Microsoft Teams hat sich als essenzielle Online-Plattform für die Zusammenarbeit von Remote-Teams und Unternehmen etabliert. Seit seiner Einführung im Jahr 2017 hat es sich insbesondere seit Beginn der COVID-Pandemie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für IT-Unternehmen entwickelt. Viele Unternehmen nutzten und nutzen solche Anwendungen, um ihre Geschäftsabläufe aufrechtzuerhalten. Obwohl MS Teams ein zuverlässiges Arbeitsmittel ist, berichten einige Nutzer von Problemen mit der Chatfunktion, insbesondere dem Verschwinden älterer Chatverläufe. Wenn Sie ebenfalls betroffen sind und Informationen zum Exportieren Ihrer MS Teams-Chats suchen, sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel beleuchtet verschiedene Methoden, um MS Teams-Chats als PDF zu speichern und zu exportieren. Wir gehen detailliert auf unterschiedliche Vorgehensweisen ein.
Was bedeutet „Teams-Chatverlauf exportieren“?
Die Export-APIs von Microsoft Teams ermöglichen es Ihnen, 1:1-Chatverläufe, Gruppenchats und Kanalnachrichten aus Ihrem MS Teams-Konto zu extrahieren. Der Export über diese APIs ist notwendig, wenn Ihre Organisation diese Daten sichern muss. Die exportierten Daten umfassen einzelne Chatnachrichten innerhalb eines Kanals oder Chats. Standardmäßig werden alle MS Teams-Chats, Kanalinformationen und Dateien unbegrenzt in Teams gespeichert.
Methoden zum Exportieren von MS Teams-Konversationen
Es gibt verschiedene gängige und einfache Methoden, um Ihre MS Teams-Chats zu exportieren. Neben diesen inoffiziellen Methoden existiert auch eine offizielle Funktion, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen möchten:
Methode 1: Kopieren von Teams-Nachrichten
Eine einfache Methode ist das Kopieren Ihres Chatverlaufs, sofern dieser nicht zu umfangreich ist. Sie können die kopierten Nachrichten dann in einem Texteditor wie Notepad, WordPad oder Microsoft Word einfügen. Diese Methode ist ideal für schnelle Kopien, aber weniger effizient bei längeren Chatverläufen.
Methode 2: Anfertigen von Screenshots
Eine weitere einfache Methode ist das Erstellen von Screenshots Ihres gesamten Chatverlaufs. Dies ist unkomplizierter als das Kopieren und Einfügen. Die Screenshots können als .JPG- oder .PNG-Dateien gespeichert werden.
Methode 3: Nutzung der MS Teams-Exportfunktion
Microsoft Teams bietet eine spezielle Exportseite, die häufig für den Export von Nachrichten und Mediendateien verwendet wird. Diese Methode ist zwar offiziell und zuverlässig, kann aber zeitaufwendig sein.
- Öffnen Sie die Exportseite in Ihrem Microsoft Teams-Konto.
- Wählen Sie „Chatverlauf“ auf der Seite „Meine Daten exportieren“ und klicken Sie auf „Anfrage senden“.
- Klicken Sie auf „Weiter“, um den Nachrichtenexport zu starten.
- Überprüfen Sie unter „Verfügbare Exporte“ den Status Ihrer Exportseite.
- Sobald Ihre Dateien bereit sind, erscheint ein Link. Klicken Sie auf „Herunterladen“, um Ihren Chatverlauf abzurufen.
Methode 4: Teams-Chat als PDF speichern
Wenn Sie schnellen und direkten Zugriff auf Ihre Chats und Informationen wünschen, können Sie die Druckfunktion nutzen. Da Microsoft Teams Zeit benötigt, um den Export abzuschließen, ist diese Methode besonders nützlich für einen direkten Download. Hier wird der Chatverlauf als PDF-Datei gespeichert. So funktioniert es:
- Starten Sie Ihren Browser (z.B. Google Chrome) und öffnen Sie die Webversion von Microsoft Teams.
- Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an.
- Wählen Sie den Chat aus, den Sie exportieren möchten.
