Microsoft Excel besitzt die Fähigkeit, Daten anhand ihres Typs zu klassifizieren. Dies umfasst Währungen, numerische Werte, Textketten, Datumswerte und mehr. Abhängig von der erkannten Datenart lassen sich spezifische Formeln anwenden. Da Excel Daten also eindeutig zuordnen kann, ist es auch in der Lage, wiederholte Werte innerhalb eines Datensatzes zu identifizieren. Bei Bedarf können Sie in Microsoft Excel doppelte Einträge auffinden und entfernen. Die Funktionen zum Hervorheben und Löschen sind dabei getrennt nutzbar. Somit ist es möglich, Duplikate nur zu suchen, ohne sie direkt löschen zu müssen.
Doppelte Werte identifizieren
Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie auf Duplikate überprüfen möchten. Sie können entweder ein gesamtes Tabellenblatt oder nur bestimmte Zellbereiche untersuchen. Selektieren Sie die Zeilen oder Spalten, in denen Sie nach doppelten Werten suchen möchten.
In der Registerkarte „Start“ navigieren Sie zu „Bedingte Formatierung“ > „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ > „Doppelte Werte“.
Dadurch werden alle gefundenen Duplikate in den markierten Bereichen hervorgehoben. Es öffnet sich ein kleines Dialogfenster, in dem Sie die Farbe für die Hervorhebung auswählen können. Sie können vordefinierte Farbschemata nutzen oder ein eigenes Schema unter „Benutzerdefiniertes Format“ erstellen. Bei der Erstellung des benutzerdefinierten Formats lassen sich Schriftfarbe, Füllfarbe, Rahmenfarbe sowie der Stil der Zelle festlegen.
Doppelte Werte entfernen
Sollten Sie sich entscheiden, dass die gefundenen Duplikate entfernt werden sollen, können Sie dies manuell tun oder Excel die Arbeit überlassen.
Markieren Sie die Zeile oder Spalte, aus der Sie Duplikate eliminieren möchten. Es ist zu beachten, dass Duplikate nur aus einzelnen Zeilen oder Spalten gelöscht werden können. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Duplikate entfernen“.
Wenn Sie mehrere Spalten oder Zeilen auswählen, wird Excel keine Duplikate finden. Der Grund dafür ist, dass beim Löschen die Werte als komplette Datensätze betrachtet werden. Ein Wert kann zwar in einer Zelle wiederholt auftreten, die Werte in der gleichen Zeile oder Spalte können ihn jedoch durch andere Daten einzigartig machen.
Um das Prinzip zu verdeutlichen, stellen Sie sich eine Tabelle mit den Namen und Geburtsmonaten von fünfzig Personen vor. Es ist wahrscheinlich, dass der Geburtsmonat mehrfach vorkommt, jedoch ist die Kombination aus Name und Geburtsmonat ein eindeutiger Datenpunkt, weshalb Excel diesen nicht löschen würde.