Rippling Payroll: Eine umfassende Analyse für Unternehmen
Sind Sie ein Unternehmer eines kleinen, mittelständischen Unternehmens oder eines Start-ups und suchen nach einer kosteneffizienten Methode, die Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter zu verwalten? Dann ist diese detaillierte Analyse von Rippling Payroll genau das Richtige für Sie.
Die Lohnbuchhaltung kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein. Sie erfordert nicht nur die korrekte Bezahlung Ihrer Mitarbeiter, sondern auch die Einhaltung der jeweiligen lokalen und internationalen Steuergesetze. Auf dem Markt gibt es viele Gehaltsabrechnungsprogramme, die bei einigen dieser Herausforderungen Unterstützung bieten.
Jede dieser Lohnabrechnungs-Apps hat jedoch ihre eigenen Vor- und Nachteile. Es ist ratsam, sich nicht blind für irgendeine App zu entscheiden, sondern ein Programm zu wählen, das optimal zu Ihrem Unternehmen passt. Rippling bietet ein Gehaltsabrechnungstool, das sich durch seine hohe Flexibilität auszeichnet.
In diesem Artikel beleuchten wir die Rippling Payroll Software gründlich. Am Ende dieser Analyse sollten Sie klar beurteilen können, ob diese Software für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Was ist Gehaltsabrechnungssoftware?
Gehaltsabrechnungssoftware wie Rippling hilft Arbeitgebern, ihre Mitarbeiter pünktlich und ohne Fehler zu bezahlen. Solche Tools sind stets auf dem neuesten Stand der lokalen und globalen Steuervorschriften, Einbehaltungsrichtlinien und Informationen zu Sozialleistungen.
Mit einer solchen Software können Sie Arbeitszeit- und Gehaltsdaten importieren und den Lohnlauf auf Knopfdruck starten. Das System berechnet automatisch Boni, Einmalzahlungen, Abzüge, Sozialleistungen und Steuern.
Diese Tools ermöglichen zudem Online- und Offline-Zahlungen sowie die Einreichung von Steuerformularen und die Zahlung der Steuerbeträge an das IRS, HMRC oder andere Behörden im Namen der Mitarbeiter.
Rippling als Online-Gehaltsabrechnungssystem
Rippling ist eine moderne Gehaltsabrechnungssoftware mit zusätzlichen Funktionen für Finanz-, IT- und Personalmanagement. Sie können entweder die gesamte Rippling-Lösung für Ihr Unternehmen erwerben oder nur das Gehaltsabrechnungsmodul abonnieren.
Wenn Sie sich für die Komplettlösung entscheiden, werden Mitarbeiter-, Lieferanten- und Auftragnehmerdaten automatisch vom HRMS-Modul in das Gehaltsabrechnungsmodul übernommen. Bei einer separaten Lizenz können Sie Rippling Payroll mit anderen HRMS-, ERP-, Zeiterfassungs-Apps und Buchhaltungssoftware verknüpfen.
Das System lässt sich vollständig automatisieren, um Steuerformulare rechtzeitig bei den zuständigen Behörden einzureichen. Hierfür ist lediglich die Pflege einer aktuellen Mitarbeiterdatenbank erforderlich, die alle relevanten Details wie Gehaltstabellen, Sozialleistungen und Steuerklassen enthält.
Ein nettes Detail: Ihre Mitarbeiter erhalten bei der Benachrichtigung über die Gehaltszahlung eine kleine, feierliche Animation.
Funktionen der Rippling Unity Plattform
Bevor wir uns eingehend mit den Gehaltsabrechnungsfunktionen befassen, ist es wichtig, die Verwaltungs- und Automatisierungsfunktionen von Rippling zu verstehen.
Die folgenden Funktionen erleichtern es einem HR-Manager, das gesamte Tool zu kontrollieren und den Zugriff der Mitarbeiter zu verwalten:
Workflow-Automatisierung
Die Workflow-Automatisierungstools ermöglichen es Ihnen, verschiedene Phasen der Gehaltsabrechnung automatisiert abzuwickeln. Sie können beispielsweise Daten von Drittanbietern, interne HR-Daten und Formeln kombinieren, um Gehaltsabrechnungen zu einem bestimmten Termin automatisch zu generieren.
