Wesentliche Erkenntnisse zur Zeiterfassung
- Zeiterfassungs-Apps unterstützen Sie dabei, den Zeitaufwand für Aufgaben zu analysieren und geplante Pausen einzuhalten.
- Die Apple Watch (oder vergleichbare Geräte) bieten einen guten Startpunkt, aber spezialisierte Apps haben oft erweiterte Funktionen.
- Für die Erfassung abrechenbarer Stunden sind Toggl oder Clockify empfehlenswert, während Notion oder Brite umfassendere All-in-One-Lösungen bieten.
Die Kontrolle über Ihre Arbeitszeiten ist unerlässlich, um die benötigte Zeit für einzelne Aufgaben realistisch einzuschätzen. Gleichzeitig ist es wichtig zu wissen, wann es Zeit für eine Pause ist. In diesem Artikel stelle ich Ihnen meine favorisierten Tools zur Zeiterfassung während der Arbeit vor.
1. Apple Watch
Eine der unkompliziertesten Methoden, Ihre Arbeitszeit zu erfassen, ist die Nutzung der integrierten Uhr-App auf Ihrem Smartphone, Laptop oder Tablet. Als Nutzer von MacBook und iPad bevorzuge ich die Apple Watch. Die App hilft mir, kurze Zeitintervalle für Aufgaben festzulegen und signalisiert mir das Ende der Zeitspanne. Ebenso nutze ich den Timer der Apple Watch, um regelmäßige Pausen einzuplanen.
Möchten Sie den Zeitaufwand für eine Aufgabe präzise verfolgen, bietet sich die Stoppuhr-Funktion an. Diese App ist vielseitig, kostenlos, benutzerfreundlich und benötigt keinen zusätzlichen Download. Meiner Meinung nach ist sie ein idealer Ausgangspunkt.
Sollten Sie kein Apple-Gerät besitzen, bietet auch die Windows 11-Uhr-App ausgezeichnete Funktionen zur Produktivitätssteigerung. Die Timer-Funktionen der Apple Watch sind natürlich auch auf iPhones und iPads für die Arbeitszeiterfassung nutzbar.
2. Brite
Brite ist eine weitere Produktivitätsanwendung, die ich intensiv einsetze und über die ich bereits ausführlich geschrieben habe. Eine ihrer oft unterschätzten Funktionen ist der Pomodoro-Timer. Trotz des Namens kann dieser Timer flexibel zur Strukturierung des Arbeitstages verwendet werden, nicht nur für die Pomodoro-Technik.
Mit dem Brite-Timer können Zeitintervalle von fünf Minuten bis zu einer Stunde eingestellt werden. Nach dem Start zählt der Timer einfach herunter. Wenn Sie Ihre Timer-Funktion in derselben App nutzen möchten, in der Sie auch Ihre Aufgaben planen, ist Brite eine hervorragende Wahl. Die Funktion ist auch ohne Premium-Abonnement verfügbar. Zudem wird die verbleibende Zeit des Timers im Browser-Tab angezeigt.
Brite Premium ist für $3,29/Monat (bei jährlicher Zahlung) oder $4,50 (monatlich) erhältlich. Damit können Sie nicht nur Ihren Tag, sondern Ihre gesamte Woche in der App planen.
Download: Brite für iOS | macOS | Android (Kostenlos, In-App-Käufe möglich)
3. Der Notion Pomodoro-Timer
Notion verfügt nicht über einen nativen Timer, aber es gibt Vorlagen zum Herunterladen. Persönlich finde ich den Minimal Pomodoro Tracker besonders effektiv. Dieser Timer unterteilt Ihre Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte, gefolgt von einer Pause zur Erholung. Sie können zwischen kurzen (fünf Minuten) und langen (15 Minuten) Pausen wählen.
In dieser Vorlage ist auch ein einfacher Aufgaben-Tracker integriert, mit dem Sie den Zeitaufwand für einzelne Projekte erfassen können. Zudem können Sie Prioritäten setzen und klare Anweisungen festlegen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben erledigt werden.
