Das digitale Speichern von wichtigen Dokumenten wie W9-Formularen, Verträgen oder Patientenverfügungen ist eine ausgezeichnete Methode zur sicheren Aufbewahrung. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie in Windows 10 Dokumente einscannen können, ohne auf zusätzliche Software von Drittanbietern angewiesen zu sein.
Oftmals wird Software zum Scannen direkt vom Gerätehersteller bereitgestellt. Drucker und Scanner werden üblicherweise mit einer CD oder DVD geliefert, die die notwendigen Treiber und Anwendungen enthält. Sollte Ihr Computer kein optisches Laufwerk besitzen, bieten die Hersteller diese Treiber und Tools meist auch online zum Download an.
In dieser Anleitung verwenden wir als Beispiel den Multifunktionsdrucker Epson Expression Premium XP-7100. Die dazugehörige Software umfasst neben den Treibern auch acht separate Tools für den Druck von CD-Etiketten, das Scannen von Dokumenten, Software-Updates und weitere Funktionen.
Da nicht jeder Hersteller identische Softwarepakete für seine Geräte anbietet, verwenden wir hier stattdessen zwei in Windows integrierte Tools: „Microsoft Scan“ und „Windows Fax und Scan“.
Obwohl die Software des Herstellers oft ein optimales Nutzererlebnis bietet, sind die beiden Microsoft-Lösungen eine gute Alternative, wenn Sie keine zusätzliche Software installieren möchten.
Ist Ihr Scanner Windows 10-kompatibel?
Bevor wir beginnen, ist es wichtig, einige Punkte zu klären. Auch wenn der Hersteller Treiber für Windows 10 bereitstellt, heißt das nicht zwangsläufig, dass das Gerät selbst vollständig kompatibel ist.
Wir haben beispielsweise die hier vorgestellten Tools mit dem Multifunktionsdrucker Canon PIXMA MG3520 getestet. Die „empfohlenen“ Treiber stammen aus dem Juli 2015, obwohl Canon ein halbes Jahr später eine aktualisierte Software-Suite veröffentlichte. Das bedeutet, dass die Software bereits einige Jahre alt ist.
Der Scanner dieses Multifunktionsdruckers wurde in den Windows-eigenen Tools nicht erkannt, funktionierte jedoch einwandfrei über die Canon-Software, sogar drahtlos.
Sollten ähnliche Probleme auftreten, kann dies bedeuten, dass Ihr Drucker oder Scanner älter und nicht vollständig Windows 10-kompatibel ist. Möglicherweise ist eine direkte USB-Verbindung erforderlich, wenn Sie das Gerät ohne die Software des Herstellers verwenden möchten. Bei Multifunktionsdruckern müssen unter Umständen die Netzwerkeinstellungen angepasst werden, damit Windows 10 die Scannerfunktion zusätzlich zum Drucker erkennt.
Microsoft Scan
Dieses Tool ist eine visuelle Verbesserung des älteren Fax- und Scan-Tools von Microsoft. Es bietet viele der gleichen Funktionen, abhängig von Ihrem Drucker, verzichtet aber auf Fax- und E-Mail-Funktionen.
Sie finden die Windows Scan App im Microsoft Store (kostenlos). Klicken Sie auf „Herunterladen“ und nach der Installation auf „Starten“ in der Popup-Benachrichtigung.
Alternativ können Sie die App über das Startmenü unter dem Namen „Scannen“ aufrufen.
Nach dem Start der App sollte Ihr Scanner auf der linken Seite aufgelistet sein. Wie bereits erwähnt, wird in dieser Anleitung der Epson Expression Premium XP-7100 verwendet. Sie sehen auch die Option „Dateityp“ sowie den Link „Mehr anzeigen“. Klicken Sie auf diesen Link, um das vollständige Menü der Scan-App zu öffnen.
Zu Beginn wird möglicherweise eine Kategorie „Quelle“ angezeigt. Da unser Beispielgerät sowohl einen Flachbettscanner als auch einen automatischen Dokumenteneinzug besitzt, stehen beide Optionen zum Scannen eines Dokuments zur Verfügung. Die Standardeinstellung ist hier „Automatisch konfiguriert“.
Die Einstellung „Automatisch konfiguriert“ schränkt Ihre Möglichkeiten ein und erlaubt lediglich die Auswahl von „Dateityp“ und „Datei speichern unter“. Wenn Sie „Flachbett“ als Quelle auswählen (oder dies die einzige verfügbare Option ist), erscheinen zwei zusätzliche Optionen: „Farbmodus“ und „Auflösung (DPI)“.
