Neben der einfachen Textsuche und -ersetzung bietet Word auch die Möglichkeit, gezielt nach Sonderzeichen zu suchen und diese durch andere Sonderzeichen auszutauschen. Dies kann eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten und ist besonders praktisch für komplexe Formatierungsaufgaben.
Wann ist die Suche und Ersetzung von Sonderzeichen sinnvoll?
Um die Vorteile dieser Funktion besser zu verstehen, betrachten wir einige Anwendungsbeispiele:
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem umfangreichen juristischen Dokument. Sie sollen das Wort „Abschnitt“ durch das Paragraphenzeichen (§) ersetzen. Dieses Symbol wird in juristischen Texten häufig verwendet, um auf nummerierte Abschnitte zu verweisen. Ihr Dokument umfasst über 50 Seiten mit zahlreichen Abschnittsangaben. Anstatt dies manuell zu erledigen, können Sie die Suchen-und-Ersetzen-Funktion nutzen, um das Wort „Abschnitt“ durch das Paragraphenzeichen zu ersetzen.
Oder nehmen wir an, Sie haben Ihren ersten Romanentwurf fertiggestellt und darin viele Wörter mit Bindestrich verwendet. Um diese Wörter zusammenzuhalten, müssen Sie die regulären Bindestriche durch geschützte Bindestriche ersetzen. Nach einigen manuellen Versuchen merken Sie, dass es einen effizienteren Weg geben muss. Und den gibt es! Nutzen Sie einfach die Suchen-und-Ersetzen-Funktion.
Ein ehemaliger Kollege hat gekündigt, und Sie sind nun für die Bearbeitung seines Berichts zuständig. Der Bericht ist gut geschrieben, aber die Absatzabstände sind inkonsistent. Nach dem Aktivieren der Anzeige von Sonderzeichen stellen Sie fest, dass an manchen Stellen doppelte Absatzmarken vorhanden sind. Sie könnten die zusätzlichen Absatzmarken einzeln entfernen, aber eine schnellere Methode ist es, alle Vorkommen von zwei Absatzmarken durch eine einzelne zu ersetzen.
Es gibt eine Vielzahl von Sonderzeichen, die hier nicht alle einzeln aufgeführt werden können. Betrachten wir aber einige allgemeine Beispiele, um die Funktionsweise der Sonderzeicheensuche und -ersetzung zu verdeutlichen.
Beispiel 1: Text durch ein Sonderzeichen ersetzen
Nehmen wir an, Ihr Dokument sieht wie folgt aus:
Hinweis: Falls die Sonderzeichen in Ihrem Dokument nicht angezeigt werden, aktivieren Sie diese über die Schaltfläche „Ein-/Ausblenden“ im Menüband. Das Symbol sieht aus wie ein Absatzzeichen.
Sie müssen alle Vorkommen des Wortes „Abschnitt“ durch das Paragraphenzeichen ersetzen. Gehen Sie in der Menüleiste in Word zum Reiter „Start“ und klicken Sie auf „Ersetzen“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg+H verwenden.
Geben Sie im Feld „Suchen nach“ das Wort „Abschnitt“ ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Mehr >>“, um die Such- und Ersetzungsoptionen zu erweitern.
Klicken Sie in das Feld „Ersetzen durch“, um den Cursor zu positionieren, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Sonderzeichen“.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Abschnittszeichen“ aus.
Sie werden feststellen, dass das Feld „Ersetzen durch“ jetzt den Code „^%“ enthält – dies ist der Word-Code für das Paragraphenzeichen. Klicken Sie auf „Alle ersetzen“. In diesem Beispiel wurden 16 Ersetzungen durchgeführt. Klicken Sie auf „OK“ und schließen Sie das Fenster „Suchen und Ersetzen“.
Alle Vorkommen des Wortes „Abschnitt“ wurden durch das Paragraphenzeichen ersetzt.
Beispiel 2: Einen regulären Bindestrich durch einen geschützten Bindestrich ersetzen
In diesem Beispiel enthält der Beispielabsatz einige Wörter mit Bindestrichen, wobei einige davon am Zeilenende getrennt sind. Wir möchten alle regulären Bindestriche durch geschützte Bindestriche ersetzen, um eine solche Trennung zu vermeiden.
Klicken Sie im Reiter „Start“ auf „Ersetzen“ oder drücken Sie Strg+H.
Löschen Sie im Feld „Suchen nach“ alle vorhandenen Zeichen und geben Sie dann einen einfachen Bindestrich ein. Klicken Sie gegebenenfalls auf „Mehr >>“, um die Optionen zu erweitern.
Klicken Sie in das Feld „Ersetzen durch“, um den Cursor zu positionieren. Löschen Sie gegebenenfalls vorhandenen Text und klicken Sie auf „Sonderzeichen“.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Geschützter Bindestrich“ aus.
Sie sehen, dass der Word-Code für den geschützten Bindestrich, „^~“, nun im Feld „Ersetzen durch“ steht. Klicken Sie auf „Alle ersetzen“. In diesem Beispiel wurden 11 Ersetzungen vorgenommen. Klicken Sie auf „OK“ und schließen Sie das Fenster „Suchen und Ersetzen“.
Word hat alle Bindestriche durch geschützte Bindestriche ersetzt. Die zuvor getrennten Wörter am rechten Rand sind nun zusammengehalten.
Beispiel 3: Doppelte Absatzmarken durch eine einzelne ersetzen
In diesem Beispiel wollen wir doppelte Absatzmarken durch eine einzelne ersetzen, um den zusätzlichen Abstand zwischen Absätzen zu entfernen.
Klicken Sie im Reiter „Start“ auf die Schaltfläche „Ersetzen“. Alternativ können Sie Strg+H drücken.
Klicken Sie in das Feld „Suchen nach“ und entfernen Sie alle vorhandenen Zeichen. Klicken Sie auf „Mehr >>“, um zusätzliche Optionen anzuzeigen, dann auf „Sonderzeichen“ und anschließend auf „Absatzmarke“ aus der Dropdown-Liste.
Der Word-Code für eine Absatzmarke („^v“) wurde im Feld „Suchen nach“ eingefügt. Klicken Sie erneut auf „Sonderzeichen“ und wählen Sie wieder „Absatzmarke“ aus, um dort eine zweite Absatzmarke zu platzieren. (Alternativ können Sie auch einfach „^v^v“ in das Feld eingeben, falls Sie die Codes kennen.)
Das Feld „Suchen nach“ enthält nun zwei Absatzmarken. Klicken Sie in das Feld „Ersetzen durch“, entfernen Sie vorhandenen Text und klicken Sie auf „Sonderzeichen“. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Absatzmarke“.
Im letzten Schritt klicken Sie auf „Alle ersetzen“. In diesem Beispiel hat Word acht Ersetzungen vorgenommen. Klicken Sie auf „OK“ und schließen Sie das Fenster „Suchen und Ersetzen“.
Alle doppelten Absatzmarken wurden durch eine einzelne Absatzmarke ersetzt.
Wie Sie sehen, kann die Suchen-und-Ersetzen-Funktion erheblich Zeit bei der Bearbeitung von Dokumenten sparen. Dies sind nur einige Beispiele für die Verwendung von Sonderzeichen. Es gibt noch viele weitere Sonderzeichen, die darauf warten, von Ihnen entdeckt zu werden.