Alternativtexte, auch bekannt als Alt-Texte, sind entscheidend für die Zugänglichkeit von Dokumenten. Sie ermöglichen es Screenreadern, die visuelle Information von Objekten zu erfassen und diese mündlich wiederzugeben, was besonders für Menschen mit Sehbeeinträchtigungen von großer Bedeutung ist. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie in Microsoft Word Alternativtexte zu verschiedenen Objekten hinzufügen können.
In Word ist es möglich, Alt-Texte für diverse Objekte zu hinterlegen, jedoch nicht für alle. Zu den unterstützten Objekten zählen Bilder, Formen, Screenshots, Symbole, 3D-Modelle und Textfelder. SmartArt-Grafiken und Diagramme hingegen unterstützen keine Alternativtexte.
Alternativtexte zu Objekten in Word hinzufügen
Screenreader sind zwar eine beeindruckende Technologie, aber nicht in der Lage, den Inhalt und die Bedeutung eines Objekts ohne einen zugehörigen Alternativtext vollständig zu erfassen.
Um einem Objekt in Word einen Alternativtext zuzuweisen, öffnen Sie das entsprechende Dokument und markieren Sie das Objekt Ihrer Wahl.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Objekt. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Alternativtext bearbeiten“ aus.
Alternativ erreichen Sie die Option „Alternativtext“ auch über die Registerkarte „Format“ des Objekts, im Bereich „Barrierefreiheit“.
Unabhängig von der gewählten Methode wird auf der rechten Seite des Fensters der Bereich „Alternativtext“ eingeblendet. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Sie können den Alternativtext manuell im Eingabefeld eintragen (1), sich eine Beschreibung von Word erstellen lassen (2) oder das Objekt als dekorativ kennzeichnen (3).
Wenn Sie ein Objekt als dekorativ markieren, signalisieren Sie, dass es lediglich ästhetischen Zwecken dient und keinen relevanten Beitrag zum eigentlichen Inhalt leistet. Ein stilistischer Rahmen wird häufig als Beispiel für ein dekoratives Element verwendet.
Um ein Objekt als dekorativ zu kennzeichnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Als dekorativ markieren“. Daraufhin wird das Eingabefeld für den manuellen Alternativtext deaktiviert und eine Meldung eingeblendet, dass Screenreader diese Beschreibung ignorieren.
Des Weiteren haben Sie die Option, Word eine Beschreibung des ausgewählten Objekts erstellen zu lassen. Wählen Sie hierzu die Option „Beschreibung für mich erstellen“.
Im Beispiel bietet Word als Alternativtext „Nahaufnahme eines Logos“ an. Dies ist zwar nicht falsch, aber für Nutzer von Screenreadern nicht besonders aussagekräftig.
Falls Sie den Alternativtext lieber selbst formulieren möchten, klicken Sie in das Textfeld und geben Ihre Beschreibung ein. Eine grundlegende Regel für Alternativtexte ist, sie kurz und prägnant zu halten. Die Wörter „Bild von“ oder „Foto von“ müssen Sie nicht voranstellen, da Screenreader das Objekt ohnehin als Bild ankündigen.
Das ist alles, was Sie wissen müssen, um Alt-Texte zu Ihren Bildern hinzuzufügen. Wenn Sie verhindern möchten, dass Word beim Einfügen eines neuen Bildes automatisch Alternativtexte generiert, können Sie diese Funktion deaktivieren. Wählen Sie hierzu die Registerkarte „Datei“ und anschließend im linken Menübereich „Optionen“.
Es öffnet sich das Fenster „Word-Optionen“. Wählen Sie im linken Bereich den Punkt „Erleichterter Zugriff“.
Suchen Sie im folgenden Abschnitt nach „Automatischer Alternativtext“ und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen bei „Alternativtext automatisch für mich generieren“, welches standardmäßig aktiviert ist. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.
Word wird nun nicht mehr automatisch Alternativtexte für neu eingefügte Bilder generieren.