Zoom bietet eine nützliche Funktion, mit der Organisatoren von Meetings die Registrierung der Teilnehmer im Voraus einfordern können. Dabei lassen sich nicht nur grundlegende Informationen wie Name und E-Mail-Adresse abfragen, sondern auch spezifische Fragen definieren. Dies trägt nicht zuletzt zur Erhöhung der Sicherheit bei. Im Folgenden wird erläutert, wie man die Teilnehmerregistrierung für Zoom-Meetings aktiviert.
Vorab einige wichtige Hinweise: Diese Option ist ausschließlich für lizenzierte Zoom-Konten verfügbar, was vor allem für den Einsatz in geschäftlichen Besprechungen sinnvoll ist. Des Weiteren ist die Nutzung der persönlichen Meeting-ID (PMI) für Meetings mit erforderlicher Registrierung nicht möglich. Generell wird empfohlen, die PMI nicht für geschäftliche Meetings zu verwenden.
Aktivierung der Teilnehmerregistrierung
Um zu beginnen, melden Sie sich in Ihrem Webbrowser bei Zoom an. Im linken Menü, unter dem Abschnitt „Persönlich“, wählen Sie den Reiter „Meetings“.
Im nächsten Schritt planen Sie ein neues Meeting oder bearbeiten ein bereits bestehendes. In diesem Beispiel planen wir ein neues Meeting, indem wir auf „Neues Meeting planen“ klicken.
Nun geben Sie alle erforderlichen Informationen für das geplante Meeting ein, wie den Titel, die Dauer sowie das Datum und die Uhrzeit.
Innerhalb dieses Menüs können wir die Teilnehmerregistrierung aktivieren. Etwa in der Mitte der Seite finden Sie die Option „Registrierung“. Aktivieren Sie die Checkbox neben „Erforderlich“, um die Funktion einzuschalten.
Nachdem Sie die übrigen Einstellungen angepasst haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Speichern“ am unteren Bildschirmrand.
Konfiguration der Registrierungsoptionen
Sobald Sie Ihr Meeting gespeichert haben, gelangen Sie zur Übersichtsseite. Im unteren Bereich finden Sie den Reiter „Registrierung“. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ neben „Registrierungsoptionen“.
Es öffnet sich das Fenster „Registrierung“ mit drei Reitern: „Registrierung“, „Fragen“ und „Benutzerdefinierte Fragen“.
Im Reiter „Registrierung“ lassen sich Genehmigungs- und Benachrichtigungseinstellungen anpassen. So können Sie entscheiden, ob Teilnehmer automatisch oder manuell freigeschaltet werden sollen und ob Sie eine E-Mail-Bestätigung erhalten möchten, wenn sich jemand registriert hat.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Registrierung nach dem Meeting-Termin zu schließen, Teilnehmern die Teilnahme von mehreren Geräten aus zu erlauben und Schaltflächen zur Weiterleitung auf sozialen Medien auf der Registrierungsseite anzuzeigen.
Nachdem Sie die Einstellungen Ihren Bedürfnissen entsprechend angepasst haben, wechseln Sie zum Reiter „Fragen“. Hier können Sie festlegen, welche Felder auf dem Registrierungsformular angezeigt werden und ob diese verpflichtend sind.
Hier eine Auflistung der verfügbaren Felder im Reiter „Fragen“: Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse sind bereits obligatorisch.
| Nachname |
| Adresse |
| Stadt |
| Land/Region |
| Postleitzahl |
| Bundesland/Provinz |
| Telefon |
| Industrie |
| Organisation |
| Berufsbezeichnung |
| Zeitrahmen für den Einkauf |
| Rolle im Kaufprozess |
| Anzahl der Angestellten |
| Fragen & Kommentare |
Nachdem Sie die gewünschten Felder ausgewählt haben, wechseln Sie zum Reiter „Benutzerdefinierte Fragen“. Hier können Sie eigene, spezifische Fragen für das Registrierungsformular formulieren. Sie können entscheiden, ob die Teilnehmer frei antworten können oder ob die Antworten aus einem vorgegebenen Multiple-Choice-Format ausgewählt werden müssen.
Sobald Sie Ihre Fragen erstellt haben, klicken Sie auf „Erstellen“.
Abschließend klicken Sie auf „Alle speichern“ unten rechts im Fenster.
Ab sofort müssen alle Personen, die eine Einladung zu diesem Zoom-Meeting erhalten, das Registrierungsformular ausfüllen.