In Outlook besteht die Möglichkeit, E-Mails mit einem Verfallsdatum zu versehen, sowohl für gesendete als auch empfangene Nachrichten. Nach Ablauf dieser Frist ändert sich die Darstellung der E-Mail, und Outlook bietet integrierte Funktionen zur automatischen Verwaltung verfallener Nachrichten.
Es ist wichtig zu betonen, dass Verfallsdaten ausschließlich für E-Mails gelten und nicht für Kalendereinträge oder Aufgaben, da diese Elemente eigene Datumsfunktionen zur Verwaltung nutzen.
Festlegen eines Verfallsdatums für eine E-Mail
Um einer versandten E-Mail ein Verfallsdatum hinzuzufügen, müssen Sie zunächst das Eigenschaftenfenster der E-Mail öffnen. Dies erreichen Sie, indem Sie die entsprechende E-Mail öffnen und dann auf „Nachricht“ > „Tags“ klicken.
Alternativ können Sie das Eigenschaftenfenster auch über „Optionen“ > „Weitere Optionen“ oder „Datei“ > „Eigenschaften“ aufrufen. Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Verfällt nach“ und legen das gewünschte Datum und die Uhrzeit fest.
Nach dem Schließen des Fensters kehren Sie zur E-Mail zurück. Es gibt keine sofort sichtbare Kennzeichnung, die das festgelegte Verfallsdatum anzeigt. Sie können die E-Mail wie gewohnt versenden.
Auch bei empfangenen E-Mails können Sie ein Verfallsdatum einstellen. Öffnen Sie dazu die E-Mail und wählen Sie „Nachricht“ > „Tags“ oder „Datei“ > „Eigenschaften“.
Das Eigenschaftenfenster öffnet sich. Obwohl die Optionen für empfangene E-Mails weniger umfangreich sind als für versendete Nachrichten, können Sie dennoch ein Verfallsdatum und eine -zeit definieren.
Die Auswirkung eines Verfallsdatums
Die Festlegung eines Verfallsdatums bietet in Outlook verschiedene Vorteile. E-Mails, die das Verfallsdatum überschritten haben, werden im Allgemeinen als weniger wichtig angesehen als aktuelle Nachrichten. Daher formatiert Outlook diese automatisch anders, um Ihre Aufmerksamkeit auf dringendere E-Mails zu lenken.
Wenn Sie sich mit der bedingten Formatierung in Outlook auskennen, ist Ihnen möglicherweise die Formatierungsregel „Abgelaufene Elemente“ aufgefallen. Diese Regel sorgt dafür, dass E-Mails mit überschrittenem Verfallsdatum mit grauer Schrift und durchgestrichenem Text dargestellt werden.
Diese visuelle Unterscheidung hilft Ihnen, abgelaufene Nachrichten zu erkennen und sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Wenn Sie eine E-Mail mit einem Verfallsdatum versendet haben, wird diese Formatierung auch beim Empfänger in Outlook angewendet. Andere E-Mail-Programme wie Thunderbird oder Webanwendungen wie Gmail oder Yahoo! Mail ignorieren das Verfallsdatum jedoch.
Sie können außerdem eine Spalte mit dem Verfallsdatum in einem Ordner anzeigen lassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift im betreffenden Ordner und wählen Sie „Feldauswahl“.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Datum/Uhrzeit-Felder“ die Option „Läuft ab“.
Sie können das Element „Läuft ab“ per Drag & Drop in die Spalten Ihres Ordners ziehen, um es dort anzuzeigen.
Beim Öffnen einer abgelaufenen E-Mail erscheint in der Kopfzeile eine Benachrichtigung von Outlook, die Sie darüber informiert.
Sie können weiterhin auf abgelaufene E-Mails antworten oder diese weiterleiten. Wenn Sie jedoch versuchen, eine solche E-Mail weiterzuleiten, wird Ihnen von Outlook zunächst eine Warnung angezeigt.
Sie können den Versand der E-Mail mit „Ja“ bestätigen oder mit „Nein“ abbrechen.
Nutzung des Verfallsdatums zur E-Mail-Verwaltung
Einige integrierte Outlook-Funktionen nutzen das Verfallsdatum ebenfalls. Wenn Sie die AutoArchivierung in Outlook eingerichtet haben, haben Sie möglicherweise die Option bemerkt, abgelaufene Elemente (nur E-Mail-Ordner) zu löschen.
Ist diese Funktion aktiviert, löscht oder verschiebt die AutoArchivierung alle E-Mails, deren Verfallsdatum überschritten ist (abhängig von den weiteren Einstellungen). Dies ist eine effiziente Methode, um abgelaufene Nachrichten automatisch zu entfernen und Ihr Postfach übersichtlich zu halten.
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre abgelaufenen Nachrichten gelöscht oder verschoben werden, sie aber auch nicht in Outlook angezeigt werden sollen, können Sie die Synchronisierungsregeln von Outlook so konfigurieren, dass diese nicht vom Exchange-E-Mail-Server heruntergeladen werden.
Um Ihren Synchronisierungsfilter einzurichten, klicken Sie auf die Registerkarte „Erweitert“ und anschließend auf die Schaltfläche „Feld“.
Wählen Sie im Menü „Datums-/Uhrzeitfelder“ > „Läuft ab“. Dieses Feld ist auch in den Optionen „Alle Mail-Felder“ und „Alle Post-Felder“ verfügbar.
Setzen Sie „Bedingung“ auf „an oder vor“ und den „Wert“ auf „Gestern“. Klicken Sie danach auf „Zur Liste hinzufügen“.
Dadurch werden alle abgelaufenen Aufgaben gefiltert. E-Mails, deren Verfallsdatum gestern oder früher liegt, werden somit nicht mehr mit Outlook synchronisiert und nicht in Ihrem Postfach angezeigt. Sie können diese Nachrichten aber weiterhin über die Outlook-Web-App einsehen.
Es ist nicht möglich, Regeln einzurichten, die eingehenden E-Mails automatisch mit Verfallsdaten versehen, oder einen Schnellschritt zu erstellen, der ein Verfallsdatum per Knopfdruck anwendet. Sie können jedoch allen ausgehenden E-Mails automatisch ein Verfallsdatum hinzufügen. Wählen Sie dazu „Datei“ > „Optionen“ > „E-Mail“, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Nachrichten senden“ und aktivieren Sie „E-Mails nach so vielen Tagen als abgelaufen markieren“.
Geben Sie die gewünschte Anzahl an Tagen an, nach denen Nachrichten ablaufen sollen und bestätigen Sie mit „OK“. Dadurch wird allen von Ihnen versendeten Nachrichten automatisch ein Verfallsdatum hinzugefügt.
Verfallsdaten bieten eine nützliche Möglichkeit, Ihre Prioritäten und Ihr Postfach zu verwalten. Sie helfen Ihnen, Nachrichten, die nicht mehr relevant sind, auszublenden und Outlook-Funktionen zu nutzen, um nicht mehr benötigte Nachrichten zu löschen oder auszublenden. Sie sind ein wertvolles Werkzeug im Kampf gegen ein überfülltes Postfach.