Das Teilen einer Datei über Google Drive ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, sowohl Kunden als auch Kooperationspartnern einen einfachen Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen, ohne dass diese die Dateien herunterladen müssen. Wenn Sie den Zugriff auf Dateien nur temporär gewähren möchten, bietet Google Drive die Funktion, ein automatisches Ablaufdatum beim Teilen festzulegen. Nachfolgend erklären wir Ihnen, wie das funktioniert.
Wichtiger Hinweis: Um diese Funktion als Eigentümer des Dokuments nutzen zu können, ist ein kostenpflichtiges G Suite-Konto erforderlich. Die Personen, mit denen Sie die Dokumente teilen, benötigen jedoch kein kostenpflichtiges Konto, um diese anzusehen.
Festlegen eines Ablaufdatums für Google Drive-Dateien
Starten Sie Google Drive mit Ihrem verbundenen G Suite-Konto. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie im Kontextmenü „Teilen“ aus.
Fügen Sie die E-Mail-Adressen aller Personen hinzu, mit denen Sie die Datei teilen wollen, und betätigen Sie die Schaltfläche „Senden“. Wenn Sie die Einladung an ein Gmail-Konto versenden, werden diese Personen automatisch der Liste der Personen hinzugefügt, die auf die Datei zugreifen dürfen. Bei anderen E-Mail-Diensten erhält jede Person eine E-Mail mit einem Link, der direkt zur Datei führt.
Klicken Sie nun erneut mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie wieder den Befehl „Teilen“.
Wenn sich die Freigabeoptionen öffnen, klicken Sie diesmal auf den Link „Erweitert“.
Neben den Kontaktinformationen jeder Person sehen Sie ein Timer-Symbol. Klicken Sie auf dieses Symbol, um ein Ablaufdatum festzulegen.
Klicken Sie im Dropdown-Menü „Zugriff läuft ab“ um eine Option auszuwählen: 7 Tage, 30 Tage oder ein benutzerdefiniertes Ablaufdatum.
Wenn Sie die Option „Benutzerdefiniertes Datum“ wählen, öffnet sich ein Kalender, in dem Sie ein präziseres Datum auswählen können.
Um ein Ablaufdatum für weitere Personen festzulegen, klicken Sie auf das Timer-Symbol neben dem jeweiligen Namen. Beachten Sie, dass Sie das Ablaufdatum für jede Person einzeln festlegen müssen.
Zum Abschluss klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um die vorgenommenen Änderungen für alle Benutzer zu bestätigen.
Bitte beachten Sie folgenden wichtigen Punkt: Standardmäßig können Personen, mit denen Sie eine Datei teilen, diese herunterladen, ausdrucken oder kopieren. Wenn dies geschieht, haben diese Personen auch nach Ablauf des von Ihnen festgelegten Datums Zugriff auf diese Kopien. Sie können dies verhindern, indem Sie die Berechtigung der Personen auf „Anzeigen“ beschränken und die Option „Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren“ aktivieren. Dadurch wird jedoch verhindert, dass diese Personen das Dokument bearbeiten können.
Für Fälle, in denen Sie Personen nur einen temporären Zugriff zum Anzeigen oder Kommentieren eines Dokuments geben möchten, ist diese Funktion ideal.