Wenn Sie wiederholt Dokumente mit der gleichen Struktur aufsetzen müssen, kann eine Vorlage Ihnen enorm viel Zeit sparen. Hier erfahren Sie, wie Sie individuelle Vorlagen in Google Docs erstellen können.
Obwohl Google Docs eine umfangreiche Auswahl an Vorlagen für kostenlose Konten bietet, werden nicht immer alle Anforderungen erfüllt. Um eine maßgeschneiderte Vorlage zu erstellen, die Sie beliebig oft verwenden können, ist ein kleiner Umweg erforderlich.
Öffnen Sie Ihren Browser und gehen Sie zu Ihrer Google Docs Startseite. Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument, verwenden Sie ein bereits existierendes oder wählen Sie eine der vorgefertigten Google-Vorlagen.
Nachdem Sie nun das Grundgerüst Ihrer Dokumentvorlage fertiggestellt haben, geben Sie der Datei einen Namen, der das Wort „Vorlage“ enthält. Klicken Sie auf den Dateinamen, bearbeiten Sie ihn entsprechend und bestätigen Sie mit der Eingabetaste.
Klicken Sie anschließend auf das Ordnersymbol neben dem Dateinamen und dann auf „Neuer Ordner“, um einen dedizierten Ordner für Ihre Google Docs Vorlagen zu erstellen.
Geben Sie dem neuen Ordner einen passenden Namen und bestätigen Sie mit dem Häkchen, um ihn zu erstellen.
Nachdem der Ordner erstellt wurde, klicken Sie auf „Hierher verschieben“, um Ihre Vorlage in Ihrem Google Docs Vorlagenordner zu speichern.
Dieser Ordner dient nun als Ablageort für all Ihre zukünftigen Vorlagen. Dies ist auch eine hervorragende Methode, um Ihr Google Drive übersichtlich zu halten und den Zugriff für alle Teammitglieder zu vereinfachen.
Um eine Kopie Ihrer Vorlage zu erstellen, können Sie direkt über Google Drive darauf zugreifen. Navigieren Sie zu Drive, finden Sie den von Ihnen erstellten Vorlagenordner und öffnen Sie ihn per Doppelklick.
Da es sich um eine Vorlagendatei handelt, die Sie mehrfach verwenden möchten, erstellen Sie vor der Eingabe von Daten eine Kopie. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage und wählen Sie „Kopie erstellen“, um die Vorlagendatei zu duplizieren.
Die Kopie der Vorlage wird mit dem Präfix „Kopie von“ im aktuellen Ordner gespeichert. Von dort aus können Sie die Kopie per Doppelklick öffnen, umbenennen oder in einen anderen Ordner verschieben.
Wenn Sie das Dokument öffnen oder Ihnen jemand eine Vorlagendatei zusendet, klicken Sie auf Datei > „Kopie erstellen“, um die Vorlage in Ihrem Drive zu duplizieren.
Geben Sie der Datei einen neuen Namen, wählen Sie einen Speicherort in Ihrem Drive und klicken Sie dann auf „OK“, um das Dokument als Vorlage zu speichern.
Das ist alles. Wenn Sie Ihre Vorlage mit anderen teilen möchten, können Sie einen Link zur Erstellung einer Kopie erstellen und per E-Mail versenden oder die Datei direkt mit einem teilbaren Link teilen.
Wenn Sie ein kostenpflichtiges G Suite-Konto verwenden, können Sie benutzerdefinierte Vorlagen in einer benutzerdefinierten Vorlagengalerie für alle Teammitglieder Ihrer Organisation speichern. Mit der oben beschriebenen Methode können auch Nutzer von kostenlosen Konten die Vorteile von individuellen Vorlagen ohne zusätzliche Kosten nutzen.