Microsoft Teams ermöglicht den Austausch von Nachrichten zwischen Teammitgliedern, sei es in Einzelgesprächen oder in Gruppen- und Kanal-Chats. Die Kommunikation beschränkt sich jedoch standardmäßig auf Personen innerhalb der eigenen Organisation.
Um auch externe Kontakte in die Teamkommunikation einzubinden, bietet Microsoft Teams zwei Optionen: den Gastzugriff und den externen Zugriff. Beide Funktionen müssen von einem Teamadministrator oder -besitzer im Microsoft Teams Admin Center freigeschaltet werden.
Chatten mit externen Nutzern in Microsoft Teams
Als externe Nutzer gelten Personen, deren E-Mail-Adresse zu einer anderen Domäne gehört als der, für die Microsoft Teams eingerichtet wurde.
Wenn Ihre Organisation beispielsweise die Domäne ‚meinedomäne.com‘ für E-Mails verwendet, können dem Team standardmäßig nur Nutzer mit einer E-Mail-Adresse dieser Domäne hinzugefügt werden. Alle anderen Domänen gelten als „extern“, und deren Nutzer sind somit externe Nutzer.
Aktivierung des externen Zugriffs in Microsoft Teams
Für die Aktivierung des externen Zugriffs in Microsoft Teams benötigen Sie:
Zugang zum Team-Administratorkonto
Den Namen der Domäne, von der Sie einen Nutzer hinzufügen möchten
Wir verwenden hier das Beispiel ‚gmail.com‘, um Nutzern mit Gmail-Adressen den externen Zugriff auf Microsoft Teams zu ermöglichen.
Rufen Sie das Microsoft Teams Admin Center auf.
Wählen Sie in der linken Navigationsleiste ‚Organisationsweite Einstellungen‘ > ‚Externer Zugriff‘.
Klicken Sie auf ‚Domäne hinzufügen‘.
Geben Sie die gewünschte Domäne ein.
Bestätigen Sie mit ‚Fertig‘.
Hinzufügen externer Nutzer
Nach der Freigabe können Sie externe Nutzer zu Microsoft Teams hinzufügen. Starten Sie die Microsoft Teams App ggf. neu, wenn sie auf Ihrem Desktop geöffnet ist.
Öffnen Sie Microsoft Teams.
Wechseln Sie zum Chat-Bereich.
Klicken Sie auf ‚Neue Unterhaltung‘.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Kontakts ein.
Wählen Sie ‚Extern suchen‘.
Senden Sie Ihre Nachricht.
Hinweis: Der externe Nutzer muss sich bei Microsoft Teams anmelden. Es ist möglich, ein kostenloses Konto zu verwenden. Durch das Senden der Nachricht wird eine Einladung zum Chat an den Nutzer versendet.
Microsoft Teams: Vergleich zwischen externen und Gastnutzern
Ein externer Nutzer hat deutlich eingeschränktere Rechte als ein Gastnutzer innerhalb eines Microsoft Teams Teams.
Ein Gastnutzer kann:
An Besprechungen teilnehmen
Kanäle eines Teams einsehen
Nachrichten in Kanälen senden
Mit anderen Teammitgliedern kommunizieren
Ein externer Nutzer kann:
Ausschließlich mit dem Microsoft Teams-Mitglied chatten, das ihn hinzugefügt hat
Nur am Einzelchat teilnehmen
Weder an Besprechungen teilnehmen noch Teamkanäle einsehen
Fazit
Der externe Zugriff bietet im Vergleich zum Gastzugriff deutlich weniger Funktionalität. Er ermöglicht es Teammitgliedern, unkompliziert mit Personen außerhalb der Organisation zu kommunizieren. Ein Administrator kann diese Funktion jederzeit deaktivieren. In diesem Fall ist eine Kommunikation mit externen Nutzern über das Unternehmenskonto nicht möglich.