Standardmäßig nutzt MS Word die Schriftart Calibri. Erstellen Sie ein Dokument mit dieser Schriftart, wird es auf jeder Plattform, die MS Office unterstützt, einwandfrei dargestellt. Wer Calibri nicht bevorzugt, kann alternativ Arial oder Times New Roman wählen. Diese sind weit verbreitet und gelten als professionell, ideal für offizielle Dokumente. Grundsätzlich kann MS Office jede auf Ihrem System installierte Schriftart verwenden. Wählen Sie diese einfach aus dem Dropdown-Menü für Schriftarten im Reiter „Start“. Es gibt jedoch ein Problem: Verwenden Sie für ein Dokument eine spezielle Schriftart und senden es an jemanden, der diese nicht besitzt, wird das Dokument in der Standardschriftart Calibri angezeigt. Eine einfache Lösung ist, Schriftarten in das MS-Word-Dokument einzubetten.
Es ist wichtig zu wissen, dass das Einbetten von Schriftarten die Dateigröße erhöht. Eine einzelne Schriftart ist unproblematisch, doch wenn Sie mehrere Schriftarten verwendet haben und alle einbetten, wird Ihr Dokument deutlich größer als üblich.
Schriftarten einbetten
Um Schriftarten in ein MS-Word-Dokument einzubetten, öffnen Sie das Dokument auf dem Rechner, auf dem die Schriftart installiert ist. Gehen Sie zu Datei > Optionen. Im Optionen-Fenster wählen Sie die Registerkarte „Speichern“ und scrollen zum Abschnitt „Qualität beim Teilen dieses Dokuments erhalten“. Aktivieren Sie die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“. Wenn Sie die Datei speichern, werden die verwendeten Schriftarten automatisch eingebettet.
Dateigröße reduzieren
Wie bereits erwähnt, vergrößert das Einbetten die Datei. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie die beiden Optionen unter der Einbettungsoption aktivieren: „Nur die im Dokument verwendeten Zeichen einbetten“ und „Häufig verwendete Systemschriftarten nicht einbetten“.
Die Option „Nur die im Dokument verwendeten Zeichen einbetten“ bettet nur die Zeichen ein, die Sie tatsächlich verwendet haben. Nehmen wir an, Sie haben eine spezielle Schriftart für Gleichungen genutzt. Diese Schriftart beinhaltet spezielle mathematische Symbole, Zahlen und auch das Alphabet. Mit dieser Option werden nur die mathematischen Symbole und Zahlen aus dieser Schriftart eingebettet, nicht die komplette Schriftart.
Die zweite Option ist standardmäßig aktiviert. Sie verhindert, dass gängige Schriftarten wie Arial und Times New Roman in die Datei eingebettet werden.