Microsoft Teams hat sich aufgrund seiner intuitiven Bedienoberfläche, der reibungslosen Integration mit Office 365 und der kostengünstigen Preisgestaltung zu einer populären Plattform für die Zusammenarbeit entwickelt. Nach der Gründung oder dem Beitritt zu einer Organisation können Sie durch das Erstellen von Teams Ihre Arbeitsweise effizienter gestalten.
Erstellen eines Teams in Microsoft Teams
Innerhalb von Microsoft Teams treten Sie einer Organisation bei, die sich aus verschiedenen Teams zusammensetzt (z.B. Vertrieb, Marketing, Entwicklung, Content). Jedes Team kann individuelle Einstellungen mit unterschiedlichen Kanälen haben (z.B. Ankündigungen, häufig gestellte Fragen, IT-Support), die es den Teammitgliedern ermöglichen, per Sprache, Text oder Video zu kommunizieren, Dateien auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten.
Die Erstellung eines Teams ist sowohl in der Desktop-App als auch in der Web-App von Microsoft Teams mit den gleichen Schritten möglich. Wählen Sie zunächst die Registerkarte „Teams“ auf der linken Seite und klicken Sie dann auf „Team beitreten oder erstellen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Team erstellen“. Sie können auch das Suchfeld „Teams suchen“ in der oberen rechten Ecke verwenden, um nach Teams zu suchen, die von Ihnen oder Ihrer Organisation möglicherweise bereits erstellt wurden.
Um ein neues Team von Grund auf neu zu erstellen, wählen Sie „Team von Grund auf neu erstellen“. Falls Sie bestehende Teams oder Office 365-Gruppen als Vorlage verwenden möchten, klicken Sie auf „Erstellen aus“ und wählen Sie das gewünschte Team oder die Gruppe aus. Durch Klicken auf „Was ist ein Team?“ öffnet sich eine offizielle Microsoft-Seite, die weitere Informationen über die Funktionsweise von Teams und Kanälen bietet.
Um zu bestimmen, wer dem Team beitreten oder es einsehen kann, wählen Sie „Privat“. Wenn jedes Mitglied der Organisation das Team finden und beitreten können soll, wählen Sie „Öffentlich“.
Geben Sie unter „Teamname“ einen passenden Namen für das Team ein. Optional können Sie im Feld „Beschreibung“ weitere Details zum Team hinzufügen. Sie können den Teamnamen und die Beschreibung jederzeit ändern, indem Sie auf die drei horizontalen Punkte neben dem Team und dann auf „Team bearbeiten“ klicken.
Um die Teamerstellung abzuschließen, klicken Sie auf „Erstellen“.
Verwaltung eines Teams in Microsoft Teams
Sobald Ihr Team erstellt ist, können Sie beginnen, Kollegen aus Ihrer Organisation in das neue Team einzuladen. Geben Sie den Namen der Person oder Gruppe in das Feld „Geben Sie einen Namen oder eine Gruppe ein“ ein. Sie können jederzeit weitere Mitglieder einladen, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Team klicken und „Mitglied hinzufügen“ wählen.
Fügen Sie alle benötigten Namen hinzu und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Um Personen einzuladen, die nicht Teil Ihrer Organisation sind, wählen Sie links die Registerkarte „Teams“, klicken Sie auf „Personen einladen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse an. Diese E-Mail-Adressen müssen keine Microsoft-E-Mail-Adressen sein, aber die Eingeladenen werden aufgefordert, ihre E-Mail-Adresse zur Erstellung eines Microsoft-Kontos zu verwenden.
Nachdem die Mitglieder hinzugefügt wurden, können Sie deren Rolle von „Mitglied“ zu „Besitzer“ ändern, um ihnen die gleichen Rechte und Berechtigungen zu erteilen. Klicken Sie dazu auf den Dropdown-Pfeil neben „Mitglied“.
Sie können diese Einstellungen jederzeit ändern, indem Sie auf die drei horizontalen Punkte rechts neben dem Team klicken und „Team verwalten“ auswählen.
Erstellung eines Kanals in Microsoft Teams
Im gleichen Menü, in dem Sie Mitglieder hinzufügen oder Teameinstellungen verwalten, können Sie neue Kanäle erstellen, indem Sie auf die drei horizontalen Punkte rechts neben dem Team klicken und „Kanal hinzufügen“ wählen.
Ähnlich wie bei Teams können auch Kanäle innerhalb eines Teams „öffentlich“ oder „privat“ sein.
Geben Sie unter „Kanalname“ einen Namen und unter „Beschreibung“ eine optionale Beschreibung für den Kanal ein. Über das Dropdown-Menü unter „Datenschutz“ können Sie den Kanal auf „Privat“ oder „Standard“ setzen. Wenn Sie Teammitglieder nicht manuell zum Kanal hinzufügen möchten, aktivieren Sie das Kästchen neben „Diesen Kanal automatisch in jeder Kanalliste anzeigen“. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Mit einem eingerichteten Team können Sie und Ihre Kollegen Microsoft Teams verwenden, um über übersichtlich strukturierte Kanäle klarer zusammenzuarbeiten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation in Office 365 integriert ist, um alle benutzerfreundlichen Funktionen von Teams optimal zu nutzen.