Nach der Erstellung der Gehaltsabrechnung erhalten Sie eine Benachrichtigung zur Überprüfung und Genehmigung. Rippling Payroll wird dann die Zahlungen zum festgelegten Zeitpunkt ausführen. Eine ähnliche Automatisierung ist auch für Steuer- und Compliance-Einreichungen möglich.
Policy-Management-Engine
Die Erstellung komplexer Gehaltsabrechnungsrichtlinien für das gesamte Unternehmen kann eine Herausforderung sein. Mit Rippling lässt sich diese Aufgabe jedoch in kurzer Zeit erledigen. Die meisten Aufgaben der Richtlinienentwicklung und -durchsetzung laufen automatisiert ab.
Sie müssen lediglich festlegen, welche Richtlinien für welche Mitarbeiter des Gehaltsabrechnungs- oder HR-Teams gelten sollen. Diese Richtlinienfunktion ist dynamisch: Wenn ein Mitarbeiter befördert wird, passt sich sein Profil automatisch an die geltenden Richtlinien für seine neue Rolle an.
Organisierte und integrierte HR-Daten
Bei der Gehaltsabrechnung geht es nicht nur um die Bezahlung der Mitarbeiter und die Abführung von Steuern. Es geht auch darum, die Ausgaben des Unternehmens zu analysieren, um die Effizienz im nächsten Geschäftsjahr zu steigern. Hierbei hilft Ihnen die leistungsstarke Datenabruffunktion der Rippling-Plattform.
Sie können beispielsweise alle lohnbezogenen Daten aus verschiedenen Abteilungen (HR, Finanzen, IT, Buchhaltung, Lieferanten etc.) auf einer einzigen Oberfläche zusammenführen. Anschließend können Sie diese Daten mit Formeln und Diagrammwerkzeugen analysieren und aussagekräftige Berichte erstellen.
Genehmigungs- und Berechtigungsverwaltung
Es ist nicht ratsam, jedem Mitarbeiter im Personal-, Verwaltungs-, Finanz-, Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsteam Zugriff auf alle Zahlungsdaten der Mitarbeiter zu gewähren. Die Compliance Ihres Unternehmens hängt von der korrekten Handhabung der Mitarbeiterdaten ab.
Hier kommt das Genehmigungs- und Berechtigungsverwaltungstool von Rippling ins Spiel. Es ermöglicht Ihnen, rollenbasierte Berechtigungen zu erstellen. Dieses Tool ist sehr flexibel und erlaubt Ihnen auch Ad-hoc-Änderungen, wie zum Beispiel die temporäre Freigabe von Gehaltsdaten für einen bestimmten Manager.
Kernfunktionen der Gehaltsabrechnung
Nachfolgend finden Sie die Gehaltsabrechnungsfunktionen, die das Rippling Payroll Tool bietet:
Schneller Gehaltsabrechnungsservice
Mit Rippling können Sie Ihre Gehaltsabrechnungen schnell und fehlerfrei durchführen. Die Software synchronisiert alle HR-Daten mit der Gehaltsabrechnung und macht manuelle Dateneingaben und Berechnungen überflüssig. Nach einem Klick auf „Ausführen“ erstellt das Tool die Gehaltsabrechnung innerhalb von zwei Minuten.
Gehaltsabrechnung aus Vorlagen
Rippling bietet Benutzern eine Vielzahl von Vorlagen, die die Erstellung von Berichten erheblich vereinfachen. Die Vorlage „Gehaltsabrechnungsjournal“ zeigt beispielsweise eine detaillierte Aufschlüsselung der Gehaltsläufe, während die Vorlage „Gehaltsabrechnungsbericht“ die Gehaltsinformationen der Mitarbeiter übersichtlich darstellt. Zusätzlich bietet Rippling weitere Vorlagen zur Workflow-Automatisierung.
Compliance
Rippling unterstützt die meisten Steuer- und Arbeitsvorschriften für alle Bundesstaaten der USA. Die Software beinhaltet die entsprechenden Formulare (941s, W-3s, W-2s, 1094-C, 1095-Cs, 1099s usw.), sodass Sie keine zusätzlichen Ressourcen für deren Beschaffung und Ausfüllung benötigen.
Steuererklärung
Die Lohnabrechnungs-App umfasst alle Standardsteuern und Abzüge für Sozialleistungen. Neben den Standardsteuern der USA können Sie auch benutzerdefinierte Steuerregeln für Mitarbeiter im Ausland festlegen. Rippling kann Ihnen helfen, Mehrwertsteuer oder GST von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abzuziehen.
Internationale Zahlungen
Rippling erleichtert internationale Zahlungen. Auch wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter und Auftragnehmer in verschiedenen Ländern hat, müssen Sie nicht zu einer anderen App wechseln, um diese zu bezahlen. Mit dem Gehaltsabrechnungsservice dieses Tools können Sie Zahlungen an diese Mitarbeiter innerhalb von Minuten tätigen, unabhängig von ihrem Standort.
PTO- und Urlaubsverfolgung
Mit Rippling können Sie die PTO (Paid Time Off) und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter auf einfache Weise verwalten. Sie können die PTO-Richtlinien anpassen und Urlaubsanträge mit einem Klick genehmigen. Darüber hinaus werden PTO und genehmigte Arbeitszeiten automatisch mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert.
Gehaltsabrechnungsberichte
Gehaltsabrechnungsberichte sind wertvoll, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu verbessern. Mit Rippling können Ihre Gehaltsabrechnungsmitarbeiter professionelle Berichte mit wenigen Klicks erstellen. Die Berichte können auch erweiterte Diagramme wie gestapelte Balken, Säulen, Torten- und Liniendiagramme enthalten, um die Daten übersichtlich zu visualisieren.
Job-Codes
Job-Codes sind eine intelligente Funktion, mit der Unternehmen genau nachverfolgen können, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen und welche Kosten dadurch entstehen. Sie können Jobcodes für Standort, Kunde oder Aufgabe wählen.
Darüber hinaus können Unternehmen den Vergütungssatz der Mitarbeiter bei einem Jobwechsel anpassen. Die Änderungen werden automatisch in die Gehaltsabrechnung übernommen.
Unterstützung aller US-Bundesstaaten
Rippling ist eine anerkannte Gehaltsabrechnungssoftware, die in allen 50 Bundesstaaten der USA funktioniert. Wenn Sie also ein US-basiertes Unternehmen sind, können Sie damit Ihre Mitarbeiter überall in den USA bezahlen.
Sofortige Zahlungen
Mit der Funktion für Mitarbeiter- und Steuerzahlungen können Sie die passende Auszahlungsmethode für Ihr Unternehmen wählen. Rippling unterstützt direkte Überweisungen per Kreditkarte, Debitkarte, ACH und Banküberweisungen. Zudem können Sie auch Schecks verwenden.
Mobile Apps
Rippling Payroll ist als App für iOS- und Android-Smartphones und Tablets verfügbar. Es gibt separate Schnittstellen für Gehaltsabrechner und einzelne Mitarbeiter.
Mitarbeiter können die mobile App verwenden, um ihre PTOs, Abwesenheiten, Prämien, Gehaltsabrechnungen und Steuerabzüge einzusehen. Sie können außerdem ihre 1099 und W-2 anzeigen. Als Administrator können Sie die Gehaltsabrechnungen einzelner Mitarbeiter einsehen und bei Fehlern Notizen für Korrekturen über die Laptop- oder Desktop-App machen.
Die Web-App von Rippling ermöglicht es Ihnen, die meisten Funktionen auch über mobile Browser wie Chrome oder Mozilla zu nutzen.
