Effiziente Meetingplanung mit Outlook-Einladungen
Outlook-Besprechungseinladungen sind ein ausgezeichnetes Werkzeug, um alle Beteiligten über den Zeitpunkt und den Ort eines Meetings zu informieren und Rückmeldungen einzuholen. Wenn Sie Outlook nutzen, werden durch die Annahme einer Einladung automatische Erinnerungen aktiviert, die Sie rechtzeitig an den bevorstehenden Termin erinnern. Als Organisator können Sie in Outlook nachverfolgen, wie viele Personen die Einladung angenommen haben und diese gegebenenfalls erneut versenden. Sollten Sie bisher noch keine Meeting-Einladung über Outlook verschickt haben, mag der Prozess zunächst kompliziert erscheinen, er ähnelt jedoch stark dem Versenden einer herkömmlichen E-Mail.
So erstellen Sie Meeting-Einladungen in Outlook
Starten Sie Outlook und klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf das Dropdown-Menü „Neue Elemente“. Wählen Sie dort die Option „Besprechung“ aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster, das dem Fenster für neue E-Mails ähnelt, jedoch einige spezifische Unterschiede aufweist. Hier können Sie die Details Ihres Meetings festlegen und die Einladung an die gewünschten Empfänger senden.
Da es sich um eine Besprechungseinladung handelt, finden Sie Felder für den Ort sowie die Start- und Endzeit. Legen Sie fest, wo das Meeting stattfinden soll und geben Sie das Datum sowie die Start- und Endzeit an. Zusätzlich gibt es einen Textbereich, in dem Sie weitere Informationen hinzufügen können, wie z. B. eine Tagesordnung. Sie haben auch die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, was auf den ersten Blick nicht ersichtlich ist. Ziehen Sie dazu einfach die gewünschte Datei per Drag & Drop in das Fenster der Besprechung – sie wird dann automatisch angehängt.
Nachdem Sie alle Details eingestellt haben, klicken Sie in das Feld „An“ und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Personen ein, die Sie zu dem Meeting einladen möchten. Standardmäßig wird von den Empfängern erwartet, dass sie auf die Einladung antworten, indem sie diese annehmen oder ablehnen, und sie haben auch die Möglichkeit, alternative Terminoptionen vorzuschlagen, falls der vorgeschlagene Zeitpunkt nicht passt.
Klicken Sie auf „Senden“, um die Einladung zu verschicken.
Netiquette für Meeting-Einladungen
Outlook-Besprechungseinladungen sind eine praktische Methode, um sicherzustellen, dass jeder über den Ort und die Zeit Bescheid weiß. Jedoch sollte man sie nicht als einziges Mittel zur Terminfindung betrachten. Ein ständiges Hin und Her über Einladungen, um die passende Zeit zu finden, ist kontraproduktiv und kann zu Frustration führen. Es ist ratsam, die Verfügbarkeit der Teilnehmer im Vorfeld über einen direkten Kommunikationskanal, wie Chat oder persönlich, abzuklären. Sobald ein für alle passender Termin gefunden ist, kann die offizielle Einladung versendet werden, was die Annahmequote erheblich erhöht.