Während der Arbeitsphasen mit laufendem Timer können Sie über die Vorlage Lo-Fi-Musik hören. Wenn Sie oft zwischen Apps wechseln, könnte dies eine wertvolle Alternative sein. Erwägen Sie auch die Nutzung verschiedener anderer Notion-Vorlagen, um Ihre Produktivitätsroutinen weiter zu optimieren.
Download: Notion für iOS | Android | macOS & Windows (Kostenlos, In-App-Käufe möglich)
4. Clockify
Clockify ist eine exzellente App zur Arbeitszeiterfassung, besonders wenn Sie stundenweise bezahlt werden. Sie können einen Timer starten, um Ihre Arbeitszeiten zu verfolgen und zu bestimmen, welcher Teil davon abrechenbar ist, inklusive des zu erwartenden Betrags. Projektname und Beschreibung helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.
Clockify erstellt Berichte über Ihre geleisteten abrechenbaren Stunden in verschiedenen Zeiträumen, die in Kreis- und Balkendiagrammen dargestellt werden. Der integrierte Kalender ermöglicht die Terminplanung für Aufgaben. Zudem können Sie Aufgaben durch Tags differenzieren.
Mit Clockify können Sie Ihre Arbeitszeiten auch manuell hinzufügen – wechseln Sie dazu einfach von „Timer“ zu „Manuell“ und wählen Sie das „+“ Symbol. Erweiterte Funktionen wie Abwesenheitsplanung und Stundensätze sind in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar, jedoch für eine einfache Zeiterfassung nicht zwingend notwendig.
Download: Clockify für iOS | Android | macOS | Windows | Linux (Kostenlos, In-App-Käufe möglich)
5. Toggl
Toggl ist eine benutzerfreundliche App, die eine detaillierte Erfassung Ihrer Arbeitszeiten ermöglicht. Projekte können über die Option „Projekt hinzufügen“ getaggt werden, und Tags helfen Ihnen dabei, Ihre Zeiten effizient zu organisieren. Praktisch ist, dass Sie die Zeiterfassung jederzeit starten und stoppen können, wenn Sie eine Pause einlegen möchten. Die App lässt sich zudem gut in den Apple-Kalender integrieren.
Nach Abschluss einer Timer-Session sehen Sie die gesamte für das Projekt aufgewendete Zeit. Der Pomodoro-Timer arbeitet standardmäßig mit 25-Minuten-Intervallen, die Sie jedoch an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Toggl bietet Statistiken über die Anzahl abrechenbarer Stunden und zu erwartende Einnahmen. Falls Sie frühere Zeiterfassungen aus anderen Quellen haben, können Sie diese manuell in der App hinzufügen. Wie auch bei Clockify sind kostenpflichtige Abonnements verfügbar, die jedoch für den normalen Gebrauch nicht notwendig sind.
Download: Toggl Track für Windows | macOS | iOS | Android (Kostenlos, In-App-Käufe möglich)
Ist die Wahl der Zeiterfassungs-App wirklich wichtig?
Wenn Sie Ihre Zeit nur verfolgen möchten, um den Zeitaufwand für Aufgaben zu analysieren oder Pausen zu planen, sollten Sie die App wählen, die Ihnen am einfachsten erscheint. Für mich ist die Apple Watch dafür mehr als ausreichend. Wenn Sie jedoch zusätzliche Funktionen wie detaillierte Aufgabenaufschlüsselungen benötigen, sollten Sie eine App mit diesen Features nutzen (z.B. Toggl oder Clockify).
Beachten Sie auch die Produktivitäts-Apps, die Sie bereits nutzen, und überlegen Sie, ob Sie alles an einem Ort haben möchten. Persönlich finde ich dies sehr praktisch, da es das ständige Wechseln zwischen Apps reduziert. In diesem Fall sollten Sie nach einer Produktivitäts-App mit integriertem Timer suchen oder, falls möglich, eine entsprechende Vorlage einbinden.
Zusammenfassend: Eine effektive Zeiterfassung ist grundlegend für die Produktivität im Arbeitsalltag. Es gibt eine Vielzahl an Apps, die von einfachen Funktionen wie der Apple Watch bis hin zu spezialisierten Tools wie Toggl oder Clockify reichen. Wählen Sie die App, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt, um Ihre Zeit optimal zu nutzen und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.