- Scrollen Sie zum Anfang des Gesprächs, um alle Chats zu laden.
- Drücken Sie Strg + A, um alle Nachrichten im Chat auszuwählen.
- Öffnen Sie das Druckfenster mit Strg + P.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü der Option „Ziel“ die Option „Als PDF speichern“.
- Klicken Sie auf „Speichern“ und wählen Sie den Zielordner.
Nach diesen Schritten haben Sie Ihren Teams-Chat als PDF gespeichert und können jederzeit darauf zugreifen.
Methode 5: Export mit einer Google Chrome-Erweiterung
Neben der PDF-Speicherung können Sie auch Google Chrome-Erweiterungen verwenden. Beispielsweise ermöglicht die Erweiterung „GoFullPage“ das Erstellen eines Ganzseiten-Screenshots, der anschließend in ein PDF umgewandelt werden kann.
- Besuchen Sie den Chrome Web Store.
- Suchen Sie nach „GoFullPage“ und klicken Sie darauf.
- Klicken Sie auf „Zu Chrome hinzufügen“.
- Bestätigen Sie die Installation mit „Erweiterung hinzufügen“.
- Erstellen Sie einen Screenshot mit der Tastenkombination Alt + Umschalt + P oder mit dem Kamerasymbol.
Diese Methode erlaubt das Speichern des gesamten Chatverlaufs als Bilddatei.
Methode 6: Teilen per Outlook-Funktion
Eine weitere Methode ist die Verwendung Ihres Outlook-Kontos, um Ihren Chatverlauf zu teilen.
- Öffnen Sie die MS Teams-Anwendung auf Ihrem Computer.
- Wählen Sie den Chat, den Sie teilen möchten.
- Klicken Sie auf die drei Punkte im Chat, um „Weitere Optionen“ zu öffnen.
- Wählen Sie „Für Outlook freigeben“.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie den Chat senden möchten.
Methode 7: Verwendung von Exchange PowerShell
Die letzte Methode ist das Nutzen von Exchange PowerShell, um auf Ihr Gruppenpostfach über Office 365 zuzugreifen.
- Starten Sie die Exchange PowerShell Eingabeaufforderung.
- Führen Sie den folgenden Befehl aus:
Get-mailbox – groupmailboxname | get-mailbox statistics | select-object identity, itemsinfolder, foldersize
- Falls Sie keine Zugriffsberechtigung haben, führen Sie diesen Befehl aus:
Get-mailbox – groupmailboxname | get-mailboxfolderpermission
- Sie können nun in Ihrer OneDrive-Webanwendung auf den Ordner „-conversationteamchat“ im Teams-Postfach zugreifen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
| Frage 1: Kann ich den gesamten MS Teams-Chat exportieren? | Antwort: Sie können die gesamte Konversation aus einem Einzelchat kopieren, jedoch erlaubt MS Teams aus Sicherheitsgründen keinen vollständigen Export aller Chats. |
| Frage 2: Wo wird der Chatverlauf in Microsoft Teams gespeichert? | Antwort: Der Chatverlauf wird in einer verborgenen Datei gespeichert, auf die Benutzer mit Zugriff auf ihre Postfächer zugreifen können. Zudem kann Exchange PowerShell die Chats an ein Outlook-Konto senden, selbst wenn die Dateien nicht öffentlich zugänglich sind. |
| Frage 3: Wie lange werden MS Teams-Gespräche gespeichert? | Antwort: Standardmäßig werden MS Teams-Gespräche unbegrenzt gespeichert. |
| Frage 4: Werden Teams-Nachrichten gelöscht? | Antwort: Ja, Nachrichten können automatisch gelöscht werden, wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie zur Löschung von Chats eingerichtet wurde. |
| Frage 5: Werden Chats oder Konversationen in MS Teams aufgezeichnet? | Antwort: Ja, Besprechungen oder Anrufe in Teams können aufgezeichnet und später überprüft werden. |
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, verschiedene Methoden zum Exportieren Ihrer MS Teams-Konversationen zu verstehen. Bei weiteren Fragen oder Anregungen können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen.