Ob für geschäftliche Reisen oder die Steuererklärung – früher oder später kann es notwendig werden, ein Spesenformular auszufüllen. Wenn Ihnen kein Unternehmen oder Berater eine Vorlage zur Verfügung stellt, können Sie eine solche ganz einfach mithilfe von Microsoft Word erstellen.
Grundlagen eines Spesenformulars
Das Einreichen einer Spesenabrechnung ist ein essenzieller Bestandteil jeder Dienstreise. Obwohl jedes Unternehmen seine eigenen Richtlinien für die Erstattung hat, bleibt die grundlegende Struktur und die enthaltenen Elemente eines solchen Formulars im Wesentlichen gleich, unabhängig vom jeweiligen Ort.
Sollten Sie ein Spesenformular für Ihr Unternehmen ausfüllen, prüfen Sie zunächst, ob spezifische Richtlinien oder eine vorgegebene Vorlage existieren, die Sie verwenden müssen.
Falls Sie jedoch ein eigenes Formular erstellen müssen, bietet Word eine praktische Vorlage als Ausgangspunkt. Selbst wenn diese nicht exakt Ihren Anforderungen entspricht, dient sie als solide Basis für Anpassungen.
Starten Sie Word und klicken Sie links im Startfenster auf „Neu“.
Geben Sie in der Suchleiste „Spesen“ oder „Kosten“ ein.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Eingabetaste, um die verfügbaren Vorlagen anzuzeigen, und klicken Sie anschließend auf das gewünschte Ergebnis.
Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie den Namen und die Beschreibung der Vorlage sehen, sowie eine Voransicht. Klicken Sie nun auf „Erstellen“.
Ihre neue Spesenformularvorlage wird nun angezeigt. Überprüfen Sie diese und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor. Achten Sie insbesondere darauf, dass Farben und Schriftart den visuellen Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.
Nach den erforderlichen Änderungen können Sie die Vorlage speichern und für die Erfassung Ihrer Ausgaben nutzen. Es ist empfehlenswert, Ausgaben direkt während der Reise zu dokumentieren, anstatt bis zum Ende zu warten, da man leicht Details vergessen kann.
Die gängigsten Ausgabenpositionen, die normalerweise erfasst werden, sind:
| Hotel |
| Transport (Flugkosten, öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen und ggf. Kilometergeld) |
| Kraftstoff |
| Mahlzeiten |
| Telefon (Viele Firmen bevorzugen die Nutzung lokaler SIM-Karten, während andere Roaming-Gebühren akzeptieren) |
| Unterhaltung (In der Regel wird eine angemessene Kostenübernahme erwartet. Es kann sinnvoll sein, vorab eine Genehmigung einzuholen, wenn Sie Kunden einladen möchten. Ansonsten ist es wichtig, das Budget im Auge zu behalten, um Probleme mit Ihrem Unternehmen zu vermeiden.) |
| Sonstiges |
Generell gilt die Empfehlung, vor Reiseantritt eine Genehmigung für die geplanten Ausgaben einzuholen, um Konflikte bei der Erstattung nach Ausgaben zu vermeiden. Beachten Sie zudem die Ausgabenlimits des Unternehmens, die je nach Standort variieren können. Oftmals bieten Unternehmen höhere Limits an teureren Orten.
Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf, dokumentieren Sie alle Ihre Ausgaben, füllen Sie die Spesenabrechnung aus und schon sind Sie bereit.