Ein strukturierter Zeitplan ist unerlässlich, um pünktlich zu jedem Termin zu erscheinen. Mit Zoom können Sie problemlos einmalige oder wiederkehrende Videoanrufe terminieren und diese direkt an Ihre Kalender senden lassen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Zoom-Meeting planen:
Zunächst ist es wichtig, dass Sie die Zoom-Applikation auf Ihrem Gerät installieren. Sie finden diese für Windows-10-PCs, Macs, iPhones, iPads oder Android-Smartphones. Nach der Installation öffnen Sie die App und melden sich mit Ihrem Konto an.
Auf der Hauptseite finden Sie den Button „Planen“. Wählen Sie diesen aus.
Daraufhin öffnet sich das Fenster „Meeting ansetzen“, welches Ihnen zahlreiche Optionen für Ihr Meeting bietet. Hier ist eine detaillierte Anleitung:
Beginnen Sie mit der Festlegung von Uhrzeit, Datum, Dauer und Betreff des Meetings. Wenn es sich um eine wiederkehrende Veranstaltung handelt, aktivieren Sie die Option „Wiederkehrendes Meeting“. Beachten Sie auch die Zeitzone, die im unteren rechten Bereich dieser Sektion angegeben ist.
Als Nächstes legen Sie die „Meeting-ID“ fest. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, Ihre persönliche Meeting-ID nur für private Treffen zu nutzen. Für Geschäftstreffen wählen Sie „Automatisch generieren“. Erhöhen Sie die Sicherheit, indem Sie ein Meeting-Passwort festlegen.
Die Video- und Audioeinstellungen erlauben es Ihnen, das Video des Gastgebers und der Teilnehmer beim Betreten des Meetings zu steuern und die gewünschte Kommunikationsmethode (Telefon, Computeraudio oder beides) einzustellen.
Bestimmen Sie nun, ob die Meeting-Einladung und die Erinnerung an Outlook, Google Kalender oder eine andere Kalenderplattform gesendet werden sollen.
Schließlich gibt es einige erweiterte Optionen, die Ihre Videokonferenz sicherer gestalten. Das Menü „Erweiterte Optionen“ öffnet sich durch einen Klick auf den Pfeil daneben.
Für eine erhöhte Sicherheit empfehlen wir Ihnen, folgende Einstellungen zu überprüfen:
- Wartezimmer aktivieren
- Teilnehmer beim Eintritt stumm schalten
- Nur authentifizierte Benutzer können beitreten: Bei Zoom anmelden
Deaktivieren Sie die folgende Einstellung:
- Beitritt vor dem Host aktivieren
Des Weiteren können Sie festlegen, ob das Meeting automatisch aufgezeichnet werden soll und einen alternativen Gastgeber bestimmen. Ein alternativer Gastgeber verfügt über die gleichen Meeting-Rechte wie der Hauptgastgeber, kann aber anders als ein Co-Host das geplante Meeting eigenständig starten.
Sobald alle Einstellungen Ihren Wünschen entsprechen, wählen Sie die Schaltfläche „Planen“ unten rechts im Fenster aus.
Ihr Zoom-Meeting ist nun geplant und die entsprechenden Informationen werden an Ihren ausgewählten Kalender übermittelt.