6. Klicken Sie auf „Automatische Antworten“.
7. 
8. Deaktivieren Sie „Automatische Antworten ein“.
9. 
10. Klicken Sie auf „Speichern“.
11. 

Verfassen einer Abwesenheitsnachricht

Beachten Sie Folgendes, wenn Sie Ihre Nachricht verfassen:

• Aktualität: Ihre Nachricht sollte aktuell und korrekt sein.
• Zusätzliche Kontaktinformationen: Geben Sie Kontaktinformationen von Kollegen für Notfälle an.
• Rückkehrdatum: Geben Sie das Datum Ihrer Rückkehr an.
• Unternehmensrichtlinien: Beachten Sie die Unternehmensrichtlinien und -kultur. Vermeiden Sie unangebrachte Nachrichten.
• Dankbarkeit: Beenden Sie Ihre Nachricht mit einem Dank.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Wie stelle ich die Abwesenheit vom Telefon aus ein?

Antwort: In der Android-Teams-App gibt es keine direkte „Abwesenheits“-Option, aber Sie können eine „Statusmeldung festlegen“, die anderen Ihren Status anzeigt, wenn sie Ihnen schreiben oder Sie erwähnen.

Frage 2: Gibt es eine Wortbegrenzung für Abwesenheitsnachrichten?

Antwort: Ja, die maximale Länge beträgt 280 Wörter.

Die beschriebenen Methoden sollten Ihnen helfen, die Abwesenheitsfunktion in Teams problemlos einzurichten. Wir hoffen, dass diese Anleitung hilfreich war. Teilen Sie uns mit, welche Methode für Sie am besten funktioniert hat. Bei Fragen oder Anregungen können Sie gerne einen Kommentar hinterlassen.