Dropbox Dateien aktualisieren, ohne Links zu verändern
Dropbox ist ein ausgezeichneter Dienst zur Dateisynchronisation, der sich insbesondere durch seine Fähigkeiten zur Dateifreigabe auszeichnet. Zusätzlich bietet er nützliche Funktionen für die Zusammenarbeit, welche es anderen erlauben, Kommentare zu Dateien zu hinterlassen. Der Ablauf ist in der Regel unkompliziert: Eine Datei hochladen, den Link teilen und auf Rückmeldungen warten. Die Herausforderung entsteht, wenn die falsche Datei hochgeladen wurde oder eine Aktualisierung notwendig ist. Selbstverständlich möchte man weder den Link ungültig machen, noch die bisherigen Kommentare verlieren. Es geht also darum, eine Dropbox-Datei zu aktualisieren, ohne den geteilten Link zu beeinträchtigen. Dies ist nicht nur möglich, sondern auch sehr einfach umzusetzen.
Um eine Dropbox-Datei zu aktualisieren, ohne den Link zu ändern, muss die vorhandene Datei ersetzt werden. Dropbox verhält sich hierbei ähnlich wie das Dateisystem eines Betriebssystems. Es ist nicht möglich, am selben Ort eine Datei mit identischem Namen und Dateiendung abzulegen. Im Gegensatz zu einem Betriebssystem wird beim Hochladen einer Datei mit gleichem Namen jedoch keine Warnung angezeigt, sondern die vorhandene Datei wird automatisch ersetzt.
Öffnen Sie Dropbox in Ihrem Webbrowser und navigieren Sie zum Ordner mit der Datei, die Sie austauschen möchten. Merken Sie sich den Dateinamen und die Dateiendung genau. Nehmen wir an, Ihre Datei in der Dropbox heißt „MeineWichtigeDatei.psd“. Sie haben bereits den Link zu dieser Datei mit mehreren Personen geteilt, und es gibt bereits Kommentare dazu.
Nun möchten Sie diese Datei durch eine aktualisierte Version ersetzen, aber ohne einen neuen Link zu versenden. Gehen Sie auf Ihrem Desktop zu dem Ordner mit der neuen Datei. Ändern Sie den Namen der neuen Datei, sodass sie exakt mit dem Namen der ursprünglichen Datei übereinstimmt. Wenn die neue Datei beispielsweise „FehlerBehoben.psd“ heißt, benennen Sie diese in „MeineWichtigeDatei.psd“ um.
Öffnen Sie nun Dropbox und laden Sie die umbenannte Datei an derselben Stelle hoch, wo die alte Datei abgelegt war. Sobald die neue Datei hochgeladen ist, ersetzt sie die alte. Es befindet sich dann nur noch eine Datei mit diesem Namen im Ordner.
Der ursprüngliche Freigabelink führt nun zur neuen Datei. Alle hinterlassenen Kommentare sind weiterhin vorhanden. Bei größeren Änderungen an der Datei sind die Kommentare möglicherweise nicht mehr relevant, da sie sich auf eine frühere Version beziehen. Sie sollten daher gegebenenfalls über die Änderungen informieren oder die veralteten Kommentare entfernen.
Im Idealfall sollte dieser Vorgang von jedem Gerät aus funktionieren, egal ob Smartphone oder Desktop. Wir empfehlen, die Dateien vom Desktop aus zu ersetzen, da das Umbenennen von Dateien dort einfacher ist und die Einschränkungen mobiler Plattformen vermieden werden.
Dropbox bietet viele nützliche Freigabefunktionen, und falls doch etwas fehlen sollte, gibt es auch Apps von Drittanbietern. Beispielsweise ermöglicht die kleine App „Finesse“ zu planen, wann eine Datei in Dropbox gelöscht werden soll.