Microsoft Outlook, ein etablierter E-Mail-Client für Desktops, zeichnet sich durch seine Leistungsfähigkeit und zahlreiche Funktionen, wie beispielsweise die Regelverwaltung, aus. Im Laufe der Zeit wurde die Software sowohl funktional als auch hinsichtlich ihrer Benutzeroberfläche stetig weiterentwickelt. So unterscheidet sich das Erscheinungsbild von Outlook 2016 erheblich von dem von Outlook 2010 oder 2007. Mit den Änderungen der Benutzeroberfläche veränderten sich auch die Positionen einiger Bedienelemente und Schaltflächen. In früheren Outlook-Versionen gab es die Möglichkeit, das Speichern von gesendeten E-Mails zu deaktivieren. Diese Option ist in Outlook 2016 an eine andere Stelle verschoben worden und ist nicht mehr direkt über die Menüleiste zugänglich. Im Folgenden wird erklärt, wie Sie das automatische Speichern gesendeter E-Mails in Outlook 2016 unterbinden können.
Starten Sie Outlook und navigieren Sie zu Datei > Optionen. Im Dialogfenster „Outlook-Optionen“ wählen Sie den Reiter E-Mail. Hier finden Sie eine umfangreiche Liste mit Einstellungsmöglichkeiten. Scrollen Sie nach unten, bis Sie die Gruppe Nachrichten speichern erreichen.
Innerhalb dieser Gruppe finden Sie drei Optionen, die das Speichern gesendeter Elemente beeinflussen. Die erste Option „Elemente, die nach dieser Anzahl von Minuten nicht gesendet wurden, automatisch speichern“ betrifft E-Mails, die entweder nicht versendet werden können oder deren Versand lange dauert. Es ist empfehlenswert, diese Nachrichten automatisch speichern zu lassen. Sie können hier auch die Verzögerungszeit anpassen, bevor Outlook eine Nachricht automatisch sichert.
Die zweite Option „Weitergeleitete Nachrichten speichern“ ermöglicht es Ihnen, das Speichern weitergeleiteter E-Mails zu deaktivieren. Die ursprüngliche Nachricht bleibt dabei in Ihrem Posteingang erhalten. Wenn Sie weitergeleitete Nachrichten zusätzlich als gesendete Elemente speichern, würden diese doppelt vorhanden sein. Das Speichern weitergeleiteter Nachrichten empfiehlt sich hauptsächlich dann, wenn Sie eine lückenlose Dokumentation oder einen Korrespondenznachweis benötigen.
Die dritte Option „Kopien von Nachrichten im Ordner ‚Gesendete Objekte‘ speichern“ ist die entscheidende Einstellung, um das Speichern von gesendeten E-Mails grundsätzlich zu unterbinden. Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf weitergeleitete Nachrichten.
Diese neue Handhabung der Speichereinstellungen ist unpraktischer geworden. In den Vorgängerversionen von Outlook konnten Sie für jede einzelne E-Mail gesondert entscheiden, ob Sie diese als gesendet speichern möchten oder nicht. Zwar waren dafür einige Klicks notwendig, doch die Option war jederzeit verfügbar. In Outlook 2016 wird das Speichern von gesendeten E-Mails pauschal gehandhabt, ohne dass der Benutzer dies manuell beeinflussen kann.
Wenn Sie eine gesendete Nachricht speichern möchten, müssen Sie diese Option aktivieren. Der Nachteil ist, dass dann jede Nachricht, unabhängig von ihrer Relevanz, automatisch gespeichert wird. Positiv ist jedoch, dass Sie zumindest das Speichern weitergeleiteter Nachrichten separat steuern können.