Unter „Farbmodus“ können Sie zwischen Farb-, Graustufen- oder Schwarzweißscans wählen. Mit der Einstellung „Auflösung (DPI)“ können Sie die Auflösung zwischen 100 und 300 DPI anpassen.
Wählen Sie als Scanquelle den „Einzug“, so erscheinen zwei weitere Optionen. Sie können das Papierformat (A4, Legal oder Letter) bestimmen und die Option zum Scannen beider Seiten aktivieren.
Bei allen drei Quellen bietet die Option „Dateityp“ vier Formate: JPEG, PNG, TIFF und Bitmap. Die Vorzüge der einzelnen Formate werden in einem separaten Artikel erläutert. JPEG- und TIFF-Dateien bieten in der Regel qualitativ hochwertige Ergebnisse, wobei TIFF-Dateien auch transparente Hintergründe unterstützen. PNG-Dateien sind ideal für die Online-Veröffentlichung und BMP-Dateien sind unkomprimierte Bilder.
Schließlich gibt es die Option „Datei speichern unter“. Diese ist standardmäßig auf „Scans“ eingestellt und speichert Ihre gescannten Dokumente im Ordner „Scans“ im Ordner „Bilder“. Der Pfad lautet:
C:BenutzerIhrBenutzernameBilderScans
Klicken Sie auf den Link „Scans“, um den Datei-Explorer zu öffnen. Hier können Sie einen neuen Ordner erstellen oder einen bestehenden Speicherort auswählen und dann auf „Ordner auswählen“ klicken.
Wenn Sie zum Scannen bereit sind, legen Sie Ihr Dokument in den Einzug oder auf das Flachbett des Scanners. Bei letzterem legen Sie das Dokument mit der bedruckten Seite nach unten auf das Glas und schließen den Deckel.
Wenn als Quelle „Flachbett“ eingestellt ist, können Sie auf „Vorschau“ klicken, um einen Testscan durchzuführen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie auf „Scannen“ klicken. Wenn Sie als Quelle „Einzug“ ausgewählt haben, wird die Option „Vorschau“ nicht angezeigt.
Windows Fax und Scan
Dieses Programm wurde erstmals in Windows Vista eingeführt. Im Gegensatz zur neueren Scan-App von Microsoft bietet diese Version zusätzliche Einstellungen, wie ein integriertes Tool zum Versenden Ihres Scans per E-Mail. Sie müssen die Datei also nicht erst über eine Mail-App oder einen Browser suchen.
Sie finden Fax und Scan im Ordner „Windows-Zubehör“ im Startmenü.
Klicken Sie nach dem Öffnen auf „Neuer Scan“ in der Symbolleiste.
Im Fenster „Neuer Scan“ sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Standardscanner ausgewählt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, klicken Sie auf „Ändern“.
Wählen Sie ein Scanprofil aus: „Foto“, „Dokumente“ oder „Zuletzt verwendete Einstellungen“. Optional können Sie über „Profil hinzufügen“ ein benutzerdefiniertes Profil zur wiederholten Verwendung erstellen.
Wählen Sie die Quelle Ihres Scanners. Dies kann einfach „Flachbett“ sein. Wenn Sie jedoch einen Multifunktionsdrucker mit einem Einzug haben, werden möglicherweise zwei zusätzliche Optionen angezeigt: „Einzug (eine Seite scannen)“ und „Einzug (beide Seiten scannen)“.
Wenn Ihr Scanner einen Einzug unterstützt, wird eine Einstellung für das Papierformat angeboten. Klicken Sie darauf, um eine Liste mit Größen zu sehen.
Wählen Sie nun Ihr Farbformat (Farbe, Graustufen oder Schwarzweiß), gefolgt vom Dateityp (BMP, JPG, PNG oder TIF) und der Auflösung.
Die Standardauflösung ist 300, aber Sie können die Anzahl der Punkte, die der Drucker pro Zoll erfasst, manuell erhöhen oder verringern. Je höher der Wert, desto besser die Auflösung. Wenn Sie jedoch ein Dokument mit geringer Qualität scannen, wird eine höhere Auflösung nicht unbedingt eine Verbesserung bewirken.
Passen Sie abschließend Helligkeit und Kontrast nach Bedarf an.
Klicken Sie auf „Vorschau“, um die Ergebnisse zu sehen. Wenn der Testscan gut aussieht, klicken Sie auf „Scannen“. Andernfalls passen Sie die Einstellungen an und klicken erneut auf „Vorschau“, um einen weiteren Test durchzuführen. Klicken Sie auf „Scannen“, sobald Sie mit den Einstellungen zufrieden sind.
