Der E-Mail-Client Outlook bietet verschiedene Bereiche, die individuell ein- oder ausgeblendet werden können. Neben den standardmäßig sichtbaren Bereichen wie dem Navigationsbereich gibt es auch weniger bekannte, wie beispielsweise den Aufgaben- oder den Personenbereich. Im Folgenden wird erläutert, wie man den Aufgabenbereich anpassen kann.
Den Aufgabenbereich aktivieren
Standardmäßig ist der Aufgabenbereich nicht sichtbar. Um ihn einzublenden, klickt man zunächst auf „Ansicht“ und dann auf „Aufgabenleiste“.
Im Screenshot sind auch die Optionen „Ordnerbereich“, „Lesebereich“ und „Personenbereich“ zu sehen. Ein solcher Bereich wird als „Pane“ bezeichnet. Das ist ein Begriff aus der Programmierung und der Gestaltung von Benutzeroberflächen, welcher einen „Abschnitt eines Fensters“ beschreibt, der zusätzliche Informationen oder schnellen Zugriff auf häufig genutzte Funktionen bietet. Microsoft selbst bezeichnet ihn in seiner Dokumentation als Bereich, wir werden ihn hier ebenfalls so nennen, um eine einheitliche Terminologie zu verwenden.
Die Optionen des Aufgabenbereichs
Ein Klick auf „Ansicht“ und dann „Aufgabenleiste“ zeigt vier Optionen: „Kalender“, „Personen“, „Aufgaben“ und „Aus“.
Der „Kalender“ zeigt den aktuellen Monat sowie anstehende Termine an.
Unter „Personen“ werden die als Favoriten markierten Kontakte angezeigt.
„Aufgaben“ zeigt die Outlook-Aufgaben in der Reihenfolge des Fälligkeitsdatums.
Man kann wählen, ob man „Kalender“, „Personen“, „Aufgaben“, eine Kombination aus zweien oder alle drei Elemente anzeigen möchte. Sie befinden sich alle im Aufgabenbereich, der sich auf der rechten Seite von Outlook befindet.
Die Elemente werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie in den Optionen der Aufgabenleiste aktiviert wurden. Im Beispiel wurden sie in der Reihenfolge hinzugefügt, in der sie im Menü erscheinen: „Kalender“, „Personen“, „Aufgaben“. Entfernt man den Kalender durch „Ansicht“ > „Aufgabenleiste“ > „Kalender“ und fügt ihn dann wieder hinzu, wird er unterhalb von „Aufgaben“ angezeigt.
Um den Aufgabenbereich auszublenden, wählt man „Ansicht“ > „Aufgabenleiste“ > „Aus“ oder deaktiviert alle anderen Optionen.
Anpassen des Aufgabenbereichs
Die Elemente „Kalender“ oder „Personen“ im Aufgabenbereich bieten keine Anpassungsoptionen. Sie zeigen lediglich die anstehenden Termine bzw. die Favoritenkontakte an. Unter „Personen“ kann man zwar die Kontakte durchsuchen, aber das war es dann auch schon.
Das Element „Aufgaben“ bietet deutlich mehr Möglichkeiten zur Anpassung. Es verhält sich wie ein normaler E-Mail-Ordner, wodurch man es analog zu anderen Ordnern anpassen kann. Standardmäßig sind Aufgaben nach Fälligkeitsdatum in aufsteigender Reihenfolge sortiert.
Ein Klick auf den schwarzen Pfeil neben „Heute“ kehrt die Sortierreihenfolge um, und die Aufgaben werden in absteigender Reihenfolge angezeigt.
Ein Rechtsklick auf eine beliebige Stelle in der Kopfzeile öffnet ein Kontextmenü mit Anpassungsoptionen.
Die ersten drei Optionen – „Alle E-Mails“, „Ungelesene E-Mails“ und „Erwähnte E-Mails“ – sind bei Aufgaben nicht relevant. Diese Filteroptionen sind für E-Mail-Ordner gedacht und haben bei Aufgaben keine Funktion.
Die Option „Anordnen nach“ ermöglicht das Sortieren nach anderen Kriterien als dem Standard „Fälligkeitsdatum“.
Die Sortieroptionen sind:
„Kategorien“: Aufgaben werden alphabetisch nach zugewiesener Kategorie sortiert.
„Startdatum“: Aufgaben werden nach dem Datum des Aufgabenbeginns sortiert.
„Fälligkeitsdatum“: Aufgaben werden nach dem Datum, an dem sie abgeschlossen sein sollen, sortiert.
„Ordner“: Aufgaben werden nach dem Ordnernamen sortiert, in dem sie abgelegt sind. Aufgaben können in beliebigen Outlook-Ordnern erstellt oder dorthin verschoben werden.
„Typ“: Aufgaben werden danach sortiert, ob es sich um eine E-Mail oder eine Aufgabe handelt. E-Mails können in Aufgaben gezogen werden, um ein Aufgaben-Element zu erstellen.
„Wichtigkeit“: Aufgaben werden nach ihrer Priorität sortiert (Hoch, Normal, Niedrig).
Unter „Anordnen nach“ gibt es die Option „Sortierung umkehren“, die dasselbe bewirkt wie der Klick auf den schwarzen Pfeil. Man kann auch „In Gruppen anzeigen“ aktivieren, um zwischen der Gruppenansicht (Standard) und einer einfachen Liste umzuschalten.
Die Option „Einstellungen anzeigen“ öffnet das Fenster zur Ordneranpassung.
Die Anpassung von Ordnern und die Hervorhebung von Elementen durch bedingte Formatierung wurden bereits an anderer Stelle behandelt. Wenn man die sichtbaren Spalten ändern oder Aufgaben in anderen Formaten anzeigen möchte, kann man sich diese Informationen ansehen. Bei Bedarf kann man jederzeit zur Standardansicht zurückkehren, indem man auf „Aktuelle Ansicht zurücksetzen“ klickt.
Der Aufgabenbereich ist eine der nützlichsten Funktionen von Outlook, da er Termin-, Kontakt- und Aufgabeninformationen direkt neben den E-Mails auf der Startseite anzeigt. Outlook ist nicht nur ein E-Mail-Client, sondern eine umfassende Produktivitätsanwendung, wozu der Aufgabenbereich einen wesentlichen Beitrag leistet.