App-Integrationen von Drittanbietern
Rippling kann in eine Vielzahl von Gehaltsabrechnungs- und anderen Apps integriert werden. Dazu gehören unter anderem Human Interest, Guideline, One Medical, TimeDoctor, Harvest, QuickBooks Time, Toggl, Clockify, Workers‘ Comp, Betterment, Vanguard, Tapcheck, BlueStar, Money Intelligence und ForUsAll.
Zielunternehmen
Rippling Payroll ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen. Laut Herstellerangaben eignet sich das Tool für Organisationen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern, Freiberuflern oder Auftragnehmern.
Rippling kann auch die Gehaltsabrechnung für verteilte Belegschaften verarbeiten, da es verschiedene Zahlungsarten wie Überweisungen, internationale Zahlungen und Scheckzahlungen unterstützt.
Die offizielle Website nennt folgende Branchen als Zielgruppen für Rippling:
- Technologie
- Gesundheitswesen
- Einzelhandel
- Produktion
- Marketing
- Gemeinnützige Organisationen
- Professionelle Dienstleistungen
- Finanzdienstleistungen
- Gastronomie
Aufgrund der umfangreichen Funktionen und Anpassungsoptionen kann Rippling Payroll aber grundsätzlich für jedes Unternehmen geeignet sein. Entscheidend ist eine gut gepflegte Mitarbeiterdatenbank. Daher ist ein Abonnement der gesamten Rippling-Software eine Überlegung wert.
Preisgestaltung
Laut der offiziellen Rippling-Website kostet die Nutzung der Software 8 US-Dollar pro Monat und Benutzer. Die genauen Plattformgebühren oder Kosten für einzelne Module (HR, Gehaltsabrechnung, IT usw.) werden jedoch nicht erwähnt.
An anderer Stelle wird darauf hingewiesen, dass Sie einzelne Funktionen separat erwerben können, zum Beispiel die Gehaltsabrechnungsfunktion. In diesem Fall ist jedoch ein Abonnement der Rippling Unity-Plattform erforderlich. Die Gebühren für die Unity-Plattform werden zusätzlich erhoben.
Da die Preisstruktur nicht transparent ist, ist es empfehlenswert, ein individuelles Angebot direkt von Rippling anzufordern.
Alternativen
Im Folgenden finden Sie einige Alternativen zum Vergleich von Rippling mit seinen Konkurrenten:
ADP
ADP bietet flexible und skalierbare Gehaltsabrechnungslösungen für Unternehmen unterschiedlicher Größe, wie z.B. Gehaltsabrechnungen für kleine Unternehmen mit 1 bis 49 Mitarbeitern und Gehaltsabrechnungen für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern. Das Tool beinhaltet Gehaltsabrechnung, Steuern und die Einhaltung von Bundes- und Landesvorschriften. Zudem ist die Integration mit HR-, Finanz- und Buchhaltungstools möglich.
Zoho Payroll
Die Gehaltsabrechnungsfunktion von Zoho unterstützt Sie bei der automatischen Gehaltsabrechnung, damit Sie sich auf Ihre umsatzgenerierenden Aufgaben konzentrieren können. Zu den wichtigsten Funktionen gehören branchenspezifische Gehaltsabrechnungen, Mitarbeiterboni, Ein-Klick-Lohnläufe, benutzerdefinierte Abzüge, Online-/Offline-Zahlungen und Kreditmanagement.
Fazit
In der heutigen Zeit benötigen Unternehmen, die mit hybriden oder Remote-Arbeitsmodellen arbeiten, eine robuste Gehaltsabrechnungssoftware, um die meisten Phasen der Gehaltsabrechnung zu automatisieren. Das Tool muss dabei auch die US-Steuervorschriften, internationale Steuergesetze, Sozialleistungen und viele weitere Aspekte berücksichtigen.
Rippling ist eine umfassende Business-Management-Anwendung mit Schwerpunkt auf HR, IT und Finanzen. Sie können entweder die gesamte Anwendung oder nur den Gehaltsabrechnungsservice nutzen. Rippling zeichnet sich als All-in-One-Gehaltsabrechnungslösung aus, die viele Geschäftsstandards abdeckt.
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